鄒得利

（內(nèi)蒙古自治區(qū)赤峰市巴林左旗三山鄉(xiāng)人民政府，內(nèi)蒙古 赤峰 025450）

人事檔案的作用與價值主要體現(xiàn)在兩方面，一是人事檔案詳細記錄了個人多方面的信息，組織可以通過人事檔案了解工作人員的個人經(jīng)歷以及相關(guān)信息，進而對工作人員的能力、品德等有基本的了解，便于合理安排工作崗位，做到人盡其才，最大限度挖掘人力資源的價值；二是個人轉(zhuǎn)崗、離職以及退休等需要以人事檔案作為憑證，與個人切身利益息息相關(guān)。

1 人事檔案管理的目的及利用方式

探討人事檔案管理的目的是高效有序的利用檔案資料，在利用的過程中遵循相應(yīng)的程序和手續(xù)，確保人事檔案的相關(guān)內(nèi)容更好地服務(wù)于人才本身和企事業(yè)單位發(fā)展。通過人事檔案管理制度的建立，能夠為檔案管理活動提供具體的規(guī)章制度，確保人事檔案管理工作人員按照規(guī)章制度進行管理。對人事檔案利用的方式有多種途徑，首先，可以設(shè)立人事檔案閱覽室，便于對人事資料的查閱，通過資料查閱關(guān)注人才在各個階段的發(fā)展情況，為企事業(yè)單位分配人力資源提供基礎(chǔ)信息。其次，人事檔案資料進行外借使用。例如，各機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案時，需要借閱人事檔案。在借閱人事檔案的過程中，還需要出具相應(yīng)的證明材料。在利用人事檔案的過程中還需要遵循相應(yīng)的手續(xù)，這樣才能夠維護人事檔案完整性和安全性。

2 人事檔案管理存在的主要問題

1）對干部人事檔案管理工作重視程度不夠。部分事業(yè)單位沒有從思想上重視干部人事檔案管理工作，對干部人事檔案管理工作的人力、物力、財力投入不夠，干部人事檔案管理工作被弱化，處在邊緣位置。最直接的表現(xiàn)就是，人事部門人員配備不足，員工兼職管理人事檔案，管理人員對檔案管理工作精力投入不多、專業(yè)知識深入學習不夠，嚴重影響干部人事檔案管理工作科學、高效能展開。

2）人事檔案內(nèi)容不夠全面。就我國現(xiàn)階段的人事檔案來看，其中工作人員的個人信息，工作經(jīng)驗和家庭背景占據(jù)了大部分的內(nèi)容，對于個人專業(yè)水平、工作能力等方面的介紹卻極為缺乏。這樣一來，無法對人員的實際情況進行全面的了解和掌握，人事檔案管理工作也缺乏實質(zhì)性的意義，使企業(yè)內(nèi)部的人才利用率大大降低，讓企業(yè)和很多優(yōu)秀的專業(yè)人才失之交臂，無法為企業(yè)發(fā)展提供更多的優(yōu)質(zhì)人才。針對這種情況，企業(yè)和管理人員需要意識到問題所在，對其中存在的缺陷進行及時的改進和完善，并加快人事檔案管理制度和模式的創(chuàng)新，提升人力資源管理的水平和效率。

3）人事檔案利用率較低。人事檔案與其他類型的檔案不同，其本身具有一定的特殊性，保密性要求較高，要調(diào)閱人事檔案需要進行審批，限制性條件較多，這就導(dǎo)致人事檔案整體利用率較低。在大部分情況下，為保障人事檔案安全以及防止信息泄露，人事檔案不允許外帶，這在一定程度上限制人事檔案的利用，除了在人事任命、崗位調(diào)整、職稱評定、定資以及退休等事務(wù)中用到人事檔案外，其余時間人事檔案都被嚴密保管。此外，人事檔案中多為中遠期的材料，所記錄的信息與本人的實際情況存在一定的脫節(jié)，缺乏本人近期情況的記錄，難以全面反映本人的情況，這也是人事檔案利用率較低的重要原因。

3 加強人事檔案管理的優(yōu)化策略

1）完善人事檔案管理機制。針對人事檔案材料質(zhì)量不高的問題，檔案管理機構(gòu)要深入分析背后的原因，從而完善人事檔案管理制度，以保障人事檔案的真實性。首先，在人事檔案材料收集方面，要制定明確的工作流程，除了本人提交以及其他部門轉(zhuǎn)遞以外，檔案管理機構(gòu)在平時工作中要及時了解檔案材料歸檔情況，對于缺少的材料要及時督促本人或者相關(guān)部門提交，增強工作的主動性，避免事到臨頭才倉促收集相關(guān)材料；其次，要建立嚴格的歸檔制度，接收到相關(guān)材料后要及時做好歸檔工作，避免材料積壓，導(dǎo)致材料丟失，要及時將相關(guān)材料補充到人事檔案中，以確保人事檔案的完整性。

2）強化人事檔案管理制度的社會化。我國人事檔案管理制度發(fā)展的起步相對較晚，這也是導(dǎo)致人事檔案管理制度缺乏全面性和科學性的重要因素之一，所以仍需人們不斷通過實踐去摸索和總結(jié)出一條有效的管理途徑。就我國目前企業(yè)的人事檔案管理工作來看，很多企業(yè)人事檔案管理制度當中的一些內(nèi)容都過于狹隘，只適用于企業(yè)內(nèi)部。這樣的情況導(dǎo)致企業(yè)的人力資源共享和流通等方面受到了制約。所以針對這一問題，則需要保證人事檔案制度的創(chuàng)新應(yīng)該充分體現(xiàn)社會化的內(nèi)容。企業(yè)需要根據(jù)社會的經(jīng)濟發(fā)展趨勢以及人力資源的需求情況對人事檔案管理制度做出相應(yīng)的調(diào)整和創(chuàng)新，將社會管理中的一些內(nèi)容和細則添加到人事檔案管理當中，從而保證企業(yè)的人事檔案管理制度能夠符合當今社會對人力資源的需求，有利于實現(xiàn)人力資源的共享和高效利用。

3）提高人事檔案利用率。人事檔案利用率偏低的原因除了人事檔案的保密性要求外，關(guān)鍵在于目前的人事檔案以紙質(zhì)檔案為主，這就導(dǎo)致檔案調(diào)閱、轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入等手續(xù)比較繁瑣，需要耗費一定的時間、精力，基于此，應(yīng)加強人事檔案管理信息化建設(shè)，以現(xiàn)代化技術(shù)手段提高人事檔案利用效率。目前，數(shù)字化檔案以及其他各項輔助技術(shù)都發(fā)展成熟，完全具備信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件，因此，人事檔案管理機構(gòu)可以嘗試采用信息化手段，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，利用信息化手段完成檔案材料的收集、整理、歸檔以及查詢等工作，這樣不僅可以顯著提升人事檔案管理效率，同時也能提高人事檔案的利用率。此外，數(shù)字化檔案也更便于保存，可以有效降低人事檔案管理成本，并且也可以杜絕檔案材料涂改造假，切實保障檔案材料真實有效。

4）加快檔案管理信息化。當前時代背景下，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)飛速發(fā)展，在人事檔案管理工作中實現(xiàn)信息化管理勢在必行。在創(chuàng)新企事業(yè)單位人事檔案管理制度與模式時，需要將現(xiàn)代化信息技術(shù)融入其中，才能進一步提高人事檔案管理工作的實效性。當前，大多數(shù)企事業(yè)單位進行人事檔案管理時，依然采用層次化的管理模式，使得人事資料不便于管理和查閱，資料信息流通速度較慢。因此，加快信息化建設(shè)利用信息化的管理模式才能更好的解決這些問題。

5）強化培訓(xùn)，提升干部人事檔案管理隊伍素質(zhì)。人事檔案管理工作點多面廣，兼具動態(tài)性、專業(yè)性等特點。干部人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，直接決定了干部人事檔案管理水平。各單位要選拔工作作風良好的人員從事干部人事檔案管理工作，同時要制定相應(yīng)培訓(xùn)計劃，積極組織檔案管理工作人員參加檔案管理專業(yè)培訓(xùn)、定期培訓(xùn)、長期培訓(xùn)，不斷增強業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高專業(yè)技能，打造一支素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精的干部人事檔案管理隊伍。

4 結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)階段隨著人事檔案管理中存在的問題不斷凸顯，已經(jīng)嚴重影響了人事檔案的利用價值，因此，必須積極轉(zhuǎn)變思想觀念，并落實于行動，重點解決當下存在的問題，保障人事檔案的公信力，充分發(fā)揮其作用。