周燕明

（云南省昭通市綏江縣中城鎮(zhèn)衛(wèi)生院，云南 昭通 657000）

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理主要包括家庭醫(yī)生簽約服務(wù)、健康體檢、慢性病管理、住院門診、人事等檔案，涵蓋著衛(wèi)生院歷年發(fā)展的進(jìn)程，真實有效地記載著各項工作的執(zhí)行落實情況。它既是一種有效的信息資源，更是一種真實可靠的權(quán)威憑證，可以為醫(yī)療單位提供有價值的參考和依據(jù)。隨著科學(xué)發(fā)展和社會進(jìn)步，現(xiàn)行鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)日常的管理需求，檔案管理改革對鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理提出了新的更高的要求。因此，加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案科學(xué)化管理已經(jīng)勢在必行，必須盡快建立健全一套科學(xué)、規(guī)范、完整的管理體系，以適應(yīng)新時期新形勢下鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作發(fā)展的需要。

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理工作重視程度不夠，管理制度還不健全

一是鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院通常都會把工作的重心放在業(yè)務(wù)上，把大量的資金投入到業(yè)務(wù)工作上、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和醫(yī)療設(shè)備及藥品的購置上，而在檔案管理工作方面投入相對較少。部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作也存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理工作又不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要不丟失，日常能夠應(yīng)付大家查查檔案就行了，就沒有把檔案管理工作納入重要議事日程，導(dǎo)致檔案管理工作長期處于被動應(yīng)付的狀態(tài)。

二是鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院在日常管理過程中均會對醫(yī)療、疾病預(yù)防和保健、藥品的使用、行政后勤等方面建立健全管理制度，但是檔案管理方面的制度相對較少，甚至有的衛(wèi)生院根本就沒有。而且在年度目標(biāo)管理考核中，一般也沒有將檔案管理工作納入年度考核目標(biāo)之一，對檔案管理人員也沒有制定相應(yīng)的工作任務(wù)、工作職責(zé)以及年終考核獎懲制度，導(dǎo)致檔案管理人員在思想上放松，認(rèn)為干好干壞一個樣，存在著消極狀態(tài)，從而導(dǎo)致衛(wèi)生院檔案收集效率不高，檔案不齊全等現(xiàn)象發(fā)生。

1.2 檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)水平較低

大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院都沒有配備專職檔案管理人員，多數(shù)都由行政管理人員或會計人員兼管，有的衛(wèi)生院甚至1人身兼數(shù)職，根本沒有足夠的精力放在檔案管理上，而且這些兼職檔案管理人員還會出現(xiàn)更換現(xiàn)象，不具備穩(wěn)定性。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院人才培養(yǎng)中，一般都是針對醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的素質(zhì)提高基本沒有納入年度計劃內(nèi)，導(dǎo)致檔案管理人員參加培訓(xùn)的學(xué)習(xí)機會不夠，缺乏系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識培訓(xùn)。目前，多數(shù)衛(wèi)生院檔案管理人員的管理水平停留在經(jīng)驗和自我摸索上，無論在操作計算機應(yīng)用還是在操作檔案管理必須的硬件設(shè)備上都相對滯后，并且思想觀念和管理水平也跟不上檔案管理信息化現(xiàn)代化的發(fā)展要求。

1.3 檔案管理工作經(jīng)費投入不足，硬件設(shè)施不齊全

隨著國家的醫(yī)療優(yōu)惠政策不斷傾斜基層衛(wèi)生醫(yī)療機構(gòu)，加之人民群眾健康意識也不斷增強，致使現(xiàn)在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的醫(yī)療工作量加大，而且醫(yī)療用房也顯得相對緊張，因此多數(shù)衛(wèi)生院沒有更多的房間作為檔案用房，導(dǎo)致檔案用房狹小，不符合檔案保管的現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)。另外，在工作經(jīng)費上投入也不足，如檔案管理設(shè)備陳舊也沒有及時更換，也就制約著檔案管理科學(xué)化的發(fā)展。

1.4 檔案信息化現(xiàn)代化管理水平不高

近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院管理中得到廣泛運用，但運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的卻較少，一些檔案管理仍然停留在比較原始的手工操作階段，管理方式和管理水平嚴(yán)重落后，已經(jīng)不適應(yīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院信息化建設(shè)進(jìn)程和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的新要求。

2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理科學(xué)化的芻議

2.1 檔案管理工作納入重要議事日程，建立健全科學(xué)的檔案管理體系

一是將檔案管理工作納入鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來抓，與衛(wèi)生院業(yè)務(wù)工作同步研究、同步規(guī)劃、同步發(fā)展，衛(wèi)生院主要領(lǐng)導(dǎo)要親自參加每年度檔案管理的各類專業(yè)培訓(xùn)，及時了解和掌握檔案管理工作新標(biāo)準(zhǔn)新要求，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)督促好本單位以及轄區(qū)內(nèi)衛(wèi)生所的檔案管理工作；二是要建立健全科學(xué)化的檔案管理體系，由院主要領(lǐng)導(dǎo)直抓、專職檔案員具體管、各科室負(fù)責(zé)人配合檔案員管的網(wǎng)絡(luò)體系，整套制度要體現(xiàn)科學(xué)性、合理性、公平性、公開性，而且簡明實用具有可操作性，確保每一步工作流程都有章可循、有法可依；三是定期對檔案管理人員進(jìn)行考核測評，實行定量測評不僅能提高考核的科學(xué)性，同時考核效率也能得到相應(yīng)提高。

2.2 加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員整體素質(zhì)

一是適時邀請檔案管理部門的專家進(jìn)行授課和現(xiàn)場指導(dǎo)，使現(xiàn)有檔案管理人員能夠及時掌握檔案科學(xué)化管理的技術(shù)能力，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)；二是組織檔案管理人員參加檔案管理部門組織的培訓(xùn)班、交流會以及觀摩活動等等，讓檔案管理隊伍從專業(yè)化的角度進(jìn)行系統(tǒng)地學(xué)習(xí)，盡快提高業(yè)務(wù)水平；三是保持檔案管理工作人員的相對穩(wěn)定性，檔案管理人員從上崗培訓(xùn)到熟悉業(yè)務(wù)，需要較長時間，只有保持相對穩(wěn)定，才能保證檔案管理工作順利進(jìn)行。

2.3 加大資金投入，配齊硬件設(shè)施

一是加大檔案管理科學(xué)化的資金投入，衛(wèi)生院要將檔案管理經(jīng)費列入年初經(jīng)費預(yù)算，確保有專門的資金開展檔案科學(xué)化管理工作；二是按照相應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，建立專用檔案管理用房，配齊檔案管理相關(guān)設(shè)備和軟件，如購買先進(jìn)計算機、掃描儀、空調(diào)、除濕機、檔案密集架，設(shè)置防火、防盜的自動監(jiān)控系統(tǒng)等；三是將檔案庫房、閱檔室和檔案管理人員辦公室三室進(jìn)行分開使用，這樣才能滿足檔案管理規(guī)范化科學(xué)化要求；四是要引進(jìn)計算機管理軟件建立檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資源的合理配置和利用。

2.4 加強檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

一是吸收應(yīng)用成熟的辦公軟件，轉(zhuǎn)化為衛(wèi)生院檔案管理應(yīng)用技術(shù)軟件，以提升衛(wèi)生院檔案管理自動化程度，從而減少管理人員勞動強度，將其精力集中在系統(tǒng)管理上，這樣就可以優(yōu)化衛(wèi)生院檔案管理工作流程，提升工作效率；二是強化檔案信息資源數(shù)字化，通過使用先進(jìn)的信息手段，把各種物質(zhì)載體形式加工轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的信息，建立起檔案目錄數(shù)據(jù)庫，以提供服務(wù)。當(dāng)然形成數(shù)字化檔案管理辦法也不意味著傳統(tǒng)的檔案管理辦法要消亡，可以將紙質(zhì)檔案和現(xiàn)代電子檔案進(jìn)行結(jié)合，并運用科學(xué)合理的管理方式，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和信息化；三是建立完善開發(fā)利用體系，對檔案資料的存儲及信息咨詢服務(wù)等一系列流程進(jìn)行有效規(guī)范，提高信息化管理的技術(shù)水平。

2.5 加強保障機制建設(shè)

建立良性運行機制，是提高檔案管理科學(xué)化水平的關(guān)鍵和保證。作為檔案較多的鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院，必須高度重視檔案管理工作，及時完善相應(yīng)工作機構(gòu)，落實工作責(zé)任制，為檔案管理工作科學(xué)化發(fā)展創(chuàng)造有利條件。同時要深化內(nèi)部體制改革，通過職稱評定、業(yè)務(wù)考核、表彰獎勵、責(zé)任追究等具體措施，激發(fā)內(nèi)部潛力，增強工作活力，充分調(diào)動檔案管理人員的主動性、積極性和創(chuàng)造性。

科學(xué)化檔案管理就是采用計算機技術(shù)、信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)化工作流程，從實際工作過程中融入科學(xué)管理方法，實現(xiàn)自動化辦公，能夠讓檔案使用者獲得更加便捷的服務(wù)。因此，我們必須做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作，不斷更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試檔案管理手段，逐步建立和實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和信息化，用科學(xué)化的檔案管理模式更好地服務(wù)于各項工作的順利推進(jìn)。