李衛(wèi)忠

（東營市墾利區(qū)職業(yè)中等專業(yè)學(xué)校，山東 東營 257500）

1 中等職業(yè)學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 管理工作效率太低

許多中等職業(yè)學(xué)校人數(shù)眾多，相對應(yīng)的檔案數(shù)量也就會增多。而大部分的檔案都是紙質(zhì)檔案，管理起來特別繁瑣，工作量十分龐大。很多學(xué)校依舊沿用老式的管理方法來對檔案進(jìn)行管理，即“人力管理”。這種管理方法不僅浪費人力，還浪費時間，同時還特別容易出現(xiàn)錯誤，使管理工作的效率大幅度下降。

1.2 對檔案管理的監(jiān)管力度不夠

很多學(xué)校在踐行檔案管理時，其保密性有待加強。傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理工作都是由人工進(jìn)行的，比如檔案錄入，都是由管理人員來完成的，這就導(dǎo)致接觸檔案管理的人員又多又復(fù)雜，導(dǎo)致檔案管理工作的保密性不能完全落實。而且即使使用信息技術(shù)，也不能保證檔案管理的監(jiān)督力度到位。

1.3 檔案檢索以及維護(hù)等工作困難

在傳統(tǒng)的管理模式中，由于很多檔案都是紙質(zhì)檔案，所以管理起來非常費勁，在進(jìn)行文件檢索的時候更費勁，而且由于學(xué)生的檔案信息經(jīng)常發(fā)生變動，所以在進(jìn)行檔案查找和錄入時，也給檔案管理人員帶來很大的壓力。另外，紙質(zhì)的檔案非常脆弱，在管理的過程中稍有不慎就會造成檔案損壞或者丟失，加大了檔案管理工作的難度，對檔案管理工作的效率提升產(chǎn)生阻礙。

2 中等職業(yè)學(xué)校檔案管理對策

2.1 提高建設(shè)數(shù)字化檔案管理工作的理念

要開展中等職業(yè)學(xué)校檔案管理數(shù)字化建設(shè)，首先要求中等職業(yè)學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)人員以及檔案管理人員能夠提高自身的數(shù)字化檔案管理建設(shè)理念，提高自身對于檔案管理數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識程度，全面認(rèn)識數(shù)字化檔案管理工作在中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作中的重要性。同時，還應(yīng)該加大學(xué)校內(nèi)部教職人員對于檔案管理數(shù)字化的認(rèn)識宣傳工作，從而能夠積極的配合檔案工作人員實現(xiàn)學(xué)校檔案管理數(shù)字化的建設(shè)。還有就是中等職業(yè)學(xué)校檔案管理人員還應(yīng)該要轉(zhuǎn)變自身的檔案管理理念，并且做好靜態(tài)管理模式向動態(tài)管理模式的轉(zhuǎn)變工作，樹立管理人員良好的數(shù)字化管理意識。

2.2 做好相應(yīng)的數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是進(jìn)行檔案管理數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)之前應(yīng)該要獲得學(xué)校的財政支持，確保學(xué)校檔案管理數(shù)字化建設(shè)具有一定的資金支持。首先要做好計算機刻錄設(shè)備的配備工作，計算機刻錄設(shè)備是進(jìn)行檔案管理數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，檔案管理工作中的文件、數(shù)據(jù)、信息等都需要進(jìn)行相應(yīng)的刻錄存儲到電子設(shè)備中去，在選擇計算機刻錄設(shè)備的過程中，刻錄格式的通用性是采購人員要注意的一點。其次，在購買設(shè)備之前要確保各種管理軟件能夠順利的運行，如各種防火墻、防病毒軟件等等能夠有效地保障設(shè)備的安全性，同時還應(yīng)該要確保在學(xué)校的檔案進(jìn)行上傳和下載的過程中得到相應(yīng)的保護(hù)，此外如果資金比較充足，那么可以購買更加完善的設(shè)備，如，路由器、存儲設(shè)備、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器等設(shè)備，構(gòu)建數(shù)據(jù)信息服務(wù)系統(tǒng)，從而提升檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)水平。

2.3 加強經(jīng)費投入和支持，充實硬件設(shè)置與軟件力量

一方面，要充實檔案信息化管理的硬件設(shè)備，提供計算機刻錄設(shè)備、光盤存儲等，確保電子文件、數(shù)據(jù)資料實現(xiàn)在線系統(tǒng)存儲，對于重要檔案、保密資料要線下進(jìn)行存儲，并要加強防安全漏洞、防火墻和防病毒軟件等的配備，防止信息泄露等問題。另一方面，要充實檔案信息化管理的軟件力量，這意味著要加強檔案工作者培訓(xùn)，重點提高他們的信息技術(shù)使用能力，打造一支專業(yè)化和信息技術(shù)素養(yǎng)高的檔案工作隊伍。

首先，要加強檔案專業(yè)人才的選聘引進(jìn)，立足于信息化管理的要求明確選聘標(biāo)準(zhǔn)，并提高檔案工作者待遇水平，吸引計算機軟硬件技術(shù)與檔案管理相關(guān)專業(yè)的學(xué)生進(jìn)入到檔案管理隊伍中來，充實檔案管理人員隊伍。

其次，學(xué)校要加大對檔案工作者的教育投入，對在職人員要積極進(jìn)行再教育和培訓(xùn)，提高他們電子檔案管理的知識技能與信息技術(shù)應(yīng)用能力，通過計算機應(yīng)用基礎(chǔ)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及現(xiàn)代管理技術(shù)知識等的學(xué)習(xí)，打造一支現(xiàn)代信息管理水平高與檔案管理意識強的復(fù)合型隊伍。

2.4 建立制度，加強對檔案信息化管理的力度

首先，要建立嚴(yán)格的檢查審核制度，推進(jìn)紙質(zhì)檔案與電子檔案同步管理。為了防止重要文件和信息丟失，要依托于嚴(yán)格的核查制度，定期對文書、檔案資料進(jìn)行管理檢查，重點檢查歸檔文件的完整性、檔案過程手續(xù)的齊全性等。

其次，要規(guī)范電子檔案。與紙質(zhì)檔案進(jìn)行同步管理的同時，必須建立格式與內(nèi)容相統(tǒng)一的電子檔案。電子檔案形成后，加強終端審核，統(tǒng)一所有數(shù)據(jù)格式和結(jié)構(gòu)，對于檔案數(shù)據(jù)傳輸和使用要進(jìn)行規(guī)范處理和控制，并確定好不同檔案資料查看和使用的權(quán)限，任何人不得以任何理由進(jìn)行刪除和修改。

最后，要建立嚴(yán)格的檔案查閱制度。為了學(xué)校檔案保存的完整性、安全性和準(zhǔn)確性，對于檔案查閱也必須依托于網(wǎng)絡(luò)入口明確查閱權(quán)限和范圍，對于重要檔案資料的查閱要進(jìn)行登記，檔案信息資料不能用于其他任何用途。

3 結(jié)束語

要做好中等職業(yè)學(xué)校的檔案管理信息化建設(shè)工作，首先就是要能夠轉(zhuǎn)變學(xué)校管理人員以及檔案管理人員的意識，要能夠提高建設(shè)資金的支持力度，完善相應(yīng)的數(shù)字化檔案管理體系，優(yōu)化檔案管理工作環(huán)節(jié)，落實各項措施，從而確保學(xué)校檔案管理數(shù)字化建設(shè)能夠順利開展，并且還應(yīng)該要加強檔案管理人員能力的提升工作以及各種數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)，從而使學(xué)校的檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作能夠更好的開展。