王 燕

（海洋石油工程股份有限公司，天津 300000）

企業(yè)文檔主要是指企業(yè)在正常的業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)和內(nèi)部管理過(guò)程中所形成的與企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)、生產(chǎn)活動(dòng)以及管理活動(dòng)密切相關(guān)的大量文案資料。在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，各項(xiàng)業(yè)務(wù)拓展的重要決策以及企業(yè)重要利益的維護(hù)中，都需要文檔信息作為重要的證據(jù)支撐和決策支撐。由此可見，文檔資料的妥善保管，對(duì)于企業(yè)正常發(fā)展的作用極其重大，在全面推行市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和信息化建設(shè)的潮流下，企業(yè)文檔管理工作正在面臨全新的挑戰(zhàn)。

1 文檔管理的基本概述

文檔管理是一項(xiàng)專業(yè)性極強(qiáng)的工作，主要是指對(duì)于文件檔案進(jìn)行整理、歸檔、保管、調(diào)用等操作的具體性事務(wù)工作，這是在企業(yè)內(nèi)部應(yīng)用極其廣泛的日常性工作，同時(shí)又非常重要。企業(yè)文檔管理主要對(duì)象，是指一些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的文字內(nèi)容，例如企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的各種文案、報(bào)表、賬單、網(wǎng)頁(yè)圖片、傳真內(nèi)容等等，也包括一些多媒體、音頻、視頻等不同形式載體和呈現(xiàn)模式的文檔資料。

對(duì)于石油企業(yè)來(lái)講，企業(yè)文檔的管理將包含文檔信息的采集、創(chuàng)建、加工、存儲(chǔ)、發(fā)布以及檢索和分析等等。隨著技術(shù)發(fā)展和業(yè)務(wù)創(chuàng)新的不斷推進(jìn)，其功能還將發(fā)生更大的演化。有效做好文檔的整理、歸檔及管理工作，能夠?yàn)槠髽I(yè)各個(gè)階段的發(fā)展以及決策等提供重要的第一手資料。企業(yè)在業(yè)務(wù)拓展的過(guò)程中，獲得健康發(fā)展，進(jìn)一步提升內(nèi)部的管理水平，同時(shí)也能夠?yàn)槠髽I(yè)運(yùn)行機(jī)制的監(jiān)督和管理提供必要的書面資料參考，更有利于內(nèi)部管理與外部監(jiān)督的和諧統(tǒng)一。因此，石油企業(yè)的文檔管理，在企業(yè)內(nèi)部管理中是一項(xiàng)非常重要的制度性工作，如何通過(guò)更有效的手段，通過(guò)更先進(jìn)的科學(xué)理念來(lái)提高企業(yè)內(nèi)部文檔管理（尤其是電子文檔）的整體業(yè)務(wù)水平，是當(dāng)前石油企業(yè)需要著重探討的重要課題。

2 石油企業(yè)文檔管理的現(xiàn)狀分析

企業(yè)的信息化辦公已經(jīng)引入較長(zhǎng)時(shí)間，電子文件的管理模式形成雛形，但是還沒(méi)有搭建成完整的管理體系，較多電子文件還缺乏有效的歸納、維護(hù)和保護(hù)，容易出現(xiàn)損壞、丟失等現(xiàn)象，將會(huì)給企業(yè)的戰(zhàn)略決策、業(yè)務(wù)拓展以及企業(yè)機(jī)密保護(hù)等造成巨大的負(fù)面影響。

2.1 忽視草稿性質(zhì)電子文件的歸檔

在信息自動(dòng)化辦公的過(guò)程中，大量文件信息通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行起草和過(guò)程修改，在確定正式的紙質(zhì)文件之后，這些草稿性質(zhì)的過(guò)程性文檔就會(huì)被忽略，從而導(dǎo)致草稿文檔的相關(guān)作用沒(méi)有更大化的發(fā)揮。

2.2 歸檔程序不合理

計(jì)算機(jī)本身有一定的歸檔功能，但是基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)之上，沒(méi)有建立脫機(jī)狀態(tài)的歸檔模式。如果信息操作系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題，電子文件就會(huì)遭到破壞，甚至可能出現(xiàn)丟失。同時(shí)，文檔管理的工作量極大，存在大量各種類型的素材收集與加工，同時(shí)還要對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化加工，但這些操作范圍僅停留在信息本身的管理上，沒(méi)有對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行背景調(diào)查和有效管理。

2.3 管理人員綜合素質(zhì)不夠強(qiáng)

在企業(yè)信息化管理的過(guò)程中，企業(yè)文檔管理工作人員的綜合素質(zhì)要求越來(lái)越高，但是由于受到諸多因素的影響，一線工作人員的文檔管理意識(shí)并沒(méi)有增強(qiáng)，技能不能滿足實(shí)際需求。雖然在按照相關(guān)規(guī)定處理事務(wù)，但是由于個(gè)人的工作能力的限制，會(huì)出現(xiàn)一定的隨意性，還有一些企業(yè)內(nèi)部甚至沒(méi)有專業(yè)的文檔管理人員，而是其他崗位兼職。整個(gè)行業(yè)的建設(shè)都會(huì)面臨一個(gè)較為突出的人才隊(duì)伍問(wèn)題，缺乏強(qiáng)烈的工作意識(shí)、缺乏專業(yè)知識(shí)、缺乏操作技能，大部分為半路出家的兼職工作者，沒(méi)有系統(tǒng)完整的結(jié)構(gòu)知識(shí)，也給文檔管理工作帶來(lái)了較多隱患。

3 提高石油企業(yè)文檔管理水平的對(duì)策

3.1 建立完善的企業(yè)內(nèi)部電子文檔管理體系，制定獎(jiǎng)懲制度

石油企業(yè)內(nèi)部文檔管理的問(wèn)題主要原因在于管理體系不完善，要進(jìn)一步提升管理的能力，就需要根據(jù)企業(yè)發(fā)展的特點(diǎn)以及文檔的具體特點(diǎn)建立完善的管理體系，設(shè)置專門的部門打造專業(yè)團(tuán)隊(duì)，通過(guò)規(guī)范化的管理流程，從而確保文件管理工作有序開展。與此同時(shí)，還要建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于文檔管理過(guò)程中提出創(chuàng)新性意見給予獎(jiǎng)勵(lì)，出現(xiàn)管理問(wèn)題則需第一時(shí)間追究責(zé)任，落實(shí)懲罰措施，從而保證文檔管理在整個(gè)周期內(nèi)都能得到有效管理和保護(hù)。

3.2 引入先進(jìn)技術(shù)，提升管理水平

在以電子文檔為主要形式的文檔管理工作中，應(yīng)該進(jìn)一步增強(qiáng)技術(shù)的引入，通過(guò)電子文檔一體化管理模式，全面提高管理的技術(shù)水平，并通過(guò)虛擬、開放、靈活等手段進(jìn)行有效管理。文檔部門對(duì)所有資料實(shí)行統(tǒng)一化歸檔，建成完善的電子文檔檔案庫(kù)，包括分類、整理、編目，并將其存儲(chǔ)于主服務(wù)器中，同時(shí)做好備份，以便于后期方便調(diào)用，同時(shí)又能有效保護(hù)文檔資料的完整性。

3.3 注重安全管理，保護(hù)電子文檔的完整性

在網(wǎng)絡(luò)泄密問(wèn)題日益嚴(yán)重的今天，要有效規(guī)避黑客、網(wǎng)絡(luò)病毒等對(duì)企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)產(chǎn)生侵害，以免造成重要檔案的丟失、竊取或者損壞。因此，企業(yè)要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)的建設(shè)，進(jìn)一步加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)管理制度，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的安全配置，通過(guò)防火墻、安全漏洞升級(jí)、病毒查殺等手段有效保護(hù)電腦本身的安全。同時(shí)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的規(guī)范化操作，嚴(yán)禁對(duì)不知名的網(wǎng)站以及資源進(jìn)行交互性操作，從而有效保護(hù)電腦主機(jī)的安全。

4 總結(jié)

綜上所述，信息化的引入管理模式引入之后，企業(yè)內(nèi)容信息更是呈現(xiàn)出飛速增長(zhǎng)的趨勢(shì)，文檔的管理已成為信息管理的重要內(nèi)容之一。表現(xiàn)形式也從單一的紙質(zhì)化文檔轉(zhuǎn)向于電子化信息的傳遞與處理方式，企業(yè)文檔的管理也從傳統(tǒng)的以卷宗、檔案柜歸檔方式逐步轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n的形式進(jìn)行儲(chǔ)存。因此，必須進(jìn)一步采取針對(duì)性措施，加強(qiáng)文檔管理的整體水平，最大程度保證企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中各類文檔資料的安全性。