應玉玲

（麗水市質(zhì)量檢驗檢測研究院，浙江 麗水 323000）

事業(yè)單位干部人事檔案記載著每個人的基本信息、工作經(jīng)歷、考核獎懲等，是干部個人工作經(jīng)歷和社會實踐的記錄，能直觀地體現(xiàn)干部的思想品德、業(yè)務能力。因此，人事檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)揮著不可或缺的作用。事業(yè)單位面臨新的形勢、新的要求應加強干部人事檔案的管理工作，并采用相應的措施，提升管理水平。

1 干部人事檔案管理概述

1）概念。相關(guān)的組織或者部門，以黨的執(zhí)政方針政策為基礎(chǔ)，在黨的各項活動和工作中，形成能夠直觀地反映干部個人政治品質(zhì)、道德品行、思想認識、學習工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作能力、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關(guān)系等情況的歷史記錄材料，干部人事檔案管理者對干部個人數(shù)據(jù)信息進行匯總，并按照相關(guān)的標準進行裝訂編制。

2）特點。第一，真實性。真實性是所有檔案的生命，干部人事檔案也不例外。干部人事檔案必須真實地反映干部的真實情況，材料信息必須充實齊全，歸檔材料必須符合有關(guān)政策規(guī)定，并經(jīng)過單位及相關(guān)部門鑒定、審查和認可。第二，完整性。干部人事檔案中匯總了干部的所有個人信息，能直觀地體現(xiàn)干部各個方面的信息，數(shù)據(jù)記載較為完整。第三，及時性。干部職工人事檔案中涵蓋的內(nèi)容較為廣泛，包括個人履歷、入團和入黨的申請書、任職、處分等資料文件，隨著干部個人工作實踐的不斷開展，反映其各方面的材料也會逐步增加，因此需要及時將材料補充歸檔。第四，嚴肅性。干部人事檔案記載著個人各個方面的情況，涉及功與過，也包括了組織上的考核、考察材料，涉及隱私，不得隨便公開，任何人都不能隨意泄露或者更改，個人不能進行翻閱。

2 事業(yè)單位干部人事檔案管理中存在的問題

1）缺乏正確認識。事業(yè)單位在改革和發(fā)展中，大部分事業(yè)單位缺乏對檔案管理工作的正確認識，造成對干部人事檔案管理工作重視程度不夠，很多時候還是停留在只要檔案資料收集好、保管好、能查閱即可，與新形勢下的人事檔案管理工作要求不相符；平時重視業(yè)務發(fā)展，忽視檔案管理，在開展檔案管理工作時認為無需投入更多的資金、時間和精力，導致人事檔案管理質(zhì)量不夠高，管理水平不夠高。

2）缺乏制度保障。沒有規(guī)矩，不成方圓。制度是做好一切工作的基礎(chǔ)，也是做好干部人事檔案管理的重要前提。很多事業(yè)單位特別是一些小的事業(yè)單位，由于認識不清、重視程度不夠，未制定檔案管理相關(guān)制度，在干部人事檔案的收集、保管、審核、歸檔、利用等方面沒有具體規(guī)定，缺乏制度保障，從而導致檔案管理不規(guī)范、不科學。

3）缺乏專業(yè)人員。人事檔案管理是一項嚴肅性和專業(yè)性工作，需要配備一定綜合素質(zhì)和業(yè)務能力的專業(yè)人員。但目前很多事業(yè)單位中負責人事檔案管理工作的人員，多為非專業(yè)的管理人員，培訓也不夠，對檔案管理法律法規(guī)和政策規(guī)定不清楚，對檔案收集、歸檔、整理、裝訂等業(yè)務知識不熟悉，導致人事檔案管理質(zhì)量不高；而且許多單位檔案管理人員大部分是兼職，在檔案工作上精力投入不足，直接影響了檔案管理的整體水平。而且在目前的崗位聘任中，對檔案管理人員缺乏一定的激勵機制和措施，造成工作積極性和主動性不夠。

4）缺乏管理手段。在信息化時代，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)應用到各個領(lǐng)域，但許多事業(yè)單位人事檔案信息化水平還不高，缺乏信息化管理手段。一些事業(yè)單位人事檔案還是僅限于紙質(zhì)管理，而且也未配備人事檔案管理軟件等智能化設備，檔案管理人員只是把檔案中的信息錄入到電腦中，借助信息檢索技術(shù)進行數(shù)據(jù)訪問與匯總，智能化的文件管理技術(shù)沒有得到充分應用，檔案管理工作效率不高。

3 提升事業(yè)單位干部人事檔案管理水平的措施

1）提高對人事檔案管理工作的認識。首先是要提高思想認識，干部人事檔案記載了每一位干部職工的基本信息，是干部德、能、勤、績、廉的反映，事業(yè)單位要轉(zhuǎn)變思想，提高認識，進一步明確干部人事檔案管理工作的重要性，把規(guī)范人事檔案管理作為抓好干部隊伍建設工作的一項重要內(nèi)容，將其納入議事日程。其次是要加強領(lǐng)導，建立干部人事檔案專項管理小組，對檔案管理工作進行動態(tài)化把控，這樣就能在第一時間掌握檔案管理中存在的阻礙和困難，及時分析研究，找到解決措施，進一步加強檔案管理。

2）建立健全人事檔案管理機制。干部人事檔案管理工作具備一定的復雜性、系統(tǒng)性和專業(yè)性，并且干部與事業(yè)單位的運行發(fā)展和各項方針的落實情況有著密切地聯(lián)系，所以要積極構(gòu)建完備的檔案管理體系，建立健全的人事檔案管理機制，以檔案日常管理為重點，圍繞干部人事檔案材料歸檔規(guī)范，制定相應的制度，嚴肅工作紀律，明確工作原則，規(guī)范工作程序，完善工作細則，加強對檔案收集、保管、歸檔、整理等各個環(huán)節(jié)的把控，同時，要進一步明確干部人事檔案工作崗位職責和工作守則，為加強干部人事檔案工作隊伍建設提供了制度依據(jù)。通過制度的建設和完善，保障檔案管理的規(guī)范性，確保工作的嚴謹性和真實性，促進人事檔案管理工作的制度化。此外，要以檔案法為基準進行規(guī)范工作，提升檔案管理工作的水平，增強事業(yè)單位工作的科學性[1]。

3）提升信息化的發(fā)展程度。事業(yè)單位的干部人事檔案是人力資源的重要信息庫，單位的領(lǐng)導對人力資源進行優(yōu)化配置，提升人力資源的利用率，能優(yōu)化事業(yè)單位人事任用的模式，發(fā)掘資源的內(nèi)在價值。應該把信息化技術(shù)應用到人事檔案管理中，這樣不僅能減輕檔案管理人員的工作壓力，又能提升工作的效率。在管理的過程中應加強計算機技術(shù)的輔助作用，利用掃描設備把信息錄入到計算機中，避免人為因素造成的數(shù)據(jù)遺失的情況。經(jīng)過處理后各種文件資料就轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資料，形成紙質(zhì)數(shù)據(jù)和電子數(shù)據(jù)共存的模式。同時應把重要的信息進行加密備份，避免發(fā)生泄露或者遺失的情況。

4）增強檔案工作人員綜合素質(zhì)。人才在干部人事檔案管理中占據(jù)著重要的地位，他們工作能力和操作的規(guī)范性，直接影響管理的效果和價值，因此，必須增強檔案工作人員綜合素質(zhì)，建立一支思想政治堅定、職業(yè)素質(zhì)較高、業(yè)務水平扎實的人事檔案管理人才隊伍，確保人事檔案管理工作符合新時期的要求。首先，要加強思想政治教育，培養(yǎng)工作人員對檔案管理事業(yè)的責任意識和擔當意識，提高政治站位，強化責任擔當，促進檔案管理人員依法依規(guī)做好檔案工作。其次，要加強業(yè)務技能培訓，隨著人事體制改革的不斷深入，干部人事檔案包括職稱晉升、崗位聘任、考核獎懲等各種需要歸檔的材料日益增多，因此，對檔案管理工作也帶來了新的要求。事業(yè)單位要定期為檔案管理人員提供專業(yè)化培訓，學習檔案法律法規(guī)、政策文件、規(guī)章制度以及檔案管理新的知識和先進的管理技術(shù)，切實提高人員專業(yè)水平和實務操作技能，加強與崗位的匹配度，提高人事檔案管理質(zhì)量。此外，要對培訓的結(jié)果進行考核，為表現(xiàn)優(yōu)異的員工提供一定的獎勵。這樣能使其全身心地投入到干部人事檔案管理中[2]。同時，可以把干部人事檔案管理的成果和績效構(gòu)建聯(lián)系，與崗位聘任工作掛鉤，充分調(diào)動工作人員的積極性和主動性。

4 結(jié)論

綜上所述，新時代對事業(yè)單位干部人事檔案管理工作提出新的要求和考量指標，同時為人事檔案管理工作帶來新的機遇和挑戰(zhàn)。事業(yè)單位干部人事檔案管理人員應牢牢把控時代發(fā)展的要求，創(chuàng)新傳統(tǒng)的思想理念和工作模式，建立健全完善的管理制度，加強檔案人員的培養(yǎng)，推進檔案信息化建設，進一步提高檔案管理水平和質(zhì)量，最大程度發(fā)揮干部人事檔案管理工作的價值。