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事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新研究

2021-04-14 23:45:08李作雄
卷宗 2021年15期

李作雄

(靈壽縣市場(chǎng)監(jiān)督管理局綜合執(zhí)法大隊(duì),河北 石家莊 050500)

事業(yè)單位是我國(guó)政府職能部門(mén),屬于公益性職能部門(mén),主要通過(guò)公共事業(yè)服務(wù)于廣大民眾,解決社會(huì)各種問(wèn)題,其服務(wù)內(nèi)容涉及文化、衛(wèi)生、藝術(shù)以及科技等多方面,有著明顯的民生特點(diǎn)。檔案是對(duì)該機(jī)構(gòu)的發(fā)展及演變、包括員工個(gè)人成長(zhǎng)等信息進(jìn)行跟蹤記錄的重要文件,做好檔案管理工作對(duì)于保證單位整體服務(wù)質(zhì)量及社會(huì)發(fā)展的重要基礎(chǔ),因此,事業(yè)單位還需對(duì)檔案管理工作形成科學(xué)認(rèn)知,并對(duì)自身工作實(shí)際展開(kāi)全面審視,找出其中存在的問(wèn)題并及時(shí)完善,加強(qiáng)檔案管理工作創(chuàng)新,為事業(yè)單位社會(huì)服務(wù)職能的發(fā)揮提供有利條件。

1 事業(yè)單位檔案管理存在的主要問(wèn)題

1.1 工作人員專業(yè)素養(yǎng)欠缺

人員是工作的落實(shí)者,檔案管理人員自身專業(yè)素養(yǎng)直接影響著檔案管理實(shí)際工作質(zhì)量,但當(dāng)前事業(yè)單位很多管理人員對(duì)自身工作未形成科學(xué)認(rèn)知,專業(yè)素養(yǎng)無(wú)法滿足實(shí)際工作需求,在日常工作中僅從事檔案資料的收集與保管,工作方法較為粗放。甚至有些事業(yè)單位的檔案管理人員在上崗工作前并未接受系統(tǒng)性的培訓(xùn),很多專業(yè)知識(shí)也無(wú)從得知,致使檔案管理工作漏洞百出,對(duì)檔案資料的內(nèi)在價(jià)值造成不良影響[1]。

1.2 管理體系不夠完善

想要保證檔案管理工作質(zhì)量必然需要對(duì)應(yīng)的管理體系對(duì)員工行為進(jìn)行管理和約束,但是,部分單位管理層對(duì)此不夠重視,忽略該項(xiàng)工作的重要意義,并未就此建立完善的管理體系。還有一些事業(yè)單位雖然制定了相關(guān)管理制度,但最終也只是流于形式,根本沒(méi)有發(fā)揮其實(shí)際效用。在這種情況下,檔案管理人員工作懈怠,甚至將資料隨意擺放,造成資料的損毀、流失等。對(duì)于其中外借的檔案未進(jìn)行詳細(xì)記錄,也沒(méi)有按照規(guī)定辦理外借手續(xù),文件丟失問(wèn)題嚴(yán)重。

1.3 管理方式缺乏創(chuàng)新性

隨著我國(guó)社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展,信息技術(shù)被應(yīng)用于各行業(yè)領(lǐng)域,進(jìn)一步提高了我國(guó)社會(huì)生產(chǎn)力。就事業(yè)單位而言,也應(yīng)以發(fā)展的眼光看待自身的發(fā)展問(wèn)題,積極落實(shí)自我創(chuàng)新與完善,實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)[2]。但當(dāng)前實(shí)際情況是,部分單位信息化建設(shè)水平較低,檔案管理仍以人工方式完成,效率低下且出錯(cuò)率高,這種傳統(tǒng)的管理方式根本無(wú)法滿足當(dāng)代檔案管理工作實(shí)際需求。

2 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新對(duì)策

2.1 提高管理人員專業(yè)素養(yǎng)

實(shí)現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新首先必然需要管理人員進(jìn)行自我提升,采取有效方法提高管理人員專業(yè)素養(yǎng),尤其是在當(dāng)前信息化時(shí)代環(huán)境下,管理人員應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)變工作理念,強(qiáng)化自身創(chuàng)新精神。事業(yè)單位應(yīng)定期組織檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)性的專業(yè)培訓(xùn),豐富管理人員專業(yè)理論知識(shí)的儲(chǔ)備,掌握更多檔案管理實(shí)踐技能,并且掌握先進(jìn)的信息化管理手段,降低工作中的出錯(cuò)率,提高工作速率。在人員選聘方面,應(yīng)從其專業(yè)知識(shí)、實(shí)踐技能、職業(yè)道德及信息化技術(shù)水平等多方面考核,加強(qiáng)先進(jìn)人才的引進(jìn),為檔案管理工作注入鮮活血液,同時(shí)也能夠帶動(dòng)其他管理人員共同上進(jìn)。從管理人員個(gè)人角度來(lái)講,應(yīng)定期展開(kāi)自我總結(jié),找出工作中存在的重點(diǎn)和難點(diǎn)問(wèn)題進(jìn)行分析和解決,并在日常工作中加強(qiáng)觀察與學(xué)習(xí),進(jìn)行自我提升,同時(shí),還可以利用自身閑暇時(shí)間學(xué)習(xí)或者鞏固信息化技術(shù),多方面提高自身專業(yè)素養(yǎng)。

2.2 構(gòu)建完善的管理體系

管理制度體系是所有單位組織保障自身業(yè)務(wù)發(fā)展及工作質(zhì)量的重要基礎(chǔ),對(duì)此,事業(yè)單位應(yīng)重視檔案管理制度建設(shè)工作,并賦予管理制度充分的權(quán)威性,保證其落實(shí)。管理制度內(nèi)容要全面、細(xì)致、合理,包括檔案信息的收集、處理、歸檔及保存等,結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作實(shí)際情況及管理需求而定,并在實(shí)踐中逐步調(diào)整、優(yōu)化[3]。該制度體系中不但應(yīng)體現(xiàn)對(duì)管理人員日常管理細(xì)節(jié)的要求,同時(shí)還應(yīng)體現(xiàn)明確各部分管理工作責(zé)權(quán),將具體工作責(zé)任落實(shí)到人頭上,防止工作責(zé)任相互推諉等不良問(wèn)題。并且就資料外借制定嚴(yán)格的規(guī)范流程,做好資料外借及收回的時(shí)間等信息的記錄,防止資料丟失。另一方面,檔案管理工作與事業(yè)單位內(nèi)各部門(mén)均有著密切的聯(lián)系,在落實(shí)相關(guān)工作過(guò)程中應(yīng)加強(qiáng)與其他部門(mén)的及時(shí)、有效溝通,并在制度中體現(xiàn)出事業(yè)單位各部門(mén)對(duì)檔案管理工作的配合與支持,消除檔案管理工作阻礙。

2.3 加強(qiáng)信息化建設(shè)

事業(yè)單位應(yīng)以發(fā)展的眼光看待問(wèn)題,緊隨時(shí)代發(fā)展潮流,積極引進(jìn)先進(jìn)應(yīng)用技術(shù),實(shí)現(xiàn)自身信息化建設(shè),提高檔案管理工作的先進(jìn)性,通過(guò)信息化技術(shù)手段的應(yīng)用提高檔案管理質(zhì)量與速度,建立重要檔案及時(shí)申報(bào)備案、普通檔案定時(shí)備案、歷史檔案積極挖掘的基本工作機(jī)制,充實(shí)事業(yè)單位檔案資料的豐富程度[4]。首先,應(yīng)做好檔案管理人員信息技術(shù)培訓(xùn),保證人員信息技術(shù)掌握水平。其次,增加信息化建設(shè)資金投入,用于計(jì)算機(jī)設(shè)備及各種軟件系統(tǒng)的購(gòu)置,建立信息化工作環(huán)境。在經(jīng)濟(jì)條件允許的條件下,事業(yè)單位可以與三方合作實(shí)施自主性軟件設(shè)計(jì),設(shè)置多元化功能模塊,著重體現(xiàn)出事業(yè)單位檔案管理特征,保障軟件的運(yùn)行速度與容量[5]。同時(shí)隨著單位實(shí)際發(fā)展情況來(lái)拓展各項(xiàng)功能,依照實(shí)際需要來(lái)進(jìn)行戰(zhàn)略性升級(jí),以此來(lái)保障檔案管理信息化建設(shè)的先進(jìn)性與技術(shù)性。除此之外,還應(yīng)重點(diǎn)做好檔案信息的安全管理,加強(qiáng)方案文件的信息化安全防御,定期進(jìn)行應(yīng)用系統(tǒng)的漏洞檢查與修補(bǔ)以及升級(jí)等途徑提高系統(tǒng)運(yùn)行安全性,全面保障信息內(nèi)容的安全。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述,事業(yè)單位作為我國(guó)從事社會(huì)服務(wù)的重要機(jī)構(gòu),其檔案信息對(duì)于單位內(nèi)部建設(shè)與發(fā)展及其服務(wù)職能的發(fā)揮具有直接關(guān)聯(lián),因此,一定要充分重視檔案管理工作,及時(shí)轉(zhuǎn)換管理工作理念,認(rèn)清實(shí)際工作中的現(xiàn)實(shí)性問(wèn)題,并采取有效、多元化手段提高檔案管理工作質(zhì)量,從而更好地體現(xiàn)事業(yè)單位檔案資料的重要價(jià)值。

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