孟妍妍

（黑龍江省大學(xué)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)指導(dǎo)中心，黑龍江 哈爾濱 150090）

在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，對(duì)于信息資源具有較高的需求，辦公室檔案信息與單位發(fā)展息息相關(guān)，一旦辦公室檔案管理工作不到位，必然會(huì)對(duì)單位自身的發(fā)展帶來(lái)較大的影響。在當(dāng)前新經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，各單位的有序推進(jìn)發(fā)展過(guò)程中，在強(qiáng)化信息資源管理意識(shí)，并積極探索切實(shí)可行的思路，全面促進(jìn)辦公室檔案管理工作整體水平的提升。

1 辦公室檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 重視度不夠

辦公室工作中，檔案管理工作一直不被重視，處于被忽略的地位?；谶@種情況下，檔案管理人員對(duì)自身工作也存在得過(guò)且過(guò)的心理，工作松懈，缺乏認(rèn)真和負(fù)責(zé)的態(tài)度，對(duì)各種先進(jìn)理念和技術(shù)缺乏了解，這也直接導(dǎo)致辦公室檔案管理工作落后，檔案信息的重要作用無(wú)法實(shí)現(xiàn)。

1.2 無(wú)法及時(shí)更新

當(dāng)前一些單位辦公室檔案管理工作相對(duì)落后，檔案信息更新不及時(shí)，這就對(duì)檔案的價(jià)值帶來(lái)較大的影響。而且檔案信息不及時(shí)更新，檔案信息的參考價(jià)值下降，這必然會(huì)對(duì)單位各項(xiàng)工作的正常開(kāi)展帶來(lái)不利影響。

1.3 信息化水平不高

在當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，信息技術(shù)在各行各業(yè)中廣泛應(yīng)用，將信息技術(shù)與辦公室檔案管理深度融合，促進(jìn)辦公室檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。但在實(shí)際工作中，各單位對(duì)于檔案信息化建設(shè)工作認(rèn)識(shí)不到位，缺乏足夠的資金投入，這也導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)水平較低。再加之檔案管理人員信息化技能不高，無(wú)法靈活運(yùn)用各種先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，這也在一定程度上制約了檔案信息化管理水平的提升。

1.4 辦公室檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

在當(dāng)前辦公室工作中，檔案管理人員普遍存在沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)檔案知識(shí)學(xué)習(xí)的情況，而且自身學(xué)習(xí)積極性不高，很少參加檔案知識(shí)和技術(shù)的培訓(xùn)。這也導(dǎo)致在實(shí)際辦公室檔案管理工作中，管理人員普遍存在專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能欠缺的問(wèn)題，而且日常工作中單位沒(méi)有開(kāi)展針對(duì)性的培訓(xùn)，檔案管理人員專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能處于較低水平，這對(duì)于辦公室檔案管理工作的開(kāi)展帶來(lái)了一定的阻礙，嚴(yán)重影響了辦公室檔案管理工作的效果。

2 辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路

2.1 建立完善的辦公室檔案管理機(jī)制

信息化環(huán)境下辦公室檔案管理工作需要對(duì)檔案信息、使用和安全等方面進(jìn)行關(guān)注，做好協(xié)調(diào)工作，加快推進(jìn)辦公室檔案管理工作的信息化發(fā)展進(jìn)程。在實(shí)際工作中，要加強(qiáng)組織建設(shè)，并與單位自身的實(shí)際情況相結(jié)合，合理配置人員。積極建立健全具體的管理機(jī)制，明確崗位責(zé)任制，并制定具體的考核和獎(jiǎng)懲機(jī)制，構(gòu)建完善的檔案管理制度體系，有效的約束檔案管理人員的行為，促進(jìn)檔案管理工作整體質(zhì)量的提升。而且辦公室檔案管理機(jī)制還需要與單位基礎(chǔ)規(guī)章制度相結(jié)合，更好的發(fā)揮出辦公室檔案管理工作的重要作用。

2.2 建立辦公室檔案信息化管理平臺(tái)

2.2.1 檔案資料信息化

辦公室檔案涉及的內(nèi)容十分廣泛，而且這些檔案信息與單位的日常運(yùn)轉(zhuǎn)息息相關(guān)，這也對(duì)辦公室檔案管理工作提出了更高的要求。在實(shí)際工作中不僅要做好這些檔案信息的保管工作，還要重視檔案信息資源的有效利用。因此要要借助于各種先進(jìn)技術(shù)手段完成將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息資源，采用電子檔案方式進(jìn)行管理。在檔案信息化水平提升的基礎(chǔ)上，還要搭建數(shù)據(jù)庫(kù)，為檔案信息的查詢和調(diào)用提供更多的便利性。

2.2.2 定義通用接口

當(dāng)前很多單位辦公室檔案信息化建設(shè)還相對(duì)滯后，檔案信息化水平不高。而且辦公室檔案管理工作相對(duì)獨(dú)立，與辦公室其他軟件之間缺乏統(tǒng)一的接口，系統(tǒng)之間缺乏有效的銜接，這必然會(huì)對(duì)信息資源的收集和統(tǒng)一管理帶來(lái)較大的影響。基于信息化時(shí)代背景下，當(dāng)前各單位辦公室軟件需要統(tǒng)一接口，并統(tǒng)一規(guī)劃單位的檔案管理工作，加快推進(jìn)單位內(nèi)部資源的統(tǒng)一管理和共享，更好的發(fā)揮出辦公室檔案信息資源的重要價(jià)值。

2.3 建立檔案信息資源管理系統(tǒng)

檔案信息資源管理系統(tǒng)作為檔案信息化管理工作中最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)，通過(guò)加快建立完善的管理系統(tǒng)，使電子檔案成為檔案的主要形式，為檔案信息的存儲(chǔ)、管理和利用提供更多的便利條件。而且檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)快速檢索，提高檔案信息查詢和檢索的效率，同時(shí)也能夠不受時(shí)間和空間的制約，隨時(shí)進(jìn)行檔案信息傳輸，進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率。因此各單位需要加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的重視，加快投入力度，增加檔案管理系統(tǒng)的功能，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中、統(tǒng)一和高效管理和利用。

2.4 強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理人員整體水平直接關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量和水平。為了提高辦公室檔案管理工作的整體水平，各單位要結(jié)合自身的實(shí)際情況，構(gòu)建完善的培訓(xùn)機(jī)制，根據(jù)檔案管理人員的具體情況，開(kāi)展多種形式的培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理人員自身結(jié)構(gòu)的更新，全面提高自向的專業(yè)技能。特別要重視對(duì)信息化技術(shù)的培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的信息素養(yǎng)，使其在實(shí)際工作中能夠更好的應(yīng)用辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。為了能夠進(jìn)一步提高檔案管理人員工作的積極性，激發(fā)其創(chuàng)造力，還要建立健全績(jī)效考核機(jī)制，將考核結(jié)果與管理人員的工資進(jìn)行掛鉤，激發(fā)檔案管理人員工作的熱情。為了能夠更好的應(yīng)對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展需求，各單位還要積極引進(jìn)優(yōu)秀的專業(yè)人才，為檔案管理隊(duì)伍注入新的活力，全面提高辦公室檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

3 結(jié)束語(yǔ)

辦公室檔案管理工作與單位內(nèi)部管理和自身的發(fā)展緊密相關(guān)，這也對(duì)辦公室檔案管理工作提出了更高的要求。目前辦公室檔案管理工作中仍存在許多不足之處，因此在實(shí)際工作中要積極采取有效的措施促進(jìn)辦公室檔案管理工作的優(yōu)化，全面提高檔案管理工作的實(shí)效性。特別是在新時(shí)代背景下，在加快推進(jìn)辦公室檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，需要積極建立檔案信息管理系統(tǒng)和信息化平臺(tái)，更好的發(fā)揮出辦公室檔案管理工作的職能，推進(jìn)辦公室檔案工作的信息化和現(xiàn)代化的發(fā)展水平，使其更好的服務(wù)于單位和社會(huì)的發(fā)展。