趙 平

（肥西縣檔案館，安徽 合肥 231200）

1 檔案統(tǒng)計工作的必要性

檔案統(tǒng)計，就是以表冊、數(shù)字的形式，揭示檔案和檔案工作的有關(guān)情況。它的內(nèi)容，包括檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管檔案數(shù)量和狀況的登記，檔案利用情況的登記，以及檔案構(gòu)成、檔案利用、檔案工作人員、檔案機構(gòu)建設(shè)、檔案經(jīng)費投入等情況的基本統(tǒng)計和其他專門問題的統(tǒng)計。檔案統(tǒng)計工作，有些是集中進行的，有些則穿插在收集、整理、鑒定、保管和利用工作中進行。它的任務(wù)是通過對檔案和檔案工作有關(guān)數(shù)量進行調(diào)查登記，綜合分析，以了解檔案工作的現(xiàn)狀、過程及其一般的規(guī)律性。

《中華人民共和國檔案法實施辦法》第十五條規(guī)定，“各級國家檔案館應(yīng)當(dāng)對所保管的檔案建立科學(xué)的管理制度，逐步實現(xiàn)保管的規(guī)范化、標準化”。

做好檔案統(tǒng)計工作，對順利開展檔案工作具有重要意義。檔案統(tǒng)計，是摸清情況、分析和研究檔案工作問題的一種有力工具。建立和健全檔案統(tǒng)計工作，就會“胸中有數(shù)”，有利于維護檔案的完整和安全，能夠為制定工作方針、計劃和檢查、總結(jié)檔案工作提供依據(jù)。加強檔案統(tǒng)計工作是提高檔案科學(xué)的檔案統(tǒng)計而會有科學(xué)的檔案管理。隨著科學(xué)技術(shù)和檔案工作的開展，檔案統(tǒng)計工作的重要性必將更加突出。

2 檔案統(tǒng)計工作的要求

從檔案統(tǒng)計工作的對象來劃分，可分為兩個方面：一是對檔案實體及管理狀況的登記統(tǒng)計，另一是對檔案事業(yè)組織與管理狀況的登記統(tǒng)計。

目前，我國檔案工作的統(tǒng)計體系，基本上分為四個層次：一是全國檔案工作基本情況統(tǒng)計，由國家檔案局組織實施，國家統(tǒng)計部門監(jiān)督指導(dǎo)；二是專業(yè)系統(tǒng)檔案工作基本情況統(tǒng)計，由專業(yè)主管部門實施；三是地方檔案工作基本情況統(tǒng)計，由地方檔案部門組織實施；四是檔案館(室）檔案工作情況的統(tǒng)計，由各檔案館（室）組織實施。

檔案統(tǒng)計工作的范圍，包括檔案的基本統(tǒng)計和綜合統(tǒng)計兩部分工作。具體來說，包括檔案的收進、移出、整理與鑒定、保管數(shù)量和狀況的登記、檔案利用服務(wù)情況的登記，以及檔案構(gòu)成、檔案利用、檔案機構(gòu)和人員等情況的基本統(tǒng)計和其他專門統(tǒng)計。

檔案登記統(tǒng)計工作的要求，就是準確性、及時性和科學(xué)性。準確性，就是保證登記統(tǒng)汁數(shù)字準確無誤。這是登記統(tǒng)計工作基本的要求。檔案統(tǒng)計工作的基本任務(wù)，就是對檔案和檔案工作的開展情況進行統(tǒng)計調(diào)查和分析，并提供統(tǒng)計資料，實行統(tǒng)計監(jiān)督。

3 檔案登記工作的具體內(nèi)容

檔案的登記是檔案統(tǒng)計的基礎(chǔ)，登記表冊是檔案統(tǒng)計的一種原始材料，也是維護檔案的完整與安全的必要手段之一，通常采用的檔案登記有以下幾種：

1）卷內(nèi)目錄和案卷目錄。它們既是整理工作的一種編目，也是統(tǒng)計檔案的基礎(chǔ)材料，不僅是基本的檢索工具，也是基本的統(tǒng)計工具。其基本內(nèi)容主要有：卷（件）號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、保管期限、備注等

2）收進登記簿。這是記載檔案增長情況的一種總登記冊。收進的檔案如系初次入館，則應(yīng)先在“全宗名冊”上登記，以取得全宗號。收進登記簿的項目一般設(shè)有：順序號、收到日期、移交機關(guān)、文據(jù)名稱、全宗名稱、所屬年度、檔案種類、檔案數(shù)量、檔案狀況簡要說明、全宗號等。每次收進填一順序號，每個號下以全宗為單位登記。

3）全宗名冊。這是檔案館固定全宗號數(shù)量和統(tǒng)計全宗數(shù)量的工具。全宗名冊的項目設(shè)有：全宗號、初次入館日期、全宗名稱、移出說明等。一個檔案館可視全宗性質(zhì)，設(shè)立一本或多本全宗名冊。根據(jù)實踐經(jīng)驗，在登記全宗名冊時，特別需要強調(diào)遵守全宗編號的規(guī)則：第一，全宗號一般是按全宗入館的先后順序編排，它與庫房內(nèi)排列次序可不必強求一致；第二，一個全宗號只能給一個全宗，即使某一全宗的檔案全部移出，該全宗號亦不得另給其他全宗；第三，全宗號必須固定，后入館的全宗即使比先入館的全宗重要，亦不得插入中間占用某號，并改編其他全宗的號序。違反上述規(guī)則，容易產(chǎn)生代號混亂，影響統(tǒng)計和查找檔案等各項管理工作。

4）全宗單。這是檔案館掌握每個全宗檔案全面情況的綜合性登記工具。每個全宗填寫一個全宗單，其基本內(nèi)容有：一是全宗的一般情況（全宗號、全宗名稱及變換日期、初次入館日期等）；二是已整理檔案的登記日期、收進、移出和現(xiàn)有數(shù)量等；三是未整理檔案的情況。

5）檔案目錄登記簿。這是檔案館統(tǒng)計各全宗內(nèi)案卷目錄數(shù)量和固定案卷順序號的清冊。其項目有：順序號、全宗號、目錄號、目錄名稱、所屬年度、案卷起止號數(shù)、目錄份數(shù)等。

6）總登記簿。這是檔案室掌握檔案總數(shù)和變化情況的流水登記“總帳”。其項目有：案卷目錄號、案卷目錄名稱（組織機構(gòu)名稱）、所屬年度、案卷收進（日期、數(shù)量）、案卷移出（或銷毀）、目錄中現(xiàn)有案卷數(shù)量等。

7）全宗卡片和檔案成分與數(shù)量變化情況報表。這是檔案事業(yè)管理機關(guān)掌握檔案館保存的全宗狀況和全宗分布情況的一種登記形式。全宗卡片的項目有:卡片名稱及其變化情況、立檔單位性質(zhì)及主要職能數(shù)量（已整理、未整理情況）及起止年月等。檔案成分與數(shù)量變化情況報表的項目有：全宗號、全宗名稱、收進和移出情況、全宗內(nèi)檔案總數(shù)等。

8）檔案利用登記。這是檔案館（室）登記工作重要的組成部分。它記載了檔案利用情況和利用檔案的要求。是利用工作和整個檔案工作成果的一種反映。通過檔案利用登記，可以了解檔案發(fā)揮作用的情況和效果，有助于研究利用的規(guī)律性，改進和提高利用工作以及整個檔案工作。檔案利用的登記形式有：利用者登記卡片、調(diào)閱登記簿、借閱單、檔案借出登記簿和檔案利用效果登記簿等。

3 檔案和檔案工作的基本統(tǒng)計

檔案行政管理機關(guān)和檔案館（室）掌握檔案和檔案工作情況的途徑就是通過統(tǒng)計調(diào)查。它的基本形式，有統(tǒng)計表報和專門調(diào)查兩種，而以前者為一種基本的經(jīng)常的形式。在檔案統(tǒng)計工作中，建立基本的統(tǒng)計表報制度，可以搜集必要的資料，及時掌握情況，發(fā)現(xiàn)問題。這對進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和業(yè)務(wù)研究，改進和安排工作是十分必要的。

檔案工作的基本統(tǒng)計，一般有以下幾種：一是檔案構(gòu)成統(tǒng)計，是檔案館全部檔案成分的組成部分，可分類進行統(tǒng)計；二是檔案利用統(tǒng)計，反映哪些檔案被哪些單位用于哪些方面，以及利用人次及其他有關(guān)情況；三是檔案工作人員構(gòu)成統(tǒng)計，反映檔案專業(yè)隊伍建設(shè)各方面的情況；四是檔案館建設(shè)狀況統(tǒng)計；五是檔案室建立情況統(tǒng)計。此外，還可以根據(jù)工作需要進行其他方面的統(tǒng)計，如檔案整理工作中勞動效率的統(tǒng)計、檔案保管期限的對比統(tǒng)計等形式。統(tǒng)計制表要科學(xué)、適用，做到簡明扼要，項目齊全，同時又要防止重復(fù)和矛盾。

檔案統(tǒng)計工作為制定檔案工作的方針、政策和編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供有力依據(jù)。通過統(tǒng)計工作，可以全面地、準確地反映檔案產(chǎn)業(yè)的數(shù)量、速度、館藏檔案的狀況和變化、利用檔案的頻率和發(fā)展趨勢。這使有關(guān)主管部門對檔案部門的工作量、人力、財力的需求量有所了解，便于對檔案管理工作進行分類指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)對檔案事業(yè)決策提供數(shù)據(jù)和可靠依據(jù)。