楊 海

（山西省呂梁市孝義市機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心，山西 呂梁 032300）

機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理部門(mén)引進(jìn)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的職能管理，貫穿信息一體化創(chuàng)新理念，并為檔案管理部門(mén)“輸入”多元化的復(fù)合型人才。同時(shí)，檔案部門(mén)在革新檔案管理模式的實(shí)踐中汲取前行力量，積極探索出適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求的機(jī)關(guān)檔案管理模式。同時(shí)，檔案管理部門(mén)優(yōu)化與各部門(mén)之間協(xié)商、交流的工作效率，使檔案管理體系達(dá)到可視化與透明化的成效。除此之外，檔案管理人員在工作中直面“短板”，同時(shí)不斷進(jìn)行自我反省，并加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)技能的提升，深入挖掘自身的潛力，以此激發(fā)工作熱情，煥活創(chuàng)新活力，進(jìn)一步推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理模式工作的順利進(jìn)行。

1 改善機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理模式的重要意義

互聯(lián)網(wǎng)的廣泛普及，使人們的工作和生活方式變得更加便捷。傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理系統(tǒng)，在檔案編號(hào)分類(lèi)、入檔等操作方面存在著諸多漏洞。因此，檔案管理部門(mén)革新傳統(tǒng)的管理體系，導(dǎo)入信息化管理模式，對(duì)檔案進(jìn)行分步驟、分層次進(jìn)行逐一管理，以此確保檔案管理工作的有序性和時(shí)效性。

2 機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理模式存在的問(wèn)題

2.1 機(jī)關(guān)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力較低

首先，我國(guó)機(jī)關(guān)單位的檔案管理人員整體業(yè)務(wù)水平偏低，而且一部分檔案管理人員工作年限時(shí)間長(zhǎng)，資歷深且年齡偏大，對(duì)新鮮事物的接受能力、理解能力、運(yùn)用能力普遍較低，而且對(duì)檔案系統(tǒng)管理缺乏創(chuàng)新意識(shí)及認(rèn)知能力，固守傳統(tǒng)的管理理念。其次，檔案管理人員對(duì)數(shù)字化管理模式的融入，缺乏熟練的規(guī)范化操作，久而久之，檔案管理人員對(duì)工作失去了熱情，影響了工作質(zhì)量，不利于檔案管理工作的改善。

2.2 缺乏健全的檔案管理體系制度

一方面，我國(guó)大多數(shù)機(jī)關(guān)事務(wù)檔案部門(mén)雖設(shè)有檔案管理體系，但監(jiān)管力度不夠完善，使管理體系成其“擺設(shè)”，尤其在具體文件資料的提取層面上，呈現(xiàn)出資料零散的現(xiàn)象，未能整齊劃一、分文別類(lèi)進(jìn)行排序。另一方面，機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理部門(mén)在檔案卷宗保管方面，缺乏統(tǒng)一化的規(guī)范，使部分檔案出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。

3 改善機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理模式的實(shí)施策

3.1 提高機(jī)關(guān)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

從正面角度進(jìn)行分析，機(jī)關(guān)檔案部門(mén)首先針對(duì)內(nèi)部人員，以提高檔案基礎(chǔ)知識(shí)為前提，同時(shí)導(dǎo)入互聯(lián)網(wǎng)媒介為技術(shù)手，開(kāi)展全方位的系統(tǒng)化培訓(xùn)活動(dòng)。部門(mén)通過(guò)對(duì)人員進(jìn)行信息化知識(shí)的講解，以此擴(kuò)寬管檔案理人員豐厚的檔案管理知識(shí)。除此之外，管理人員在提升檔案基礎(chǔ)知識(shí)的同時(shí)，還能夠優(yōu)化自身的綜合素養(yǎng)，進(jìn)一步促進(jìn)了機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理模式的改善工作。從側(cè)面角度進(jìn)行分析，機(jī)關(guān)檔案管理部在人才的選拔上，應(yīng)與人力資源部門(mén)緊密配合。人力資源部通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)招募平臺(tái)，對(duì)招聘人員進(jìn)行層層篩選，優(yōu)選出一支具有精良的、多元化的檔案管理人才隊(duì)伍，為機(jī)關(guān)檔案部注入新的活力。

例如：以《山西省呂梁市孝義市機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心》為例。首先，孝義市機(jī)關(guān)事務(wù)中心可邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)信息技術(shù)人員進(jìn)行知識(shí)講座，技術(shù)人員主要針對(duì)檔案卷宗的標(biāo)準(zhǔn)化建立、查找、歸檔、維護(hù)等辦公自動(dòng)化建設(shè)，讓檔案管理人員熟練數(shù)字化的操作流程，促使檔案管理員改進(jìn)以往的檔案管理模式，將數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中，能夠激進(jìn)管理人員的工作態(tài)度，提升技術(shù)技能，為檔案管理工作的創(chuàng)新提供有力支持。其次，孝義市機(jī)關(guān)事務(wù)中心應(yīng)定期對(duì)人員進(jìn)行知識(shí)考核制度，并實(shí)行末位淘汰制，對(duì)于一些崗位職責(zé)失職的管理人員進(jìn)行警告、批評(píng)。同時(shí)，孝義市機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心應(yīng)聯(lián)合人力資源部門(mén)，招募有創(chuàng)新活力的年輕骨干，為事務(wù)中心的管理工作進(jìn)行有效的完善與加強(qiáng)。

3.2 建立完善的檔案管理制度體系

機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理制度體系的有效建立，能夠使檔案在有效的空間內(nèi)迅速轉(zhuǎn)換及運(yùn)用。檔案管理部融入信息化體系管理模式，作為完善檔案管理體系制度的重要手段，同時(shí)對(duì)檔案體系進(jìn)行深入化的構(gòu)建，能夠在檔案管理功能范圍內(nèi)進(jìn)行廣義的延伸，檔案信息化制度管理能夠?qū)n案進(jìn)行掃描、加密等安全方面的維護(hù)，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理制度體系帶來(lái)的缺陷，提高了檔案系統(tǒng)的安全措施保護(hù)能力。

例如，山西省呂梁市孝義市機(jī)關(guān)事務(wù)中心，該事務(wù)中心可通過(guò)兩種方式建立檔案管理體系。第一，明確具體工作職能的落實(shí)。事務(wù)中心對(duì)于檔案管理的各項(xiàng)工作內(nèi)容和指標(biāo)，應(yīng)落實(shí)到檔案管理人員的每一位工作人員中。檔案管理人員對(duì)檔案負(fù)責(zé)的相關(guān)環(huán)節(jié)，應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)及落實(shí)，能夠做到分工明確及責(zé)任到人的原則，尤其是管理人員對(duì)檔案的安全管理工作，應(yīng)做好防護(hù)工作。第二，事務(wù)中心與人力資源部門(mén)相結(jié)合，并制定出一套既定考核激勵(lì)方案，激勵(lì)是體現(xiàn)工作成效的最佳方式，激勵(lì)能夠促使人員提高工作效率，還能夠確保檔案管理工作的成果“輸出”。屆時(shí)，檔案館對(duì)于在工作中表現(xiàn)較好的工作人員，應(yīng)給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)檔案人員不斷奮進(jìn)，使檔案人員夯實(shí)檔案知識(shí)，能夠在工作中求真、務(wù)實(shí)。以此促進(jìn)人員對(duì)檔案工作的改善。

3.3 確保檔案保質(zhì)保量完成

機(jī)關(guān)事務(wù)的檔案涉及的層面較為寬廣，具有涵蓋量大的特點(diǎn)。因此，檔案的數(shù)量也隨之增多，要求檔案管理人員應(yīng)具備堅(jiān)實(shí)的工作能力，能夠耐心、細(xì)致地對(duì)待工作，即使在工作中出現(xiàn)的繁冗工作內(nèi)容，都應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，努力開(kāi)拓，踐行使命。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)一步做好部門(mén)之間的有效銜接工作，協(xié)助各部門(mén)之間的收集、整理、校對(duì)、核算、歸檔等工作。檔案人員應(yīng)立足于機(jī)關(guān)事務(wù)未來(lái)的發(fā)展，導(dǎo)入先進(jìn)的檔案管理理念，確保檔案質(zhì)量的效果顯著。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理工作的有序進(jìn)行，是檔案管理部門(mén)與人員切實(shí)改進(jìn)的效果。檔案管理部結(jié)合社會(huì)的發(fā)展需求，因地制宜地制定行之有效的管理方案，通過(guò)引進(jìn)信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)多變動(dòng)態(tài)的管理端口，確保檔案管理模式的順利實(shí)施及改進(jìn)，便于資料的查閱、檢索等多功能體系，在檔案的日常維護(hù)中，不斷建立健全的檔案管理體系制度。以此同時(shí)，檔案管理人員不斷提高業(yè)務(wù)技能水平，配合部門(mén)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，在某一程度上，很好地促進(jìn)自身工作的提升，在工作中不斷豐富自身閱歷，依托于現(xiàn)代高科技技術(shù)手段，使檔案管理工作在未來(lái)的實(shí)踐中，穩(wěn)固推進(jìn)，形成高潮。同時(shí)，確保了檔案管理工作能夠更適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的管理模式。