朱 燕

（內(nèi)蒙古赤峰市紅山區(qū)站前街道辦事處，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

事業(yè)單位是政府組織機(jī)構(gòu)，主要從事公益事業(yè)，包括科技、衛(wèi)生、藝術(shù)、文化、教育等工作，具有服務(wù)民生、轉(zhuǎn)化政府民生政策的社會(huì)職能。檔案是記錄社會(huì)發(fā)展、機(jī)構(gòu)演變和個(gè)人成長(zhǎng)的重要?dú)v史資料，將檔案資料維護(hù)好，對(duì)社會(huì)發(fā)展具有重要的意義，為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，應(yīng)當(dāng)通過(guò)創(chuàng)新性的改革和創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的科學(xué)化管理。單位應(yīng)明確公文檔案管理的重要性，緊隨時(shí)代浪潮，采取科學(xué)、合理策略積極應(yīng)對(duì)，逐步推進(jìn)檔案規(guī)范化管理，以此打開(kāi)單位健康發(fā)展、穩(wěn)健進(jìn)步的新局面。

1 公文檔案規(guī)范化管理的實(shí)際意義

1）助力單位工作科學(xué)開(kāi)展。公文檔案等有關(guān)材料，以文件形式，真實(shí)且客觀地記錄著單位內(nèi)部各項(xiàng)工作，反映了自身發(fā)展的整個(gè)過(guò)程，是所獲成果與累積經(jīng)驗(yàn)的綜合。將公文檔案管理規(guī)范化，能有效地深入發(fā)掘，高效地開(kāi)發(fā)，合理地利用公文檔案資源，進(jìn)而科學(xué)地指導(dǎo)單位內(nèi)部管理工作的開(kāi)展，切實(shí)地提升單位內(nèi)部管理的水平與成效。

2）助推單位持續(xù)穩(wěn)健發(fā)展。公文檔案管理，綜合著所獲成果與累積經(jīng)驗(yàn)，在單位各項(xiàng)戰(zhàn)略決策發(fā)展層面上，可為其提供科學(xué)、有效、可參考的依據(jù)。公文檔案規(guī)范化管理水平，與單位內(nèi)部管理水平正相關(guān)，檔案規(guī)范化管理的落實(shí)與執(zhí)行到位程度，也決定著決策科學(xué)與否，因此，只有提升檔案管理水平，革新管理模式、方法，做好公文檔案管理、開(kāi)發(fā)與利用工作，推進(jìn)現(xiàn)代化、規(guī)范化管理，才能充分發(fā)揮方案資源的真正效用，助推單位持續(xù)、穩(wěn)健發(fā)展，提升硬核實(shí)力。

2 公文檔案規(guī)范化管理需遵守的原則

1）差異化與統(tǒng)一化兼顧原則。優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理工作，要兼顧管理制度的差異化和統(tǒng)一化。具體來(lái)說(shuō)，在制定基層事業(yè)單位的檔案管理制度時(shí)，一方面要考慮國(guó)家和上級(jí)部門的檔案管理法律法規(guī)及相關(guān)制度，作為核心的依據(jù)，這是檔案管理制度的統(tǒng)一化要求；另一方面則需要考慮本單位的實(shí)際情況，將行業(yè)特點(diǎn)、單位特點(diǎn)與既有法規(guī)相結(jié)合，制定出適用單位內(nèi)部運(yùn)行的檔案管理制度，這是檔案管理制度的差異化要求。在這一原則下，檔案管理制度才能更加科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，在實(shí)際工作中能夠高效施行。

2）制度與執(zhí)行并重原則。檔案管理工作使事業(yè)單位內(nèi)部的各個(gè)部門都密切關(guān)聯(lián)，對(duì)非專業(yè)人士來(lái)說(shuō)具有一定的行業(yè)障礙，因此在制定中要考慮執(zhí)行階段的可行性。在執(zhí)行過(guò)程中，專業(yè)管理人員要及時(shí)與各部門的檔案專管員進(jìn)行溝通，履行對(duì)檔案收集、管理和維護(hù)的基本職責(zé)，并加強(qiáng)人員培訓(xùn)，不斷改善和優(yōu)化管理制度。

3）檔案管理人員權(quán)責(zé)統(tǒng)一原則。檔案管理人員是事業(yè)單位檔案管理工作的主要執(zhí)行者，是事業(yè)單位檔案管理工作的重要組成部分。檔案管理人員對(duì)工作的認(rèn)知、重視程度以及工作的積極性將直接影響檔案管理的最終質(zhì)量。為此，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的管理，做到權(quán)責(zé)明確、統(tǒng)一，使其充分意識(shí)到自身工作的職責(zé)和所享受的權(quán)益，并在具體工作中予以保障，以此來(lái)激發(fā)他們的工作熱情和積極性，從而保障檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

3 公文檔案規(guī)范化管理方式

1）重視公文檔案規(guī)范化管理。單位管理層要先轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理觀念，重視公文檔案規(guī)范化管理，明確清晰地認(rèn)識(shí)到，公文檔案規(guī)范化管理的實(shí)際意義，以及對(duì)單位持續(xù)、穩(wěn)健發(fā)展的推動(dòng)作用與價(jià)值，強(qiáng)化檔案規(guī)范化管理的宣傳與督查工作，力促單位職工對(duì)公文檔案管理的理解與認(rèn)識(shí)更深入、更全面，增強(qiáng)公文檔案管理部門、管理人員的責(zé)任感，切實(shí)地提升公文檔案管理的效率與水平，與此同時(shí)，應(yīng)以公文檔案規(guī)范化管理具體標(biāo)準(zhǔn)為落實(shí)導(dǎo)向，加大投入，置入符合要求的檔案柜、打印機(jī)等設(shè)備，配置防潮、除濕等輔助設(shè)備，優(yōu)化配套設(shè)施條件，以此打牢公文檔案資源有效管理、高效開(kāi)發(fā)利用的基礎(chǔ)。

2）革新檔案規(guī)范化管理模式。在明確公文檔案規(guī)范化管理的重要性、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理觀念的基礎(chǔ)之上，要從管理理念、管理人員兩方面，對(duì)常規(guī)式的公文檔案規(guī)范化管理模式進(jìn)行革新。一方面，要更新管理理念。要緊跟社會(huì)發(fā)展步伐，學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)、前端的管理模式，基于傳統(tǒng)、既有的常規(guī)化管理模式破舊立新，融入新型管理理念，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，落實(shí)規(guī)范化要求，完善公文檔案規(guī)范化管理方式，將管理工作科學(xué)化。另一方面，要提升管理人員職業(yè)素養(yǎng)與能力。要讓其明晰公文檔案規(guī)范化管理的重要性及意義，于個(gè)人、于整體，都有良好且積極的促進(jìn)作用，從而激發(fā)自我驅(qū)動(dòng)力，增強(qiáng)工作責(zé)任感，改善工作認(rèn)知度，在科學(xué)化、信息化的新型管理模式下，主動(dòng)改變、主動(dòng)作為、主動(dòng)協(xié)調(diào)，有序、高效率地完成檔案管理工作。

3）健全檔案規(guī)范化管理制度。要將公文檔案規(guī)范化管理切實(shí)有效落實(shí)，健全的檔案規(guī)范化管理制度不可或缺，可以從管理制度、監(jiān)管力度角度著手：一要健全單位公文檔案規(guī)范化管理制度，保證管理制度的有效性與完善性，將檔案管理工作有序化、合理化，進(jìn)而規(guī)范化實(shí)施、落實(shí)，同時(shí)還需健全檔案工作制度，以此配套機(jī)制作為補(bǔ)充加以完善，明確權(quán)責(zé)，用制度約束、指導(dǎo)實(shí)踐工作，規(guī)避不規(guī)范行為。二要強(qiáng)化公文檔案管理工作的監(jiān)管力度，針對(duì)公文檔案管理全流程，重視核查與監(jiān)管，不定期地對(duì)管理職工進(jìn)行崗位檢查，落實(shí)權(quán)責(zé)，規(guī)范行為。此外，應(yīng)構(gòu)建輔助激勵(lì)機(jī)制，予以適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)工作積極性、能動(dòng)性，推進(jìn)規(guī)范化管理落實(shí)工作。

4）做好公文檔案管理工作的前提。已經(jīng)完成的公文，以及公文涉及的相關(guān)事務(wù)處理完畢后，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)立即對(duì)公文是否保存進(jìn)行價(jià)值評(píng)估，將其重要程度與公文類別當(dāng)做兩項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行判斷，再進(jìn)行初步的整理與篩選：將日常普通的、不重要的公文去掉（單獨(dú)存放但不能立即銷毀）；將本單位重要的公文（如人事變動(dòng)、大額資金支出、重大行政決策）封檔留存，已備后續(xù)使用查閱。評(píng)估檔案的工作對(duì)管理人員來(lái)說(shuō)有較高的要求，如果檔案管理人員缺乏對(duì)本單位的整體工作與未來(lái)的工作方向有整體的了解，是不可能做好這項(xiàng)工作的，也就是說(shuō)想做好這項(xiàng)工作需要長(zhǎng)期的業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)與專業(yè)知識(shí)。只有這樣才能在眾多內(nèi)容龐雜的文件當(dāng)中整理出值得保留的文件進(jìn)行歸檔，方便今后的工作查閱使用。

將檔案管理工作常態(tài)化、常務(wù)化。檔案管理人員要保持對(duì)本單位整體工作與歷史高度負(fù)責(zé)的高度職業(yè)責(zé)任感，在日常工作中時(shí)刻注意隨時(shí)將“公文檔案”裝進(jìn)心里，裝進(jìn)腦海里，做到完全了解自己經(jīng)手的所有檔案。

不斷提高個(gè)人綜合素質(zhì)與檔案管理的業(yè)務(wù)素質(zhì)。在行政事業(yè)單位的公文檔案管理工作當(dāng)中，相關(guān)人員要重視提高綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)提高。最好的方法就是將專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)貫穿在整個(gè)工作當(dāng)中，把《檔案管理基礎(chǔ)》《檔案管理學(xué)》等專業(yè)書(shū)籍當(dāng)成枕邊書(shū)，做到邊工作邊提高、邊工作邊學(xué)習(xí)，在持續(xù)不斷地實(shí)踐當(dāng)中提高自己的素質(zhì)。

4 結(jié)束語(yǔ)

公文檔案管理，是單位內(nèi)部管理的重要課題，將其規(guī)范化，不僅能提高管理工作效率，更能科學(xué)地作出決策，助推單位持續(xù)、穩(wěn)健發(fā)展，單位管理層應(yīng)明晰公文檔案規(guī)范化管理的實(shí)際意義及重要性，跟時(shí)代，貼實(shí)際，厘清檔案管理中存在的問(wèn)題，以現(xiàn)代信息化科技為主要抓手，革新模式、健全制度，構(gòu)建并健全公文檔案規(guī)范信息化管理體系，強(qiáng)化單位核心實(shí)力，力促單位健康、持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。