田 雪

（通榆縣退役軍人服務(wù)中心，吉林 白城 137200）

事業(yè)單位的主要職能是為基層群眾和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供服務(wù)，在長(zhǎng)期的生產(chǎn)服務(wù)中，積累了大量的寶貴檔案資源，其記錄了事業(yè)單位的實(shí)踐活動(dòng)、生產(chǎn)服務(wù)，體現(xiàn)了單位在改革進(jìn)程中取得的成績(jī)，對(duì)單位發(fā)展具有指導(dǎo)和借鑒價(jià)值。因此，單位要認(rèn)識(shí)到檔案資源的作用，積極開展管理創(chuàng)新，挖掘檔案中潛存的價(jià)值，為制定各項(xiàng)決策提供支撐。

1 事業(yè)單位做好檔案管理的意義

在數(shù)字時(shí)代下，檔案作為一種寶貴資源，其價(jià)值性日益凸顯，事業(yè)單位作為基層服務(wù)生產(chǎn)機(jī)構(gòu)，檔案記錄了單位在人事調(diào)動(dòng)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、基層服務(wù)等方面的信息，具有較強(qiáng)的參考價(jià)值，通過對(duì)檔案資源的合理管理，可以為基層群眾和單位運(yùn)行提供服務(wù)。

2 事業(yè)單位做好檔案管理的重點(diǎn)分析

1）提升重視程度。檔案管理屬于單位的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，想要確保各項(xiàng)工作的穩(wěn)定開展，單位領(lǐng)導(dǎo)和內(nèi)部所有員工都要提升重視程度，正確認(rèn)知檔案資源與單位發(fā)展的關(guān)系，積極配合和支持管理人員落實(shí)各項(xiàng)工作。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)要起到表率和帶頭作用，給予檔案工作以關(guān)注和重視，針對(duì)管理所需的資源加大投入，包括人力資源、物力資源以及財(cái)力資源等，為檔案管理提供資源支撐；其次，在單位內(nèi)部進(jìn)行有計(jì)劃的宣傳，樹立所有員工的檔案意識(shí)，在平時(shí)工作中積極配合管理人員做好信息收集等工作，例如定期組織內(nèi)部員工開展《檔案法》學(xué)習(xí)，在內(nèi)部創(chuàng)設(shè)濃郁的檔案氛圍；最后，合理配置檔案管理人員，保證管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性和專業(yè)性，由于檔案工作較為復(fù)雜，盡量避免人員頻繁流動(dòng)，容易導(dǎo)致檔案在交接中出現(xiàn)錯(cuò)誤或者丟失，通過崗位設(shè)定保證管理效率。

2）建設(shè)制度體系。制度是開展各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)和前提，其具有規(guī)范作用和約束作用，想要充分做好檔案工作，則要以完善的制度體系作為支撐，確保檔案資源在管理中不出現(xiàn)信息不準(zhǔn)確、收集不及時(shí)、保管不規(guī)范以及利用不充分的問題。首先，檔案制度要涉及管理工作的方方面面，確保所有工作都在既定制度的規(guī)范下完成，例如在財(cái)務(wù)檔案管理中，制度要包含財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)狀況以及財(cái)務(wù)分析等方面，可以提升檔案管理的規(guī)范性；其次，在制定相關(guān)制度中，要鼓勵(lì)管理人員積極參與其中，由于檔案管理人員長(zhǎng)期接觸檔案工作，其經(jīng)驗(yàn)較為豐富，參與到制度制定中，可以促使制度更具操作性、合理性以及適用性，避免出現(xiàn)制度與崗位需求相脫節(jié)的情況；最后，管理制度并非一成不變，事業(yè)單位要結(jié)合檔案管理的需求和發(fā)展，不斷調(diào)整相關(guān)制度，通過動(dòng)態(tài)的制定策略，能夠起到及時(shí)調(diào)控的作用，有助于檔案管理趨于制度化。

3）及時(shí)組織抽查。檔案是事業(yè)單位在長(zhǎng)期運(yùn)行發(fā)展中積累的寶貴資源，很多檔案都具有較強(qiáng)的應(yīng)用價(jià)值，并與員工利益和單位發(fā)展密切相關(guān)，例如人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等，可以為單位選拔干部和制定決策提供依據(jù)，為了保證檔案管理質(zhì)量，單位領(lǐng)導(dǎo)要定期組織開展抽查工作。首先，要求管理人員定期開展自查工作，對(duì)檔案內(nèi)容的真實(shí)性以及可靠性進(jìn)行核實(shí)，及時(shí)查找出存在的錯(cuò)誤信息，避免信息或者數(shù)據(jù)錯(cuò)誤而影響檔案利用；其次，可在單位內(nèi)部建立檔案質(zhì)量抽查小組，由主要領(lǐng)導(dǎo)牽頭負(fù)責(zé)，采取定期和不定期相結(jié)合的方式開展檔案抽查，檢查內(nèi)容包括檔案資源的保存、整理以及收集情況，如果發(fā)現(xiàn)問題漏洞，要及時(shí)糾正和堵塞；最后，對(duì)于檔案中的一些關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息，在歸檔前要做好核查工作，確保歸檔中的所有數(shù)據(jù)都有效真實(shí)。

4）優(yōu)化保管環(huán)境。目前在檔案管理中，數(shù)字化管理已經(jīng)成為必然發(fā)展趨勢(shì)，但是事業(yè)單位在長(zhǎng)期運(yùn)行中積累了大量的紙質(zhì)檔案，其依然占據(jù)較大比例，并且利用價(jià)值較高，為了避免紙質(zhì)檔案在保管中出現(xiàn)丟失或者損壞問題，要對(duì)保管環(huán)境進(jìn)行適當(dāng)?shù)膬?yōu)化。首先，事業(yè)單位要專門設(shè)置用于保管紙質(zhì)檔案資源的檔案室，檔案室的面積和標(biāo)準(zhǔn)要符合相關(guān)要求，做好檔案室的防盜工作，檔案室中的檔案查閱窗口要與保管室分開，在為使用者提供便捷的同時(shí)，可避免檔案資源丟失；其次，對(duì)檔案室的環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，安裝空調(diào)設(shè)備和通風(fēng)設(shè)備，控制室內(nèi)的溫度和濕度，同時(shí)，管理人員還要做好防潮、防盜以及防火工作，定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行修復(fù)和整理，避免保管時(shí)間過長(zhǎng)而導(dǎo)致紙張老化；最后，根據(jù)管理需求添置相關(guān)管理設(shè)施，優(yōu)化管理人員的工作環(huán)境，創(chuàng)設(shè)舒心、愉悅而安靜的氛圍，促使管理人員全身心的投入到管理工作中。

5）深化檔案利用。檔案資源的價(jià)值在于利用，而檔案管理的本質(zhì)也是為單位提供資源服務(wù)，因此，事業(yè)單位要轉(zhuǎn)變以往重視保管、忽視應(yīng)用的固化思維，深化檔案利用服務(wù)。首先，針對(duì)數(shù)字檔案要積極引入云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，對(duì)其中潛存的、有價(jià)值的信息進(jìn)行挖掘，并且結(jié)合單位的實(shí)際應(yīng)用需求，提煉出具有總結(jié)性和規(guī)律性的信息，為單位制定決策提供參考和依據(jù)；其次，為了保證檔案利用的有效性，所有內(nèi)容信息都要真實(shí)可靠，管理人員也要提升自身的服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)探索新型的服務(wù)模式，將檔案作為一種有價(jià)值的資源進(jìn)行挖掘；最后，事業(yè)單位也要給予檔案資源利用以重視，尤其在制定重大決策和干部任免中，要將檔案作為主要參考。

6）加強(qiáng)信息建設(shè)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略下，信息化和數(shù)字化已經(jīng)成為檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)，而數(shù)字檔案目前在事業(yè)單位檔案資源中的比例也不斷提升，基于管理需要和行業(yè)發(fā)展，事業(yè)單位要積極開展信息化建設(shè)，發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值。首先，信息化管理需要大量的硬件設(shè)施作為支撐，單位要結(jié)合管理需求，采購包括打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等在內(nèi)的先進(jìn)設(shè)備，所有設(shè)備實(shí)行專人負(fù)責(zé)制度，保證其處于正常運(yùn)行狀態(tài)，提升設(shè)備的應(yīng)用效能；其次，信息化管理與以往的人工管理存在較大差異，為了保證全面實(shí)行信息化覆蓋，事業(yè)單位要規(guī)范檔案收集、資料整理、檔案歸檔等環(huán)節(jié)的程序，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，要求所有人員在既定的標(biāo)準(zhǔn)下完成工作；最后，建立檢索系統(tǒng)和數(shù)字檔案庫，檢索系統(tǒng)要具有關(guān)鍵詞查詢、智能識(shí)別等功能，可以為檔案利用提供便捷，同時(shí)，一些檔案具有較強(qiáng)的機(jī)密性，為了避免病毒和黑客入侵，事業(yè)單位還要加強(qiáng)安全保護(hù)，例如利用生物識(shí)別技術(shù)、防火墻技術(shù)、殺毒軟件等。

3 結(jié)束語

總而言之，檔案管理是事業(yè)單位日常運(yùn)行的基礎(chǔ)性工作，隨著檔案資源的增加，管理難度較大、事務(wù)較為繁瑣，為管理人員開展各項(xiàng)工作帶來一定阻礙。事業(yè)單位要認(rèn)識(shí)到檔案工作的作用和意義，采取科學(xué)的措施提升管理效能，促使各項(xiàng)工作的有序開展，發(fā)揮檔案在單位發(fā)展中的參考價(jià)值。