王趙俐

（阿壩阿州人口監(jiān)測和健康教育中心，四川 阿壩藏族羌族自治州 624000）

隨著時代的發(fā)展，在現(xiàn)代化管理下檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化標準已成為必然趨勢。依法治檔是檔案管理工作的根本，《檔案法》的頒布使我國檔案事業(yè)朝著更健康的方向發(fā)展。順應時代新趨勢，更好的利用現(xiàn)有的硬件設(shè)施改變原有的文書工作效率。只有跟隨現(xiàn)代化的腳步與時俱進實施檔案工作管理規(guī)范化，才能順應時代的發(fā)展要求，為以后的檔案管理工作打下良好基礎(chǔ)。在機關(guān)事業(yè)單位中檔案工作尤為重要，特別是信息時代下的今天，對機關(guān)事業(yè)單位來說，檔案管理規(guī)范化是推動單位機制朝著更好方向發(fā)展的基礎(chǔ)。所以，檔案工作管理規(guī)范化發(fā)展勢在必行。做好檔案工作規(guī)范化管理要在現(xiàn)實工作中培養(yǎng)相關(guān)人員的責任心，加強其管理意識，提高文件歸檔工作的精準度，并嚴格按照檔案工作的指導精神，使管理方式變得更加精細，不斷強調(diào)個人責任的落實以及人才團隊建設(shè)。

1 檔案工作的現(xiàn)實意義及作用

在當今迅速發(fā)展的時代背景下，在事業(yè)單位中檔案工作已成不可或缺的一部分，它不僅是提升工作品質(zhì)及效率的前題，更是事業(yè)單位良性發(fā)展的基礎(chǔ)，有助于將歷史保存還原其真實性?，F(xiàn)在人們對檔案管理工作認識非常淺薄，對其缺少責任心，忽略了其在社會發(fā)展里的現(xiàn)實作用及戰(zhàn)略意義，因此，要提高檔案管理工作人員的認知，更好落實工作要求，提高檔案管理工作質(zhì)量[1]。檔案管理工作的好壞，直接影響單位的正常運行。規(guī)范好單位的檔案管理工作，提升管理理念，勇于創(chuàng)新，不僅能促進社會的發(fā)展更能提高單位的在市場中的核心競爭力。

2 檔案規(guī)范化管理存在的問題

1）單位領(lǐng)導對檔案管理工作的認識不夠。在單位檔案管理工作中，相關(guān)領(lǐng)導的重視程度對檔案管理工作的實施有著直接影響。對此，想要加快檔案工作規(guī)范化進程，要加強單位領(lǐng)導對檔案工作規(guī)范化的重視。由于我國家很多機關(guān)單位領(lǐng)導對檔案管理工作的重要性認識不足，從而對檔案管理規(guī)范化不會采取相關(guān)措施，這在一定程度上造成了檔案管理人員工作態(tài)度消極，這也對開展檔案工作規(guī)范化形成造成阻礙。2）立卷歸檔不到位。檔案的有效利用是體現(xiàn)檔案價值的重要方式，隨著時間的推移，檔案數(shù)量越來越多，公文的重復，相似和無序的存放給檔案管理工作造成的很大困難，也對檔案使用最大化以及案卷整體性造成不小的影響[2]。想要檔案管理工作順利開展，就需要相關(guān)事業(yè)單位根據(jù)自身的情況，對檔案管理進行標準化、規(guī)范化處理，提高機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作，實現(xiàn)檔案資源利用最大化。3）卷宗的質(zhì)量不高。檔案的存在是否有價值取決于卷宗的完整性，只有完整健全的卷宗才有被保存的意義。由此可見立卷的方式，卷宗的裝訂對檔案工作規(guī)范化有著決定性作用。提高卷宗的裝訂質(zhì)量極為重要，因此我們除了要處理好立卷方式，方便檢索和劃分，還要把握好卷宗的質(zhì)量，有效的管理卷宗。4）手續(xù)繁瑣，不能滿足社會需要。當前我國機關(guān)事業(yè)單位的檔案工作內(nèi)容繁瑣復雜，檔案管理工作需要大量的人力物力才能完成，其時間在幾天到幾個小時不等。管理手續(xù)的繁瑣也是導致檔案管理工作效率低下的原因。繁瑣的工作流程、工作效率低等問題已經(jīng)造成檔案工作跟不上新時代檔案管理的發(fā)展需求[3]。對此想要實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理，簡化檔案使用的手續(xù)與審批流程，已成為檔案工作規(guī)范化管理的必然需求。5）檔案管理制度不健全。在社會大發(fā)展的背景之下，機關(guān)事業(yè)單位的大管理工作也必須與時俱進，檔案管理制度在此時顯得尤為重要。只有具備良好的管理制度才能使檔案工作規(guī)范化管理進度有序進行。但是目前我國的檔案管理制度不健全，相關(guān)工作人員沒有制度可依，造成工作態(tài)度消極不上進等問題。

3 檔案規(guī)范化管理應對措施

1）完善檔案工作制度。工作機制是用來規(guī)范工作人員編制、經(jīng)費、設(shè)備等相關(guān)工作的基礎(chǔ)，以確保在開展檔案工作時所必須的人力財力不會因領(lǐng)導的不重視而受影響。同時制定激勵機制，讓熱愛工作，認真工作的管理人員在工作中有干勁、有目標。2）認真貫徹歸檔立卷制度。要想實現(xiàn)單位檔案資源管理規(guī)范化，建立健全的歸檔立卷管理制度必不可少。日常工作中相關(guān)工作人員對管理制度的落實，是提升檔案資源歸檔立卷水平的基礎(chǔ)保障。在電子檔案管理過程中，相關(guān)工作人員也需要采取一定的措施，進行定期病毒檢查，做好搜集、整理、保存檔案，遇到問題要及時解決以免出現(xiàn)更嚴重的后果，還要加強檔案存放設(shè)備管理[4]。通過日常的整理工作把“死檔案”變“活檔案”，對于一些較為重要的資料，要進行及時備份處理，實現(xiàn)資料的妥善保管，提升使用效率，促進檔案工作的健康發(fā)展，讓檔案管理工作變得更加標準化，規(guī)范化。3）制定相關(guān)工作標準。相關(guān)部門應結(jié)合實際工作制定適當?shù)臋n案管理工作標椎，使管理方式變得更加精細化，要不斷強調(diào)個人責任的落實以及人才團隊建設(shè)，并要求檔案管理工作人員依據(jù)各項標注來開展工作，促進檔案管理工作走上規(guī)范化正規(guī)化道路，為檔案資源利用最大化創(chuàng)造有利條件。4）增強檔案工作創(chuàng)新服務(wù)。檔案創(chuàng)新是實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化的有利因素，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題是管理理念陳舊，沒有意識到檔案管理工作重要性，缺乏對檔案管理工作的全面認知。就目前而言，現(xiàn)在有不少檔案管理工作，采取的仍然是以往的紙質(zhì)管理方式，因此，每當需要查閱相關(guān)文獻的時候，都需要從這些紙質(zhì)資料中進行查找，耗時較長[5]。從目前這個互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)普及的時代來看，這種方法顯然是落后的。隨著時代的發(fā)展，檔案類別越來越多，如果始終采取這樣的管理方式，會使得整個單位的事情進度被拖慢，大大降低工作的效率。改變老舊理念，引用現(xiàn)代化技術(shù)，提高檔案管理工作效率是極為必要的。5）實現(xiàn)檔案信息化管理。在社會大發(fā)展的背景之下，機關(guān)事業(yè)單位的管理工作也必須與時俱進，采取最先進的技術(shù)來進行檔案管理，才能夠跟上時代發(fā)展的潮流，保證檔案工作規(guī)范化管理順利展開。6）檔案專職人員隊伍建設(shè)。為了更好地推進檔案工作規(guī)范化管理，應該重視檔案管理專職人員的隊伍建設(shè)，對基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和現(xiàn)代化信息技術(shù)的培訓，同時應多儲備相關(guān)人才。提升檔案工作人員的薪資待遇職務(wù)級別等問題。讓更多人從事檔案工作，且提高工作人員積極性、上進心。更有效的壯大檔案工作人員隊伍。

4 結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作雖然不是一項直接產(chǎn)生利潤的工作，但它也是所有工作的基礎(chǔ)組成部分，在機關(guān)事業(yè)單位所有展開的工作中都需要檔案管理工作的支持。因此，這就要求相關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導者加強提升員工個人的檔案管理意識，利用信息化帶來的便捷服務(wù)，與時俱進，順應時代需求。通過檔案管理意識的提高認識檔案規(guī)范化管理的重要性，使得檔案工作規(guī)范化管理變得更加規(guī)范化，標準化。對卷宗的管理做到精細、精準。切實加快我國機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化進程，提升檔案資源的利用率，為機關(guān)事業(yè)單位在未來的發(fā)展中提供更好的保障。