朱錦娟

（長(zhǎng)治市工業(yè)和信息化融合中心，山西 長(zhǎng)治 046000）

會(huì)計(jì)檔案作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案全宗的重要組成部分，因其具有來(lái)源廣泛、專業(yè)性突出、嚴(yán)密性強(qiáng)等特點(diǎn)，在規(guī)范機(jī)關(guān)內(nèi)部管理和科學(xué)管理中發(fā)揮著極其重要的作用，特別是新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》頒布實(shí)施以來(lái)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作逐步走向科學(xué)化、規(guī)范化，但是在實(shí)際工作中依然存在中許多問(wèn)題有待解決。

1 做好會(huì)計(jì)檔案的重要意義

1）是優(yōu)化經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要參考。經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的最終目的是實(shí)現(xiàn)效益最大化，隨著國(guó)家財(cái)政部門對(duì)各級(jí)機(jī)關(guān)單位預(yù)算制定時(shí)的要求越來(lái)越嚴(yán)格，特別是在年初制定預(yù)算時(shí)要求各預(yù)算單位要同時(shí)做好績(jī)效評(píng)估工作，如何既要做到專款專用，同時(shí)還要保證正常業(yè)務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展，是各個(gè)機(jī)關(guān)單位面臨的一個(gè)難點(diǎn)。而會(huì)計(jì)檔案作為本單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，通過(guò)對(duì)上一年度的支出記錄進(jìn)行詳細(xì)分析，哪些項(xiàng)目可以減少支出，哪些項(xiàng)目需要適當(dāng)增加預(yù)算，做到提前謀劃，從而達(dá)到優(yōu)化財(cái)務(wù)支出和科學(xué)制定年度預(yù)算制定的目的。2）是維護(hù)人民群眾利益的重要依據(jù)。民生利益無(wú)小事，對(duì)于單位職工來(lái)說(shuō)退休待遇如何確定直接關(guān)系著每一個(gè)人的切身利益，而核算工齡是確定退休待遇的一個(gè)重要依據(jù)。在實(shí)際工作中很多人因?yàn)槿鄙賲⒓庸ぷ鲿r(shí)的招工記錄或工作證明，導(dǎo)致退休時(shí)工齡無(wú)法計(jì)算或者工齡少計(jì)算的問(wèn)題比比皆是，而會(huì)計(jì)檔案中的工資發(fā)放表作為佐證干部職工參加工作的一個(gè)重要依據(jù)，在解決員工退休時(shí)核算工齡、維護(hù)切身利益上發(fā)揮著極其重要的作用。因此做好會(huì)計(jì)檔案管理工作是維護(hù)干部職工切身利益的重要支撐。

2 會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

1）會(huì)計(jì)檔案管理制度沒(méi)有及時(shí)修訂完善。2015年頒布實(shí)施的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》同以往相比在會(huì)計(jì)檔案管理上提出了新的要求和規(guī)定，同時(shí)國(guó)家財(cái)政部、國(guó)家檔案局聯(lián)合下發(fā)的《關(guān)于新舊<會(huì)計(jì)檔案管理辦法>有關(guān)銜接規(guī)定的通知》，對(duì)保管期限的銜接和電子資料歸檔的銜接做了具體的規(guī)定。但是在實(shí)際過(guò)程中，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位并沒(méi)有很好地將這些規(guī)定及時(shí)的貫徹落實(shí)到位，做好相關(guān)會(huì)計(jì)管理制度的及時(shí)修訂和完善，特別是對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案資料如何歸檔沒(méi)有制定相應(yīng)的管理辦法。同時(shí),《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定“單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作,建立和完善會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度”，而實(shí)際工作中機(jī)關(guān)事業(yè)單位往往只注重收集、整理等制度的建立，鑒定銷毀制度還是一片空白，導(dǎo)致很多會(huì)計(jì)檔案的保管期限只是簡(jiǎn)單地劃定，到期檔案銷毀工作更是無(wú)從談起。2）會(huì)計(jì)檔案管理人員檔案素養(yǎng)不高。因?yàn)槿藛T限制，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案基本上是由本單位的財(cái)會(huì)人員進(jìn)行管理，但是財(cái)會(huì)人員平常更多接觸的是財(cái)務(wù)管理相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，對(duì)檔案管理方面的知識(shí)比較欠缺。單位專職或兼職的檔案人員肩負(fù)著對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和理論培訓(xùn)的職責(zé)，但是在實(shí)際過(guò)程中，單位的檔案管理人員往往掛靠在綜合辦公室，人員流動(dòng)性大，自身業(yè)務(wù)素養(yǎng)仍然有待提升，更談不上對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。另外，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》要求“縣級(jí)以上地方人民政府財(cái)政部門和檔案行政管理部門管理本行政區(qū)域內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案工作,并對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)?！睓C(jī)構(gòu)改革后，很多地方的檔案管理體制尚未完全理順，具備檔案指導(dǎo)能力的人員相對(duì)缺少，導(dǎo)致在對(duì)各部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)上力量相對(duì)弱化，一定程度上也影響了機(jī)關(guān)單位檔案工作當(dāng)然也包含會(huì)計(jì)檔案工作的有效開(kāi)展。3）會(huì)計(jì)檔案管理人員檔案法治意識(shí)欠缺。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十條規(guī)定“單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長(zhǎng)不超過(guò)三年。臨時(shí)保管期間，會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，且出納人員不得監(jiān)管會(huì)計(jì)檔案”。由于單位領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)計(jì)檔案管理人員檔案法治意識(shí)欠缺，很多時(shí)候，因?yàn)槿耸植蛔?，機(jī)關(guān)單位會(huì)計(jì)和出納往往由一人同時(shí)兼任，會(huì)計(jì)檔案也由出納一人負(fù)責(zé)管理。這種做法與《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的要求完全違背，財(cái)會(huì)人員面對(duì)這種現(xiàn)狀也沒(méi)有及時(shí)的向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行反饋，導(dǎo)致在規(guī)范化管理上存在很大的漏洞。4）電子會(huì)計(jì)憑證管理不規(guī)范。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，機(jī)關(guān)單位在日常采購(gòu)、出差住宿等活動(dòng)中經(jīng)常開(kāi)具電子發(fā)票作為報(bào)銷憑證，2020年3月23日國(guó)家財(cái)政部、檔案局下發(fā)的《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》指出：來(lái)源合法、真實(shí)有效的電子會(huì)計(jì)憑證與紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證具有同等法律效力。同時(shí)，《通知》還明確提出：?jiǎn)挝灰噪娮訒?huì)計(jì)憑證的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時(shí)保存打印該紙質(zhì)件的電子會(huì)計(jì)憑證。而很多機(jī)關(guān)的財(cái)務(wù)人員往往只注重了將電子會(huì)計(jì)憑證的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷憑證，而忽略了同時(shí)留存響應(yīng)的電子憑證，電子會(huì)計(jì)憑證存在管理不規(guī)范的問(wèn)題。

3 進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的建議

1）及時(shí)修訂完善會(huì)計(jì)檔案管理制度。一是要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》要求，制定從會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定銷毀全過(guò)程管理的規(guī)章制度，確保制度全面、規(guī)范，為會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理提供制度依據(jù)。二是要根據(jù)本單位實(shí)際情況，有針對(duì)性地制定如何規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證歸檔的相關(guān)制度，做好電子會(huì)計(jì)憑證的規(guī)范管理。2）實(shí)行會(huì)計(jì)檔案集中統(tǒng)一管理。會(huì)計(jì)檔案由各機(jī)關(guān)單位的財(cái)會(huì)人員負(fù)責(zé)保管和管理，具有相對(duì)的獨(dú)立性，這在一定程度上方便了財(cái)務(wù)人員的使用，但是卻在一定程度上導(dǎo)致了失管的現(xiàn)狀。會(huì)計(jì)檔案作為機(jī)關(guān)檔案整體的一個(gè)重要組成部分，機(jī)關(guān)檔案專職檔案人員要把會(huì)計(jì)檔案納入單位整體的檔案管理體系內(nèi)，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。要定期對(duì)財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)的會(huì)計(jì)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查，督促會(huì)計(jì)檔案管理人員嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》的相關(guān)要求，及時(shí)做好會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、歸檔、移交等工作。3）增強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)力度。由于會(huì)計(jì)檔案的特性，對(duì)其管理人員的要求更為嚴(yán)格，不僅要具備日常的財(cái)務(wù)知識(shí)儲(chǔ)備，同時(shí)還要有檔案管理的職業(yè)素養(yǎng)。由于會(huì)計(jì)檔案基本上是由財(cái)務(wù)人員進(jìn)行管理，在嚴(yán)格遵守出納人員不得管理會(huì)計(jì)檔案的基礎(chǔ)上，各單位要定期對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行檔案知識(shí)的培訓(xùn)，強(qiáng)化他們的檔案管理意識(shí)和檔案管理專業(yè)素養(yǎng)，為會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理打好基礎(chǔ)。同時(shí)要定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行督導(dǎo)檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。

4 結(jié)語(yǔ)

盡管機(jī)關(guān)事業(yè)單位在會(huì)計(jì)檔案管理中存在著一些問(wèn)題，但是也要看到很多單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度越來(lái)越高，很多地區(qū)甚至把檔案工作納入年度目標(biāo)責(zé)任考核工作中，這些舉措都為會(huì)計(jì)檔案的管理提供了利好條件。各機(jī)關(guān)事業(yè)單位特別是檔案管理人員要以新《檔案法》的頒布實(shí)施和機(jī)構(gòu)改革為契機(jī)，主動(dòng)作為，嚴(yán)格按照《檔案法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法律法規(guī)，修訂完善會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)制度，實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化管理，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的效用。