楊艷波

（中共紅山區(qū)委宣傳部，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

隨著社會的不斷發(fā)展，我國的事業(yè)單位也在不斷改革。人事檔案管理是掌握事業(yè)單位人才信息的重要手段，是當前事業(yè)單位管理事業(yè)單位人事檔案，滿足社會發(fā)展需要的重要任務。因此探討事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題，以及進行有效的解決具有非常重要的理論和現(xiàn)實意義。

1 事業(yè)單位人事檔案管理工作開展的意義分析

1）有利于強化事業(yè)單位的內(nèi)部控制。事業(yè)單位內(nèi)部控制的內(nèi)容較多，包括確保人事管理、財務管理、日常工作和人事管理等社會職能和事業(yè)單位職能正常運轉等，并促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。事業(yè)單位當然，上述的內(nèi)容與人事檔案的正常管理是分不開的。事業(yè)單位加強事業(yè)單位內(nèi)部人事檔案管理，可以促進其他程序的正常進行，確保單位檔案管理工作的順利開展。事業(yè)單位同時，對人事檔案進行妥善管理，能夠有效組織和管理有關人員的工作，以提高人事工作的積極性和工作效率，建立事業(yè)單位的內(nèi)部控制。同時與人事檔案管理緊密結合，也能夠確保事業(yè)單位其他工作的順利進行。為此，有必要加強人事檔案管理。

2）以利于整合事業(yè)單位內(nèi)部人資資源結構。事業(yè)單位的人事檔案包含每位員工的詳細信息和個人歷史記錄，以及工作期間收到的特定信息，例如教育、經(jīng)驗、薪酬和罰款。同時，在評估過程中還可以根據(jù)人員檔案對員工績效進行存檔，以確保部門的內(nèi)部績效評估過程是合理的、有據(jù)可查的，并且相關過程是公平、公開的。此外，人事檔案管理可以為員工晉升和調(diào)動提供基礎。例如，員工可以根據(jù)戶口登記安排在居住地附近工作，以便利工作和生活。同時，可以基于人事檔案中的個人補償和懲罰來判斷是否要晉升，并可以迅速安排和解雇那些不積極工作的人。因此，加強公共事業(yè)單位人事檔案管理，對優(yōu)化內(nèi)部人事結構調(diào)整有很大幫助[1]。

2 事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題

1）缺乏對人事檔案管理工作的有效認識。大多數(shù)事業(yè)單位中的人事檔案管理人員都知道，文件管理操作還沒有被完全理解，只是處于了解的水平，他們認為文件管理操作只是截斷，綁定和歸檔的過程，使得他們在工作中事業(yè)單位確保工作時不會丟失文件。事業(yè)單位如果文件機密泄漏，則即使可以完成工作，也可以通過檢查的方式進行彌補，前提是它可以處理行政人員的晉升或工作的轉移。事業(yè)單位因此，人事檔案管理一直處在毫無價值的位置，員工也缺乏對此任務的深入了解和理解。

2）檔案管理人員專業(yè)性較低。人事檔案管理任務是瑣碎、復雜且高度專業(yè)的。但是，由于大多數(shù)人力資源部門負責人對此任務的重視程度不高，因此人事檔案管理人員的素質(zhì)要求低，基本上沒有專門的人事檔案管理人員。從事人事檔案管理的員工基本上沒有受到過專門的檔案知識培訓，因此，人事檔案管理人員對此領域的知識很少，也不了解工作標準，對工作的理解也不符合要求。在審查和組織文件的同時，大多數(shù)文件管理人員擔任多個職位或不是固定從事檔案管理工作，他們沒有足夠的時間和精力來執(zhí)行文件管理任務，并且不能保證文件管理任務的有效執(zhí)行。隨著社會的不斷發(fā)展，檔案管理需要不斷創(chuàng)新，以跟上社會的發(fā)展步伐。但是，由于一些部門對工作缺乏興趣，檔案管理人員的專業(yè)水平較低，因此，人事檔案管理人員的思想和工作水平始終以傳統(tǒng)管理為基礎[2]。

3）人事檔案管理工作不能適應社會的快速發(fā)展。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的普及，人事檔案管理已經(jīng)成為一種電子模式，傳統(tǒng)的人事檔案管理已不能滿足社會發(fā)展的需要。事業(yè)單位傳統(tǒng)的人事檔案管理操作采用手工操作、手工復制等方法。事業(yè)單位檔案總是使用紙作為載體存儲的，這種保管方式不僅昂貴同時容易損壞，并且檢查時很不便。事業(yè)單位盡管計算機技術已應用于檔案管理，但僅使用目錄管理，并且檔案本身仍存儲在紙上。事業(yè)單位管理和使用仍然必須手動完成，因此文件管理存在一些困難。以上這些因素都是影響事業(yè)單位人事檔案管理工作開展的重要因素，需要引起足夠的重視[3]。

3 加強事業(yè)單位人事檔案管理工作的策略

通過上面的分析結合我國事業(yè)單位人事檔案管理的情況能夠看出，加強對事業(yè)單位進行檔案管理工作的開展，不僅是檔案管理的需要同時也是提高事業(yè)單位發(fā)展水平，促進事業(yè)單位檔案管理有效性的方法，因此事業(yè)單位需要從實際情況出發(fā)，采取有效措施來提高人事檔案管理的水平。

1）提高專業(yè)水平。隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，人事檔案管理方法已經(jīng)進行了重組，現(xiàn)有的管理方法難以適應新的業(yè)務需求。事業(yè)單位當然，作為事業(yè)單位檔案管理部門的直接或負責領導，必須帶頭隨著形勢的發(fā)展不斷更新檔案管理知識，并掌握先進的檔案管理概念，事業(yè)單位確保檔案管理的正常進行。事業(yè)單位同時，根據(jù)機構的實際情況，主管或財務負責人可以提供有關法律法規(guī)的教育和培訓，閱讀更多有關政策的數(shù)據(jù)和存檔知識，同時加強內(nèi)部控制進行文件管理培訓，以提高專業(yè)水平和管理效率[4]。

2）提高對檔案管理工作的重視。其次我們還需要提高對人事檔案管理工作的重視，不斷提高人事檔案管理的效率。事業(yè)單位在實際工作中，應強調(diào)檔案管理的重要性，以增加相關員工對檔案管理工作的興趣和支持，使他們感到責任的重大，同時適當增加事業(yè)單位的財務支持。事業(yè)單位在檔案管理工作中引入先進的技術和設備，從而可以不斷提高程序管理的效率。事業(yè)單位除這些因素外，事業(yè)單位還必須在配置補償和罰款方面進行制定有效的制度。事業(yè)單位以此來提高工作人員的積極性和積極性，穩(wěn)步提高事業(yè)單位的管理水平。

3）對人事檔案管理工作內(nèi)容進行補充和完善。如果人事檔案管理制度不能跟上事業(yè)單位的改革步伐，就應該不斷完善和改革人事檔案管理制度，建立可以參考、共享資源的新制度?？梢砸揽啃畔⒓夹g來改善系統(tǒng)檢修，可以實現(xiàn)個人文件上傳系統(tǒng)。員工加入后可以將文件上傳到公司的文件平臺，管理員查看文件后，可以批準文件上傳。員工離開公司后，平臺還可以申請取消文件；對于尚未申請取消的退休員工，還可以刪除管理員工并將其放入垃圾箱。加強檔案管理體制改革，合理配置檔案，規(guī)范檔案管理，提高便利性，加強管理員綜合管理，搭建便捷的檔案管理平臺，利用信息技術設置檔案名稱和ID號，防止重復文件的創(chuàng)建[5]。

4 結語

近年來，隨著市場經(jīng)濟體制改革的深入，事業(yè)單位人事檔案管理也進入了一個新的發(fā)展里程碑。事業(yè)單位因此，事業(yè)單位在實際工作中，應不斷加強對人事檔案管理進行改革，聽取有關專家的具體指導，充分發(fā)揮事業(yè)單位人事檔案管理的作用。