楊春麗

（昆明市疾病預防控制中心，云南 昆明 650228）

事業(yè)單位在運行發(fā)展過程中積累了十分豐富的檔案資料，這些資料既承載著過去的發(fā)展歷程，又可為后續(xù)的發(fā)展提供有效的指導。進入新時期后，事業(yè)單位的發(fā)展速度顯著加快，檔案量也隨之增加，加大了檔案管理的難度。在這種情況下，事業(yè)單位需加快推進檔案管理規(guī)范化建設(shè)步伐，梳理和優(yōu)化檔案管理的流程，明確各個環(huán)節(jié)的標準要求，降低各類問題的發(fā)生概率，顯著改善檔案管理效果。

1 事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的特征

1）全員重視。檔案管理的規(guī)范化直接影響到對檔案資料價值的發(fā)揮，而全員重視是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的基礎(chǔ)。事業(yè)單位的全體職工只有充分重視檔案管理工作，方可以順利推進各項改革政策。首先，單位領(lǐng)導的思想與態(tài)度會對其他職工的看法產(chǎn)生影響，因此，單位領(lǐng)導要將表率作用發(fā)揮出來[1]。其次，各個職能部門需積極參與到檔案管理規(guī)范化建設(shè)當中，給予檔案管理人員足夠的配合與支持，推進檔案管理規(guī)范化建設(shè)目標的實現(xiàn)。最后，檔案管理人員要增強自身的責任意識與規(guī)范意識，嚴格依據(jù)相應制度開展各項工作。

2）統(tǒng)一標準。過去很多事業(yè)單位采用較為散亂的管理模式，并沒有統(tǒng)一各項標準，不僅檔案管理效率得不到提高，人為失誤等問題還容易出現(xiàn)。特別是隨著事業(yè)單位業(yè)務(wù)覆蓋范圍的擴大，檔案管理的復雜性顯著增強。因此，事業(yè)單位在檔案管理規(guī)范化建設(shè)過程中，需對各個環(huán)節(jié)的實踐標準進行統(tǒng)一，實現(xiàn)檔案管理的標準化。

3）持續(xù)優(yōu)化。事業(yè)單位處于不斷發(fā)展過程中，不同發(fā)展階段對檔案管理工作提出了差異化的要求。因此，事業(yè)單位在檔案管理規(guī)范化建設(shè)實踐中，需將持續(xù)優(yōu)化機制構(gòu)建起來，結(jié)合內(nèi)外部環(huán)境、政策的變化情況，同步調(diào)整檔案管理制度與工作方式，促使檔案管理的先進性得到保持。

2 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

1）思想觀念滯后。部分事業(yè)單位管理者沒有充分重視檔案管理工作，一些職能部門人員也將資料儲存、管理等看作檔案管理的主要內(nèi)容，認為此項工作不會在過大程度上影響到事業(yè)單位的發(fā)展。在這種滯后的思想觀念下，事業(yè)單位內(nèi)部將難以形成利于開展檔案管理工作的良好氛圍，阻礙到檔案管理事業(yè)的進步。同時，檔案管理人員無法在工作實踐中獲得成就感，容易出現(xiàn)職業(yè)倦怠等問題[2]。

2）制度不夠健全。通過建設(shè)完善的制度體系，能夠有效規(guī)范檔案管理的各個環(huán)節(jié)，提升檔案管理整體效率。但目前部分事業(yè)單位所構(gòu)建的檔案管理制度并不完善，難以全面覆蓋檔案收集、儲存、利用等各個環(huán)節(jié)，導致容易出現(xiàn)各類不規(guī)范問題。一些事業(yè)單位雖構(gòu)建了完善的制度體系，但缺乏配套監(jiān)督機制，這樣各項制度的執(zhí)行效果將難以得到保證。部分檔案管理人員在日常實踐中，往往以主觀經(jīng)驗替代規(guī)章制度，存在著一定的隨意性。

3）隊伍力量薄弱。檔案管理人員的素質(zhì)能力是確保檔案管理工作規(guī)范化的重要因素，目前一些事業(yè)單位檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)較為固化，思想觀念得不到及時更新，依然將傳統(tǒng)的工作方式運用過來。受客觀條件的限制，很多事業(yè)單位不能夠定期組織培訓活動，難以持續(xù)提升檔案管理人才的能力素養(yǎng)。再加上事業(yè)單位檔案管理工作的任務(wù)量較大，檔案管理人員無法在學習提升方面投入充足的精力和時間，導致自身水平得不到提高。

4）信息化建設(shè)滯后。在檔案管理領(lǐng)域內(nèi)引入信息化技術(shù)，不僅可以提升工作效率，還可以優(yōu)化工作流程，促進檔案管理規(guī)范化目標的實現(xiàn)?，F(xiàn)階段很多事業(yè)單位已經(jīng)開展信息化建設(shè)工作，但在檔案管理信息化建設(shè)方面還比較滯后，整體進程較為緩慢，應用深度、范圍等嚴重不足，阻礙到信息技術(shù)價值的體現(xiàn)[3]。

3 事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的策略

1）革新思想觀念。為切實推動檔案管理事業(yè)的發(fā)展，提升檔案管理規(guī)范化水平，事業(yè)單位管理層需高度重視檔案管理工作，在日常重點工作計劃中加入檔案管理方面的內(nèi)容，以文件形式明確各個部門的配合責任，營造良好的氛圍環(huán)境。要利用會議、活動等多元化載體，于單位內(nèi)部廣泛宣傳檔案管理的意義以及規(guī)范化建設(shè)的必要性，革新單位職工的思想認知，增強各位職工的參與意識和主動意識，共同推進檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作。

2）健全制度體系。只有構(gòu)建了完善的制度機制，方可以確保檔案管理工作的規(guī)范化與有序性。在具體實踐中，事業(yè)單位需總結(jié)現(xiàn)行制度的運行情況，找出不適應工作需求或較為籠統(tǒng)的制度條例，共同商議調(diào)整，促使各項制度的科學性、可操作性得到增強。首先，要以制度形式對各個檔案崗位的職責進行明確，細化工作責任，這樣既可以順利推進各項工作，又能夠增強檔案管理人員的責任意識。其次，構(gòu)建的制度需能夠全面覆蓋各個管理環(huán)節(jié)，如檔案收集、檔案查閱等。以檔案保管制度為例，檔案管理人員需結(jié)合國家法律準確鑒別檔案的保密期限，禁止私自解密。要關(guān)注政策、文件的變化情況，及時調(diào)整檔案的涉密情況。再如，針對檔案查閱環(huán)節(jié)，要明確規(guī)定各類檔案的查閱主體、查閱時間等，做好登記工作，避免出現(xiàn)檔案損毀、丟失等不良現(xiàn)象。最后，建設(shè)配套的監(jiān)督機制，不定期檢查各項制度的落實效果，一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)問題，需追究相關(guān)人員的責任，促使檔案管理制度的執(zhí)行得到保證。

3）加強隊伍建設(shè)。事業(yè)單位在制定人才提升計劃時，需充分關(guān)注對檔案管理人才的培養(yǎng)工作。通過持續(xù)提升檔案管理隊伍的能力水平，促使檔案管理規(guī)范化建設(shè)目標得到實現(xiàn)。在具體實踐中，事業(yè)單位需結(jié)合檔案管理部門的工作安排，經(jīng)常性組織培訓活動，將檔案管理領(lǐng)域的前沿知識、技能等傳授給工作人員，這樣檔案管理人員的思想認知、知識結(jié)構(gòu)能夠得到革新，工作能力、綜合素養(yǎng)可得到提升。同時，要結(jié)合檔案管理工作的開展需求，做好人才引進工作，將一系列具有較高專業(yè)能力、豐富工作經(jīng)驗的優(yōu)秀檔案管理人才吸納進來，這樣不僅檔案管理隊伍可以得到充實，整體工作水平也可以得到提高。此外，為激發(fā)檔案管理人員的責任意識，需完善考核激勵機制，合理設(shè)計考核指標，分階段開展考核活動[4]。

4）重視信息化建設(shè)。事業(yè)單位需在信息化整體推進方案中加入檔案管理信息化建設(shè)方面的內(nèi)容，整體性制定建設(shè)計劃，從資金、設(shè)施、人才等角度提供支持和保障。在檔案管理信息化建設(shè)實踐中，要遵循穩(wěn)步推進的原則，明確劃分各個階段的建設(shè)任務(wù)，分階段完成建設(shè)目標。要同步培養(yǎng)檔案管理人員的信息化意識，提升信息化技能水平，以便與工作要求所適應。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作較為繁雜，牽扯到較多的主體，容易有不規(guī)范問題出現(xiàn)，影響到后續(xù)的檔案開發(fā)與利用。因此，事業(yè)單位需將規(guī)范化理念貫徹于檔案管理全過程中，細化管理制度，明確劃分崗位職責，促使各項檔案管理活動得到有序?qū)嵤?。要重視人才培養(yǎng)工作，建設(shè)一支高水平的檔案管理隊伍，以便順利完成各項管理任務(wù)。