蔣洪武

（濰坊市自然資源和規(guī)劃局寒亭分局，山東 濰坊 261100）

1 新形勢下自然資源檔案管理工作存在的問題

1）專業(yè)人才缺乏。檔案工作人員數(shù)量少，且大多身兼多職，沒有足夠的時(shí)間管理檔案，日常工作僅僅履行了檔案整理、檔案保管的職責(zé)，無法系統(tǒng)地鉆研檔案業(yè)務(wù)知識，缺乏長遠(yuǎn)的管理理念；檔案工作人員具備專業(yè)學(xué)歷和檔案專業(yè)技術(shù)資格的人數(shù)極少，大多數(shù)為中途轉(zhuǎn)行，開展工作后又缺乏繼續(xù)教育和專門培訓(xùn)，整體素質(zhì)偏低；檔案工作人員多為其他崗位安置的臨時(shí)人員或老齡人員，工作人員存在不安心、不盡責(zé)的情況。同時(shí)，檔案工作人員變動時(shí)，往往未按規(guī)定及時(shí)做好檔案交接工作，容易導(dǎo)致工作脫節(jié)。

2）基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。一些地方雖設(shè)有檔案庫房，但庫房多為其他辦公場地改造而成，庫房未考慮層高、承重等要求；有的庫房內(nèi)檔案未分區(qū)分類存放，雜亂無章；有的庫房存在與其他辦公區(qū)合并的情況等。還有一些檔案庫房存在安全措施得不到落實(shí)“、九防”未達(dá)標(biāo)等問題，庫房僅起到“倉庫”的作用。

3）檔案收集不全。檔案部門在條件有限的情況下，反對部分檔案進(jìn)行集中管理，還有部分檔案仍由業(yè)務(wù)科室自行保管，存在檔案分散保管、立卷不規(guī)范、不按時(shí)整理的現(xiàn)象。同時(shí)，因檔案交接沒有制定相應(yīng)的規(guī)范，對交接工作沒有統(tǒng)一要求，導(dǎo)致接收的檔案存在無手續(xù)、質(zhì)量低等較多問題。檔案未做到及時(shí)歸檔，對后續(xù)查閱、統(tǒng)計(jì)等相關(guān)工作造成極大影響。

4）數(shù)字化質(zhì)量不高。為有效保護(hù)實(shí)體檔案，近幾年，一些地方主要通過政府購買服務(wù)的方式，陸續(xù)開展了檔案數(shù)字化工作。但有的地方因預(yù)算不足，檔案數(shù)字化率偏低；有的將數(shù)字化項(xiàng)目外包后，對數(shù)字化加工企業(yè)及項(xiàng)目實(shí)施過程沒有執(zhí)行嚴(yán)格的安全管理，數(shù)字化質(zhì)量難以保證等?？傮w而言，自然資源檔案還存在數(shù)字化工作開展不均衡、數(shù)字化進(jìn)程緩慢、數(shù)字化過程缺乏安全保障措施等諸多問題，檔案的數(shù)字化進(jìn)度和數(shù)字化質(zhì)量直接影響了檔案的利用效果。

2 新形勢下自然資源檔案管理工作的有效措施

1）基于數(shù)字化管理完善相關(guān)規(guī)章制度。一要結(jié)合現(xiàn)階段自然資源檔案數(shù)字化管理的具體情況，以信息化技術(shù)發(fā)展動態(tài)為核心，建立一系列完善的自然資源檔案數(shù)字化管理制度，包括電子檔案歸檔制度、電子檔案鑒定制度、電子文件移交制度及網(wǎng)絡(luò)安全保密制度等，并進(jìn)一步規(guī)范這項(xiàng)管理工作的流程。二要明確檔案工作人員的職責(zé)范圍，以此來規(guī)矩其工作的規(guī)范性，并建立切實(shí)可行的責(zé)任機(jī)制，規(guī)定每個(gè)工作人員的責(zé)任，確保其能夠?qū)⒆陨碡?zé)任落到實(shí)處。

2）多舉措促進(jìn)自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)。一在自然資源內(nèi)部檔案管理上，應(yīng)當(dāng)全方面促進(jìn)檔案管理向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，配備足夠的硬件和磁盤陣列產(chǎn)品，確保其達(dá)到多元化保護(hù)級別，保證系統(tǒng)功能，有效提升數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)有關(guān)數(shù)據(jù)的安全性，為數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)功能的更新奠定良好的基礎(chǔ)。二在相關(guān)政策層面上，要全面貫徹落實(shí)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，明確數(shù)字化檔案的歸檔范圍和保管規(guī)則，并從檔案利用需求出發(fā)，加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的逆向思維，有效推進(jìn)檔案管理工作的高質(zhì)量開展。三要為檔案數(shù)字化建設(shè)提供足夠的資金支持。相關(guān)部門要不斷拓寬資金的獲取渠道，讓更多的社會資金融入這項(xiàng)工作建設(shè)之中，以此來保證資金的充足性；此外，相關(guān)部門應(yīng)在各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作開展中引入自然資源檔案的數(shù)字化建設(shè)設(shè)備，并制定切實(shí)可行的建設(shè)方案，建立完善的建設(shè)機(jī)制，有效提升自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量和效果。

3）加強(qiáng)檔案指導(dǎo)和聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案工作全覆蓋。根據(jù)新修訂的《中華人民共和國檔案法》（2020年）第九條規(guī)定：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)確定檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員負(fù)責(zé)管理本單位的檔案，并對所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。中央國家機(jī)關(guān)根據(jù)檔案管理需要，在職責(zé)范圍內(nèi)指導(dǎo)本系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)工作?！笔屑壸匀毁Y源檔案機(jī)構(gòu)可以依照該條款，主動介入縣級檔案工作，給予專業(yè)指導(dǎo)，積極組織市、縣級之間的學(xué)習(xí)交流，逐步實(shí)現(xiàn)市縣兩級自然資源檔案工作同步協(xié)調(diào)發(fā)展。縣級在市級指導(dǎo)下，力爭用三到五年時(shí)間，進(jìn)一步建立檔案工作機(jī)制，完善基礎(chǔ)硬件設(shè)施，強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)。

4）加強(qiáng)檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，完善檔案工作機(jī)制。檔案工作是基礎(chǔ)性、服務(wù)性的工作，是自然資源工作的重要內(nèi)容，領(lǐng)導(dǎo)重視與否是工作成敗的關(guān)鍵。要充分重視檔案工作，積極爭取同級人民政府及檔案、財(cái)政等部門的支持，把檔案工作與業(yè)務(wù)工作同規(guī)劃同部署，納入單位績效考核機(jī)制，將檔案工作經(jīng)費(fèi)納入預(yù)算，給予檔案工作在人才、資金等方面必要的保障，及時(shí)研究檔案管理工作的目標(biāo)任務(wù)和有效措施，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作的實(shí)際問題，抓好檔案基礎(chǔ)建設(shè)。

5）加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范建設(shè)，嚴(yán)把檔案工作質(zhì)量關(guān)。越來越多的實(shí)踐證明，檔案規(guī)范化建設(shè)是檔案管理工作的關(guān)鍵內(nèi)容，直接影響到其他工作的質(zhì)量?？h級檔案部門要形成統(tǒng)一的具體標(biāo)準(zhǔn)，對檔案從產(chǎn)生到形成的整個(gè)過程涉及的各階段、各環(huán)節(jié)嚴(yán)格把控。（1）依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，以法治思維和法治方式實(shí)施檔案管理，建立和完善適應(yīng)新形勢的自然資源檔案管理相關(guān)工作制度和操作規(guī)范，明確檔案移交、接收、整理、保管、利用等的權(quán)責(zé)關(guān)系，切實(shí)提高依法治檔的能力。（2）對各類自然資源檔案做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，不斷豐富室藏檔案資源，創(chuàng)造條件集中統(tǒng)一管理；暫無法集中統(tǒng)一管理的檔案，由本局檔案部門指導(dǎo)和監(jiān)督，由各部門妥善保管，確保檔案齊全，便于利用。（3）在原等級認(rèn)定基礎(chǔ)上，對照檔案室等級認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)，通過復(fù)查或等級申報(bào)，主動規(guī)劃，以檔案室等級認(rèn)定工作為抓手，不斷夯實(shí)基礎(chǔ)，提升單位檔案規(guī)范化建設(shè)水平。

6）科學(xué)建立完善的數(shù)字信息系統(tǒng)。一在自然資源檔案的數(shù)字化管理過程中，相關(guān)部門應(yīng)利用自然資源檔案管理軟件，通過對自然資源檔案進(jìn)行內(nèi)部授權(quán)，達(dá)到對企業(yè)內(nèi)所有部門發(fā)展端口進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理的目的，保證系統(tǒng)自行將各部門的檔案數(shù)據(jù)錄入其中進(jìn)行歸檔，實(shí)現(xiàn)自然資源檔案管理工作高質(zhì)高效開展。二隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的迅速發(fā)展，智能手機(jī)、平板電腦廣泛普及，使得社會大眾逐步形成了“互聯(lián)網(wǎng)+移動App”的生活習(xí)慣，自然資源檔案管理部門需要適應(yīng)這一時(shí)代發(fā)展趨勢，積極推進(jìn)智能化檔案管理App建設(shè)，方便人們利用App查閱與利用檔案，提高自然資源檔案的利用效率。三注重自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)的安全性。要安排專業(yè)人員定期對自然資源檔案數(shù)字化軟硬件設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)。要借助數(shù)據(jù)雙備份形式、防病毒體系構(gòu)建等手段，來有效提高自然資源檔案系統(tǒng)的安全性。要構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的自然資源數(shù)字化建設(shè)管理軟件，盡量避免軟件包容性不足、兼容性不強(qiáng)等問題，有效確保自然資源檔案資料的共享性。

3 結(jié)束語

總之，自然資源系統(tǒng)機(jī)構(gòu)改革后，隨著信息化建設(shè)的發(fā)展以及檔案利用需求的增加，自然資源檔案管理存在的問題越來越突出，只有及時(shí)予以解決，才能有效促進(jìn)機(jī)構(gòu)改革和自然資源檔案管理。