胡鐘一
(山西省呂梁市孝義市應(yīng)急管理局,山西 呂梁 032300)
突發(fā)事件就是由人為因素和自然因素引起的突然性的、不可預(yù)知的事件,需要緊急處理應(yīng)急自然災(zāi)害或事故災(zāi)害的事件。人為因素大多為不小心造成漏電、房屋滲水、攜帶煙火帶入檔案室造成火災(zāi)等事故;自然因素包括洪水、雷電、地震、颶風(fēng)等災(zāi)害。所以為了應(yīng)對(duì)各種對(duì)檔案可能造成威脅的災(zāi)害,應(yīng)急管理局必須做出相應(yīng)的應(yīng)急管理,減少對(duì)檔案的損傷,以便于檔案永久保存。
近些年來(lái),檔案損壞事故的報(bào)道頻發(fā),檔案的多次受損讓人們?yōu)橹聪?。每一事故的發(fā)生都代表著記憶的寶庫(kù)缺失了一角,特別是珍貴的紙質(zhì)檔案,一旦受損就無(wú)法挽回。所以檔案管理人員應(yīng)謹(jǐn)慎小心管理,認(rèn)真檢查,減少事故的發(fā)生。我們應(yīng)急管理局也應(yīng)該更加重視,加強(qiáng)管理,制定出嚴(yán)密的應(yīng)急突發(fā)事件的辦法。我認(rèn)為事故發(fā)生有以下幾個(gè)方面:
1)管理檔案人員安全意識(shí)的缺失[1]。檔案管理人員對(duì)平日的安全培訓(xùn)不認(rèn)真,安全檢查時(shí)大多敷衍了事,并且多伴隨僥幸心理,認(rèn)為事故不會(huì)發(fā)生在自己的身邊,缺少對(duì)危險(xiǎn)的預(yù)知能力,從而增加了事故發(fā)生的概率。
2)應(yīng)急管理制度不完善。沒(méi)有一個(gè)好的管理制度,人們往往會(huì)像無(wú)頭蒼蠅一樣亂撞,上級(jí)缺乏對(duì)檔案管理方面的重視,管理制度也隨著時(shí)代的變遷不適用,而且安全設(shè)備老舊,無(wú)法應(yīng)對(duì)突發(fā)事故,導(dǎo)致事故發(fā)生時(shí)無(wú)法及時(shí)應(yīng)對(duì)。
3)檔案分類不合理。檔案主要可以分為文書檔案、科學(xué)技術(shù)檔案和專門檔案三大類。但如果檔案管理人員只按這三大類劃分,在事件突發(fā)時(shí),沒(méi)有輕重緩急之分,一些珍貴文檔混在普通文檔中,無(wú)法及時(shí)轉(zhuǎn)移,導(dǎo)致珍貴文檔受損。
4)管理人員缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)。在突然發(fā)生事故時(shí),人們多數(shù)會(huì)驚慌失措,亂作一團(tuán),不能夠冷靜應(yīng)對(duì)緊急事故的發(fā)生,更加不能對(duì)檔案進(jìn)行有序的轉(zhuǎn)移,減少檔案的損壞。
因?yàn)槭鹿暑l發(fā),我們應(yīng)急管理局也深感憂慮,改善了對(duì)事故發(fā)生時(shí)的應(yīng)急管理設(shè)備,并且制定了一套完整的應(yīng)急管理措施,避免事故的發(fā)生,并且努力將風(fēng)險(xiǎn)降到最低。具體策略如下:
1)對(duì)管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn),提高管理人員安全意識(shí)。風(fēng)險(xiǎn)可能就存在我們身邊,每一個(gè)微小細(xì)節(jié)的疏忽都有可能釀成大錯(cuò),所以具有全面的預(yù)知風(fēng)險(xiǎn)的能力更加有利于檔案的管理,而多數(shù)人的安全意識(shí)來(lái)源于對(duì)生活的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)的實(shí)踐。因此需要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn),增加檔案管理人員的安全意識(shí)。檔案部門中的上級(jí)人員應(yīng)多加管理和監(jiān)督,打消檔案管理人員的僥幸心理,因?yàn)槊恳淮问韬鰴z查,就會(huì)多加一分危險(xiǎn)發(fā)生的可能;有一些檔案管理人員認(rèn)為自己經(jīng)驗(yàn)豐富,盲目自信,不仔細(xì)排查事故發(fā)生的可能,安全意識(shí)薄弱,上級(jí)人員應(yīng)該特別關(guān)注并且約束他們的行為,多加普及安全知識(shí),增強(qiáng)安全意識(shí)。要做到在突發(fā)事件發(fā)生時(shí),所有人不慌忙,冷靜理智的應(yīng)對(duì)事故的發(fā)生,將損失降到最低。
2)設(shè)立完善的應(yīng)急設(shè)備。應(yīng)在檔案室設(shè)置溫濕度調(diào)節(jié)與檢測(cè)設(shè)備,檔案大多是以紙質(zhì)的形式存在的,氣候多變,紙張多數(shù)會(huì)因?yàn)槭艹睂?dǎo)致紙張受損,所以管理人員需及時(shí)根據(jù)溫度和濕度的變化做出調(diào)節(jié);要設(shè)立防火和防水裝置,雷雨天氣多發(fā)季節(jié)管理人員要注意防范,避免突發(fā)水災(zāi),或者出現(xiàn)房屋滲水等現(xiàn)象,對(duì)檔案造成損傷;火災(zāi)無(wú)情,幾代人的傳承可能會(huì)喪失在一場(chǎng)火災(zāi)中,所以要特別注意火災(zāi)的防范,避免突發(fā)火災(zāi);檔案有部分是部門甚至是國(guó)家機(jī)密,難免會(huì)有人起不軌之心盜竊檔案,或者更改檔案,所以要安裝防盜設(shè)備;還應(yīng)安裝報(bào)警裝置,在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)以及盜竊時(shí),第一時(shí)間響起通知管理人員進(jìn)行搶救,避免延誤最佳時(shí)機(jī);安裝檔案保護(hù)與修復(fù)設(shè)備,檔案在受損后,可以在第一時(shí)間進(jìn)行修復(fù)。
3)建立檔案應(yīng)急管理小組。檔案管理人員較少,并且大多是輪班制,所以在突發(fā)事件發(fā)生時(shí),很多部分會(huì)顧及不到,不能夠第一時(shí)間對(duì)檔案轉(zhuǎn)移,所以成立專門的檔案應(yīng)急管理小組,集中管理,明白各自的職責(zé),認(rèn)真做好檔案應(yīng)急管理工作。應(yīng)急管理小組應(yīng)挑選一名人員為組長(zhǎng),主要管理小組人員,對(duì)小組人員進(jìn)行系統(tǒng)化管理;小組人員進(jìn)行各個(gè)區(qū)域分配,各司其職,突發(fā)事件發(fā)生時(shí)各自管理自己的管轄范圍,做出相應(yīng)的應(yīng)急措施。應(yīng)該定期進(jìn)行事故演練,模擬各種事故發(fā)生時(shí)的狀況,如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)等事故時(shí)的應(yīng)急管理措施。要做到熟練應(yīng)對(duì),冷靜做出緊急應(yīng)對(duì)措施。應(yīng)急管理小組應(yīng)實(shí)行輪班制度,保證崗位時(shí)時(shí)刻刻有人在崗,以便于緊急事故發(fā)生時(shí)可以第一時(shí)間趕到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行處理,避免因?yàn)閸徫蝗藛T疏于職守,耽誤了最佳搶救時(shí)間。如果事故重大,小組人員無(wú)法控制時(shí),應(yīng)及時(shí)報(bào)告上級(jí),請(qǐng)求救援。應(yīng)急管理小組通過(guò)區(qū)域管理、各司其職、上下級(jí)呼應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行全方位保護(hù),減少突發(fā)事件時(shí)對(duì)檔案的損毀。
4)健全應(yīng)急管理制度。嚴(yán)密的應(yīng)急管理制度可以極大地減少檔案的損傷,應(yīng)該建立應(yīng)急管理預(yù)案,設(shè)想會(huì)發(fā)生各種事故的可能,并且根據(jù)相應(yīng)的事故制定詳細(xì)的應(yīng)急方案[2],避免突發(fā)事件發(fā)生時(shí)手足無(wú)措。制定搶救措施,在事故發(fā)生時(shí)應(yīng)該注意搶險(xiǎn)的先后步驟,比如在發(fā)生火災(zāi)時(shí),應(yīng)立即告知應(yīng)急管理小組,拉響警報(bào),如果火勢(shì)較小,立刻采取相應(yīng)措施撲滅火災(zāi);若火勢(shì)較大,應(yīng)急管理小組應(yīng)該在第一時(shí)間采取應(yīng)急預(yù)案并且撥打“119”消防電話,告訴消防人員的具體情況,并且在不危及人身安全的情況下有秩序的對(duì)一些珍貴文檔進(jìn)行轉(zhuǎn)移。在火勢(shì)撲滅后,檔案管理人員不能夠擅自打掃事故現(xiàn)場(chǎng),在應(yīng)急管理小組檢查過(guò)后并且經(jīng)應(yīng)急檢查小組同意后,再進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)的清理和統(tǒng)計(jì)檔案的損毀情況并且進(jìn)行力所能及的修復(fù)。應(yīng)急管理小組應(yīng)及時(shí)總結(jié)事故原因,并且加強(qiáng)管理,避免下一次事故的發(fā)生。應(yīng)該對(duì)文檔進(jìn)行合理的分類,在進(jìn)行文檔分類時(shí),檔案管理人員不能夠只根據(jù)檔案類型分類,應(yīng)該在類型分類的同時(shí)再分為珍貴檔案、長(zhǎng)時(shí)間儲(chǔ)存檔案、短期儲(chǔ)存檔案、普通檔案、影像音頻檔案、圖書資料等,在發(fā)生突發(fā)事故時(shí),應(yīng)該第一時(shí)間轉(zhuǎn)移珍貴檔案和長(zhǎng)期儲(chǔ)存檔案,減少損失。
檔案是一個(gè)國(guó)家的瑰寶,對(duì)于國(guó)家來(lái)講具有重要的記錄意義,有豐富的文化價(jià)值,對(duì)于文化的傳承有重要作用。但突發(fā)事件就在我們身邊,離我們并不遙遠(yuǎn),可能稍加不注意就會(huì)造成事故的發(fā)生。所以要防患于未然,時(shí)時(shí)警惕突發(fā)事件的發(fā)生。我們要對(duì)檔案進(jìn)行合理的分類,建立應(yīng)急管理小組,優(yōu)化應(yīng)急管理設(shè)備,健全應(yīng)急管理計(jì)劃,對(duì)檔案進(jìn)行電子化保存。只有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度以及嚴(yán)密的措施,才能更好地應(yīng)對(duì)各種突發(fā)事件,才可以對(duì)檔案進(jìn)行更好的保存和保護(hù)。