成 龍

（中國(guó)煙草總公司陜西省公司，陜西 西安 710000）

對(duì)縣級(jí)煙草專賣局（分公司）檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)是市級(jí)煙草專賣局（公司）檔案室一項(xiàng)基本職責(zé)，也是提高本系統(tǒng)檔案管理整體水平的重要手段。筆者就市級(jí)煙草專賣局（公司）如何做好檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作提出三點(diǎn)思考。

1 提高市級(jí)局（公司）檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力

1）樹立服務(wù)意識(shí)。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)就是一種服務(wù)，就是為立檔單位檔案工作提供檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能的服務(wù)。檔案工作不是大局，但影響大局、服務(wù)中心工作。市級(jí)局（公司）檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)要以“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”的使命感、以“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、垂直管理、專賣專營(yíng)”的體制責(zé)任感，寓業(yè)務(wù)指導(dǎo)于真誠(chéng)服務(wù)之中，全心全意地為縣級(jí)局（分公司）提供優(yōu)質(zhì)、高效、專業(yè)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

2）提高業(yè)務(wù)技能。要提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，市級(jí)局（公司）業(yè)務(wù)指導(dǎo)者要具備過(guò)硬的理論知識(shí)、業(yè)務(wù)技能及信息化水平。要樹立終身學(xué)習(xí)的理念，除了加強(qiáng)檔案新知識(shí)，新理論、新技能學(xué)習(xí)外，還要掌握計(jì)算機(jī)新知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)、安全保密及煙草專賣等知識(shí)，使業(yè)務(wù)指導(dǎo)者的理論水平、專業(yè)技能和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不斷得到補(bǔ)充和完善，這樣才能在檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中做到游刃有余。

3）注重調(diào)查研究。調(diào)查研究是做好檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的前題。市級(jí)局（公司）業(yè)務(wù)指導(dǎo)者要深入縣級(jí)局（分公司）具體調(diào)研檔案工作實(shí)情況。調(diào)研內(nèi)容應(yīng)從立檔單位變遷、員工意識(shí)、法治觀念、管理制度、硬件設(shè)施、人員技能、分類標(biāo)準(zhǔn)、案卷質(zhì)量、檔案編研、檔案利用、信息化建設(shè)等方面進(jìn)行，并結(jié)合煙草行業(yè)和地方檔案工作標(biāo)準(zhǔn)列出有針對(duì)性指導(dǎo)問(wèn)題清單、優(yōu)選指導(dǎo)人員、設(shè)定指導(dǎo)時(shí)限、確定指導(dǎo)方式、關(guān)注指導(dǎo)效果。

4）掌握縣域特點(diǎn)?？h級(jí)局（分公司）檔案是在履行煙草專賣管理、“兩煙”生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和踐行行業(yè)共同價(jià)值觀等職能過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的歷史的原始記錄。市級(jí)局（公司）檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)者如果不了解縣級(jí)局（分公司）所處的縣域歷史文化、經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)、煙草種植、卷煙消費(fèi)水平及縣級(jí)局（分公司）的歷史沿革、業(yè)務(wù)職能所決定的檔案全宗特點(diǎn)，就不可能形成有針對(duì)性地合理化指導(dǎo)建議。只有通過(guò)掌握縣城特點(diǎn)，才能形成既附合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)又體現(xiàn)煙草縣域特色的指導(dǎo)意見(jiàn)。

2 確立縣級(jí)局（分公司）檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)重點(diǎn)

1）提高員工檔案意識(shí)。目前，在縣級(jí)局（分公司）檔案工作還沒(méi)有得到普遍重視的情況下，要使檔案資源在“兩煙”生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、專賣管理和精神文明建設(shè)中發(fā)揮作用，就必須增強(qiáng)縣級(jí)局（分公司）領(lǐng)導(dǎo)和干部職工的檔案意識(shí)，這是市級(jí)局（公司）業(yè)務(wù)指導(dǎo)的前提。就市級(jí)局（公司）業(yè)務(wù)指導(dǎo)者來(lái)說(shuō)：一是要宣傳檔案工作對(duì)縣級(jí)局（分公司）、煙草行業(yè)及全社會(huì)的現(xiàn)實(shí)意義和歷史責(zé)任；二是要幫助縣級(jí)局（分公司）了解國(guó)家法律、法規(guī)對(duì)檔案以及檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)施設(shè)備建設(shè)等方面的要求；三是要促進(jìn)縣級(jí)局（分公司）把檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入本單位年度工作計(jì)劃，納入相關(guān)人員的崗位職責(zé)。

2）加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)。對(duì)檔案實(shí)體的科學(xué)管理，是業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的核心內(nèi)容。指導(dǎo)檔案人員學(xué)習(xí)檔案管理基本知識(shí)，掌握不同門類和載體檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)，做好檔案管理各環(huán)節(jié)工作，是業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的目標(biāo)。就市級(jí)局（公司）業(yè)務(wù)指導(dǎo)者來(lái)說(shuō)：一是督促縣級(jí)局（分公司）熟透并執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；二是幫助縣級(jí)局（分公司）制訂檔案工作的規(guī)范性文件，規(guī)范各類文件資料的歸檔范圍（重點(diǎn)將重大活動(dòng)、重要事件如：專賣法規(guī)宣傳、社會(huì)捐助、卷煙銷毀、開工奠基等及大型物流設(shè)備等納入歸檔范圍）、保管期限、分類大綱及整理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；三是幫助縣級(jí)局（分公司）將檔案管理納入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)布局中，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的生成、流轉(zhuǎn)、收集、歸檔、管理、提供利用、銷毀等整個(gè)生命周期全方位一體化，將電子文件與紙質(zhì)文件同步形成、同步整理和同步歸檔變成現(xiàn)實(shí)。四是定期舉辦檔案工作新形勢(shì)、新標(biāo)準(zhǔn)、新業(yè)務(wù)及新技能培訓(xùn)，提高縣級(jí)局（分公司）檔案人員的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)技能，為高質(zhì)量檔案工作提供人才支撐。

3）重視檔案開發(fā)利用。檔案工作的最終目的是檔案信息開發(fā)利用。做好檔案信息開發(fā)利用工作，不僅有利于提高檔案意識(shí)，而且有利于立檔單位強(qiáng)化檔案工作。就市級(jí)局（公司）業(yè)務(wù)指導(dǎo)者來(lái)說(shuō)：一要視對(duì)縣級(jí)局（分公司）檢索工具體系建設(shè)的指導(dǎo)，除了保留原有的紙質(zhì)檔案手工檢索工具外，還要對(duì)手工檢索工具進(jìn)行數(shù)字處理，特別是如何就實(shí)現(xiàn)檔案資料的全文檢索、增強(qiáng)提供者與利用者互動(dòng)方面進(jìn)行思考。二是要視對(duì)撰寫編研資料的指導(dǎo)。對(duì)全宗介紹、大事記、組織沿革、數(shù)字匯編等基礎(chǔ)編研類型，要從檔案編研的一般類型、選題條件、選材方法、編撰要求及傳播效果進(jìn)行細(xì)致規(guī)劃；四重視對(duì)利用檔案信息進(jìn)行維權(quán)活動(dòng)的指導(dǎo)，重點(diǎn)在維護(hù)國(guó)家利益、消費(fèi)者利益、煙農(nóng)權(quán)益等方面發(fā)揮參考和憑證作用，提升檔案信息的現(xiàn)實(shí)價(jià)值。五要視對(duì)檔案利用典型事例的收集宣傳，提高全員檔案意識(shí)和參與激情，為檔案工作提供良性社會(huì)氛圍。六要重視探索檔案信息資源開發(fā)利用成果，重點(diǎn)從如何發(fā)揮檔案信息正能量，提升縣級(jí)局（分公司）企業(yè)文化軟實(shí)力角度指導(dǎo)。

3 豐富縣級(jí)局（分公司）檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)方式

1）定期培訓(xùn)。檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)是提高縣級(jí)局（分公司）檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能的最佳途徑。就市級(jí)局（公司）業(yè)務(wù)指導(dǎo)者來(lái)說(shuō)：對(duì)檔案法律、法規(guī)和業(yè)務(wù)規(guī)范的培訓(xùn)，目的是增強(qiáng)檔案人員的法律意識(shí)；對(duì)新上崗人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，目的是培訓(xùn)各種門類檔案收集、整理、保管、利用的基本技能；對(duì)專業(yè)、專門檔案培訓(xùn)，目的是提高各類專門業(yè)務(wù)檔案的管理水平；對(duì)專項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，目的是對(duì)具有共性的某項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行指導(dǎo)，如檔案編研、檔案保護(hù)及檔案管理軟件的使用等。

2）弘揚(yáng)先進(jìn)。目前，全省系統(tǒng)推行的優(yōu)秀檔案室創(chuàng)建和檔案工作年檢是提高檔案管理水平的“兩大”手段?？h級(jí)局（分公司）通過(guò)了優(yōu)秀檔案室達(dá)標(biāo)認(rèn)定，檔案管理工作就會(huì)形成規(guī)范化、制度化的機(jī)制，就能為本單位檔案工作的開展奠定基礎(chǔ)。通過(guò)優(yōu)秀檔案室創(chuàng)建評(píng)比，樹立檔案工作典型、弘揚(yáng)檔案工作先進(jìn)，不僅是對(duì)縣級(jí)局（分公司）檔案工作的肯定和鼓勵(lì)，同時(shí)也為其他縣級(jí)局（分公司）樹立榜樣和目標(biāo)。這樣就可以形成“以點(diǎn)帶面”的良性循環(huán)，推動(dòng)本系統(tǒng)檔案工作整體水平的提高。

3）條塊結(jié)合?？h級(jí)局（分公司）檔案工作不僅要加強(qiáng)與全省煙草系統(tǒng)檔案部門的聯(lián)系，還要與縣級(jí)檔案局（館）的合作，充分調(diào)動(dòng)縣級(jí)檔案局（館）的指導(dǎo)積極性，將縱向的煙草垂直管理優(yōu)勢(shì)與橫向的縣級(jí)檔案局（館）業(yè)務(wù)指導(dǎo)優(yōu)勢(shì)結(jié)合起來(lái)，建立健全縱向橫向檔案業(yè)務(wù)合作機(jī)制。此外，還可以按市級(jí)局（公司）系統(tǒng)組建檔案業(yè)務(wù)協(xié)作組。通過(guò)開展互通、互助、互查等活動(dòng)，能夠充分促進(jìn)縣級(jí)局（分公司）之間檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和交流。有了這種縱向橫向的檔案合作機(jī)制和市級(jí)局（公司）系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)協(xié)作組，縣級(jí)局（分公司）檔案工作一定會(huì)取得新實(shí)效。

4）檢查評(píng)比。年度檢查是市級(jí)局（公司）檔案工作的一項(xiàng)制度。通過(guò)對(duì)縣級(jí)局（分公司）檔案工作的年度檢查，對(duì)工作優(yōu)的予以表?yè)P(yáng)，對(duì)差的提出整改意見(jiàn)。盡可能每年組織一次市級(jí)局（公司）系統(tǒng)辦公室會(huì)議，表彰縣級(jí)局（分公司）檔案工作先進(jìn)，充分調(diào)動(dòng)其檔案工作積極性?？梢耘c市級(jí)局（公司）學(xué)會(huì)組織聯(lián)系增加檔案專業(yè)學(xué)術(shù)活動(dòng)，如開展檔案業(yè)務(wù)論文、優(yōu)秀編研成果評(píng)比等。還可以通過(guò)檔案技術(shù)職稱評(píng)聘結(jié)合，打通檔案工作者的晉升渠道。通過(guò)開展這三項(xiàng)活動(dòng)，不僅能提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平和工作熱情，更能促進(jìn)縣級(jí)局（分公司）檔案工作健康持續(xù)發(fā)展。