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淺談有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平

2021-04-14 23:45:08齊彩霞
卷宗 2021年15期

齊彩霞

(鄂爾多斯市中心醫(yī)院,內(nèi)蒙古 鄂爾多斯 017000)

伴隨事業(yè)單位體制改革步伐的加快推進,新的發(fā)展形勢下,對于事業(yè)單位來說全面做好人力資源管理工作,不斷完善人力資源檔案管理體系,有利于為人才的科學(xué)選拔利用提供重要的基礎(chǔ)支持。目前,事業(yè)單位在人力資源檔案管理工作開展過程中還暴露出不少的問題,比如對該項工作缺乏足夠的重視、人力資源檔案管理信息缺乏有序的開發(fā)利用銜接機制、人力資源檔案管理工作存在很多的不規(guī)范性、人力資源檔案管理信息開發(fā)深度利用不足等等,加強新形勢下事業(yè)單位人力資源檔案管理工作的開展現(xiàn)狀及優(yōu)化措施研究,具有重要的現(xiàn)實意義。

1 加強事業(yè)單位人力資源檔案管理的必要性分析

對于事業(yè)單位來說,人力資源管理工作是重要的基礎(chǔ)性工作,人力資源檔案管理工作既是組織人力資源管理體系的重要構(gòu)成要素,同時也是組織檔案管理體系的重要組成部分,人力資源管理工作本身比較復(fù)雜,涉及很多的內(nèi)容,要求不斷提高,新形勢下對于事業(yè)單位來說,全面加強人力資源檔案管理,既有助于保證事業(yè)單位人力資源管理活動的有序開展,同時也有利于不斷提高事業(yè)單位綜合發(fā)展成效,具體意義體現(xiàn)在以下幾個方面:

1.1 有利于全面夯實人力資源檔案管理基礎(chǔ)

對于事業(yè)單位而言,人力資源檔案具有獨特的屬性,人力資源管理工作涉及很多的環(huán)節(jié)和模塊,人力資源檔案管理工作需要結(jié)合不同模塊的基本要求,建立健全相關(guān)的信息,并加強信息資源的規(guī)范化整理,這樣才能更好地保證人力資源管理工作有序開展。人力資源檔案管理的內(nèi)容包含很多,既包含員工的基礎(chǔ)教育信息、工作業(yè)績,同時還涉及員工的福利待遇、保險繳納等方面的內(nèi)容。加強事業(yè)單位人力資源檔案管理工作,嚴(yán)格按照人力資源檔案管理相關(guān)的要求來對人力資源檔案管理相關(guān)的信息進行全面的匯總和整理,這樣可以更好地保證人力資源檔案管理工作的規(guī)范性,以此不斷提升人力資源檔案基礎(chǔ)管理效能。

1.2 有利于不斷激發(fā)組織人才活力

對于事業(yè)單位來說,想要更好地實現(xiàn)可持續(xù)高質(zhì)量發(fā)展,有效應(yīng)對改革沖擊,就需要全面提高人力資源管理工作成效,充分借助人力資源管理工作的開展,做到物盡其用、人盡其才,這樣才能更好地為組織持續(xù)發(fā)展提供強大的人力支撐。通過全面加強人力資源檔案管理工作,對員工各方面的信息進行動態(tài)的分析和研究,既有助于實現(xiàn)為員工提供良好的成長平臺,同時也有利于不斷挖掘員工的潛在價值和能力,進而配套制定完善的人力資源管理制度體系,提高人力資源管理效能,為組織的發(fā)展提供重要的人才支持。

1.3 有助于推動事業(yè)單位深化改革

當(dāng)前正處于事業(yè)單位改革有序推進的關(guān)鍵時期,事業(yè)單位改革日益深入,對事業(yè)單位而言提出了新的發(fā)展要求,事業(yè)單位想要實現(xiàn)更長遠(yuǎn)的發(fā)展、實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展,就需要依靠強大的人才隊伍,通過全面加強人力資源檔案管理工作,可以及時發(fā)現(xiàn)在人才培養(yǎng)以及業(yè)務(wù)管理等方面存在的一些問題,以此更好地規(guī)范人力資源管理體系,強化人力資源管理工作和其他業(yè)務(wù)管理工作之間的有效融合,進而結(jié)合事業(yè)單位的改革發(fā)展目標(biāo),不斷提升組織的綜合競爭優(yōu)勢,為事業(yè)單位順利改革提供強有力的動力支持。

2 事業(yè)單位人力資源檔案管理工作實施中遇到的困境

目前,事業(yè)單位在人力資源檔案管理工作開展過程中,雖然也做了大量的基礎(chǔ)性工作,也結(jié)合自身的實際開展一些探究,但是整體上看,人力資源檔案管理工作依然存在不少的問題,主要表現(xiàn)在以下幾個方面:

2.1 人力資源檔案管理機制不夠健全,理念需要進一步創(chuàng)新

一方面,事業(yè)單位對人力資源管理工作沒有予以高度的重視,組織沒有將人力資源檔案管理工作和其他戰(zhàn)略管理工作進行統(tǒng)籌的安排和部署,思想上不夠重視人力資源檔案建設(shè)及管理工作,檔案管理理念比較落后,組織人力資源檔案管理工作主要依靠人力資源管理人員來實施,沒有充分調(diào)動廣大干部職工的積極性,圍繞人力資源檔案管理規(guī)范化建設(shè)檔案信息資源的開發(fā)以及檔案信息化管理等方面進行全面的深入研究和優(yōu)化設(shè)計,也沒有結(jié)合相關(guān)的政策以及事業(yè)單位自身的實際,建立健全人力資源檔案管理制度,從而不利于保證人力資源檔案管理活動的有序開展。另一方面,事業(yè)單位人力資源檔案管理工作主要受到事業(yè)單位傳統(tǒng)體制等影響,在檔案管理等方面缺乏理念創(chuàng)新,思想觀念比較保守,沒有將檔案管理工作和組織其他的工作緊密銜接來進行科學(xué)的規(guī)劃和設(shè)計,導(dǎo)致事業(yè)單位人力資源檔案管理水平偏低,一定程度上不利于推動組織的有序發(fā)展。

2.2 人力資源檔案管理不夠規(guī)范,檔案信息技術(shù)有待提升

一方面,加強人力資源檔案管理工作,需要從提升其規(guī)范性的視角入手,建立健全人力資源檔案管理各方面的資料,全面優(yōu)化檔案信息的收集整理歸檔以及利用和處置等各個環(huán)節(jié)的工作流程,需要相關(guān)部門結(jié)合實際對人力資源檔案信息進行全面的審核,辨別真假,加強檔案信息的及時更新,但是目前組織在人力資源檔案管理方面如何進行規(guī)范管理等沒有提出明確的要求,也沒有結(jié)合實際加強特色化的體系建設(shè),從而不利于提高人力資源檔案管理的利用價值。另一方面,人力資源檔案管理工作隨著事業(yè)單位人員流動性越來越大,相關(guān)的檔案信息更加龐雜,加強人力資源檔案管理信息化建設(shè)尤為必要,傳統(tǒng)的紙制人力資源檔案管理模式既不利于檔案信息的有效利用,同時還容易增加紙質(zhì)檔案受潮發(fā)霉的風(fēng)險,不利于儲存,目前事業(yè)單位在人力資源檔案管理信息化建設(shè)方面沒有結(jié)合實際建立健全信息化機制,在檔案信息化體系建設(shè)過程中缺乏科學(xué)的設(shè)計和有序的規(guī)劃,信息化系統(tǒng)不夠完善,缺乏特色,人力資源檔案管理信息系統(tǒng)也沒有和組織其他的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)進行有序地銜接,在信息安全防護以及信息綜合開發(fā)利用等方面,組織也沒有形成特色的有效的管理模式和經(jīng)驗,從而不利于提升人力資源檔案管理現(xiàn)代化水平。

另外,對于組織而言,全面加強人力資源檔案管理工作,需要檔案管理者加強深入的研究,運用科學(xué)的知識和理論進行全面探索,這樣才能更好地提升檔案信息的管理和利用成效,但是目前事業(yè)單位在人力資源檔案管理隊伍建設(shè)等方面不夠注重,甚至沒有配備專職的人力資源檔案管理人員來進行檔案信息的分析和研究,人力資源檔案管理人員對相關(guān)的檔案管理知識、信息技術(shù)、法規(guī)等方面缺乏深入的了解,在檔案規(guī)范化管理檔案信息開發(fā)利用以及檔案服務(wù)管理等方面沒有形成、提出切實有效的意見,一定程度上不利于為組織人力資源工作以及其他工作提供良好的服務(wù)。

3 加強新形勢下事業(yè)單位人力資源檔案管理的舉措分析

為了進一步提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平,切實為組織的持續(xù)健康發(fā)展提供強有力的支撐保障,建議圍繞事業(yè)單位人力資源檔案管理工作從以下幾個方面來進行探索研究:

3.1 加強理念創(chuàng)新,完善現(xiàn)代化人力資源檔案管理制度體系

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)圍繞人力資源檔案管理工作,對目前在人力資源檔案管理工作中存在的一些問題、可能存在的風(fēng)險進行全面的分析研究,提高管理者對人力資源檔案管理工作的重視程度,并不斷進行理念創(chuàng)新和思想觀念革新,明確相關(guān)的部門來統(tǒng)籌組織實施人力資源檔案管理工作,對人力資源檔案管理工作如何開展、檔案管理應(yīng)當(dāng)包含哪些內(nèi)容和要素、檔案信息如何進行采集整理規(guī)范等各個環(huán)節(jié)提出明確的標(biāo)準(zhǔn)化要求,加強各個部門之間的協(xié)同配合,讓全員通過培訓(xùn)等認(rèn)識到人力資源檔案管理工作對組織發(fā)展以及自身的重要意義,從而形成強大的人力資源管理工作合力。在人力資源檔案管理制度體系建設(shè)的過程中,要深入研究國家相關(guān)的政策,要結(jié)合市場形勢的變化、事業(yè)單位機構(gòu)改革方面的要求,圍繞人力資源檔案管理體系化建設(shè)等方面形成清晰完善的操作規(guī)程和指導(dǎo)說明,從而保證人力資源檔案管理活動的有序開展。

3.2 加強人力資源檔案規(guī)范管理,強化信息應(yīng)用

一方面事業(yè)單位要圍繞人力資源檔案管理工作,從規(guī)范化管理的視角進行理順,理清人力資源檔案應(yīng)當(dāng)包含的主要內(nèi)容、每項要素的歸檔整理方式及流程、歸檔標(biāo)準(zhǔn)以及檔案保管和使用機制,明確具體負(fù)責(zé)的責(zé)任人,確保人力資源檔案管理工作有人負(fù)責(zé)、有人監(jiān)管,切實維護檔案信息的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。同時另一方面要全面加強人力資源檔案信息系統(tǒng)建設(shè),將人力資源檔案信息體系建設(shè)和信息綜合開發(fā)應(yīng)用工作緊密銜接起來,圍繞組織人才選拔、薪酬體系設(shè)計、績效考核工作以及培訓(xùn)等活動的開展,進一步發(fā)揮人力資源檔案信息的價值和優(yōu)勢,為各項工作的開展提供重要的參考。在人力資源檔案信息系統(tǒng)建設(shè)方面,要引導(dǎo)檔案管理人員加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、強化技能提升、注重綜合管控和創(chuàng)新探索,打造特色化的人力資源檔案信息系統(tǒng),切實為組織各項工作的開展提供及時準(zhǔn)確全面的人力支持。

此外事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)結(jié)合市場形勢的變化,對照國家最新的政策要求,聚焦自身改革的實際,在人力資源檔案管理工作中進一步革新理念、創(chuàng)新模式,將人力資源檔案進行分類,明確不同類型檔案的建設(shè)管理要求,注重特色化管理機制的建設(shè),強化人力資源檔案管理和組織財務(wù)管理、統(tǒng)計管理、資本管理以及項目管理等工作的有序銜接和融合,更好地實現(xiàn)人力資源檔案信息的一站式管控和集約化使用,推動人力資源檔案信息在規(guī)定的范圍內(nèi)有序共享、全面開發(fā)應(yīng)用,為組織科學(xué)決策和高質(zhì)量發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)保障。

總之,新形勢下全面加強事業(yè)單位人力資源檔案管理工作,需要緊密結(jié)合實際,強化信息系統(tǒng)的規(guī)范化建設(shè),加強人力資源檔案信息資源的有序管理和科學(xué)開發(fā),這樣才能更好地提升組織人力資源檔案管理綜合效能,為組織的持續(xù)健康穩(wěn)定發(fā)展以及綜合競爭優(yōu)勢的提升提供有力的保障。

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