梁 斌

（廣東省陽江市人民醫(yī)院，廣東 陽江 529500）

對于干部人事檔案管理這項工作而言，其中最關(guān)鍵也是最重要的構(gòu)成部門就是整理干部人事檔案。隨著社會的不斷發(fā)展，干部人事制度也進行了一定的改革，且在發(fā)展的過程當(dāng)中不斷完善。然而隨之而來的問題是：之前所采用的一些關(guān)于干部人事檔案的整理方式明顯已經(jīng)不適應(yīng)新時期以及新形勢之下的要求。這也導(dǎo)致干部人事檔案管理這一項工作在實施的過程當(dāng)中出現(xiàn)了一系列的問題，亟須解決。本文針對出現(xiàn)的問題進行了分析，并且提出精準(zhǔn)的改進措施，以期提升其工作效率，順利完成工作任務(wù)。

1 干部人事檔案的內(nèi)容

干部人事檔案主要是通過紙質(zhì)文件的形式對文檔與材料進行存儲與記錄，這些紙質(zhì)文件的內(nèi)容包括:履歷類材料；自傳和思想類材料；考核鑒定類材料；學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、學(xué)術(shù)評鑒和教育培訓(xùn)類材料；政審、審計和審核類材料；黨、團類材料，表彰獎勵類材料；違規(guī)違紀違法處理處分類材料；工資、任免材料及其他可供組織參考的材料。

2 干部人事檔案整理工作當(dāng)中普遍存在的問題

1）作程序較為繁瑣，整理效率較低。檔案材料的鑒別屬于干部檔案管理流程當(dāng)中最關(guān)鍵的一項，且涉及的問題比較繁雜，例如：判斷材料是否屬于歸檔內(nèi)容、對材料的真實性和完整性是否需要進一步的審查等等。而這一流程對于一些基層檔案管理機構(gòu)而言仍然存在一定的難度，基層檔案管理機構(gòu)最普遍的現(xiàn)象就是人手不夠充足，這也導(dǎo)致一卷簡單的檔案都需要多次補充才能完整，而中間任何一個環(huán)節(jié)跟不上就會對其他環(huán)節(jié)的工作進度帶來非常不利的影響。除此之外，在干部檔案管理的整個過程當(dāng)中都需要工作人員實際動手來操作所有的環(huán)節(jié)，這也從根本上加大了此項工作的難度以及工作強度，因此最普遍的現(xiàn)象就是效率低下。

2）對相關(guān)工作缺乏重視，材料不夠完整。當(dāng)下，一些單位領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理部門對檔案工作缺乏足夠的重視，這也導(dǎo)致一些較為基層的單位缺乏干部人事檔案工作專員。這樣一來，在進行常規(guī)性材料收集的過程當(dāng)中很容易浪費大量的時間，而關(guān)鍵性的材料也容易出現(xiàn)長期的缺失，從而影響干部人事檔案管理工作的效率以及后續(xù)的利用效果。與此同時，少部分干部對自身個人檔案的重要性缺乏足夠的認知，他們在填寫材料的時候也都是應(yīng)付了事，相關(guān)信息的填寫規(guī)范性不夠，例如導(dǎo)致檔案中出現(xiàn)多個不同的出生年月，臨近退休時，需要原單位及主管部門做出生年月認定，甚至個別干部錯過正常退休時間影響其個人辦理退休。材料不夠完整性最普遍的問題就是缺少畢業(yè)證復(fù)印件、考評過的資格證復(fù)印件以及復(fù)印件缺相關(guān)審核部門的蓋章。

3）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高。干部檔案工作是一項專業(yè)性、知識性較強的工作，需要專業(yè)培訓(xùn)才能上崗，需要有一定檔案管理業(yè)務(wù)知識的專職人員才能做好。但現(xiàn)實并非如此，檔案管理人員身兼數(shù)職，沒有足夠的時間和精力做檔案管理工作，一些檔案人員認為管檔案無前途，對干部人事檔案管理工作態(tài)度出現(xiàn)偏差，專業(yè)技術(shù)水平不適應(yīng)工作需要。

3 新時期干部人事檔案管理工作有效舉措

1）加大干部人事檔案新政策的宣傳力度，有效提升依法管檔相關(guān)意識。新時期之下，有關(guān)干部人事檔案材料收集歸檔也出臺了一系列的文件和規(guī)定，這對干部人事檔案管理工作提出了全新的要求。除了相關(guān)負責(zé)人員需要嚴格遵守之外，相關(guān)的部門應(yīng)當(dāng)盡可能地加大宣傳的力度，促使相關(guān)工作人員認識到自身工作的重要性。除此之外還應(yīng)當(dāng)針對新規(guī)定進行宣傳。對此，可以采取業(yè)務(wù)知識競賽以及培訓(xùn)等多種方式。與此同時，在新媒體時代，筆者認為還可以對新媒體技術(shù)加以利用，在多個媒體平臺上進行有關(guān)方面的宣傳，這樣一來，干部人事檔案管理工作的實施則會更加順利。

2）健全干部人事檔案整理的工作機制，切實提高工作效率。干部人事檔案整理工作之所以存在一系列的問題，究其根本還是在于沒有嚴格落實相關(guān)的規(guī)章制度。對此必須加大力度建設(shè)相應(yīng)的工作機制，構(gòu)建檔案資源體系。《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》明確指出：負責(zé)干部人事檔案管理的相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)進行聯(lián)系制度的建立，這樣一來才能夠及時有效的掌握相關(guān)的材料。除此之外，相關(guān)管理部門還應(yīng)當(dāng)主動向干部人事檔案材料形成部門、干部本人以及其他有關(guān)方面收集相關(guān)的材料?；诖耍P者認為最有效的方式是黨委帶領(lǐng)相應(yīng)人事部門建立干部人事檔案管理運行機制，形成干部人事檔案聯(lián)絡(luò)員工作體系，而員工之間的有效交流必然會促使工作效率大幅度提升。

3）實施精細化管理，促使檔案整理水平提升。從目前干部人事檔案信息單一以及內(nèi)容失真等等一系列存在的問題來看，筆者結(jié)合自身的工作經(jīng)驗認為：在整理檔案的過程當(dāng)中可以對精細化的管理理念進行推廣，實行標(biāo)準(zhǔn)細分，使流程更加順暢，并且為了提升檔案的整理質(zhì)量，可以構(gòu)建干部人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對此可以從以下幾點入手。（1）對整理流程進行細化。首先應(yīng)當(dāng)制定具體實施方案，以此來優(yōu)化干部人事檔案整理的流程，但是在制定的過程當(dāng)中必須做到明確具體細則、嚴格實施各項規(guī)章制度以及標(biāo)準(zhǔn)。除此之外還應(yīng)當(dāng)進行整理復(fù)核制度的構(gòu)建，相關(guān)人員日常所有的工作據(jù)此嚴格落實。（2）細化制度執(zhí)行。深入研究并分析干部人事檔案在整理的過程當(dāng)中存在的風(fēng)險點，明確檔案歸檔、檔案傳遞以及檔案管理等工作的控制點，除此之外還應(yīng)當(dāng)加強審核檔案材料，防止干部人事檔案材料出現(xiàn)隨意修改的情況，只有這樣檔案整理的規(guī)范性和嚴謹性才能得到充分的保障。（3）細化信息管理。首先應(yīng)當(dāng)加大相關(guān)人員的培訓(xùn)力度，以此來確保相關(guān)人員隊伍的專業(yè)素質(zhì)能夠得到進一步的提升。并且還應(yīng)當(dāng)依照檔案的整理情況對其信息動態(tài)進行實時的跟蹤，對開發(fā)干部檔案信息資源進行深度的挖掘，促使該項工作效率以及質(zhì)量的有效提升。（4）對檔案管理的服務(wù)功能進行豐富。在新時期的背景之下，干部人事檔案的管理應(yīng)當(dāng)進行全新渠道的探索，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式較為單一，這也導(dǎo)致其作用不能得到充分且全面的發(fā)揮。對人事部門應(yīng)當(dāng)對檔案收集工作進行強化，健全檔案信息的構(gòu)建，只有這樣，才能夠?qū)⒏鼮閮?yōu)質(zhì)的服務(wù)提供給檔案的應(yīng)用人員。舉例來說：可以健全與優(yōu)化檔案信息收集工作，全面且深入地檢查干部的檔案信息，及時進行補充。但是這一方面需要注意的是，在對干部檔案進行補充的過程當(dāng)中必須切實保障當(dāng)事人資料的嚴密性，防止出現(xiàn)泄露的情況，保障當(dāng)事人的權(quán)益。

4）抓好干部人事檔案人員隊伍建設(shè)。選擇檔案管理人員時，應(yīng)選擇政治思想好、事業(yè)心強、能熟練掌握檔案專業(yè)知識的人，保持人員相對穩(wěn)定。對檔案管理人員應(yīng)在工作上多關(guān)心，在政治上多關(guān)懷。為了提高專兼職檔案人員的素質(zhì)，要不斷強化業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流，有計劃地組織舉辦檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)班，舉辦有針對性的業(yè)務(wù)講座，以及內(nèi)部觀摩交流或外出參觀學(xué)習(xí)，不斷開闊干部人事檔案管理人員的視野，端正工作態(tài)度，提高他們的政治理論和業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高他們的檔案管理業(yè)務(wù)能力和工作水平，鼓勵他們參加評審獲得檔案系列的初、中、高級職稱。

新形勢下干部人事檔案管理工作應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展要求，進一步加強干部人事檔案管理工作，規(guī)范干部人事檔案管理業(yè)務(wù)，更好地發(fā)揮干部人事檔案的作用，促進干部人事工作。