王芳霞

（寧夏建筑執(zhí)業(yè)資格注冊(cè)管理中心，寧夏 銀川 750001）

1 事業(yè)單位檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)

事業(yè)單位作為我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的特殊產(chǎn)物，承擔(dān)著社會(huì)公益服務(wù)的重要職能，而改革的基礎(chǔ)就是立足于我國(guó)傳統(tǒng)事業(yè)單位工作中的不足進(jìn)行展開(kāi)，其中需要著重分析人力、戰(zhàn)略、執(zhí)行、團(tuán)隊(duì)、群眾需求等多方面的因素，而這些重要的資料，都需要通過(guò)高效有序的檔案作為基礎(chǔ)支持。如今，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理資料不僅僅扮演一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的作用，還應(yīng)當(dāng)通過(guò)高效的數(shù)據(jù)化分析，利用檔案為我國(guó)事業(yè)單位業(yè)務(wù)開(kāi)展提供更好的方向指引，這也是現(xiàn)代信息化建設(shè)背景下檔案管理的新要求。

2 現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 部分事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作不重視

在審視檔案建設(shè)管理工作時(shí)，部分事業(yè)單位無(wú)法結(jié)合時(shí)代發(fā)展進(jìn)行考慮，導(dǎo)致對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理缺乏足夠的重視。具體表現(xiàn)是，對(duì)于檔案的信息技術(shù)建設(shè)不夠積極，安于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，特別是在小型事業(yè)單位中，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理建設(shè)的弊端體現(xiàn)尚不明顯，這更容易讓管理人員對(duì)其關(guān)注度不夠，因此在資金配置上不足，導(dǎo)致整個(gè)檔案管理的現(xiàn)代信息化建設(shè)推行緩慢。另外不重視檔案建設(shè)管理還體現(xiàn)在人才建設(shè)方面，當(dāng)下部分事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)方面的人才遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，傳統(tǒng)的檔案管理人員以傳統(tǒng)的管理手段為主，他們對(duì)于新思想接納能力不足，管理模式單一，接受專業(yè)化培訓(xùn)方面進(jìn)度緩慢，尤其是不具備現(xiàn)代信息化檔案建設(shè)管理的能力，這會(huì)成為事業(yè)單位現(xiàn)代化管理發(fā)展建設(shè)的一大障礙。

2.2 傳統(tǒng)檔案材料多以紙質(zhì)材料為主，管理難度大

當(dāng)下檔案管理建設(shè)中，很多事業(yè)單位的檔案管理建設(shè)仍然以紙質(zhì)檔案管理建設(shè)為主，這種建設(shè)模式在當(dāng)下社會(huì)發(fā)展建設(shè)中存在兩個(gè)明顯的弊端，第一、紙質(zhì)檔案材料本身的存儲(chǔ)管理成本更高，不僅占據(jù)了大量的空間資源，紙質(zhì)檔案管理還需要做好環(huán)境控制，比如防火防潮防蟲(chóng)以及安全管理等多方面的舉措，隨著管理資料量的增大，相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案管理成本會(huì)顯著增加，這特別是對(duì)于大中型事業(yè)單位而言將會(huì)是一筆巨大的支出。第二、紙質(zhì)檔案材料在查閱翻找上的效率極為低下，這不符合當(dāng)下快節(jié)奏社會(huì)的發(fā)展建設(shè)需求，第三、其被動(dòng)查閱管理模式，無(wú)法主動(dòng)生成有效事業(yè)單位檔案管理分類信息，這不符合時(shí)代對(duì)于事業(yè)檔案管理提出的新要求。

2.3 加強(qiáng)檔案管理建設(shè)的收益難以管控

檔案管理的重要強(qiáng)化手段是，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式升級(jí)到現(xiàn)代化的數(shù)字信息化檔案管理建設(shè)中來(lái)，在該過(guò)程中，必然涉及設(shè)備更換、人才培養(yǎng)、體制建設(shè)等多方面的因素，這些變化都需要資金支持，部分事業(yè)單位選擇了觀望，這種決策雖然讓事業(yè)單位難以在發(fā)展中占據(jù)先機(jī)，但是其該方案有效控制了風(fēng)險(xiǎn)，也算是一種安全性的做法。

3 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的有效策略

3.1 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的意識(shí)培養(yǎng)

在意識(shí)方面存在的不足，要通過(guò)有效宣傳等手段全面提升事業(yè)單位人員對(duì)于檔案管理建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)，在管理人員方面，需要通過(guò)多方面的學(xué)習(xí)不斷提升自我的管理水平和視野格局，善于從戰(zhàn)略角度、長(zhǎng)遠(yuǎn)角度看問(wèn)題。然后在內(nèi)部的檔案管理建設(shè)中，要在硬件配置和人才培養(yǎng)建設(shè)上面同時(shí)入手。積極宣傳檔案管理工作的重要意義，提升事業(yè)單位檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，在涉及現(xiàn)代化數(shù)字檔案建設(shè)管理中，要加強(qiáng)對(duì)員工的專業(yè)知識(shí)技能的培養(yǎng)，在落實(shí)思想建設(shè)的基礎(chǔ)上，提供有效渠道切實(shí)提升管理人員數(shù)字化操作能力，為后續(xù)的數(shù)字化環(huán)境提供最基本的人才保障。

3.2 全面加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)

加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理建設(shè)的有效措施就是注重檔案的信息化建設(shè)，這是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)?？紤]到事業(yè)單位本身數(shù)據(jù)龐大，信息化成本投入大的特點(diǎn)、在信息化建設(shè)方面可分三步完成。第一步、先行做好最基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)檔案建設(shè)工作，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)錄，通過(guò)拓展數(shù)據(jù)渠道的方式，提升檔案建設(shè)的豐富性，將單一的文字檔案建設(shè)拓展語(yǔ)音檔案、圖片檔案、視頻檔案等多種檔案建設(shè)渠道并存的局面，在該過(guò)程中，保證最基本的數(shù)據(jù)查找翻閱功能即可。第二步、要做好基于流程的檔案管理建設(shè)工作，將檔案管理建設(shè)從傳統(tǒng)的專業(yè)檔案管理建設(shè)人員拓展到全民檔案建設(shè)管理層面上來(lái)，也就是說(shuō)，任何參與事業(yè)單位業(yè)務(wù)運(yùn)作的人員都能將重要的信息按照業(yè)務(wù)流程入檔，這種即時(shí)檔案建設(shè)可大大提升數(shù)據(jù)的及時(shí)性和有效性，減少了入檔環(huán)節(jié)中的數(shù)據(jù)傳輸環(huán)節(jié)，更能充分保障數(shù)據(jù)真實(shí)性。第三步、提升數(shù)據(jù)檔案的智能化建設(shè)，通過(guò)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，在事業(yè)單位檔案管理內(nèi)部建設(shè)有效模塊，能及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行分類，并對(duì)數(shù)據(jù)的內(nèi)容進(jìn)行甄別。

在最后值得一提的就是信息化檔案建設(shè)一定要做好數(shù)據(jù)安全和保密工作建設(shè)，通過(guò)有效安全網(wǎng)關(guān)建設(shè)和及時(shí)備份等手段，降低網(wǎng)絡(luò)攻擊帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)很有必要，在檔案的數(shù)據(jù)化建設(shè)中，安全建設(shè)問(wèn)題應(yīng)當(dāng)作為重點(diǎn)在全流程中都予以高度重視。

4 結(jié)語(yǔ)

加強(qiáng)人事檔案管理，提升管理的安全性有效性，注重向信息化方向推進(jìn)建設(shè)，是事業(yè)單位提升內(nèi)部管理效率的重要手段。在高級(jí)的管理層面上，需要充分發(fā)揮事業(yè)單位檔案本身的數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)，為事業(yè)單位的發(fā)展提供高質(zhì)量的數(shù)據(jù)參考，這才能穩(wěn)固事業(yè)單位在新時(shí)代發(fā)展競(jìng)爭(zhēng)中的地位。