楊 玲 彭 潔 賈明輝 何星亮

（南充職業(yè)技術(shù)學(xué)院辦公室，四川 南充 637131）

1 國家檔案管理機構(gòu)實行“局館分離”對高職院校檔案工作產(chǎn)生的影響

2018年全國檔案機構(gòu)進行改革，改革后“局館分離”檔案館和檔案局的職責(zé)劃分明確，檔案的行政職能和業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能更清晰，新一輪的檔案機構(gòu)改革對高職院校檔案管理產(chǎn)生的影響主要有兩方面：一方面檔案局將改進監(jiān)管方式，加強對高職院校檔案工作的行政監(jiān)管。改革后檔案局行政職能減弱，檔案局將會完善檔案法律規(guī)章制度，主要借助法律，通過檔案執(zhí)法檢查，加強監(jiān)管，加大懲治力度，嚴格執(zhí)法來推動檔案事業(yè)發(fā)展。另一方面高職院校檔案工作將逐步完善，改變高職院校檔案工作現(xiàn)狀。改革后檔案局的職責(zé)更明確，與檔案相關(guān)的規(guī)章制度逐步完善規(guī)范，檔案局也將加強對高職院校檔案工作進行監(jiān)管，高職院校檔案工作在機制、體制等方面需更加規(guī)范，才能符合國家依法治檔的要求。

2 探索高職院校檔案管理體制現(xiàn)狀，分析南充職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作取得的成就

2.1 高職院校檔案管理體制現(xiàn)狀

隨著高職教育的蓬勃發(fā)展，高職院校檔案工作在高職院校的日常工作中發(fā)揮著十分重要的作用，高職院校檔案管理有了很大進展，但高職院校檔案管理體制有以下現(xiàn)狀：

2.1.1 高職院校檔案管理機構(gòu)設(shè)置現(xiàn)狀

目前高職院校檔案管理機構(gòu)設(shè)置主要有三種情況：一是獨立設(shè)置檔案館，對學(xué)校的檔案事務(wù)進行統(tǒng)一管理。二是部分高職院校因資金、資源、學(xué)校規(guī)模小等原因設(shè)置綜合檔案室或檔案科。三是未設(shè)置檔案管理機構(gòu)，在黨政辦公室指定人員對檔案進行管理。多數(shù)高職院校檔案機構(gòu)設(shè)置以檔案室或檔案科為主。

2.1.2 檔案機構(gòu)隸屬關(guān)系及管理權(quán)限劃分現(xiàn)狀

高職院校檔案管理機構(gòu)隸屬關(guān)系及管理權(quán)限劃分情況不一樣，部分綜合實力較強的高職院校設(shè)置檔案館，可以積極主動獨立開展學(xué)校的檔案管理工作。但大多數(shù)高職院校的檔案館、綜合檔案室掛靠在黨政辦或圖書館下，檔案管理部門不僅要履行檔案管理職責(zé)，還要承擔(dān)其他方面的工作，造成檔案管理人員任務(wù)重。不能完全獨立地開展檔案業(yè)務(wù)工作。另一方面，由于高職院校檔案管理人員編制少、檔案管理資金不足等情況的影響，部分高職院校對人事檔案、學(xué)生檔案、會計檔案沒有進行集中管理，而且由于檔案管理規(guī)則、標準不一，造成檔案管理資源浪費，管理成本高。

2.2 南充職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案工作已經(jīng)獲得的成就

2.2.1 整合資源，統(tǒng)一規(guī)范管理檔案

一是建立了綜合檔案室，接收原四校檔案。2003年南充職業(yè)技術(shù)學(xué)院（以下簡稱學(xué)院）經(jīng)四川省人民政府批準成立、教育部備案。由南充教育學(xué)院、南充農(nóng)業(yè)學(xué)校、四川省水利經(jīng)濟管理學(xué)校、南充工業(yè)學(xué)校強勢合并組建升格為公辦全日制普通高校，直屬于南充市人民政府，原四校建制同時撤銷。為了學(xué)院檔案工作順利開展，2004年學(xué)院建立綜合檔案室，歸屬學(xué)院辦公室。2007年，新校區(qū)投入使用，為了便于工作，整合資源，將原四校的檔案移交到學(xué)院綜合檔案室。

二是完善了原四校檔案，充分利用檔案，建立校史館。原來四所學(xué)校建校歷史悠久，所以學(xué)院檔案量大、種類多，檔案歸檔、保管、利用情況各不相同。歸檔原則不統(tǒng)一：再加上檔案管理人員頻繁更換，導(dǎo)致原四校的檔案比較混亂，查閱利用檔案十分困難，為了更大的發(fā)揮檔案的價值，2013年學(xué)院決定對原四校檔案“先摸底，后整理”，按照各校應(yīng)遵照的檔案管理規(guī)則，重新整理一些檔案，更正一些檔案的目錄號，從而統(tǒng)一規(guī)范管理檔案。學(xué)校檔案忠實地反映了學(xué)校的發(fā)展過程，是寶貴的精神和物質(zhì)財富。因此，學(xué)院充分利用原四校檔案資源建立校史館。

2.2.2 領(lǐng)導(dǎo)重視，進一步完善檔案建設(shè)

加大資金投入，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。2011年，新辦公樓建成，學(xué)院為檔案室安排6間庫房，1間辦公室，1間閱覽室。安裝了防盜門窗、遮光窗簾、監(jiān)控器，并購置了檔案柜、電腦、空調(diào)、防磁防潮柜，移動硬盤、滅火器等設(shè)施。達到了防火、防潮、防盜、防強光、防霉變等要求，以保證檔案的安全。

完善各項制度，提高管理人員素質(zhì)。為了讓檔案工作有章可循，學(xué)院制定完善檔案立卷歸檔、保管、檔案利用、保密、鑒定銷毀、庫房管理等制度，并督促檔案管理人員定期學(xué)習(xí)國家和省檔案管理部門的有關(guān)規(guī)定。保障了檔案工作的嚴密性和整體性。

3 解析南充職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理體制出現(xiàn)的問題及原因。

3.1 學(xué)院綜合檔案室掛靠學(xué)院辦公室不利于檔案工作的全面發(fā)展

隨著學(xué)院規(guī)模不斷擴大，學(xué)院綜合檔案室掛靠學(xué)院辦公室不利于學(xué)院檔案管理。主要有三方面原因：一是學(xué)院生源逐年遞增，檔案數(shù)量增多，檔案利用率高，綜合檔案室的事務(wù)多，檔案管理工作需要更詳細更專業(yè)的規(guī)劃，才能滿足學(xué)院及師生們對檔案的需求。而學(xué)院院辦公室的主要職責(zé)是進行綜合協(xié)調(diào)和行政管理。領(lǐng)導(dǎo)沒有時間和精力從專業(yè)的角度規(guī)劃檔案工作。二是檔案工作要順利開展需要學(xué)院各個部門參與，需要貫徹、落實檔案規(guī)章制度。綜合檔案室掛靠在辦公室，其管理職能有所減弱，影響檔案工作制度執(zhí)行。三是綜合檔案歸屬辦公室，檔案管理人員不僅要承擔(dān)檔案管理方面的工作，還要參與辦公室的其他工作，檔案工作人員緊張，工作任務(wù)重，這給檔案工作人員帶來壓力，影響檔案管理工作。

3.2 學(xué)院檔案機構(gòu)設(shè)置限制檔案管理人員編制

1987年發(fā)布的《國家教育委員會、國家檔案局關(guān)于加強高等學(xué)校檔案工作的幾點意見》第二條規(guī)定：歷史悠久、規(guī)模大、檔案儲量多、工作基礎(chǔ)好的高等學(xué)校，經(jīng)主管部門批準，可以成立檔案館（系、處級建制）。第三條規(guī)定：高等學(xué)校綜合檔案室的人員編制，可根據(jù)學(xué)校性質(zhì)、規(guī)模，在學(xué)?？偩幹苾?nèi)，參考下列意見配備：?？茖W(xué)校1～3人，本科院校3～5人，重點院校5～8人；工作量特大的院校，經(jīng)主管部門同意，可以從實際出發(fā)配備。目前，學(xué)院在校生接近2萬人，學(xué)院檔案數(shù)量成倍增加。而學(xué)院綜合檔案室只有1名檔案管理員，學(xué)院檔案機構(gòu)屬于科室級，早在1987年，國家高校檔案機構(gòu)設(shè)置就有了明確規(guī)定，但學(xué)院檔案機構(gòu)設(shè)置沒有與時俱進，還采用三十年前的科室級，這樣設(shè)置檔案機構(gòu)，使得檔案管理人員得不到補充，影響檔案經(jīng)費和檔案工作有效開展。

3.3 學(xué)院檔案管理隊伍不健全，檔案意識薄弱

高等學(xué)校檔案法中明確規(guī)定，高校實行部門立卷歸檔，要做到這一點，學(xué)院必須確保每個部門都有一兩名兼職檔案管理員負責(zé)對本部門的檔案進行立卷歸檔。因以前檔案數(shù)量少，這項工作由專職檔案管理員完成。現(xiàn)在，一名專職檔案員已無法完成這些工作。學(xué)院2020年12月才開始要求各部門上報兼職檔案管理員，兼職檔案員從未進行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不會將本部門的檔案立卷歸檔。因缺乏檔案意識，學(xué)院部分部門甚至認為各部門檔案應(yīng)該由專職檔案員立卷歸檔，兼職檔案員的職責(zé)就是將部門的檔案資料移交到學(xué)院綜合檔案室就可以了。這樣持續(xù)下去將嚴重影響學(xué)院檔案的齊全性、完整性。

4 深化南充職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理體制創(chuàng)新措施。

4.1 健全檔案分級管理體制

在遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的原則下，學(xué)院應(yīng)成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任工作小組組長，各系各部門負責(zé)人為組內(nèi)成員。建立規(guī)章制度，明確檔案產(chǎn)生部門和檔案管理部門各自職責(zé)，形成誰主管，誰負責(zé)的原則。在遵循分級管理的原則下，各系各部門明確一名領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，配備兼職檔案管理員負責(zé)本部門的檔案歸檔工作，形成職責(zé)分明、齊抓共管的管理體制。

4.2 設(shè)置合理的檔案管理機構(gòu)

《高等學(xué)校檔案管理辦法》第六條規(guī)定：具備下列條件之一的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館，建校歷史在50年以上；全日制在校生規(guī)模在1萬人以上；已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上。這三個條件學(xué)院都符合，為了檔案工作能夠配備合理的人員、充足的經(jīng)費，檔案業(yè)務(wù)工作能夠獨立開展，學(xué)院應(yīng)該設(shè)立獨立建制的檔案館。以此提高學(xué)院檔案機構(gòu)的執(zhí)行力、強化其管理職能，使其能對學(xué)院各部門的檔案工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。充分發(fā)揮檔案各項功能。

4.3 建立專兼職檔案工作隊伍，加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)

高效的檔案管理工作離不開檔案管理隊伍，面對日益增加的檔案，只有專職檔案管理員，學(xué)院的檔案工作無法有效的開展。學(xué)院必須配備充足的專職檔案管理員，在遵循分級管理的原則下，要求各系、各部門配備一到兩名兼職檔案員，負責(zé)對本部門的檔案收集、整理歸檔工作。同時要加強對專兼職檔案管理員的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓專兼職檔案管理員明確各自的職責(zé)，將檔案工作納入各部門的年終考核內(nèi)，調(diào)動專兼職檔案員的工作熱情，使檔案工作能有效開展。

4.4 加大資金投入，實現(xiàn)存量數(shù)字化，增量電子化

當(dāng)今，信息技術(shù)已經(jīng)在各行各業(yè)發(fā)揮著十分重要的作用。學(xué)院的檔案工作能引進現(xiàn)代信息技術(shù)，將大大提高工作效率。同時，上級檔案主管部門也一直要求高校要加快檔案數(shù)字化的進程，實現(xiàn)存量數(shù)字化，增量電子化。利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對學(xué)院庫存的檔案進行數(shù)字化，提升檔案資源開發(fā)能力，加強對檔案資源的編研，充分發(fā)掘檔案資源的服務(wù)功能，使檔案機構(gòu)成為學(xué)院資源匯集地，為學(xué)院發(fā)展提高優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

在機構(gòu)改革背景下，學(xué)院只有根據(jù)自身檔案管理工作自身的特點，發(fā)現(xiàn)問題，抓住時機，主動變革和創(chuàng)新學(xué)院檔案管理體制與機制建設(shè)，充分發(fā)揮檔案的價值，才能搞好學(xué)院檔案管理工作。