陳麗芳

（端州中學(xué)，廣東 肇慶 526000）

目前，學(xué)校檔案成為校園文化環(huán)境建設(shè)支撐點(diǎn)，究其原因其除了能滿足學(xué)生和教師多維需求，還能在一定程度促進(jìn)學(xué)?，F(xiàn)代教育的轉(zhuǎn)型升級[1]，因此其管理具有一定重要性。尤其在素質(zhì)教育視野下，還能滿足學(xué)生特異性成長，讓學(xué)生以更好的狀態(tài)面向?qū)W習(xí)和生活。由此，研究檔案收集和整理優(yōu)化路徑，具有一定現(xiàn)實(shí)意義。

1 現(xiàn)代教育環(huán)境下學(xué)校檔案管理價值

眾所周知，檔案屬于學(xué)校教育資源的關(guān)鍵構(gòu)成，其的合理管理對于學(xué)校而言擁有直接的價值：首先，從教師角色看，滿足提升教師教書育人效果和專業(yè)成長。即一方面教師在研究學(xué)生檔案基礎(chǔ)上，能更好地掌握學(xué)生成長趨勢和知識基礎(chǔ)，進(jìn)而提升教學(xué)內(nèi)容與方向的針對性與合理性。一方面教師通過其他教師的成長軌跡單檔案，能力強(qiáng)自身發(fā)展線路，把握自身成長脈絡(luò)，并主動積極探索自身專業(yè)化成長，如現(xiàn)代教育背景下的教育觀和學(xué)生觀等；其次，從學(xué)校角度看，能為學(xué)校深化發(fā)展提供一定支撐。一方學(xué)校在梳理教師檔案過程中，會對教師發(fā)展和技能有更加清晰的認(rèn)知，進(jìn)而采取有針對性的培養(yǎng)措施，以保障學(xué)校教師隊(duì)伍的技能素養(yǎng)的鮮活性。一方面學(xué)校管理團(tuán)隊(duì)在結(jié)合學(xué)校歷史檔案和現(xiàn)代教育理念基礎(chǔ)上，能制定具有科學(xué)性的發(fā)展方向，如開發(fā)特色校本課程、搭建線上線下教育模式、開展綜合實(shí)踐活動課程等。

2 新環(huán)境下學(xué)校檔案收集和整理狀態(tài)

梳理新環(huán)境下學(xué)校檔案收集和整理運(yùn)行軌跡和發(fā)展趨勢不難發(fā)現(xiàn)，目前大部分學(xué)校檔案收集和整理還未得到重視[2]：一方面缺乏現(xiàn)代管理理念和措施，同科技發(fā)展脫軌。即部分學(xué)校并未意識到檔案收集和整理對學(xué)校工作的意義，僅僅將其作為一項(xiàng)紙面工作來做。同時，也并未在其管理收集和整理中融入現(xiàn)代管理技術(shù)，導(dǎo)致其出現(xiàn)效率低、錯誤率高等情況；另一方面學(xué)校檔案收集和整理效能缺失。即盡管目前部分學(xué)校搭建了具有時代屬性的學(xué)校檔案收集和整理模式，但由于相關(guān)人員對學(xué)校檔案收集和整理本質(zhì)屬性理念或認(rèn)知產(chǎn)生偏差，認(rèn)為學(xué)校檔案收集和整理僅僅是一種檔案文書管理，不需要對其進(jìn)行過多關(guān)注，或其不能對教育教學(xué)和學(xué)校發(fā)展提供相應(yīng)幫助，而這就在一定程度上限制了學(xué)校檔案的效能發(fā)揮。

3 現(xiàn)代環(huán)境下校園檔案收集和整理優(yōu)化措施

3.1 強(qiáng)化隊(duì)伍管理隊(duì)伍思想意識

實(shí)踐證明，思想意識直接影響事業(yè)建設(shè)的最終效果。因此，強(qiáng)化校園檔案收集與整理的首要任務(wù)是轉(zhuǎn)變相關(guān)人員思想觀念[3]，讓其積極行事，主動探索，以為檔案管理奠定良性基礎(chǔ)。具體而言：一是要做好頂層管理人員意識的轉(zhuǎn)變。即一方面頂層管理人員應(yīng)意識到開展該項(xiàng)工作的意義和價值，并主動學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)知識，如制度、技能、素養(yǎng)等。另一方面應(yīng)定期以會議方式，組織頂層人員進(jìn)行檔案專題會議學(xué)習(xí)，讓其意識到該項(xiàng)工作于學(xué)校、教師及自身發(fā)展直接的重要性；二是要完善或更新中低層管理人員管理行為和意識。即除了要讓其有履職意識、責(zé)任意識及服務(wù)意識等，還應(yīng)讓其有主動學(xué)習(xí)的思想意識，以主動學(xué)習(xí)相關(guān)的技能素養(yǎng)，以從本源上提升其管理效能；三是要強(qiáng)化學(xué)校其他部門的配合意識。即要讓學(xué)校其他部門機(jī)構(gòu)意識到檔案部門工作的重要性，要讓其意識到檔案是所有部門工作的“潤滑劑”和基礎(chǔ)保障。

3.2 要強(qiáng)化檔案收集和整理制度

在檔案管理過程中，收集工作屬于基本工作，整理屬于后續(xù)支撐工作。由此，要想提升學(xué)校檔案管理效果，應(yīng)搭建適應(yīng)性制度，以適應(yīng)檔案的動態(tài)化管理[4]。首先，因地制宜建制度環(huán)境。即應(yīng)在現(xiàn)有基礎(chǔ)上，以學(xué)校檔案管理實(shí)際情況為依托，深入研究檔案管理實(shí)際，充分聽取相關(guān)專家和管理人員有益意見，制定檔案收集與整理管理制度。如學(xué)校調(diào)研活動中所形成的需要集中管理的檔案資料。同時，由于檔案整理由時間、范圍及要求等構(gòu)成，因此要對歸類立卷進(jìn)行明確規(guī)定，以保障整理的精準(zhǔn)性和有效性，以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的“減負(fù)”；其次，應(yīng)制定相應(yīng)反饋制度。即制度的搭建是一個動態(tài)過程，其中可能存在一定不足。由此需要及時收集檔案收集和整理制度運(yùn)行狀態(tài)，并及時彌補(bǔ)其不足之處，以保障其效能發(fā)揮。

3.3 提升檔案人才隊(duì)伍技能素養(yǎng)

事實(shí)上，人才隊(duì)伍不僅是保障檔案收集和整理穩(wěn)態(tài)運(yùn)行的關(guān)鍵，也是學(xué)校檔案深化發(fā)展的核心要素。因此，學(xué)校相關(guān)部門機(jī)構(gòu)應(yīng)對其予以相應(yīng)重視，要以人才技能素養(yǎng)發(fā)展為中心，采取符合人才發(fā)展方向的管理措施。具體而言：一是要提升其角色定位。即要把檔案管理人員納入校園管理體系，讓其在同樣的管理、同樣的規(guī)范下行事。同時在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)增加檔案管理人員福利待遇，以提升檔案管理崗位人才粘性；二是要推升人才招聘壁壘。即在現(xiàn)有檔案管理下，新進(jìn)人員除了要有一定職業(yè)技能，還應(yīng)擁有與檔案管理相關(guān)的基本職業(yè)素養(yǎng)，如保密性等；其三，優(yōu)化人才隊(duì)伍培養(yǎng)措施，采取多元化、多樣化、現(xiàn)代化培養(yǎng)措施，形成動態(tài)培養(yǎng)體系。比如，利用學(xué)校資源，搭建“線上+線下”培養(yǎng)平臺，前者依托本校檔案管理和應(yīng)用方向，上傳錄制視頻，或線上直播視頻，后者主要周期性開展技能素養(yǎng)培養(yǎng)講座，為教職工梳理學(xué)習(xí)內(nèi)容，讓其對學(xué)校檔案收集和整理內(nèi)容有更佳直觀的認(rèn)知和理解。

3.4 強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代技術(shù)保障

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在學(xué)校的滲透發(fā)展，很多學(xué)校在檔案收集和管理上，開始應(yīng)用信息化管理基礎(chǔ)。當(dāng)然由于信息技術(shù)本質(zhì)屬性的影響，即數(shù)據(jù)性、穩(wěn)定性、網(wǎng)絡(luò)性等，會在一定程度上提升檔案風(fēng)險。由此，要想保障信息技術(shù)視野下的檔案管理，提升其保障性，因采取適應(yīng)性措施，以保障檔案收集和整理最終效果的穩(wěn)定性。首先，需制定對應(yīng)安全應(yīng)用制度，營造良性應(yīng)用氛圍，如安全密鑰登陸、選取符合條件的殺毒軟件及培養(yǎng)相關(guān)操作人員的信息安全意識等，同時利用制度和對應(yīng)系統(tǒng)規(guī)范和監(jiān)督相關(guān)人員的操作行為，以提升檔案信息人員警惕心；其次，應(yīng)做好設(shè)備的日常維護(hù)，提升日常應(yīng)用質(zhì)量，以提升其整體安全性。如日常殺毒、定期抽檢操作等；其三，對數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)，每日應(yīng)做好對應(yīng)的備份工作，以降低數(shù)據(jù)庫自身和外界的因素的影響。如系統(tǒng)崩潰、外界病毒影響等；其四，要保障設(shè)備運(yùn)行的環(huán)境安全，要定期檢查其中相關(guān)接頭是否完好，如接觸不良、裸露等，并定期對設(shè)備進(jìn)行除塵等，以提升硬件設(shè)備的運(yùn)行壽命。

4 結(jié)語

綜上，在現(xiàn)有環(huán)境下，校園檔案的收集和整理的地位非常明顯，相關(guān)人員應(yīng)對其予以相應(yīng)重視。要深入研究檔案自身管理不足，汲取其他學(xué)校先進(jìn)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，完善自身管理不足，以提升自身檔案管理適應(yīng)性，以為自身良性發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。于此，文章就學(xué)校檔案收集和管理提出了四個維度措施，具有一定參考價值。