韋秀瓊

（清遠(yuǎn)市技師學(xué)院，廣東 清遠(yuǎn) 511517）

政府采購(gòu)是指各級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和團(tuán)體組織，使用財(cái)政性資金采購(gòu)依法制定的集中采購(gòu)目錄以內(nèi)的或者采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)以上的貨物、工程和服務(wù)的行為。其反應(yīng)著政府采購(gòu)活動(dòng)的過程和進(jìn)行各項(xiàng)不同決策也都記錄在內(nèi)，是全程政府采購(gòu)活動(dòng)的見證，具有客觀實(shí)證性。然而，目前的采購(gòu)檔案管理工作仍舊存在些許不足，對(duì)于采購(gòu)活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)沒能及時(shí)做好總結(jié)，致使文件記載未能及時(shí)處理妥善，導(dǎo)致采購(gòu)檔案資料出現(xiàn)問題，產(chǎn)生采購(gòu)糾紛[1]。因而，負(fù)責(zé)處理采購(gòu)管理的工作人員應(yīng)及時(shí)采取有效的措施解決當(dāng)下存在的采購(gòu)問題，利用信息技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)進(jìn)行分析，并接受群眾的監(jiān)督檢查工作，從自身做起，采購(gòu)檔案管理工作進(jìn)行相應(yīng)的優(yōu)化。

1 優(yōu)化采購(gòu)檔案管理工作的必要性

采購(gòu)工作需對(duì)采購(gòu)的整體過程進(jìn)行全方位的真實(shí)記錄，并在此基礎(chǔ)上完善相應(yīng)的采購(gòu)檔案的資料，目的是能夠順利開展接下來的工作。及時(shí)對(duì)采購(gòu)檔案資料進(jìn)行監(jiān)督檢查能夠?qū)γ恳还P的財(cái)政支出有所了解，這樣不僅能針對(duì)開展的采購(gòu)活動(dòng)做出相應(yīng)的分析總結(jié)，同時(shí)還能起到節(jié)省財(cái)政支出的作用。除此之外，處理好的采購(gòu)檔案管理工作，也能及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)過程中的問題并及時(shí)進(jìn)行處理，也能為后續(xù)發(fā)現(xiàn)的投訴處理及違法調(diào)查工作的開展提供強(qiáng)有力的法律依據(jù)支撐。

同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)檔案管理工作的規(guī)范，也能提高其內(nèi)部管理與自我監(jiān)督能力。避免在采購(gòu)過程中發(fā)現(xiàn)高價(jià)采購(gòu)或是標(biāo)價(jià)與實(shí)際投入資金不相符的問題，建立完善的采購(gòu)檔案，政府采購(gòu)應(yīng)當(dāng)遵循公開透明原則、公平競(jìng)爭(zhēng)原則、公正原則和誠(chéng)實(shí)信用原則[2]。

2 當(dāng)下采購(gòu)檔案管理工作存在的問題

2.1 缺乏專業(yè)的管理人才，管理意識(shí)較差

不同地區(qū)對(duì)于采購(gòu)檔案管理工作的重視程度也大不相同，盡管采購(gòu)部門看似工作內(nèi)容極其簡(jiǎn)單，然而若是安排不具備相關(guān)專業(yè)知識(shí)的人員進(jìn)行管理，就很容易導(dǎo)致采購(gòu)檔案管理工作出現(xiàn)遺漏偏差。有的地方采購(gòu)部門未設(shè)置專門的檔案員，就導(dǎo)致相關(guān)的采購(gòu)人員在采購(gòu)的過程中極不用心，沒有將精力集中在采購(gòu)檔案本身，導(dǎo)致工作的進(jìn)度不高，影響采購(gòu)檔案資料的后續(xù)記錄。甚至有的基層會(huì)出現(xiàn)這樣的問題，針對(duì)不良現(xiàn)象，如對(duì)待采購(gòu)檔案管理工作的資料收集不夠嚴(yán)謹(jǐn)，領(lǐng)導(dǎo)的處理卻并不嚴(yán)格，這樣導(dǎo)致的結(jié)果就是大大降低了檔案員的工作效率，使得工作的積極性也受到影響，導(dǎo)致采購(gòu)檔案管理工作無法順利進(jìn)行。

此外，沒有及時(shí)認(rèn)識(shí)到采購(gòu)檔案管理工作的重要性也是導(dǎo)致當(dāng)前采購(gòu)檔案管理工作較為薄弱的重要原因。對(duì)于采購(gòu)檔案的資料未能及時(shí)設(shè)置檔案庫房，檔案員的管理意識(shí)不足，加之政府針對(duì)采購(gòu)檔案的管理制度不夠完善，很容易讓采購(gòu)檔案在管理的過程中未能及時(shí)進(jìn)行裝訂整理而出現(xiàn)遺漏損壞的現(xiàn)象，這對(duì)后續(xù)的查詢工作也存在影響。

2.2 檔案資料收集時(shí)間過長(zhǎng)，影響檔案的完整性

對(duì)于采購(gòu)工作缺少相應(yīng)的規(guī)范性，致使采購(gòu)資料在進(jìn)行收集時(shí)存在困難，這就導(dǎo)致資料收集的完整性直接受到影響。譬如采購(gòu)人員未能及時(shí)出具驗(yàn)收證明、拒簽合同，又或是在對(duì)中標(biāo)供應(yīng)商進(jìn)行確認(rèn)后又要求退貨，這些行為都會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)中心的資料很難進(jìn)行完整的收集歸檔。采購(gòu)結(jié)果是由主要的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行政務(wù)批示為主，大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)由于工作任務(wù)的繁雜忙碌，對(duì)于經(jīng)辦部門的匯報(bào)材料無法及時(shí)進(jìn)行審批處理，批示的時(shí)間過長(zhǎng)，也讓投訴人自身的經(jīng)濟(jì)權(quán)益無法保障[3]。部分采購(gòu)中心甚至?xí)霈F(xiàn)這樣的情況，由于日常待解決的事物過多，對(duì)于那些堆積起來的檔案無法做到及時(shí)有效的整理，就極易讓采購(gòu)檔案出現(xiàn)缺失。

2.3 采購(gòu)檔案室的軟硬件設(shè)備滯后嚴(yán)重

發(fā)展水平的不同也讓采購(gòu)檔案管理方式有所不同，部分采購(gòu)中心甚至未能配備相應(yīng)的獨(dú)立檔案室，對(duì)于采購(gòu)檔案只能進(jìn)行簡(jiǎn)單的堆放操作；盡管有的采購(gòu)中心配有檔案室，對(duì)于采購(gòu)檔案管理資料的收集容量卻過小，就只有簡(jiǎn)易的檔案柜，并未根據(jù)采購(gòu)檔案的資料進(jìn)行合理的空間大小分類，使得采購(gòu)資料仍舊處于堆積狀態(tài)。信息化的普及，也讓越來越多的信息可以利用電子文件進(jìn)行保存，可仍舊有部分的地方采購(gòu)檔案管理資料沒有及時(shí)構(gòu)建電子文檔數(shù)據(jù)，無法確保采購(gòu)檔案資料收集的完整性。

3 優(yōu)化采購(gòu)檔案管理工作的有效措施

3.1 加強(qiáng)采購(gòu)檔案管理意識(shí)

對(duì)于采購(gòu)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)的狀況，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)識(shí)到采購(gòu)檔案管理工作的重要性，并予以重視，加大對(duì)采購(gòu)檔案管理工作的宣傳，在人力、物力以及財(cái)力三方面加大投入。為順利開展采購(gòu)檔案管理工作提供夯實(shí)基礎(chǔ)。此外，還應(yīng)加強(qiáng)工作人員對(duì)于采購(gòu)檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)理解，了解并掌握相應(yīng)的采購(gòu)知識(shí)及檔案的管理方法，具備較好的法治觀念。結(jié)合實(shí)際情況完善采購(gòu)檔案管理制度，讓采購(gòu)檔案管理工作朝著制度規(guī)范化方向發(fā)展。

3.2 培養(yǎng)提高管理人員的綜合素質(zhì)

要想提高采購(gòu)檔案管理的質(zhì)量及效率，就應(yīng)重視對(duì)高素質(zhì)管理人才隊(duì)伍的建設(shè)。所以，要加強(qiáng)對(duì)優(yōu)秀人才的招聘力度，加大同高校間的合作交流，面向社會(huì)公開招聘，選拔優(yōu)秀的高素質(zhì)人才，進(jìn)行考核時(shí)還應(yīng)注重對(duì)專業(yè)水平及綜合素質(zhì)方面的考察。完善高質(zhì)量管理人才隊(duì)伍建設(shè)后，還應(yīng)定期展開相關(guān)的檔案知識(shí)培訓(xùn)工作和不斷學(xué)習(xí)熟悉政府采購(gòu)業(yè)務(wù)，通過不同的方式，更好地了解掌握相關(guān)的管理理念，在不斷地培訓(xùn)發(fā)展工作中積累經(jīng)驗(yàn)。培養(yǎng)完善管理人員的職業(yè)道德，幫助其樹立愛崗敬業(yè)的職業(yè)精神，在學(xué)習(xí)知識(shí)的同時(shí)，不斷加強(qiáng)人員的業(yè)務(wù)能力水平，提高管理人員的綜合素質(zhì)，便于后續(xù)采購(gòu)檔案管理工作的順利進(jìn)行[4]。

3.3 采購(gòu)檔案管理信息化

隨著網(wǎng)絡(luò)信息的不斷普及，也讓采購(gòu)檔案管理工作的信息化建設(shè)發(fā)展提上日程。在采購(gòu)檔案管理工作中運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，不僅能讓采購(gòu)檔案管理取得數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)信息化的快速發(fā)展，同時(shí)也能建立起相應(yīng)的信息化管理體系，構(gòu)建現(xiàn)代化檔案的管理理論，有利于開發(fā)采購(gòu)檔案的信息資源，使采購(gòu)信息的價(jià)值最大限度地發(fā)揮作用，讓采購(gòu)檔案管理工作在數(shù)字化時(shí)代實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一集中化管理，有效提高了采購(gòu)檔案管理工作的效率。

4 結(jié)束語

簡(jiǎn)而言之，對(duì)采購(gòu)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化可以很好地處理當(dāng)前采購(gòu)檔案管理工作出現(xiàn)的問題。確保采購(gòu)環(huán)節(jié)的透明公開化，有效利用檔案管理理念，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，這樣不僅能提高自身的業(yè)務(wù)水平，同時(shí)也能提供有效的服務(wù)工作形式。