裴 蕾

（山東省煙臺(tái)市煙臺(tái)山醫(yī)院，山東 煙臺(tái) 264003）

1 檔案管理在醫(yī)院工作中的作用

醫(yī)院檔案是指醫(yī)療單位在疾病救治、日常管理、后勤保障和發(fā)展改革過(guò)程中產(chǎn)生的具有存儲(chǔ)價(jià)值的紙質(zhì)文檔和音、視頻等資料的集合，是醫(yī)院醫(yī)務(wù)工作和其他工作的記錄者，在醫(yī)院各項(xiàng)工作中具有不可替代的作用。完善的醫(yī)院檔案體系對(duì)于醫(yī)院疾病診治、臨床科研、管理保障和文化傳承等發(fā)揮著不可替代的獨(dú)特作用。

1.1 醫(yī)院醫(yī)療工作的重要信息源

醫(yī)院檔案中的病歷檔案和科技檔案是整個(gè)醫(yī)療過(guò)程最原始數(shù)據(jù)和過(guò)程的記錄，是醫(yī)院按檔案最重要的組成部分，系統(tǒng)的整理病歷檔案對(duì)真實(shí)記錄醫(yī)療過(guò)程、評(píng)價(jià)醫(yī)院管理水平和衡量醫(yī)療技術(shù)水平的重要依據(jù)。因此，系統(tǒng)的加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理能力和水平，深度挖掘病歷檔案中的有效信息和資源，并予以開發(fā)利用，可以為后續(xù)的醫(yī)療活動(dòng)和醫(yī)學(xué)研究奠定數(shù)據(jù)和樣本基礎(chǔ)。通過(guò)病歷檔案中的詳實(shí)數(shù)據(jù)，一方面可以輔證各項(xiàng)醫(yī)療結(jié)論的準(zhǔn)確性，另一方面也可以作為日后疾病研究的重要資料。通過(guò)及時(shí)整理和匯總各種病歷檔案，并對(duì)階段性病歷檔案進(jìn)行匯總和各種疑難雜癥病歷的整理匯編，使其為醫(yī)院的臨床、科研和教學(xué)等醫(yī)療工作技工服務(wù)，持續(xù)提供醫(yī)院醫(yī)療水平。

1.2 管理保障工作的重要基礎(chǔ)源

醫(yī)院檔案中的人事檔案、設(shè)備檔案、物資耗材檔案、基建檔案和黨團(tuán)檔案等各種檔案，在醫(yī)院管理保障工作中發(fā)揮著重要作用。各類檔案在醫(yī)院人事、后勤和組織活動(dòng)中，一方面可以為醫(yī)院的管理決策者提供決策支撐，另一方面在記錄醫(yī)院事務(wù)性工作的同時(shí)，規(guī)范醫(yī)院工作人員的正規(guī)化秩序。在對(duì)這些檔案的整理分析和提煉總結(jié)過(guò)程中，可以發(fā)現(xiàn)醫(yī)院日常運(yùn)轉(zhuǎn)中的各種問(wèn)題，并對(duì)日后醫(yī)院的管理和保障提供重要參考，為醫(yī)院制定和出臺(tái)相關(guān)管理保障制度措施和改革方案提供一手可靠資料。

1.3 醫(yī)院歷史文化傳承的重要載體

多數(shù)三甲醫(yī)院擁有悠久的歷史和光輝的業(yè)績(jī)，這是醫(yī)院傳承幾代人的優(yōu)良傳統(tǒng)，是醫(yī)院精神文明的集中體現(xiàn)，其中的醫(yī)德準(zhǔn)則、行為操守是經(jīng)過(guò)歷史沉淀的精神財(cái)富。通過(guò)醫(yī)院檔案的文化傳承，醫(yī)院在市場(chǎng)化日益深入的當(dāng)前時(shí)期，有利于保持醫(yī)護(hù)人員救死扶傷、醫(yī)者仁心和無(wú)私奉獻(xiàn)的優(yōu)良作風(fēng)。

1.4 各項(xiàng)工作第一手資料的重要憑證

醫(yī)院檔案是醫(yī)院各項(xiàng)工作的第一手資料，其本質(zhì)屬性在于其原始的記錄性，因此，其具有憑證的作用。如病歷檔案等為解決醫(yī)療糾紛提供權(quán)威的憑證作用，出生證明檔案等可以直接作為嚴(yán)肅的法律憑證，醫(yī)院行政檔案是醫(yī)院工作者工作能力和態(tài)度及背景的重要記錄，醫(yī)院后勤及設(shè)備檔案是醫(yī)院資產(chǎn)使用、損耗和報(bào)廢的重要憑證。在醫(yī)院制定發(fā)展規(guī)劃等綱要性文件時(shí)，都需要借助近年的檔案資料，以此為作證材料進(jìn)行參考完成。因此，這種不可替代的第一手資料的原始憑證作用，使得醫(yī)院檔案在醫(yī)院工作中具有不可替代的作用。

2 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的方法

2.1 提高對(duì)醫(yī)院各類檔案管理的主動(dòng)意識(shí)

知為行之始，只有在意識(shí)上增強(qiáng)主動(dòng)性，才能在行為上得以體現(xiàn)。對(duì)于醫(yī)院各類工作的檔案管理，必須先從領(lǐng)導(dǎo)層面予以重視，并跟上時(shí)代進(jìn)步的腳步。重點(diǎn)應(yīng)對(duì)三個(gè)方面的形成共識(shí)：第一是檔案工作不僅是行政主管部門的分內(nèi)之事，其作用關(guān)乎醫(yī)院整個(gè)管理層的認(rèn)知與決策；第二是規(guī)范化檔案管理，應(yīng)成為全院院級(jí)與各科室工作人員的共識(shí)，應(yīng)該相互配合共同構(gòu)建完善的醫(yī)院檔案體系。

2.2 增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的信息化程度

隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，特別是信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建立健全，采用信息化手段進(jìn)行檔案記錄、存儲(chǔ)、保存和傳遞越來(lái)越方便。但是，與信息化基礎(chǔ)設(shè)施配套的先關(guān)設(shè)備如防鼠咬設(shè)備、除濕設(shè)備、空調(diào)恒溫設(shè)備、隔離消防設(shè)備等也較之前的紙質(zhì)檔案存在區(qū)別。因此需要進(jìn)一步增加相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的購(gòu)置與使用。采用信息化手段進(jìn)行檔案管理，有利于提高各類檔案的使用效率，檢索效率，節(jié)約人力成本，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的管理的規(guī)范化、自動(dòng)化和現(xiàn)代化水平。

2.3 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理人才的引進(jìn)與培訓(xùn)

醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理者往往非專業(yè)出身，且相關(guān)培訓(xùn)相對(duì)滯后，這就極大的制約了檔案管理的系統(tǒng)性、科學(xué)性和規(guī)范性。檔案管理人員素質(zhì)及能力水平直接影響醫(yī)院檔案管理水平，因此加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理人才的引進(jìn)與相關(guān)培訓(xùn)，是增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的重要途徑。醫(yī)院檔案管理人員上崗前需專門組織參加相關(guān)部門組織的崗前培訓(xùn)，從理論基礎(chǔ)到具體實(shí)施方法，針對(duì)不同從業(yè)人員的基礎(chǔ)素質(zhì)進(jìn)行較為系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，并且注重在崗期間的繼續(xù)學(xué)習(xí)，不斷適應(yīng)檔案管理的新形勢(shì)。

2.4 完善醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)和制度的建設(shè)

完善醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)與相關(guān)制度建設(shè)是規(guī)范醫(yī)院檔案管理的根本舉措和可靠保證，因此需要將檔案管理機(jī)構(gòu)及制度建設(shè)放在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的重要位置，并且常抓不懈。作為醫(yī)院檔案管理部門，應(yīng)不斷修改完善檔案資料歸檔制度、檔案存儲(chǔ)及借閱制度、檔案室保密制度和檔案管理員的工作相關(guān)職責(zé)等制度措施，形成長(zhǎng)效機(jī)制。

3 小結(jié)

醫(yī)院各類檔案管理對(duì)于醫(yī)院的各項(xiàng)工作和信息化改革具有重要作用，要不斷改革創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，開拓工作思路，從強(qiáng)化意識(shí)、提高信息化程度、增強(qiáng)人才引進(jìn)與培訓(xùn)和完善醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)與制度建設(shè)等方面入手，切實(shí)加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作。使醫(yī)院檔案管理工作成為增強(qiáng)醫(yī)院工作能力的倍增器，為服務(wù)醫(yī)院各項(xiàng)工作提供有力的支撐和保障。