朱彥　閆妍

摘? 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展和國家“放、管、服”政策的推進(jìn)，高校采購管理的信息化建設(shè)已成為必然趨勢。文章總結(jié)了高校采購管理面臨信息孤島、工作低效、服務(wù)能力較弱和缺少監(jiān)督管理的問題，探討了國內(nèi)高校采購信息化建設(shè)情況。在哈爾濱工程大學(xué)采購管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，介紹了系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思路、主要功能、整體架構(gòu)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和建設(shè)成效，為高校采購管理信息化工作的完善和發(fā)展提供了參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：采購管理;資產(chǎn)管理;信息系統(tǒng);高校信息化

中圖分類號：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-4706（2021）17-0025-04

Abstract： With the development of information technology and the promotion of the national policy of “decentralization， management， and service”， the informatization construction of college procurement management has become an inevitable trend. This paper summarizes the problems faced by college procurement management， such as information islands， low efficiency， weak service capabilities， and lack of supervision and management， and discusses the construction of procurement informatization in domestic colleges. Based on the? procurement management information system of Harbin Engineering University， the design ideas， main functions， overall architecture， data structure and construction effect of the system are introduced， which provides a reference for the improvement and development of the? procurement management informatization in colleges.

Keywords： procurement management; asset management; information system; college informatization

0? 引? 言

高校國有資產(chǎn)的整個生命周期包括資產(chǎn)配置—使用—評價—處置—監(jiān)管等階段。高校資產(chǎn)管理是對資產(chǎn)的全生命周期的管理，管理職責(zé)涉及多個部門。其中，采購是資產(chǎn)生命周期中重要的一環(huán)，采購管理包括預(yù)算、購置論證、采購申請、審核、招標(biāo)、競價、合同簽訂、驗(yàn)收等多個環(huán)節(jié)[1]，它不僅執(zhí)行了采購過程，還對計(jì)劃配置、資產(chǎn)使用管理進(jìn)行了評價反饋，對高校資源的合理利用和分配有重要影響[2]。高校采購工作具有特殊性，采購數(shù)量大，采購類別多樣，采購內(nèi)容繁雜，經(jīng)費(fèi)來源復(fù)雜。因和教學(xué)、科研密切相關(guān)，高校采購的商品還往往具有專業(yè)性強(qiáng)、時效要求較高的特點(diǎn)[3]。伴隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，以及國家“放、管、服”政策的不斷深入推進(jìn)，高校采購管理工作的挑戰(zhàn)不斷增加，深入改革和完善高校采購管理工作至關(guān)重要。

1? 高校采購管理信息化面臨的問題

哈爾濱工程大學(xué)于2016年成立了招標(biāo)與采購管理中心（后簡稱“采購中心”），具有管理和服務(wù)兩大工作職能，是學(xué)校集中采購的實(shí)施部門，行使政策法規(guī)落實(shí)、集中采購實(shí)施和分散采購指導(dǎo)等職能。然而，學(xué)校在2019年之前未建立統(tǒng)一的采購管理信息系統(tǒng)。隨著學(xué)校的改革和信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，采購管理和服務(wù)的各項(xiàng)工作在開展中遇到了困難，具體為：

（1）采購工作中各環(huán)節(jié)由于信息無法即時共享造成信息孤島[3，4]。

（2）業(yè)務(wù)辦理過程中老師們需線下逐級簽批，工作效率低[4]。

（3）對資產(chǎn)需求、資產(chǎn)使用與采購業(yè)務(wù)無法完全對應(yīng)，未實(shí)現(xiàn)全流程實(shí)時監(jiān)督。

（4）采購業(yè)務(wù)無法與采購預(yù)算計(jì)劃系統(tǒng)及財務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對接，對采購環(huán)節(jié)中的經(jīng)費(fèi)使用過程無法做到很好的監(jiān)督管理[3]。

總之，現(xiàn)有的采購管理和服務(wù)模式在業(yè)務(wù)功能、信息資源共享、服務(wù)共享、對采購過程的監(jiān)督管理等方面已經(jīng)不能滿足學(xué)校采購業(yè)務(wù)和信息化建設(shè)的要求。因此，亟待建設(shè)一個統(tǒng)一的采購信息管理平臺，滿足管理要求和提高用戶服務(wù)體驗(yàn)。

2? 高校采購信息化建設(shè)調(diào)研

基于逐步建設(shè)并完善采購管理信息化建設(shè)的目的，哈爾濱工程大學(xué)信息化處和采購中心共同調(diào)研了國內(nèi)多所高校。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，經(jīng)過多年的探索發(fā)展，國內(nèi)大部分高校已經(jīng)利用先進(jìn)信息技術(shù)從傳統(tǒng)的采購管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榱嗽诰€采購管理模式。然而，受多種因素的影響，各高校的采購管理信息化水平存在一定差距，采購形式、管理模式和取得的成果也不盡相同[3，5]。

部屬院校由于受國家政策的寬松性影響，在該領(lǐng)域的發(fā)展較各省市普通省屬院校發(fā)展較為超前，以四川大學(xué)、中山大學(xué)[6]、上海交通大學(xué)[3]等高校為首的部分部屬院校，均通過多年的探索實(shí)踐，形成了各有特色的高校采購管理模式及信息化管理手段，其各自的管理模式也在國內(nèi)其他高校得到快速復(fù)制并獲得良好用戶使用體驗(yàn)。以“中山大學(xué)模式”為例，軟件支持從預(yù)算、購置申請開始到執(zhí)行完成的整體流程管理，強(qiáng)調(diào)的是全流程管理。系統(tǒng)重點(diǎn)關(guān)注在線采購的執(zhí)行環(huán)節(jié)，含有校內(nèi)發(fā)布審核流程，快速采購服務(wù)形式有網(wǎng)上競價、快速采購等，形成了“大額采購講規(guī)范，中額采購倡高效，零星采購求便捷”的多層次電子化采購系統(tǒng)[6]。

同時，部分部屬院校由于其學(xué)校管理方式的獨(dú)特性，在采購管理信息化道路上選擇了純定制開發(fā)軟件系統(tǒng)的模式。這樣的模式的優(yōu)勢在于系統(tǒng)應(yīng)用可以完全按照學(xué)校的管理制度和流程進(jìn)行全面定制，在應(yīng)用體驗(yàn)上可以完全符合學(xué)校參與采購工作的老師的使用習(xí)慣，但其不足之處也是顯而易見的：由于承接開發(fā)的企業(yè)大多對于高校的采購管理工作不甚了解，所有的軟件開發(fā)需從零開始，開發(fā)周期長，實(shí)施運(yùn)維成本高，風(fēng)險大。導(dǎo)致最終得到成功應(yīng)用的院校不多。

國內(nèi)各省市所屬高校，由于各省市對于高校給予的政策的不同，發(fā)展水平也大相徑庭?？傊壳?，中國高校的采購管理部門信息化水平參差不齊，中山大學(xué)、四川大學(xué)等高校起步較早;在其引領(lǐng)下其他高校信息化建設(shè)逐步完善，應(yīng)用情況相對成熟，也各具特色，取得了一定的成果和效益。

3? 采購管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)

3.1? 設(shè)計(jì)思路和原則

在總結(jié)其他高校經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，我校采用“互聯(lián)網(wǎng)+采購”，貫徹“國有資產(chǎn)全生命周期管理”的理念，梳理采購業(yè)務(wù)流程，利用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能等先進(jìn)的信息化技術(shù)和管理手段，結(jié)合學(xué)校已有校園網(wǎng)、數(shù)據(jù)共享交換平臺和流程平臺等系統(tǒng)，為學(xué)校規(guī)劃并完整構(gòu)建全流程信息化的采購服務(wù)管理體系，實(shí)現(xiàn)采購工作效率的提升、采購流程的優(yōu)化、采購周期的縮短和采購成本的降低。系統(tǒng)在設(shè)計(jì)和建設(shè)過程中，要注意以下幾點(diǎn)：

系統(tǒng)遵循公開公平公正的建設(shè)原則，陽光高效運(yùn)行采購管理平臺。

系統(tǒng)以用戶需求為導(dǎo)向，為不同用戶提供便捷的服務(wù)，讓辦理業(yè)務(wù)的老師少跑路，節(jié)約供應(yīng)商、專家參與采購活動的時間和成本，降低管理者的工作量，提升各級用戶體驗(yàn)。

系統(tǒng)根據(jù)采購業(yè)務(wù)的類別、科室職能、人員分工不同實(shí)現(xiàn)多崗位、跨部門、流程化協(xié)作，讓采購工作更高效。

系統(tǒng)與智慧校園基礎(chǔ)信息化平臺和資產(chǎn)管理系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)的多方集成和整合，更加智能，更加開放，并充分利用有價值的第三方資源或行業(yè)數(shù)據(jù)服務(wù)。

系統(tǒng)需提供基于角色的授權(quán)體系，嚴(yán)格實(shí)施信息安全策略，實(shí)時監(jiān)督，安全運(yùn)行。

采購管理涉及合同、財務(wù)、招標(biāo)、采購等業(yè)務(wù)，系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)遵照國家和行業(yè)的法律法規(guī)，財政部、教育部及學(xué)校對采購的有關(guān)規(guī)定，以及學(xué)校采購管理辦法及實(shí)施細(xì)則。

3.2? 建設(shè)內(nèi)容

采購管理系統(tǒng)的用戶包括報送采購的教職工、經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人、部門領(lǐng)導(dǎo)、采購中心管理員、供貨商。

采購信息門戶是招標(biāo)與采購管理中心門戶網(wǎng)站，除了提供采購管理系統(tǒng)登錄入口之外，還整合集成宣傳通知、辦事指南、政策法規(guī)等常規(guī)內(nèi)容發(fā)布管理，并能夠自動發(fā)布采購需求公告、采購結(jié)果公示公告等;集成供應(yīng)商服務(wù)平臺，提供供應(yīng)商注冊、登錄入口;提供采購評審專家注冊入口;提供采購日歷、違規(guī)曝光臺、優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商查詢等功能。

采購管理信息系統(tǒng)的主要功能包括：采購計(jì)劃管理、采購申請管理、采購項(xiàng)目管理、采購執(zhí)行管理、采購合同管理、采購驗(yàn)收管理、采購檔案管理、統(tǒng)計(jì)報表管理、信息發(fā)布管理、網(wǎng)上商城業(yè)務(wù)、供應(yīng)商庫管理及服務(wù)、專家?guī)旃芾淼裙δ堋?/p>

其中，采購執(zhí)行管理支持的組織形式有政府集中采購、部門集中采購、分散采購。支持的采購方式有：招標(biāo)、競談、磋商、網(wǎng)上競價、備案詢價、單一來源、協(xié)議供貨等多種方式[5]。

網(wǎng)上商城支持與主流電商平臺對接，實(shí)現(xiàn)設(shè)備、辦公用品、耗材等資產(chǎn)的網(wǎng)上商城直購業(yè)務(wù)。

供應(yīng)商庫支持供應(yīng)商實(shí)名注冊和申請認(rèn)證，支持與國家工商行政總局企業(yè)信息公示系統(tǒng)對接查驗(yàn)供應(yīng)商資質(zhì)和違法違規(guī)信息，為學(xué)校提供全流程的供應(yīng)商管理服務(wù)平臺。

專家?guī)旃芾砣＜屹Y料，為采購申報、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)提供數(shù)據(jù)支撐。支持專家的隨機(jī)抽取、自動候補(bǔ)，通過短信方式自動與專家交互確認(rèn)。

采購管理系統(tǒng)與學(xué)校財務(wù)系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、學(xué)校數(shù)據(jù)共享庫對接，避免信息孤島。

采購管理系統(tǒng)是智慧資產(chǎn)管理的重要組成，與智慧校園體系下的網(wǎng)上辦事中心、統(tǒng)一通信平臺、統(tǒng)一身份認(rèn)證、移動校園APP、校園信息門戶等系統(tǒng)對接，共同構(gòu)建智慧校園。系統(tǒng)整體功能如圖1所示。

3.3? 系統(tǒng)架構(gòu)

采購管理信息化系統(tǒng)建設(shè)采用分布式架構(gòu)設(shè)計(jì)，將數(shù)據(jù)庫服務(wù)器和應(yīng)用服務(wù)器分開部署。系統(tǒng)基于Web技術(shù)開發(fā)，采用B/S架構(gòu)。系統(tǒng)以業(yè)務(wù)流程為驅(qū)動，業(yè)務(wù)處理節(jié)點(diǎn)根據(jù)學(xué)校實(shí)際業(yè)務(wù)需要進(jìn)行定制開發(fā)。系統(tǒng)軟件采用模塊化的架構(gòu)設(shè)計(jì)。系統(tǒng)遵循分層設(shè)計(jì)原則，各業(yè)務(wù)功能、服務(wù)功能、安全保障均體現(xiàn)在分層體系中。系統(tǒng)架構(gòu)有以下特點(diǎn)：

（1）整個系統(tǒng)架構(gòu)采用分層的結(jié)構(gòu)，各層間接口相對穩(wěn)定，使維護(hù)和升級變得更容易。

（2）系統(tǒng)突顯開放性、擴(kuò)展性和適應(yīng)性。各層之間既有良好的相關(guān)性與支持性，同時又保證平臺之間各自獨(dú)立，從用戶、服務(wù)、業(yè)務(wù)、安全等方面合理規(guī)劃，確保平臺體系結(jié)構(gòu)適應(yīng)資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)變更以及發(fā)展的需要。

（3）采購管理系統(tǒng)是學(xué)校智慧校園建設(shè)的一個重要組成部分，采購管理系統(tǒng)應(yīng)和學(xué)?，F(xiàn)有智慧校園體系下的其他信息系統(tǒng)有良好的連接性，并預(yù)留適合學(xué)校未來建設(shè)發(fā)展的信息系統(tǒng)接口。通過統(tǒng)一數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)采購管理業(yè)務(wù)與學(xué)校其他應(yīng)用的動態(tài)管理，減少將來業(yè)務(wù)發(fā)展與系統(tǒng)改造的矛盾。

（4）系統(tǒng)構(gòu)架自下而上分為：用戶層、服務(wù)展示層、業(yè)務(wù)核心層、數(shù)據(jù)層、數(shù)據(jù)交換層、硬件保障層，如圖2所示。

用戶層：系統(tǒng)根據(jù)用戶需要設(shè)定相應(yīng)的功能權(quán)限，提供個性化展示功能。各級用戶可在該系統(tǒng)中通過授權(quán)其他用戶，管理其有權(quán)限管理的各類信息。

服務(wù)展示層：系統(tǒng)提供的人機(jī)交互界面，為用戶提供查詢統(tǒng)計(jì)、網(wǎng)上信息服務(wù)、業(yè)務(wù)辦理等服務(wù)，所有服務(wù)的數(shù)據(jù)均來自基礎(chǔ)數(shù)據(jù)層。

業(yè)務(wù)核心層：涵蓋了所有的資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)來源于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)層，所有的資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)全部抽取到該層，本層為服務(wù)展示層提供業(yè)務(wù)支持。

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)層：該層是系統(tǒng)數(shù)據(jù)的重要基礎(chǔ)，大部分基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來源于學(xué)校共享數(shù)據(jù)庫中的其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)，也有一部分基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來源于系統(tǒng)自身的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。

數(shù)據(jù)交換層：保證所有應(yīng)用系統(tǒng)能進(jìn)行數(shù)據(jù)交互。

硬件保障層：該層為網(wǎng)絡(luò)和服務(wù)器等硬件環(huán)境，用來保障資產(chǎn)管理和服務(wù)信息化系統(tǒng)正常運(yùn)行。

3.4? 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

采購管理平臺的系統(tǒng)數(shù)據(jù)包括基礎(chǔ)庫和應(yīng)用庫，基礎(chǔ)庫存儲用戶、組織機(jī)構(gòu)等基本數(shù)據(jù)，應(yīng)用庫存儲系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，各子系統(tǒng)都有自己的應(yīng)用庫?；A(chǔ)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都可以通過學(xué)校數(shù)據(jù)交換平臺和學(xué)校共享數(shù)據(jù)庫進(jìn)行交互，保證了系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)與學(xué)校共享數(shù)據(jù)庫的同步，也實(shí)現(xiàn)了采購系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)根據(jù)需要進(jìn)入學(xué)校共享庫，達(dá)到不斷豐富和完善學(xué)校數(shù)據(jù)資源，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)全面共享的目的。數(shù)據(jù)架構(gòu)關(guān)系如圖3所示。

4? 建設(shè)成效

采購管理系統(tǒng)信息化建設(shè)的核心就是要實(shí)現(xiàn)采購的全流程管理。系統(tǒng)建成后，覆蓋了采購計(jì)劃導(dǎo)入管理、采購申請管理、采購項(xiàng)目管理、采購執(zhí)行管理、采購檔案管理、采購合同管理、采購驗(yàn)收管理等各個階段，滿足我校采購業(yè)務(wù)的信息化管理要求，規(guī)范采購程序，提高采購效率，從而降低采購成本。采購管理系統(tǒng)使得我校的采購過程透明化，資產(chǎn)配置合理化，進(jìn)而調(diào)控預(yù)算執(zhí)行，加強(qiáng)監(jiān)督管理，實(shí)現(xiàn)采購的動態(tài)信息化管理。

采購管理系統(tǒng)的特色包括：

（1）系統(tǒng)支持多種采購形式：招標(biāo)，競談，磋商、單一來源，委托招標(biāo)，自購等。

（2）為供應(yīng)商、外貿(mào)代理和招標(biāo)代理等參與單位提供公共服務(wù)平臺，全程網(wǎng)絡(luò)化，能夠在線提交業(yè)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)、跟蹤業(yè)務(wù)辦理進(jìn)度，業(yè)務(wù)流程的自動化提高了采購效率。

（3）建立了供應(yīng)商評價體系，能夠促進(jìn)和提升服務(wù)質(zhì)量。

（4）申購人可對采購進(jìn)程自主查詢，對項(xiàng)目執(zhí)行全程跟蹤，隨時掌握動態(tài)。

（5）系統(tǒng)能夠反映經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目已申購、已執(zhí)行、已簽合同、已驗(yàn)收等統(tǒng)計(jì)情況。

（6）系統(tǒng)支持智能年度預(yù)算分析，內(nèi)建預(yù)警機(jī)制。

圖4所示的采購管理信息系統(tǒng)自投入使用后，為學(xué)校的采購工作帶來了顯著的改變。在服務(wù)層面，系統(tǒng)協(xié)助學(xué)校采購主管部門構(gòu)建服務(wù)型職能部門，積極促進(jìn)了各級用戶參與到采購工作中，讓辦理業(yè)務(wù)的老師少跑路，通過信息化提升了用戶體驗(yàn)。從管理層面來說，利用信息化手段使校內(nèi)教職工、計(jì)劃歸口管理部門、采購中心、財務(wù)處、供應(yīng)商實(shí)現(xiàn)協(xié)同，推動了學(xué)校采購工作信息化的高效運(yùn)行。從決策監(jiān)控層面來看，傳統(tǒng)采購模式下，購前論證及采購過程中經(jīng)常找不到相應(yīng)的數(shù)據(jù)支撐，造成大量物資設(shè)備重復(fù)購買造成的浪費(fèi)及預(yù)算超支。采購信息化建設(shè)改變了這一問題，為學(xué)校的決策層提供采購領(lǐng)域完整的數(shù)據(jù)支持。

5? 結(jié)? 論

資產(chǎn)管理工作是一個較為復(fù)雜的整體工程，需要整體規(guī)劃，搭建靈活可拓展的系統(tǒng)框架，有計(jì)劃、有步驟的分期建設(shè)。

隨著采購業(yè)務(wù)管理和服務(wù)工作的開展，未來將根據(jù)實(shí)際需要，不斷優(yōu)化已有流程和功能;同時建設(shè)新的功能，將電子合同、電子簽章、電子發(fā)票等結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)全流程電子化服務(wù)。另一方面，在今后的工作中，要不斷增強(qiáng)管理人員的信息技術(shù)水平，提高網(wǎng)絡(luò)信息安全意識，健全資產(chǎn)和采購工作管理制度，真正發(fā)揮系統(tǒng)的作用。

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作者簡介：朱彥（1986—），女，漢族，河南鄭州人，工程師，碩士，研究方向：信息技術(shù)應(yīng)用;通訊作者：閆妍（1981—），女，漢族，黑龍江哈爾濱人，工程師，碩士研究生，研究方向：信息技術(shù)。