吳嫦娥

（鄆城縣技工學(xué)校，山東 鄆城 274700）

引言

技工院校中檔案管理是重要構(gòu)成部分，既能推進(jìn)規(guī)范化建設(shè)，又能發(fā)揮參考與依據(jù)價(jià)值，推動(dòng)各項(xiàng)工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)，促進(jìn)學(xué)校教育事業(yè)更好的發(fā)展。目前技工院校檔案管理工作存在落后性，并因?yàn)橄盗袉栴}，導(dǎo)致成效低下，對(duì)院校發(fā)展產(chǎn)生制約?；诖思脊ぴ盒ＲY(jié)合信息技術(shù)發(fā)展對(duì)檔案工作影響，以及檔案管理目標(biāo)與需求等，做好思考和探究，完善創(chuàng)新檔案管理，以助力技工院校發(fā)展。

一、檔案管理普遍性問題

1.認(rèn)識(shí)不到位

技工院校檔案管理存在問題，表現(xiàn)在這項(xiàng)管理意識(shí)薄弱，缺乏足夠重視。主要是因?yàn)閷?duì)于檔案管理與院校各項(xiàng)工作開展，以及當(dāng)下與未來發(fā)展之間關(guān)系，缺乏清晰的認(rèn)識(shí)和足夠的了解。經(jīng)常性認(rèn)為檔案管理無非是整理資料和保存，對(duì)院校不會(huì)產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性影響，故而缺乏足夠的支持。一般情況下學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不重視，檔案管理工作所能獲取資源和資金就會(huì)比較少，集中體現(xiàn)在相關(guān)建設(shè)滯后，人員配備不足或者缺乏專業(yè)性，從而影響工作的開展。領(lǐng)導(dǎo)忽視檔案管理工作，內(nèi)部對(duì)這項(xiàng)工作認(rèn)同感低，檔案管理人員就會(huì)失去積極性，部分將抱著反正也沒有人在乎心態(tài)，工作中存在得過且過現(xiàn)象，檔案管理漏洞多，也不夠規(guī)范，自然導(dǎo)致成果不理想。

2.檔案管理水平低下

技工院校在檔案管理中投入少，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)跟不上，對(duì)管理工作影響大。忽視檔案管理信息與數(shù)字化建設(shè)，導(dǎo)致部分院校管理依然以紙質(zhì)檔案為主，雖然也很重要，但是效率低，查閱存在一定難度，無法有效利用，自然也就不能發(fā)揮參考和依據(jù)價(jià)值，不利于院校工作開展和發(fā)展。部分技工院校緊隨發(fā)展腳步，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，但停留在購置計(jì)算機(jī)和完善網(wǎng)絡(luò)層面上，忽視信息系統(tǒng)開發(fā)與建設(shè)。檔案管理信息系統(tǒng)和平臺(tái)缺乏適應(yīng)性，不能真正契合技工院校檔案收集、整理、存檔、利用等需求。信息化檔案管理流于形式，雖然進(jìn)行創(chuàng)新，不過管理水平低下，檔案價(jià)值沒有被充分利用，這樣的檔案管理缺乏成效。

3.管理人員業(yè)務(wù)能力不夠強(qiáng)

技工院校檔案管理工作推進(jìn)，只有交給專業(yè)人員完成，才能確保工作有效和高效。事實(shí)上由于檔案管理工作不受重視，導(dǎo)致部分技工院校出現(xiàn)兼職檔案管理，或者是由非專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理的現(xiàn)象。檔案管理崗位上人員頻繁調(diào)動(dòng)，在剛熟悉業(yè)務(wù)情況下調(diào)離，使檔案管理長(zhǎng)期處于混亂和不規(guī)范之中，嚴(yán)重影響管理成效。部分院校未能針對(duì)檔案管理人員展開系統(tǒng)培訓(xùn)，工作人員對(duì)檔案法缺乏了解，沒有掌握信息化管理技術(shù)，業(yè)務(wù)能力不足。檔案管理循規(guī)蹈矩，不具備創(chuàng)新意識(shí)，也不能利用先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行管理，或者是技術(shù)應(yīng)用和操作能力有限，自然影響管理成效。

4.管理制度不完善

技工院校檔案管理問題的存在，有很大一部分原因是制度不完善，或者是缺乏操作性和針對(duì)性。檔案管理依據(jù)的是制度，制定本身有瑕疵，與技工院校檔案管理實(shí)際不相符，在工作中無法執(zhí)行，自然就會(huì)導(dǎo)致不夠規(guī)范。檔案管理不夠精細(xì)化，分工不夠清晰和明確，權(quán)利和責(zé)任等模糊，易于產(chǎn)生混亂。檔案搜集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、利用等制度，存在一定的問題，也缺少細(xì)則，進(jìn)而使各個(gè)環(huán)節(jié)具有不同程度的問題，進(jìn)而引發(fā)檔案管理和利用低效問題。檔案管理缺少評(píng)價(jià)和監(jiān)督體系，或者是監(jiān)督機(jī)制不完善，致使約束性不夠好。

5.利用率低

技工院校檔案管理最終是為了應(yīng)用，結(jié)合所掌握檔案，對(duì)其進(jìn)行價(jià)值挖掘與開發(fā)，促進(jìn)各項(xiàng)工作和事務(wù)優(yōu)化，或者是支持決策，服務(wù)于院校教育、管理、發(fā)展等。但現(xiàn)實(shí)情況是技工院校檔案管理，并未做到上述所提，以管理為主，開發(fā)利用意識(shí)不夠強(qiáng)。檔案經(jīng)常被用于工作報(bào)告撰寫之中，或者是在對(duì)外宣傳中參考，發(fā)揮作用十分有限。技工院校檔案利用率低下，實(shí)質(zhì)成效差，不利于院校發(fā)展。

二、檔案管理完善創(chuàng)新策略與路徑

1.引導(dǎo)全員參與檔案管理

思想影響行動(dòng)，故而技工院校檔案管理完善創(chuàng)新，首先要轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案管理進(jìn)行了解，明確對(duì)院校發(fā)展和各項(xiàng)工作開展的作用和影響。認(rèn)識(shí)到檔案管理重要性情況下，將其納入到院校日常管理事務(wù)之中，通過在工作報(bào)告中宣傳，以及利用新媒體平臺(tái)、宣傳欄、網(wǎng)站等，使院校內(nèi)全體教職工明確檔案管理價(jià)值和意義。

平時(shí)組織教職工和檔案管理人員學(xué)習(xí)《檔案法》，熟悉和掌握《檔案管理?xiàng)l例》等，在全面融入下讓所有人員具備檔案管理意識(shí)，同時(shí)擁有一定檔案搜集與整理能力[1]。技工院校中有很多工作中可形成檔案，在檔案管理人員不直接接觸情況下，難以做到及時(shí)收集和整合，易于出現(xiàn)檔案流失，或者是信息不完整的情況。通過內(nèi)部宣傳和學(xué)習(xí)，培養(yǎng)全員檔案意識(shí)，在實(shí)際開展工作中就會(huì)主動(dòng)保留和記錄具有價(jià)值信息，有效保證檔案完整性，有利于檔案管理人員集中處理和歸檔。

2.完善基礎(chǔ)設(shè)施和信息化建設(shè)

技工院校檔案管理創(chuàng)新，當(dāng)務(wù)之急是完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和信息化建設(shè)。針對(duì)檔案管理設(shè)立專項(xiàng)資金，保證能夠滿足檔案管理需求。院校要有專門的檔案室，并要根據(jù)管理的需求配置有關(guān)設(shè)施，做好安全防護(hù)，推進(jìn)檔案管理規(guī)范化發(fā)展。檔案管理信息化是趨勢(shì)，也是管理提質(zhì)增效的關(guān)鍵，故而應(yīng)做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為管理水平提升創(chuàng)造條件。技工院校除了要設(shè)置信息檔案管理室，做好硬件建設(shè)，同時(shí)還要加強(qiáng)軟件開發(fā)與管理。

檔案管理信息系統(tǒng)避免照搬，而是要在遵從標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化要求情況下，與專業(yè)系統(tǒng)開發(fā)機(jī)構(gòu)合作，事前展開研討，結(jié)合院校檔案管理特點(diǎn)和需求，整理檔案信息化管理要求，并告知專業(yè)人員。有針對(duì)性地開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，保證契合技工院校各類檔案管理需求[2]。檔案管理配置傳真機(jī)、掃描儀等，同時(shí)要利用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，合理設(shè)置檢索關(guān)鍵詞，以確保在需要時(shí)可快速匹配到檔案。檔案信息管理系統(tǒng)做好數(shù)據(jù)庫建設(shè)[3]，根據(jù)檔案屬性，合理分類，存儲(chǔ)到相應(yīng)數(shù)據(jù)庫中，增強(qiáng)管理規(guī)范化，還能促進(jìn)檔案利用率。

3.提高管理人員業(yè)務(wù)能力

技工院校檔案管理完善過程中，最為關(guān)鍵是提高管理人員業(yè)務(wù)能力。首先要配備專業(yè)檔案管理人員，保證人員充足，可滿足檔案管理需求。緊接著要強(qiáng)化檔案管理人員再學(xué)習(xí)意識(shí)，使其邊工作邊通過自主學(xué)習(xí)提升業(yè)務(wù)能力。檔案管理人員專業(yè)性增強(qiáng)，業(yè)務(wù)能力提高情況下，檔案管理將更加規(guī)范和高效，成效也就突出。培養(yǎng)檔案管理人員創(chuàng)新意識(shí)，使其不斷學(xué)習(xí)新管理理念和新管理技術(shù)方法，以確保管理效率和成效持續(xù)性提升。

定期針對(duì)檔案管理工作，組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)《檔案法》《檔案管理規(guī)范》《檔案管理?xiàng)l例》等，掌握檔案管理要點(diǎn)和方法。加強(qiáng)信息素養(yǎng)培養(yǎng)，讓所有管理人員掌握信息技術(shù)，能夠在檔案管理中熟練操作信息系統(tǒng)，并按照要求將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，規(guī)范進(jìn)行上傳和分類。數(shù)字化檔案包含圖片、視頻、文字等，最好能夠統(tǒng)一格式和標(biāo)準(zhǔn)，以確保更好地進(jìn)行應(yīng)用。技工院校檔案管理人員應(yīng)具備先進(jìn)的技術(shù)及搜集、整合、處理、存儲(chǔ)、利用檔案的能力，同時(shí)應(yīng)提高檔案信息安全管控能力。

4.建立健全檔案管理制度

技工院校檔案管理規(guī)范化，有助于成效的提升，必須要建立健全檔案管理制度。紙質(zhì)檔案管理與信息檔案管理區(qū)別大，所以要針對(duì)管理實(shí)際，完善普適性管理制度以外，要就不同檔案管理方式建立管理制度。優(yōu)化檔案管理制度，針對(duì)檔案收集、整合、歸檔、存儲(chǔ)、利用等，制定管理制定和明確規(guī)定，明確管理流程，并出臺(tái)庫房管理制度、技術(shù)管理制度、保密制度等，依據(jù)電子檔案管理需求制定分類管理標(biāo)準(zhǔn)等。在這些制度引導(dǎo)和協(xié)助下，檔案管理會(huì)變得標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，自然也就能更加完善，管理質(zhì)量也會(huì)有所提高。

檔案管理精細(xì)化，在包含專職和兼職管理人員情況下，針對(duì)各自責(zé)任要做好劃分，還應(yīng)將各項(xiàng)檔案管理職責(zé)落實(shí)到人。檔案管理還要融入各個(gè)部門，形成一種齊抓共管的局面。檔案管理涉及內(nèi)容多，包含學(xué)生檔案管理、科研檔案管理、學(xué)籍檔案管理、人事行政檔案管理等，實(shí)行責(zé)任制管理，明確檔案管理崗位職責(zé)，針對(duì)檔案管理中搜集、歸檔、保存出臺(tái)細(xì)則，動(dòng)態(tài)監(jiān)督管理情況，做好評(píng)價(jià)考核，與管理人員和參與人員考核掛鉤，激發(fā)檔案管理積極性。對(duì)于檔案管理建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，調(diào)動(dòng)檔案管理能動(dòng)性。這里需要強(qiáng)調(diào)的是，信息化檔案管理存在較大風(fēng)險(xiǎn)，管理中要制定安全工作規(guī)章制度，在實(shí)際管理中嚴(yán)格執(zhí)行安全登錄、檔案?jìng)浞?、?yīng)用保密技術(shù)、設(shè)置防火墻等要求。

5.提高檔案利用率

技工院校要增強(qiáng)利用意識(shí)，明確檔案管理是為了更好地服務(wù)教育與管理工作。在平時(shí)應(yīng)搜集有價(jià)值的信息，對(duì)其進(jìn)行歸檔，也就是說要強(qiáng)化檔案開發(fā)。

工作人員執(zhí)行規(guī)章制度與要求，推進(jìn)檔案紙質(zhì)與信息化管理，做好搜集、整合、歸檔、保存工作之外，應(yīng)當(dāng)提高檔案利用率，強(qiáng)化和拓展服務(wù)屬性和功能。根據(jù)科研工作、教學(xué)工作、就業(yè)指導(dǎo)、教學(xué)管理、學(xué)生管理、招生需求等，開發(fā)與利用檔案，讓檔案更好地服務(wù)技工院校各項(xiàng)工作和教育教學(xué)。技工院校中有些檔案具有保密性，利用要實(shí)行報(bào)備和審批制，獲得權(quán)限后才能利用。

結(jié)語

總之，技工院校檔案管理非常重要，對(duì)院校各項(xiàng)工作開展和教育事業(yè)發(fā)展有較大影響。鑒于此當(dāng)下應(yīng)完善創(chuàng)新檔案管理，通過培養(yǎng)個(gè)人檔案管理意識(shí)、完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和信息化管理建設(shè)、提高管理人員業(yè)務(wù)能力、建立健全檔案管理制度、增強(qiáng)檔案利用率等，促進(jìn)檔案管理綜合效益提升，發(fā)揮服務(wù)功能和利用價(jià)值，助力技工院校發(fā)展。