羅金蓮，余澤波

(重慶醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院輸血科，重慶 400016)

本院是融醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防、保健及涉外醫(yī)療為一體的大型綜合性“三級甲等”醫(yī)院，2003年在部分科室試點配置科室專職秘書，2004-2005年全院臨床、醫(yī)技科室共設(shè)置專職秘書崗位30余名，現(xiàn)共約80余名。臨床、醫(yī)技科室要求具有醫(yī)學(xué)相關(guān)背景，并經(jīng)過崗前培訓(xùn)，期間許多大型醫(yī)療機構(gòu)也紛紛設(shè)立專職秘書崗位[1-3]。

為適應(yīng)輸血醫(yī)學(xué)發(fā)展，輸血科由傳統(tǒng)的配血、發(fā)血逐步轉(zhuǎn)向集臨床、教學(xué)、科研、管理為一體的綜合性平臺科室，以公共平臺的特色功能服務(wù)于臨床輸血患者。在轉(zhuǎn)型升級中，將管理工作精細化，使輸血相關(guān)法律法規(guī)、標準及醫(yī)院、科室規(guī)章制度執(zhí)行到位，進一步加強患者血液管理、開展輸血治療、推動新技術(shù)及輸血醫(yī)學(xué)科研、教學(xué)、人才培養(yǎng)等工作，本院輸血科于2012年7月根據(jù)學(xué)科建設(shè)需要配置了專職秘書。輸血科專職秘書畢業(yè)于衛(wèi)生事業(yè)管理專業(yè)，獲國家職業(yè)資格秘書三級證書。

1 輸血科學(xué)科建設(shè)要求及工作模式

輸血醫(yī)學(xué)在醫(yī)療過程中的重要性日益顯著，國家對醫(yī)療機構(gòu)輸血科的建設(shè)和發(fā)展越來越重視，相繼出臺了《臨床輸血技術(shù)規(guī)范》《醫(yī)療機構(gòu)用血管理辦法》(衛(wèi)生部第85號令)及國家標準化管理委員會批準在“320臨床醫(yī)學(xué)”下增設(shè) “輸血醫(yī)學(xué)”二級學(xué)科等多項法律法規(guī)及標準，要求二級以上醫(yī)院設(shè)置獨立的輸血科，并對工作職能進行詳細的規(guī)定，促進輸血科由傳統(tǒng)的血液儲存、配血、發(fā)血轉(zhuǎn)化為醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)負責(zé)儲血、配血和實施輸血與治療的臨床科室[4]，以基礎(chǔ)輸血學(xué)、輸血技術(shù)學(xué)、臨床輸血學(xué)、輸血管理學(xué)等學(xué)科為亞專業(yè)，全方位促進輸血醫(yī)學(xué)發(fā)展。

目前，臨床用血工作中的儲發(fā)血、血液檢測及臨床用血管理是輸血科的基本內(nèi)容，提供24 h臨床服務(wù)，以患者為中心，與臨床科室建立多學(xué)科協(xié)作模式[5]，開展血細胞單采、血漿置換、血脂去除、自體輸血、干細胞與免疫細胞治療等輸血治療項目和輸血門診，發(fā)揮職能作用，拓展輸血業(yè)務(wù)，滿足臨床科室需求[6]。

科學(xué)、合理、安全、及時輸血，挽救了無數(shù)患者的生命和健康，各醫(yī)療機構(gòu)輸血科基本能規(guī)范地開展臨床輸血工作，但發(fā)展不均衡，技術(shù)業(yè)務(wù)單一、專業(yè)技術(shù)人員匱乏、儀器設(shè)備配置不足、科研研究平臺及經(jīng)費稀缺、輸血學(xué)歷教育與繼續(xù)教育無法滿足輸血醫(yī)學(xué)學(xué)科和行業(yè)發(fā)展需求，阻礙了輸血科的發(fā)展[7]。因此，輸血科的發(fā)展需要對現(xiàn)有資源的整合與充分利用。

2 秘書在輸血科學(xué)科建設(shè)工作中的作用

2.1科室負責(zé)人的助手 輸血科是一門亟待發(fā)展的新學(xué)科，負責(zé)人的工作千頭萬緒，既要重視科室業(yè)務(wù)發(fā)展、學(xué)科建設(shè)，制定遠期、近期規(guī)劃及科室各項事務(wù)的具體管理，又要進行個人臨床業(yè)務(wù)及教學(xué)、科研工作，工作量大。同時，輸血行業(yè)有大量法律法規(guī)、指南、標準及醫(yī)院的規(guī)章制度等特點，文件管理及資料收集、整理、保存尤其重要，但輸血科人員配置不足，業(yè)務(wù)工作繁重，無更多的人力資源協(xié)助科室管理工作。專職秘書崗位人員，將科室負責(zé)人從繁重的日常瑣事中解脫出來，有更多的時間和精力進行醫(yī)療、教學(xué)、科研及科室學(xué)科建設(shè)等工作[8]。

作為一個獨立的科室，與行政職能部門保持著緊密的聯(lián)系，專職秘書成為科室與職能部門之間的溝通橋梁，充分了解醫(yī)院職能部門的各項規(guī)章制度和工作動態(tài)，全面掌握科室臨床用血、輸血醫(yī)學(xué)教育、科研、管理及學(xué)科建設(shè)等基本信息和科室運行情況，將職能部門的工作與科室管理工作進行無縫對接，精準地上傳下達，實現(xiàn)職能部門與專職秘書、專職秘書與科室管理的事務(wù)聯(lián)系網(wǎng)。除協(xié)助完成職能部門各項工作外，根據(jù)運行情況記錄科室工作日志，重要事項及時提醒，促進各項事務(wù)管理精準化。也為科室負責(zé)人及專業(yè)技術(shù)人員提供后勤保障工作，如設(shè)備管理、物料管理、消防管理及工會管理等，減輕科室負責(zé)人的行政管理工作，為負責(zé)人做好輸血醫(yī)學(xué)事業(yè)提供保障作用。

2.2醫(yī)療工作中的協(xié)同作用 針對輸血相關(guān)法律法規(guī)、標準，規(guī)章制度較多，實驗室質(zhì)量要求高的特點，專職秘書負責(zé)對各項文件和資料進行收集、分類、整理和歸檔保存，建立文件管理體系，便于科室工作人員隨時查閱和提取，提高工作效率。

因血液的特殊性，輸血科有協(xié)助行政職能部門負責(zé)全院臨床用血監(jiān)管和指導(dǎo)的職責(zé)，工作復(fù)雜，任務(wù)繁重，而管理工作大多由專業(yè)技術(shù)人員兼任。專職秘書可根據(jù)醫(yī)院及科室運行情況，按照日、周、月、季度、半年、年度做好臨床用血管理日常工作一覽表，持續(xù)更新，定期匯總資料，實時跟進工作進展，逐一落實各事務(wù)完成情況，及時發(fā)現(xiàn)遺漏或差錯，給予提示或協(xié)助，確保臨床用血管理工作高效、持續(xù)、規(guī)范。

對新技術(shù)、新項目的申報，專職秘書第一時間詳細了解醫(yī)院申報流程和要求，向科室專家小組征集申報項目，收集基本信息，整理出全套申報材料，使科室管理團隊及專家組獲得全面的項目信息，及時掌握科室新技術(shù)、新項目的基本情況，做出是否申報、進一步論證的決定。對可立項申報的項目，及時完善申報材料上報，對需進一步論證項目，協(xié)助項目負責(zé)人完成后續(xù)準備工作。項目上報后，實時跟進職能部門意見。獲批的新技術(shù)、新項目實施期間全程協(xié)助收集整理數(shù)據(jù)，反饋職能部門，促進輸血醫(yī)學(xué)新技術(shù)、新項目高質(zhì)量地開展。

2.3積極組織輸血醫(yī)學(xué)繼續(xù)教育培訓(xùn)，參與教學(xué)工作 輸血醫(yī)學(xué)是集人文、醫(yī)學(xué)、科學(xué)和技術(shù)知識為一體的綜合性學(xué)科，專業(yè)技術(shù)人員及輸血醫(yī)生系統(tǒng)、專業(yè)的培訓(xùn)較少，目前多數(shù)從業(yè)人員由醫(yī)學(xué)檢驗或其他專業(yè)轉(zhuǎn)行而來[7]，故繼續(xù)教育是培養(yǎng)輸血醫(yī)學(xué)人才的重要手段[9]。專職秘書從多個渠道收集、篩選優(yōu)質(zhì)的輸血相關(guān)繼續(xù)教育項目及學(xué)術(shù)會議信息，協(xié)助專業(yè)技術(shù)人員根據(jù)自身亞專業(yè)方向申請外出參會學(xué)習(xí)。同時，根據(jù)醫(yī)院及科室要求，協(xié)同“三基”講座項目負責(zé)人進行培訓(xùn)前繼續(xù)教育項目申報、舉辦時人員召集、學(xué)習(xí)后的學(xué)分授予、效果評價、資料提交及經(jīng)費管理等系列工作，認真執(zhí)行“三基”培訓(xùn)計劃及科內(nèi)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)安排，做好記錄及考勤工作，促進輸血科人員學(xué)習(xí)輸血新知識、新技術(shù)，完成繼續(xù)教育培訓(xùn)，更新輸血醫(yī)學(xué)理念，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)。

科室提升自身員工專業(yè)技術(shù)水平的同時，也為基層輸血專業(yè)技術(shù)人員搭建學(xué)術(shù)平臺，為醫(yī)學(xué)生提供輸血醫(yī)學(xué)知識學(xué)習(xí)機會，專職秘書及時掌握國家級或市級繼續(xù)教育項目申報時間段及條件，積極配合科室負責(zé)人申報各類項目。2017-2019年，協(xié)助科室連續(xù)成功申報三屆“臨床合理用血及輸血醫(yī)學(xué)新技術(shù)培訓(xùn)班”繼續(xù)教育項目，并承擔(dān)會務(wù)組工作，負責(zé)場地選擇、時間安排、培訓(xùn)資料準備、授課專家行程安排、參培人員報名及食宿安排等具體事宜，為培養(yǎng)輸血醫(yī)學(xué)專業(yè)技術(shù)人才貢獻力量。參與科室2013年向所在高等院校申請檢驗醫(yī)學(xué)專業(yè)學(xué)生輸血醫(yī)學(xué)定向?qū)嵙?xí)[10]，2015年申請開展《臨床用血》選修課等在校教育工作，協(xié)助課程安排、教研活動組織及授課教師科內(nèi)及院內(nèi)試講、教師資格證申報材料準備等，負責(zé)進修生、研究生、定向?qū)嵙?xí)生、普通實習(xí)生在科內(nèi)學(xué)習(xí)期間的日?？记诠ぷ?、講座安排、生活情況及文件資料管理的學(xué)習(xí)，幫助他們盡快適應(yīng)新環(huán)境，學(xué)到知識。

2.4做好科研協(xié)同工作，融入科研團隊 科室非常重視科研工作，以“科教興科、人才強科”的發(fā)展戰(zhàn)略進行學(xué)科建設(shè)。專職秘書動態(tài)掌握科研工作訊息及各類基金項目申報時間點，及時傳達，便于科室人員了解最新科研動態(tài)。建立科室科研工作檔案，收集整理獲批課題項目、在研課題進展、已發(fā)表論文、科研成果、學(xué)術(shù)任職及外出參會及培訓(xùn)等資料，并隨時更新。為科室制定遠期、近期、亞專業(yè)發(fā)展方向、人才培養(yǎng)、學(xué)術(shù)影響力等詳細的計劃提供基礎(chǔ)材料，科研信息資料共享，同時便于管理團隊及時準確地掌握科室的科研工作運行情況，加強科研管理的規(guī)范性。

作為醫(yī)院的特色學(xué)科進行建設(shè)與發(fā)展，為提高綜合實力及輸血醫(yī)學(xué)服務(wù)能力，全員參與，共同努力，專職秘書也積極加入到科室科研團隊中，參與論文書寫、課題申報等工作中。通過科室專家?guī)椭c自身的努力，本人以第一作者發(fā)表“間充質(zhì)干細胞干性維持及多向分化相關(guān)LncRNA的研究進展”及完成論文“重慶市輸血醫(yī)學(xué)專科聯(lián)盟建設(shè)與實踐探索”，以項目負責(zé)人獲批“臨床輸血不良事件監(jiān)測與輸血質(zhì)量管理研究”院級課題。從自身工作出發(fā)，積極探索，不斷進取，融入科室科研團隊。

2.5科室文化建設(shè)及人才培養(yǎng)輔助工作 加強科室文化建設(shè)，專職秘書積極組織集體活動，增加團隊凝聚力；制作科室文化墻，記錄工作及生活的點滴，營造良好的氛圍。科室建立了專業(yè)的人才管理模式,培養(yǎng)高層次輸血醫(yī)學(xué)人才，專職秘書根據(jù)科室亞專業(yè)人才培養(yǎng)計劃，加強溝通與交流，貫徹落實培養(yǎng)計劃，例如掌握職稱聘任最新文件精神及要求，定期收集、整理科室人員晉升上一級職稱需要具備的條件并溫馨提醒，及時通知相關(guān)考試、申報日程安排等，指導(dǎo)申報材料的填寫，提高申報成功率。促進人才結(jié)構(gòu)優(yōu)化,提升學(xué)科內(nèi)涵建設(shè)，進一步提高服務(wù)水平以適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展[11]。

2.6擔(dān)當(dāng)志愿者，參與無償獻血宣傳工作 自《中華人民共和國獻血法》正式實施以來，本院積極響應(yīng)無償獻血號召，在醫(yī)院的帶領(lǐng)下，每年在室外(40 ℃高溫的夏季，血液最緊缺的時候)參與組織全院醫(yī)務(wù)人員夏季無償獻血活動，招募無償獻血醫(yī)務(wù)人員，獻血過程中為他們?nèi)谭?wù)，講解注意事項，并做好宣傳工作，現(xiàn)已堅持8年。每年6月14日世界獻血者日，參與組織全院無償獻血宣傳活動，制作無償獻血宣傳資料，開展合理用血專題講座，普及血液相關(guān)知識。不僅是完成無償獻血宣傳工作，也用自己的點滴力量，為民眾起到帶頭作用，挽救更多生命。

3 秘書工作體會

輸血科是一個飛速發(fā)展的科室，有較多創(chuàng)新性和突破性工作，要有不畏困難、勇于挑戰(zhàn)的精神。成立輸血醫(yī)學(xué)?？坡?lián)盟，從章程的制定、成員單位的召集、啟動會議召開及學(xué)術(shù)活動組織，沒有捷徑和可借鑒的資料，只有探索與實踐。作為專職秘書，不僅要做好事務(wù)性的煩瑣工作，還應(yīng)將自身融入科室中，發(fā)揮自身優(yōu)勢，體現(xiàn)自我價值。

3.1工作主動積極，被動中求主動 秘書工作的從屬性決定了其被動性，但不能被動應(yīng)對，努力掌握做好本職工作所需的知識和技能，增強協(xié)調(diào)、溝通、應(yīng)變與創(chuàng)造性思維能力，主動適應(yīng)工作需要，以強烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感、使命感，兢兢業(yè)業(yè)完成工作任務(wù)。如職能部門下發(fā)文件及通知，仔細閱讀，掌握重要精神，結(jié)合科室情況精準傳達，參與事務(wù)的執(zhí)行，把握“宜早不宜遲” 的工作原則，給自己和同事預(yù)留充裕的時間。增強服務(wù)的主動性，提高業(yè)務(wù)能力，站在全局的高度思考處理問題，找準文件精神與本科室工作的結(jié)合點和切入點，換位思考，充當(dāng)好科室發(fā)展的“潤滑劑”。

3.2注重溝通交流，有匯報、常反饋 專職秘書在科室起著橋梁與樞紐的作用，有效溝通是必備技能之一。上傳下達過程中正確傳遞信息，實事求是，不夸大和隱瞞；工作進行中，把握節(jié)奏匯報進展情況；工作完成后及時反饋；加強與同事間及上級的溝通交流，既讓他們了解工作動態(tài)，又確保信息傳遞的準確性，每件事有始有終。如科室目標管理考核指標，每月定期收集相關(guān)數(shù)據(jù)，了解相關(guān)指標完成情況，及時將存在的問題反饋給科室管理團隊及當(dāng)事人，促進各項事情得到落實，精準管理。

3.3做好定位，融入集體 嚴格要求自己，端正助手形象，服從工作安排。不斷學(xué)習(xí)進取，提高自身綜合素養(yǎng)，個人發(fā)展與科室規(guī)劃一致，想科室發(fā)展之所想，做科室發(fā)展之所做，胸懷全局，提高“輔助”的能力與水平。

3.4分清輕重緩急，提高工作效率 專職秘書崗位事務(wù)性工作多而雜，且常有意外的不確定性事件。根據(jù)工作緊急性、重要程度，制訂緊急又重要、重要不緊急、一般3個等級的工作計劃[12]。運用時間管理理論，首先解決緊急又重要的工作，其次處理重要不緊急工作,最后做一般工作，考慮需要職能部門或是同事協(xié)作工作提前溝通聯(lián)系，頭腦里有一張清晰事務(wù)運行圖，做完后進行勾選，防止疏漏，從而養(yǎng)成良好的時間管理習(xí)慣，優(yōu)化工作流程，更高效地開展工作。

4 結(jié) 語

專職秘書在輸血科學(xué)科建設(shè)中扮演著重要的角色,既在醫(yī)院管理中起著重要的溝通、協(xié)調(diào)作用，又能協(xié)助科室日常管理、臨床用血新技術(shù)開展與推廣、輸血醫(yī)學(xué)繼續(xù)教育、科研工作、文化建設(shè)與人才培養(yǎng)、無償獻血宣傳等工作，通過配合、協(xié)助、參與，融入學(xué)科建設(shè)工作中。從多個角度出發(fā)，將個人與科室發(fā)展相結(jié)合，發(fā)揮自身優(yōu)勢，工作中變被動為主動，提高執(zhí)行力及效率，促進輸血科學(xué)科建設(shè)工作標準化、規(guī)范化、科學(xué)化。