秦秀香

關鍵詞：醫(yī)院檔案管理;檔案信息化;信息化建設

引言

醫(yī)院檔案管理內涵豐富，它真實而全面的記錄了醫(yī)院從無到有的發(fā)展歷程，其中不僅包含了醫(yī)院的基礎設施建設資料，更囊括了患者就醫(yī)問診的信息，是醫(yī)院開展科研醫(yī)療、患者服務的重要窗口，精準而完善的醫(yī)院檔案管理服務工作能夠有效緩解當前醫(yī)患矛盾問題，對提升醫(yī)院醫(yī)療水平也有著關鍵意義。目前，信息技術與醫(yī)院檔案管理工作經(jīng)過不斷磨合，已經(jīng)取得了顯著成效，陳舊的檔案管理方式被打破，新鮮的管理理念正在逐步改善著醫(yī)院檔案管理服務功能，線上醫(yī)療檔案查詢、醫(yī)療信息資源共享、檔案遠程協(xié)助服務等等板塊均已在醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)展開運營，大大滿足了人們對醫(yī)院檔案管理的需求。

1信息技術在醫(yī)院檔案管理工作中運用的積極作用

1.1保護紙質檔案

醫(yī)院檔案資源服務工作一直是醫(yī)院與病患之間溝通的紐帶，患者在借閱病歷檔案時，就能夠體會到醫(yī)院檔案管理是否符合人性化、服務化的全新理念。以往的醫(yī)院病歷檔案調閱是需要患者到醫(yī)院病案科進行現(xiàn)場調檔并復印病歷，這給很多外地患者帶來諸多不便，尤其是在病歷檔案復印過程中容易造成紙質檔案的破損，不利于紙質檔案的保存和管理。電子病歷檔案的廣泛運用有效緩解了這一個難題。人們在借閱檔案時，只需要在網(wǎng)上提交申請即可，后臺檔案系統(tǒng)客戶服務專員通過點對點交接信息，在線發(fā)送用戶所需檔案資源信息，真正實現(xiàn)了無紙化辦公方式，從而有力保護了紙質檔案的完整性。

1.2提升歸檔效率

醫(yī)院檔案涉及類目較多，在歸檔整理時，受到檔案管理工作人員專業(yè)技術的局限性，容易出現(xiàn)歸檔類目錯誤的情況，即便后期核查檔案過程發(fā)現(xiàn)了這個錯誤，糾正起來也十分困難，這也嚴重影響了醫(yī)院檔案歸檔工作的速度，致使工作效率始終得不到提升。檔案管理信息系統(tǒng)的成功搭建，大力改善了這一弊端，檔案管理人員只需要將檔案內容中的關鍵詞輸入到檔案信息系統(tǒng)中，系統(tǒng)就會自動識別出檔案內容所歸屬的類目，工作人員不再需要根據(jù)檔案目錄表查找類目，從而解放了工作人員的手工勞動，讓我們的檔案管理工作人員有更多的時間去鉆研專業(yè)技術，深度開發(fā)檔案信息資源利用與服務，在提升檔案歸檔效率的同時，也進一步精確了檔案歸檔編號，讓醫(yī)院檔案管理工作更趨向規(guī)范化和科學化。

2當前現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

2.1案管理缺乏規(guī)范性

我國大部分醫(yī)院檔案管理工作均缺乏明顯的規(guī)范性，其主要體現(xiàn)在兩個方面：一方面是已經(jīng)整理、歸納完畢的材料不夠完善、系統(tǒng);另一方面是無法及時歸檔信息材料，最終導致檔案丟失或破損。以上現(xiàn)象反映出我院管理人員缺乏對本職工作的正確認識，且尚未建立嚴謹、健全的檔案管理制度。還需注意的是，在醫(yī)院重點學科建設以及醫(yī)療活動開展的過程中，均會總結出很多文檔資料，但往往由于后續(xù)工作不到位，因此檔案遺失的可能性很高，無法對其進行進一步的匯總與歸檔。

2.2檔案調取程序復雜

目前國內一部分醫(yī)院，尤其是基層醫(yī)院，仍然依靠人工來檢索、調取檔案，涉及的程序十分復雜，既浪費精力，又耗費時間，不利于檔案管理工作后續(xù)的開展。而有些醫(yī)院雖然已經(jīng)實現(xiàn)了檔案的現(xiàn)代化管理，但由于檔案管理者并不了解軟件開發(fā)和設計知識，所以難以充分滿足醫(yī)院檔案管理多方面需求。

3促進信息技術在醫(yī)院檔案管理工作中運用的幾點看法

3.1規(guī)定管理標準

目前，雖然檔案管理部門還沒有明確規(guī)定檔案管理信息化的標準，但各醫(yī)院要以戰(zhàn)略眼光，制定適合本醫(yī)院檔案管理信息化系統(tǒng)的所必須具備的基本條件和基本標準，并隨著信息技術的發(fā)展而更新提高。當務之急是配置相應的信息設備，配齊必要的專職管理人員，創(chuàng)設良好的條件。同時嚴格要求醫(yī)院各職能處室要以信息化建設的標準形成正在錄入的檔案資料，檔案管理人員則要明確建檔標準，及時予以立卷歸檔，逐步形成領導重視，部門協(xié)作，互相促進，共同提高的醫(yī)院檔案管理信息化建設新局面。

3.2強化服務意識

檔案信息化管理的最終目的是為了確保檔案的利用，所以醫(yī)院檔案管理人員需要進一步提升自身的檔案服務意識，樹立良好的服務理論，對檔案服務方式進行優(yōu)化，加快醫(yī)院檔案信息服務的開放度。同時，醫(yī)院檔案管理部門在工作中需要加強與其他部門及科室的溝通和聯(lián)系，建立良好的交流平臺，進一步拓展寬檔案服務渠道，最大限度的加快對醫(yī)院檔案資源的開發(fā)和利用，以便于更好的與現(xiàn)代化醫(yī)院管理的現(xiàn)實需求相適應。

3.3全面提升醫(yī)院檔案管理人員的信息素養(yǎng)和技能

首先，引入人才。從醫(yī)院檔案管理素質，信息素養(yǎng)等角度來進行人員的選拔和招聘，確保他們可以更好的發(fā)揮其在醫(yī)院檔案信息化建設中的效能，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，繼而步入到更加理想的醫(yī)院檔案管理工作狀態(tài)中去。接著，培養(yǎng)人才，在新檔案管理信息系統(tǒng)引入醫(yī)院服務機制的時候，需要讓在職人員參與到實際的系統(tǒng)培訓中去，確保對于系統(tǒng)的運行原理，使用技巧有著全面的掌握，并在此基礎上確保能夠提升自身的技能，繼而更好的參與到信息化建設歷程中去。最后，要形成理想的醫(yī)院檔案管理工作獎懲機制，對于做的好的員工進行獎賞，對于做的不好的員工進行處罰，繼而使得員工以正確的視角去審視醫(yī)院檔案管理信息化建設工作的開展。

結束語

醫(yī)院檔案管理工作，在新形勢下需要正確認識自身在醫(yī)院發(fā)展中的價值，然后增加此方面的投入，將信息化技術融入進去，尤其是大數(shù)據(jù)技術，物聯(lián)網(wǎng)技術和云計算技術的融入，會使得實際的檔案管理工作的質量朝著更加理想的方向發(fā)展。此時需要關注檔案管理工作機制的構建，檔案管理工作模式的優(yōu)化，檔案管理工作人力資源的優(yōu)化配置，繼而創(chuàng)設出理想的檔案信息化發(fā)展格局和環(huán)境。

參考文獻：

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