鮑夏迎

摘要：檔案工作是管理檔案和提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，深深植根于人類社會(huì)生產(chǎn)生活之中，并隨著社會(huì)文明程度的提高越來越深入到社會(huì)生產(chǎn)、生活的各個(gè)領(lǐng)域，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、精神文明建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。隨著電子系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)處理電子化的迅速發(fā)展，電力工程也實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)輔助和網(wǎng)絡(luò)化設(shè)計(jì)作業(yè)，但當(dāng)前電力工程檔案信息化管理水平還比較低，網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化等方面還有明顯的不相適應(yīng)之處，因此，加強(qiáng)電力建設(shè)企業(yè)工程檔案的收集與管理工作至關(guān)重要。本文將對(duì)電力建設(shè)企業(yè)工程檔案的收集與管理的措施進(jìn)行深入的探討。

關(guān)鍵詞：電力建設(shè)企業(yè);工程檔案;收集;管理;措施

1電力建設(shè)企業(yè)工程檔案的收集與管理的措施

1.1圍繞工程建設(shè)形成全面的檔案收集渠道

要確保重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案資料齊全完整，在基建工程項(xiàng)目開工之前，將有關(guān)計(jì)劃通知檔案管理人員，讓檔案人員參加設(shè)備開箱與有關(guān)工程會(huì)議，使檔案人員在文件資料形成之初就能把握文件的來龍去脈，以便及時(shí)完整地收集相關(guān)資料，對(duì)基建、技術(shù)等檔案的收集、整理、保管、移交、存檔規(guī)定了明確的工作程序。與此同時(shí)，在健全組織機(jī)構(gòu)、明確工作程序的基礎(chǔ)上，還要對(duì)其進(jìn)行具體分工，電力工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)圖紙、資料、設(shè)計(jì)變更等材料，經(jīng)過檔案室收進(jìn)來、登記、審核、建臺(tái)賬，然后將施工圖紙等資料分發(fā)到各項(xiàng)目組，并登記上賬，再由項(xiàng)目組向施工單位分發(fā)。工程竣工時(shí)項(xiàng)目組負(fù)責(zé)項(xiàng)目竣工資料的驗(yàn)收，及時(shí)將該工程需要?dú)w檔的有關(guān)圖紙、文件資料收集齊全完整，進(jìn)行審查，經(jīng)過系統(tǒng)的整理后向檔案館移交。項(xiàng)目部在資料管理上對(duì)檔案館負(fù)責(zé)，既負(fù)責(zé)接收資料，又負(fù)責(zé)收集、匯總、整理工程項(xiàng)目檔案并與施工單位一起交付竣工資料。

1.2加強(qiáng)改進(jìn)電力工程檔案整理分類立卷方法

首先，根據(jù)不同工程建設(shè)期間進(jìn)行檔案的整理分類和歸檔工作，通常一些非常大型的工程項(xiàng)目建設(shè)會(huì)表現(xiàn)出很明顯的階段性，根據(jù)這個(gè)特點(diǎn)就能對(duì)不同時(shí)期各子工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行整理，檔案管理人員要確保自身的工作內(nèi)容和工程建設(shè)同步進(jìn)行的，隨時(shí)了解和查找所需各項(xiàng)檔案材料，當(dāng)該項(xiàng)工程完成后，能夠立馬進(jìn)行分類立卷編號(hào)工作。其次，根據(jù)不同的生產(chǎn)工序或單項(xiàng)工程進(jìn)行檔案的分類整理、歸檔工作，企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中，為不斷地進(jìn)行產(chǎn)品的創(chuàng)新和改進(jìn)，擴(kuò)大生產(chǎn)規(guī)模，經(jīng)常會(huì)進(jìn)行一些相對(duì)小規(guī)模的改建和擴(kuò)建工作。這種情況下檔案管理人員要充分考慮不同工程或車間的實(shí)際生產(chǎn)情況，并根據(jù)實(shí)際項(xiàng)目的建設(shè)程度和專業(yè)隊(duì)伍使用來搜集各種檔案資料，其中的檔案號(hào)可以是利用三級(jí)類目編制完成的。最后，要根據(jù)工程項(xiàng)目中合同的要求做好檔案的分類歸檔工作就是要依據(jù)工程項(xiàng)目簽訂合同中的規(guī)定，對(duì)于案卷中檔案的存放順序應(yīng)當(dāng)經(jīng)過提前的批復(fù)然后做出相關(guān)請(qǐng)示，證件在附件前面，印件在定稿前面，轉(zhuǎn)發(fā)件在被轉(zhuǎn)發(fā)件前面，文字資料在圖樣資料前面的順序，再認(rèn)真、詳細(xì)地手寫其中的目錄內(nèi)容，其中的備考表、案卷、封面等各種資料是否要進(jìn)行裝訂，要根據(jù)不同單位的實(shí)際情況進(jìn)行確定，從而能夠完美地進(jìn)行工程檔案的歸檔和管理工作。

1.3加強(qiáng)構(gòu)建科學(xué)完善的電力工程檔案管理體制

加強(qiáng)對(duì)檔案工作的集中統(tǒng)一管理，是公司工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。要遵照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，分級(jí)管理的原則，制定了相關(guān)制度、辦法，從工程建設(shè)開始就有檔案人員的介入，由各部門配合將所形成的前期資料，如初步設(shè)計(jì)、項(xiàng)目建議書、土地勘察定界報(bào)告、地形地質(zhì)測(cè)量報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、地質(zhì)災(zāi)害報(bào)告、可行性研究報(bào)告等相關(guān)資料及時(shí)分類歸檔。在工程進(jìn)行中由技術(shù)處、工程處、物資處提供給檔案部門施工圖紙及施工中形成的招投標(biāo)文件、施工方案及各類設(shè)備、材料的訂購、訂貨合同，并建立由建設(shè)方、項(xiàng)目部、施工方、監(jiān)理方以及質(zhì)檢方五級(jí)管理體系，形成完整的檔案管理體系，無論是在工程各階段還是參建各單位，都能從組織上保證文件資料的不疏漏、不散失，使檔案管理工作達(dá)到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并將檔案管理納入文明施工管理考核范圍。

1.4加強(qiáng)對(duì)從業(yè)人員素質(zhì)和技能的培養(yǎng)

檔案工作的內(nèi)容復(fù)雜多樣且含量大，因此對(duì)人員的培訓(xùn)也要從不同角度來進(jìn)行。采取多種方式，因人而異，學(xué)習(xí)和理解國家有關(guān)的工程方面的知識(shí)以及各項(xiàng)管理技術(shù)。同時(shí)要定期進(jìn)行專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)、考核，確保從業(yè)人員已經(jīng)具備了相應(yīng)的資質(zhì)條件，以便適應(yīng)更新速度較快的科學(xué)技術(shù)，提高分析、判斷、實(shí)踐和應(yīng)急能力，同時(shí)還要有針對(duì)性地及時(shí)了解各項(xiàng)目在各個(gè)程序和環(huán)節(jié)上的任務(wù)、設(shè)備操作等，確保所掌握的知識(shí)和技能具有統(tǒng)一和連貫性，打造一支高素質(zhì)、高水準(zhǔn)、全新的現(xiàn)代管理隊(duì)伍。另外還要具備較強(qiáng)的責(zé)任心和洞察力，能夠?qū)㈨?xiàng)目所涉及的主體進(jìn)行全面的核實(shí)和分析，以確保項(xiàng)目的順利實(shí)施。

1.5加強(qiáng)工程檔案的信息化管理

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息化是電力建設(shè)企業(yè)未來發(fā)展的方向和趨勢(shì)，因此電力企業(yè)的管理者應(yīng)該將互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)和檔案管理工作有機(jī)的結(jié)合起來，這樣能夠有效的提升檔案的價(jià)值和效益，從實(shí)際工作的角度講，檔案信息化能夠在一定程度上實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)據(jù)共享。與此同時(shí)，電力企業(yè)工程檔案的管理者還可以將關(guān)鍵的檔案信息整理成電子文檔，上傳到計(jì)算機(jī)中進(jìn)行保管，這樣能夠有效的提升檔案管理效率，管理工作者在需要的時(shí)候能夠隨時(shí)在計(jì)算機(jī)中查找，同時(shí)也方便項(xiàng)目后期階段查閱一些關(guān)鍵信息，極大的提升檔案管理工作的效率。電子檔案數(shù)據(jù)的大規(guī)模使用，工程檔案管理工作也會(huì)朝著信息化的方向發(fā)展，在這過程中也會(huì)累計(jì)很多信息資料，為電力企業(yè)發(fā)展信息技術(shù)提供必要的數(shù)據(jù)支撐。在此基礎(chǔ)上，要想更好的深化信息化檔案管理工作，需要檔案管理工作者不斷創(chuàng)新檔案管理的模式和內(nèi)容，將項(xiàng)目建設(shè)中的圖片、視頻以及相關(guān)圖表完整的錄入到網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行保存，通過有效的檔案數(shù)據(jù)更加完整的展示項(xiàng)目信息。因此，電力建設(shè)企業(yè)，需要重視工程檔案管理的信息化建設(shè)工作，借助互聯(lián)網(wǎng)對(duì)檔案進(jìn)行有效的整理。在當(dāng)前階段，很多電力企業(yè)都是通過紙張來保存工程檔案信息，這種存儲(chǔ)方法很大程度上阻礙了工程檔案信息的利用效率。在新的歷史時(shí)期，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，能夠?qū)⑦@些紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化成電子文檔，借助高速的互聯(lián)網(wǎng)，這些數(shù)字化的信息能夠在網(wǎng)絡(luò)中高效的傳輸，這個(gè)過程也能有效的促進(jìn)電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理的水平。通過對(duì)檔案進(jìn)行信息化的處理，能夠?qū)?fù)雜的檔案信息進(jìn)行集中地存儲(chǔ)，并通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的分析，將這些復(fù)雜的檔案信息按照相關(guān)的規(guī)范要求進(jìn)行科學(xué)的分類，并將其轉(zhuǎn)化成標(biāo)準(zhǔn)格式的數(shù)字化文本，上傳到網(wǎng)絡(luò)中，這樣施工企業(yè)也能夠通過互聯(lián)網(wǎng)查找到檔案信息。通過這種信息化的管理模式，構(gòu)建完善高效的查詢系統(tǒng)，通過通俗易懂的人機(jī)交互界面，能夠?yàn)轫?xiàng)目參與者提供更加便捷的檔案查詢服務(wù)，也為電力建設(shè)企業(yè)明確項(xiàng)目各參與方的責(zé)任主體提供了尤為重要的資料依據(jù)。

2結(jié)束語

工程檔案管理與收集對(duì)電力建設(shè)企業(yè)有著至關(guān)重要的作用，同時(shí)對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量也有著重要影響，在當(dāng)前階段，電力企業(yè)應(yīng)該創(chuàng)新管理模式和內(nèi)容，借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)提升工程檔案管理的效率，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。

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