江淑妹

摘要：進一步注重企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作具有重要意義，可以為企業(yè)各項工作的順利開展提供參考。檔案內(nèi)容包括了企業(yè)發(fā)展中的各方面信息，企業(yè)可以結(jié)合這些信息建立落實有針對性的工作方法。但是，在企業(yè)文書檔案收集與歸檔環(huán)節(jié)，還是伴隨了一些問題，應(yīng)當針對這些措施，建立落實合理處理對策，從而保證強化企業(yè)文書檔案收集與歸檔質(zhì)量，助力企業(yè)各項工作良好開展。

關(guān)鍵詞：辦公室;文書檔案;收集;歸檔

0引言

企業(yè)檔案收集與歸檔工作的良好開展，能夠?qū)ζ髽I(yè)各項工作的發(fā)展進行全面記錄。比如，企業(yè)一些科室業(yè)務(wù)活動在具體進行時，產(chǎn)生了大量資料，如果將這些資料進行全面收集、合理歸檔，就能夠企業(yè)各科室業(yè)務(wù)考核活動的開展提供依據(jù)，有利于各科室對資料的查找，保證開展公平的業(yè)務(wù)考核活動。除此之外，進一步注重檔案收集與歸檔工作，還會助力企業(yè)最高級別管理人員充分了解各科室業(yè)務(wù)的進展，就應(yīng)當對檔案收集與歸檔工作加大重視程度。

1辦公室文書檔案收集和歸檔中出現(xiàn)的問題

1.1材料收集不完善

在一般條件下，企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作環(huán)節(jié)都未能體現(xiàn)完善性，在具體操作中，一些檔案內(nèi)容都未能被檔案管理人員進行全面記錄，這樣就可能導(dǎo)致企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作具有較高難度，也可能導(dǎo)致企業(yè)檔案管理難以體現(xiàn)精準性，因而，企業(yè)就應(yīng)當對這樣問題做出進一步考慮，如此一來，便能夠保證文書檔案收集與歸檔工作切合相關(guān)標準。不僅如此，企業(yè)一些檔案內(nèi)容也分散到了企業(yè)其他科室，如此現(xiàn)象就可以導(dǎo)致企業(yè)檔案的整理不能體現(xiàn)完整性，因而，就應(yīng)當由企業(yè)檔案管理人員在具體工程環(huán)節(jié)，進一步考慮到檔案內(nèi)部的完整性，保證企業(yè)文書檔案管理收集工作達到相關(guān)部門提出的標準、政策。除此之外，還有一些檔案管理臨時工，其相關(guān)工作環(huán)節(jié)，未能體現(xiàn)高度職責(zé)意識，如此狀態(tài)也會導(dǎo)致檔案資料收集缺乏完整性。

1.2檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)需要提升

企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作在具體進行時，檔案管理人員都未能表現(xiàn)出高度的職業(yè)素養(yǎng)，導(dǎo)致文書檔案收集與歸檔工作不能穩(wěn)定開展，一些檔案管理人員相關(guān)工作環(huán)節(jié)，也未能體現(xiàn)高度的職責(zé)意識，未能對企業(yè)紅頭文件的整理加大力度，導(dǎo)致文書檔案收集與歸檔工作不能具有快捷性和穩(wěn)定性。因此，就應(yīng)當由檔案管理人員在文書檔案的收集、歸檔環(huán)節(jié)，提高責(zé)任意識，進一步注重對紅頭文件的整理。不僅如此，企業(yè)檔案管理人員對現(xiàn)代新型的檔案管理模式進行充分了解，因而，在具體的文書檔案收集與歸檔環(huán)節(jié)，也未能對檔案內(nèi)容的現(xiàn)實性予以全面審查，導(dǎo)致所整理的檔案內(nèi)容難以保證可靠。因而，就應(yīng)當要求企業(yè)借助合理措施，提高文書檔案收集與歸檔工作的標準，保證該項工作能夠達到上級提出的相關(guān)標準和規(guī)范。

1.3沒有做好材料收集工作

近期以來，企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作的具體進行時，未能體現(xiàn)明顯的快捷性和穩(wěn)定性，這樣就可能使得企業(yè)檔案管理工作整體質(zhì)量成效弱化。在檔案資料收集環(huán)節(jié)，相關(guān)工作人員未能充分落實管理的思想、流程和標準等。一些檔管理人員在對文書檔案進行收集與歸檔時，未能進行規(guī)范性，導(dǎo)致檔案資料失去完整性。針對這樣的情況，企業(yè)就需要在文書檔案收集與歸檔工作進行時，對該項工作予以適度監(jiān)管，其間，還應(yīng)制定文書檔案收集與歸檔標準與規(guī)范，確保企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作快捷性、穩(wěn)定開展。另外，在文書檔案收集與歸檔環(huán)節(jié)，一些檔案資料都缺乏完整性，導(dǎo)致檔案效用明顯弱化，企業(yè)應(yīng)對這樣的現(xiàn)象進行高度重視。

2優(yōu)化辦公室文書檔案收集和歸檔工作的有關(guān)措施

2.1健全文書檔案管理系統(tǒng)

想要保證企業(yè)文書檔案收集與歸檔環(huán)節(jié)的穩(wěn)定性，就應(yīng)當進一步完善檔案管理系統(tǒng)，其間，還應(yīng)根據(jù)相關(guān)工作伴隨的問題建立有效的管理制度，促進檔案管理人員在文書檔案收集與歸檔環(huán)節(jié)，保證所有作業(yè)環(huán)節(jié)都是結(jié)合標準制度內(nèi)容，以強化文書檔案收集與歸檔的快捷性。與此同時，在對檔案管理系統(tǒng)予以完善環(huán)節(jié)，應(yīng)對企業(yè)各個科室的職責(zé)范圍予以進一步明朗化設(shè)置，進一步清晰化文書檔案的歸檔項目和管理期限，從而為文書檔案收集與歸檔的穩(wěn)定實行提供有利條件。這還應(yīng)當建立切實可行的各科考核體系。如此一來，便能夠提高檔案管理人員工作的主觀能動性，保證強化其文書檔案收集與歸檔的業(yè)務(wù)水平，增進檔案管理人員職責(zé)意識，給未能結(jié)合標準制度現(xiàn)象予以全面消除，從而保證強化企業(yè)文書檔案收集與歸檔質(zhì)量成效。

2.2實施檔案管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)

第一是企業(yè)管理工作在實際開展環(huán)節(jié)，管理人員需要切實知曉檔案管理屬于企業(yè)管理中的主要項目之一，需要對該項管理項目予以進一步注重。還應(yīng)當以適當時間為檔案管理人員實行專業(yè)培訓(xùn)，在具體培訓(xùn)時，保證有效提高其參與培訓(xùn)的主觀能動性，強化參與培訓(xùn)人員崗位工作水平和職業(yè)素養(yǎng)。第二是在文書檔案收集與歸檔環(huán)節(jié)，應(yīng)當通過對臨時工大批召集的措施，以緩解檔案管理人員的業(yè)務(wù)負擔(dān)，因而，企業(yè)就應(yīng)當對臨時工作予以，促進所有臨時工可以快速適應(yīng)相關(guān)工作，助力企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作的有序開展。第三是在人員培訓(xùn)環(huán)節(jié)，企業(yè)管理人員應(yīng)采取有效措施，促進參與培訓(xùn)人員對文書歸檔項目，和文件完整性予以充分了解，以強化企業(yè)檔案管理質(zhì)量成效，確保企業(yè)檔案管理進一步體現(xiàn)專業(yè)性和穩(wěn)定性。

2.3開展檔案宣傳工作

想要保證企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作質(zhì)量成效，就可考慮進一步注重檔案宣傳。第一是，在平時發(fā)展中，企業(yè)應(yīng)保證簡報和編制和檔案管理質(zhì)量，進一步擴展檔案管理宣傳范圍，提高相關(guān)工作人員工作的主觀能動性。第二是，企業(yè)最高級別管理人員應(yīng)當借助對信息技術(shù)和智能終端設(shè)備，拓展檔案管理工作宣傳范圍的深廣性，其間，還應(yīng)要求相關(guān)工作人員進一步標準化檔案收集與歸檔的流程，其間還應(yīng)對檔案內(nèi)容的現(xiàn)實性予以審核，避免檔案內(nèi)容與現(xiàn)實情況的信息不相對稱。第三是，在對檔案管理予以大力宣傳時，應(yīng)進一步考慮到，對文書檔案的顯著效用予以深廣性宣傳。

結(jié)語

在現(xiàn)代社會快速發(fā)展的背景下，企業(yè)所進行的文書檔案收集與歸檔工作，應(yīng)將新型管理模式進行運用，使相關(guān)工作進一步體現(xiàn)創(chuàng)新性，其間還應(yīng)當優(yōu)化升級管理制度。還應(yīng)進一步注重檔案管理相關(guān)培訓(xùn)的重視，以保證對相關(guān)工作理論進行更加充分落實，從而助力企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作快速向更高層面升級。

參考文獻

[1]白芝梅.淺議企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作[J].商場現(xiàn)代化，2016，（20）：93-94.

[2]趙航.企業(yè)文書檔案收集、鑒定研究[J].蘭臺內(nèi)外，2020，（6）：67.

[3]何雪晴.分析企業(yè)文書檔案的收集與管理[J].卷宗，2019，9（34）：39.

（深圳市福田區(qū)檔案館?廣東?深圳?518000）