周書英 周美英

摘 要：在社會(huì)經(jīng)濟(jì)及科學(xué)技術(shù)高度發(fā)展的時(shí)代背景下，如何使高校檔案利用工作緊隨時(shí)代潮流，并適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求是高校檔案館面臨的重要課題。針對(duì)現(xiàn)階段學(xué)籍檔案查詢中存在的問題，本文從高校職能部門、檔案館檔案查詢工作人員以及學(xué)籍檔案的規(guī)范整理等角度闡述了如何做好學(xué)籍檔案的查詢利用工作，提出了自己的看法和見解。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案;查詢利用;高校檔案工作;發(fā)展

學(xué)籍檔案是學(xué)生在以往的學(xué)習(xí)實(shí)踐過程中直接形成、清晰、確定、完整、有價(jià)值的各種形式的歷史記錄，它準(zhǔn)確記載了學(xué)生在校期間的綜合表現(xiàn)。學(xué)籍檔案是高校眾多檔案中查詢利用率最高的檔案類型，其中主要包括新生錄取審批表、成績(jī)單、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生基本信息表（學(xué)籍表）、學(xué)位授予名冊(cè)、轉(zhuǎn)學(xué)生學(xué)籍材料、畢業(yè)論文答辯材料等等。近些年，教育部開展了學(xué)歷認(rèn)證工作，很多校友需要到學(xué)校檔案館查詢學(xué)籍檔案認(rèn)證學(xué)歷，檔案館有義務(wù)配合認(rèn)證中心做好學(xué)歷認(rèn)證的協(xié)查工作。因此，學(xué)籍檔案的查詢利用工作就成為高校檔案館工作的重中之重，做好學(xué)籍檔案的查詢利用工作對(duì)推動(dòng)高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展具有極大的推動(dòng)作用，本文從高校職能部門及檔案查詢工作人員的角度闡述自己的看法和見解。

一、學(xué)籍檔案的規(guī)范收集和整理是做好學(xué)籍檔案查詢工作的前提條件

1.規(guī)范收集——學(xué)籍檔案查詢利用的基礎(chǔ)保障

學(xué)籍檔案的收集是查詢利用工作的基礎(chǔ)，規(guī)范平時(shí)的收集工作進(jìn)而保證學(xué)籍檔案的完整性，這是收集工作的核心要求，也是對(duì)檔案制度的一種補(bǔ)充措施，是后期查詢利用的保障。

高校檔案館館藏的學(xué)生學(xué)籍檔案產(chǎn)生于各教學(xué)院系、教務(wù)處、科研處、招生辦等部門，每學(xué)年形成的學(xué)籍檔案由各部門兼職檔案員按時(shí)移交給檔案館。學(xué)籍檔案收集作為整個(gè)學(xué)籍檔案收集流程的第一步，具有十分重要的基礎(chǔ)意義。

因此，檔案館有必要定期對(duì)各教學(xué)院系的兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并根據(jù)學(xué)籍檔案的特點(diǎn)對(duì)兼職檔案員提出檔案初步整理的要求，明確規(guī)定檔案規(guī)范整理的歸檔制度，具體規(guī)章制度如下：

（1）本科畢業(yè)生成績(jī)單。要求各教學(xué)院系兼職檔案員對(duì)畢業(yè)生成績(jī)單按專業(yè)、班級(jí)、學(xué)號(hào)進(jìn)行規(guī)范整理，經(jīng)教學(xué)院系負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)無誤后，加蓋院系公章統(tǒng)一向檔案館移交，統(tǒng)一移交時(shí)間為每年畢業(yè)生離校后一個(gè)月內(nèi)。

（2）新生錄取名冊(cè)。由學(xué)校招生辦兼職檔案員于每年的招生工作結(jié)束后兩個(gè)月內(nèi)移交檔案館。

（3）畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生基本信息表等（學(xué)籍表）。由教務(wù)處兼職檔案員收集整理后于畢業(yè)生離校后兩個(gè)月內(nèi)移交檔案館。

（4）研究生學(xué)位檔案。要求兼職檔案員對(duì)畢業(yè)研究生的各類檔案分類整理，按一定順序做初步歸檔，并列出明細(xì)、標(biāo)明不同材料的份數(shù)，加蓋院系公章移交檔案館。另外，學(xué)籍檔案的收繳過程中，交接雙方要對(duì)交接檔案認(rèn)真清點(diǎn)核實(shí)，做好交接文據(jù)，并在文據(jù)上簽字。

通過提高兼職檔案員的業(yè)務(wù)規(guī)范度，保證收集入館的學(xué)籍檔案條理分明，以便于后期歸檔整理、查詢利用，進(jìn)一步推動(dòng)高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

2.規(guī)范整理——學(xué)籍檔案查詢利用的效率保障

學(xué)籍檔案的規(guī)范整理決定了學(xué)籍檔案查詢利用的效率，檔案人員要對(duì)各部門移交給檔案館的學(xué)籍檔案及時(shí)進(jìn)行分類、組合、排列、編號(hào)、編目、裝訂、裝盒等一系列系統(tǒng)規(guī)范歸檔。尤其是本科畢業(yè)生成績(jī)單，按照常規(guī)，學(xué)生成績(jī)單不定期都有查詢，但主要集中在每年的三四月份，參加研究生入學(xué)考試和公務(wù)員考試以及出國留學(xué)的學(xué)生會(huì)到館查詢，加上學(xué)歷認(rèn)證等常規(guī)查詢，這個(gè)階段查詢工作量會(huì)相當(dāng)大。因此，這部分學(xué)籍檔案一定要優(yōu)先歸檔整理，有條件的話同步數(shù)字化，不然每查一個(gè)都要查目錄、翻實(shí)體檔案、復(fù)印，如果這些檔案不能及時(shí)歸檔，甚至還處于堆放狀態(tài)，在查詢的高峰期必然會(huì)給查詢利用造成極大的不良影響，阻礙高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

通過檔案的規(guī)范整理保證收集入館的學(xué)籍檔案及時(shí)歸檔，以便后期查詢利用推動(dòng)高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

3.協(xié)調(diào)配合——學(xué)籍檔案查詢利用的政策保障

要推動(dòng)高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展，學(xué)校各部門協(xié)調(diào)配合為學(xué)籍檔案查詢利用提供政策保障。學(xué)校管理部門作為檔案管理體系的頂層核心要素，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案管理工作的重視與支持，積極促成學(xué)校各部門間的協(xié)調(diào)配合。

（1）加強(qiáng)對(duì)檔案知識(shí)、檔案法、檔案利用尤其是學(xué)籍檔案的查詢利用重要性的宣傳，加強(qiáng)全校對(duì)于檔案工作的重視程度。

（2）結(jié)合當(dāng)前學(xué)歷認(rèn)證的契機(jī)，加強(qiáng)與教學(xué)院系、教務(wù)處、成人繼續(xù)教育學(xué)院、研究生處、就業(yè)指導(dǎo)處等與學(xué)籍檔案密切相關(guān)的部門的聯(lián)系，使各部門互相配合，最大限度做到資源共享。

（3）針對(duì)當(dāng)前學(xué)歷認(rèn)證工作對(duì)學(xué)籍檔案（尤其是成績(jī)單等電子檔案）查詢的需求現(xiàn)狀，充分利用OA系統(tǒng)使其順利流轉(zhuǎn)無縫對(duì)接，促進(jìn)學(xué)籍檔案提前步入數(shù)字化時(shí)代，做到檔案歸檔即可高效利用，避免煩瑣的查詢實(shí)體檔案的過程，提高查詢效率。各部門通力合作，有利于加速檔案館數(shù)字化進(jìn)程，推動(dòng)高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

二、查詢工作人員的綜合素質(zhì)是提高學(xué)籍檔案查詢服務(wù)質(zhì)量的重要條件

1.系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)——檔案查詢工作人員專業(yè)要求

檔案查詢工作人員要系統(tǒng)掌握檔案學(xué)專業(yè)的理論知識(shí)體系、具備嫻熟的檔案專業(yè)技能。檔案館館藏檔案種類繁多，熟悉檔案館藏結(jié)構(gòu)是做好查詢利用工作的基礎(chǔ)。首先，檔案查詢工作人員要掌握查看利用檔案目錄的技能，了解本館館藏各類檔案的分類方法、排列順序及排架特點(diǎn)。其次，檔案查詢工作人員員應(yīng)熟知各類檔案的來源及利用方向，做到對(duì)館藏檔案收藏結(jié)構(gòu)了如指掌，進(jìn)而使查詢工作順利進(jìn)行，提高查詢服務(wù)的效率。

另外，高校檔案查詢工作人員要認(rèn)真研究本學(xué)校的發(fā)展歷程。了解學(xué)校成立以來不同階段的辦學(xué)性質(zhì)、招生方式、招生對(duì)象、各種學(xué)歷類型、各類學(xué)生的招生背景以及各種歷史背景下形成的各種特殊事件。例如，20世紀(jì)90年代，當(dāng)時(shí)處于改革開放的歷史大背景下，社會(huì)對(duì)人才的需求很大，而教育資源相對(duì)匱乏，大學(xué)招生數(shù)量又有限，這就造成了人才的供求不平衡，成人教育順勢(shì)而生，學(xué)生通過成人高考獲得入學(xué)資格，各大學(xué)大量招生。其中，部分學(xué)生是先入學(xué)學(xué)習(xí)再參加成人高考，造成學(xué)籍檔案與其學(xué)習(xí)經(jīng)歷不符，給查詢制造了困難，如果查詢?nèi)藛T不了解這個(gè)歷史事實(shí)，必然影響查詢效率。因此，只有了解學(xué)校的歷史，才能對(duì)檔案館館藏檔案有更深層次的理解，在查詢工作中做到有的放矢，順利解決各種“疑難雜癥”，使查詢利用工作順利進(jìn)行，推動(dòng)高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

2.持續(xù)提升自我——檔案查詢工作人員工作需求

檔案查詢工作人員應(yīng)具備系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)和不斷學(xué)習(xí)更新的能力，具備專業(yè)資質(zhì)和執(zhí)行能力是完成專業(yè)工作的保障。除此之外，檔案工作人員還應(yīng)該時(shí)刻保持持續(xù)提升自我的熱情。

（1）堅(jiān)持政治思想和理論的學(xué)習(xí)，保持正確的政治態(tài)度、政治品質(zhì)和思想覺悟，真正做到熱愛祖國、熱愛人民，全心全意為人民服務(wù)。

（2）堅(jiān)持全面系統(tǒng)的科學(xué)文化知識(shí)學(xué)習(xí)，努力補(bǔ)充哲學(xué)、法學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、歷史、外語、電腦操作等與檔案業(yè)務(wù)相關(guān)的知識(shí)。比如，從事會(huì)計(jì)檔案管理工作的檔案員應(yīng)該具備相應(yīng)的財(cái)會(huì)知識(shí)。

（3）檔案查詢工作人員還要堅(jiān)持良好的生活習(xí)慣，加強(qiáng)體育鍛煉，具有良好的身體素質(zhì)。具備健康的體質(zhì)、充沛的精力和良好的心理素質(zhì)是做好檔案工作的基本條件。

（4）定期參加上級(jí)部門組織的崗位培訓(xùn)，積極參加各級(jí)檔案學(xué)會(huì)論壇，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案界專家的專題講座，經(jīng)常參觀一流大學(xué)的優(yōu)秀檔案館，虛心學(xué)習(xí)、借鑒他人長(zhǎng)處，為學(xué)校檔案館建設(shè)做出更大的貢獻(xiàn)。

三、檔案查詢工作人員良好的職業(yè)道德是學(xué)籍檔案查詢工作的必備條件

檔案工作是普通的、煩瑣的，而又是重要的、光榮的，它的這些性質(zhì)、特點(diǎn)和地位決定了社會(huì)對(duì)檔案工作人員職業(yè)道德的要求。職業(yè)道德是檔案工作人員從事檔案工作中普遍遵循的行為準(zhǔn)則和行為規(guī)范，是社會(huì)對(duì)檔案工作人員的道德行為和道德關(guān)系在工作中的基本要求。所以，形成良好的職業(yè)道德是提高檔案工作質(zhì)量的重要的一環(huán)，而檔案職業(yè)道德也是社會(huì)主義職業(yè)道德的重要組成部分，具有明顯的層次性和多重的規(guī)定性。檔案員應(yīng)當(dāng)遵守一般的社會(huì)公德特別是社會(huì)主義道德，主要體現(xiàn)在忠于職守、公平公正服務(wù)、尊重隱私和以身作則的主人翁態(tài)度等方面。

1.查詢工作中檔案工作人員應(yīng)遵循忠于職守維護(hù)史實(shí)的原則

檔案是一個(gè)單位或個(gè)人歷史的真實(shí)、全面地反映，同時(shí)也是一個(gè)單位或個(gè)人維護(hù)自身權(quán)益的重要工具，依據(jù)檔案實(shí)事求是出具證明材料是檔案員查詢工作中必須遵守的職業(yè)準(zhǔn)則。比如，面對(duì)本校20世紀(jì)80年代的一批畢業(yè)生，這類學(xué)生不屬于國民教育，他們的學(xué)歷無法進(jìn)行認(rèn)證，但是這種情況前來查詢的校友卻不一定了解，工作人員一定要耐心地與其進(jìn)行溝通，告知來館查詢的校友，他的學(xué)歷雖然不能認(rèn)證，但是也是當(dāng)時(shí)為適應(yīng)社會(huì)需要而存在下來的一種學(xué)習(xí)形式。檔案查詢?nèi)藛T應(yīng)積極依據(jù)檔案為其提供相關(guān)的檔案材料及有力的證明材料，使這類學(xué)生能夠心平氣和地面對(duì)事實(shí)真相，達(dá)到查詢利用檔案的目的。

2.查詢工作中檔案查詢工作人員應(yīng)遵循公平公正服務(wù)的原則

要做到維護(hù)史實(shí)、實(shí)事求是，就是要盡可能公平公正地向校友提供最大范圍的服務(wù)，不可以為自己和他人利用工作便利謀取私利，不能夸大、縮小歪曲事實(shí)，把檔案所體現(xiàn)的事實(shí)真相不折不扣地呈現(xiàn)給查詢校友，這也是檔案服務(wù)性的要求和體現(xiàn)。尤其對(duì)前來進(jìn)行學(xué)歷認(rèn)證的校友，學(xué)歷認(rèn)證關(guān)系到查詢?nèi)说那猩砝?，檔案查詢工作人員必須以嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度對(duì)待前來查詢校友的實(shí)際問題。

3.查詢工作中檔案查詢工作人員應(yīng)遵守利用和隱私的原則

檔案收集整理的最終目的是利用，而利用過程中難免涉及個(gè)人隱私問題，保守隱私是檔案工作人員必須遵守的原則。

一方面是保守查詢本人的個(gè)人隱私。

（1）檔案查詢工作人員要自覺保守查詢者的個(gè)人隱私，對(duì)于檔案呈現(xiàn)出的查詢?nèi)说膫€(gè)人不為人知的、正面的、負(fù)面的隱私問題，查詢工作人員一定要守口如瓶，不可隨意散播。

（2）針對(duì)委托查詢的情況，檔案館要求被委托人攜帶本人身份證、有委托人簽字的委托書、委托人的身份證、畢業(yè)證原件或復(fù)印件前來查詢。

（3）針對(duì)單位組織部門前來調(diào)查的情況，要求查詢單位委托人持單位介紹信，并要求其與學(xué)校紀(jì)委負(fù)責(zé)人溝通，檔案館方可為其提供查詢服務(wù)。

另一方面是保守查詢者之外的他人隱私。具體到學(xué)生檔案的查詢工作中，就是要注意保守花名冊(cè)類學(xué)生檔案中的他人信息，如錄取審批表和畢業(yè)花名冊(cè)中除查詢者本人之外的他人重要信息，如身份證號(hào)、畢業(yè)證號(hào)、高考成績(jī)、大學(xué)各科成績(jī)等。這些信息都屬于個(gè)人隱私，一旦被泄露就會(huì)給他人造成不好的影響，容易引起不必要的糾紛，還可能會(huì)讓心懷不軌的人有機(jī)可乘，給偽造假學(xué)歷證、假學(xué)位證的行為創(chuàng)造條件，給學(xué)歷認(rèn)證工作帶來麻煩。因此，給校友復(fù)印的錄取審批表、畢業(yè)生登記表等花名冊(cè)形式的材料一定要進(jìn)行處理后再交于利用者，以免造成花名冊(cè)中他人信息泄露，影響查詢工作的順利進(jìn)行。

遵守法律法規(guī)、保守校友秘密是檔案查詢?nèi)藛T的職業(yè)準(zhǔn)則也是查詢工作的需要，有利于推動(dòng)高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

4.查詢工作中檔案查詢工作人員應(yīng)秉持以身作則的主人翁態(tài)度

檔案查詢工作是一項(xiàng)服務(wù)型的工作，是高校的窗口部門，它的服務(wù)水平直接影響到高校的形象，查詢工作的特殊性就要求檔案人員建立主人翁意識(shí)，工作上以身作則，堅(jiān)持全心全意為人民服務(wù)的宗旨，從查詢校友的切身利益出發(fā)，努力做到用戶至上，想校友之所想，急校友之所急，解校友之所難。

在實(shí)際的工作過程中，曾有如下實(shí)例發(fā)生：一位王姓校友來校查詢其學(xué)籍檔案，要求復(fù)印錄取審批表。由于其為自學(xué)考試的大專畢業(yè)生，情況較為復(fù)雜，工作人員耐心地向他解釋了自學(xué)考試的學(xué)歷形式，告知他由于當(dāng)年沒有參加正規(guī)高考，因此沒有錄取審批表，學(xué)校只保存他的畢業(yè)生登記表，其他有關(guān)報(bào)名、考試及學(xué)籍情況的檔案材料由省教育廳招生辦公室辦理保存。然而他個(gè)人的情況特殊，其畢業(yè)生登記表也沒有在本館查詢到。雖然他沒有達(dá)到查詢目的，但是本館查詢?nèi)藛T態(tài)度耐心負(fù)責(zé)，校友對(duì)于整個(gè)查詢服務(wù)非常滿意和感動(dòng)：“我曾經(jīng)去了很多地方查詢，咱們學(xué)校老師態(tài)度最好?！睂W(xué)歷認(rèn)證高峰期查詢大廳工作非常繁忙，查詢老師應(yīng)時(shí)刻謹(jǐn)記提高服務(wù)意識(shí)，不能因?yàn)樯硇钠v而怠慢校友，做到熱情接待每一位來訪者，進(jìn)而使查詢工作順利進(jìn)行，推動(dòng)高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，學(xué)籍檔案是高校檔案館館藏的重要組成部分，也是利用率最高的部分，做好學(xué)籍檔案的收集歸檔和利用是檔案館的重要工作，也是高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的要求。做好這項(xiàng)工作需要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)政策上的支持，需要各級(jí)中層領(lǐng)導(dǎo)的通力合作，需要檔案管理人員有堅(jiān)定的理想信念，以“為黨管檔，為國守史，為民服務(wù)”為宗旨，加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)，加強(qiáng)科學(xué)文化學(xué)習(xí)，提升業(yè)務(wù)技能，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，敢于擔(dān)當(dāng)，甘愿為學(xué)校的檔案事業(yè)無私奉獻(xiàn)。

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（作者單位：河南財(cái)經(jīng)政法大學(xué)檔案館）