陳祥華 崔夢雨 陳娜

摘 要：公共衛(wèi)生事件檔案在突發(fā)公共衛(wèi)生事件響應(yīng)、探究及應(yīng)對等方面具有重大開發(fā)價值，在如今的數(shù)據(jù)驅(qū)動型社會，公共衛(wèi)生事件檔案信息收集、管理和利用受到了社會的廣泛關(guān)注。通過分析大數(shù)據(jù)應(yīng)用于公共衛(wèi)生事件檔案開發(fā)利用工作的優(yōu)勢，從目前公共衛(wèi)生事件檔案開發(fā)利用工作中現(xiàn)存的短板出發(fā)，提出了優(yōu)化檔案分類管理結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)歸檔等方面的對策。

關(guān)鍵詞：突發(fā)公共衛(wèi)生事件;檔案管理;路徑探析

檔案是通過依法歸檔而固化歷史、鎖定憑證的。做好檔案工作，既是檔案管理部門的職責(zé)，也是各級各類機(jī)構(gòu)的重要責(zé)任。作為突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案歸檔的主要負(fù)責(zé)單位，臨時性承擔(dān)了重要的責(zé)任，臨時性單位不僅要本著“為人民服務(wù)、對歷史負(fù)責(zé)”的態(tài)度，提高認(rèn)識，躬身入局，而且要為維護(hù)社會秩序、保障公平公正、保證社會效益做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。由此可見，做好臨時性政府工作機(jī)構(gòu)的檔案歸檔工作，既需要檔案部門的積極介入，還需要各機(jī)構(gòu)的主動作為，二者缺一不可。檔案留存意識隨著檔案價值的發(fā)掘而不斷提高。此次新冠肺炎疫情檔案歸檔工作就是一個很好的范例。2019年末新型冠狀病毒肺炎疫情暴發(fā)，公共衛(wèi)生事件檔案開始引起我國醫(yī)療領(lǐng)域?qū)W者的關(guān)注。在新形勢下，我國突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理領(lǐng)域存在的短板也逐漸顯現(xiàn)出來，收集意識淡薄、渠道單一、手段落后、內(nèi)容分散等問題層出不窮。2019年，國家檔案局局長李明華在全國檔案工作暨表彰先進(jìn)會議上強(qiáng)調(diào)，要繼續(xù)抓好檔案信息化重點工作。可見，信息化檔案管理稱之為行之有效的手段，實現(xiàn)突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的數(shù)字轉(zhuǎn)化、全面收集、完整保存和科學(xué)利用具有重大意義。既可以為未來公共衛(wèi)生事件的預(yù)警預(yù)測提供全面信息，也可以在衛(wèi)生政策咨詢決策方面提供有效依據(jù)。因此，本篇文章以新冠疫情事件的資料收集、整理歸檔作為切入點，研究突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理存在的問題短板，從而研究突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的方法路徑，為突發(fā)緊急情況下檔案管理工作提供預(yù)警與參考。

一、突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理存在問題

1.檔案管理意識淡薄，缺乏專業(yè)檔案管理人員

在現(xiàn)實生活中，在疫情等突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生的第一時間，政府和國家衛(wèi)生部門首先做到的就是通過疫情的防控、應(yīng)急救治等措施，迅速控制疫情的發(fā)展，以減少各方損失。然而，在突發(fā)公共衛(wèi)生事件時，檔案的收集和保存往往不能做到及時性，甚至在檔案的保存和管理方面會忽視相關(guān)的工作，在一定程度上造成了資源的浪費。這就導(dǎo)致公共衛(wèi)生事件在發(fā)生時缺少豐富的經(jīng)驗和成果加以借鑒和利用，這是一種巨大的損失。當(dāng)社會的突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急機(jī)制不健全，這種意識淡薄的情況就會導(dǎo)致不利的后果。由于意識的缺乏，2003年非典疫情發(fā)生之時，突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理工作并沒有受到重視，難以形成一系列切實有效的管理方案，這在一定程度上也導(dǎo)致2019年新型冠狀病毒發(fā)生之時，檔案管理工作仍然存在一系列缺陷與漏洞，仍然存在渠道單一、手段落后、內(nèi)容分散等現(xiàn)象，這種狀況值得反思。

同時，由于意識的淡薄，我國培養(yǎng)的檔案管理專業(yè)人員也十分缺乏。在人才培養(yǎng)方面，我國尚未設(shè)置專門的公共衛(wèi)生事件檔案管理人員，大多是由普通的基層檔案管理人員兼任。然而，公共衛(wèi)生事件檔案管理具有一定的專業(yè)性，在工作過程中不僅僅包括檔案收集、整理的工作，相關(guān)醫(yī)學(xué)理念的掌握也必不可少。例如，多數(shù)公共突發(fā)事件的發(fā)生涉及范圍較廣，既包括相關(guān)法律制度、應(yīng)急處理方案的制定，還包括流行病學(xué)調(diào)查、涉疫人員的緊急救助等專業(yè)知識。對這些知識的認(rèn)知與分析整理與歸檔十分必要。因此，人才的專業(yè)性不足是檔案管理工作存在障礙的原因之一。

2.突發(fā)公共衛(wèi)生事件中檔案部門直接參與度有限，檔案利用需求難以把握

當(dāng)公共衛(wèi)生事件發(fā)生時，一般采用緊急情況下的應(yīng)急措施。在現(xiàn)實生活中，檔案有關(guān)的部門承擔(dān)的角色一般是協(xié)助處理，在整個事件當(dāng)中直接參與不足，這樣的情況會影響檔案的管理以及后期的整理與利用?；仡櫸覈l(fā)生過的多次突發(fā)性公共衛(wèi)生事件，檔案部門直接參與事件組織領(lǐng)導(dǎo)程度有限，應(yīng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件所發(fā)揮的作用并沒有顯現(xiàn)出來。為應(yīng)對新冠疫情，我國成立了應(yīng)對新冠肺炎疫情聯(lián)防聯(lián)控工作機(jī)制，下設(shè)疫情防控、醫(yī)療救治、科研攻關(guān)、宣傳、外事、后勤保障、前方工作等工作組，在這一系列工作組當(dāng)中也并未將檔案管理直接納入抗疫一線領(lǐng)導(dǎo)工作中。

然而，目前我國對突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的利用需求卻較為緊迫。目前有一些疾病的危害對群眾和社會都有著比較嚴(yán)重的影響，面臨這樣的疾病，相關(guān)部門需要在最快時間內(nèi)進(jìn)行響應(yīng)，從而制定有針對性的措施降低損失，減少物資消耗。不同主體、不同區(qū)域的檔案利用呈現(xiàn)出不同的主體特征，需求與利用取向也存在很大差異，檔案的產(chǎn)生與應(yīng)用的時空位置也可能存在不相關(guān)性，從而導(dǎo)致檔案的使用存在一些困境。

3.檔案資料分散難以歸檔，突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案信息化能力不足

公共衛(wèi)生事件在突發(fā)時，波及范圍、持續(xù)時間、產(chǎn)生原因都有較大困難，從而有著不同的應(yīng)對方式。相關(guān)資料繁雜與混亂，從而需要各方人才的相互配合，才能在一定程度上保證資料的完整性。但是，由于我國還沒有形成統(tǒng)一的公共衛(wèi)生事件檔案管理部門和機(jī)制，同時又缺乏過去的經(jīng)驗，缺少突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理員的培訓(xùn)與教導(dǎo)，這就導(dǎo)致一些檔案管理人員沒有全局觀以及整合意識，主觀認(rèn)為只要收集部分關(guān)鍵的資料就可以了，從而使得檔案信息化程度不足，該歸檔的未歸檔，大量資料缺乏。

4.突發(fā)公共衛(wèi)生檔案來源性質(zhì)復(fù)雜多樣，造成整理歸檔困難

由于我國沒有統(tǒng)一的公共衛(wèi)生事件檔案管理部門和機(jī)制，醫(yī)院是具備多種功能的醫(yī)療機(jī)構(gòu)，在日常醫(yī)療服務(wù)過程中，所形成的患者就醫(yī)以及突發(fā)公共衛(wèi)生檔案來源性質(zhì)復(fù)雜多樣，不同經(jīng)濟(jì)政治環(huán)境背景下所形成的檔案資料類型更是不盡相同，在一定程度上給醫(yī)院管理者以及檔案收集人員形成了一定的整理歸檔困難。目前的檔案收集整理工作沒有國家相關(guān)部門制定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)作為參考，從而造成了在檔案收集管理的各個環(huán)節(jié)，管理人員無章可循、檔案收集效率不高、檔案管理缺位無序的局面。

在上述情況中，盡快將所有的信息進(jìn)行整合和管理，防患于未然，才有利于未來公共衛(wèi)生事件暴發(fā)時對相關(guān)資料及時利用。然而在現(xiàn)實生活中，很多單位的檔案管理仍是以紙張形式進(jìn)行。對檔案內(nèi)容的收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能都以手工方式完成。這在當(dāng)下社會信息化的進(jìn)程中，仍屬于滯后不完善的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，不利于突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的信息化建設(shè)，與信息時代脫軌。之前發(fā)生多次突發(fā)公共衛(wèi)生事件的相關(guān)信息及數(shù)據(jù)仍處于比較散亂的狀態(tài)，新發(fā)生的公共衛(wèi)生事件并不能從以前的事件中積累經(jīng)驗教訓(xùn)，在這種資源過度消耗與浪費的狀態(tài)下不僅導(dǎo)致信息資源的消耗，而且造成額外的損失。

5.突發(fā)公共事件檔案管理缺乏有效的監(jiān)督反饋機(jī)制

應(yīng)對突發(fā)公共事件的過程中，相關(guān)部門的執(zhí)行力影響突發(fā)事件演變的方向，監(jiān)督反饋機(jī)制是應(yīng)對突發(fā)公共事件發(fā)展運行的基礎(chǔ)，加強(qiáng)監(jiān)督管理是保證應(yīng)急管理部門執(zhí)行力有效推行的重要手段。在當(dāng)前突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的過程中，缺乏對以往工作進(jìn)行及時的監(jiān)督反饋機(jī)制，傳統(tǒng)工作方式的漏洞沒有進(jìn)行及時補(bǔ)充，從而導(dǎo)致檔案材料沒能及時歸檔，甚至造成資料雜亂無序甚至缺失的局面。監(jiān)督反饋機(jī)制的缺失會導(dǎo)致突發(fā)公共事件檔案管理工作效率低下、工作質(zhì)量差、工作任務(wù)不完成等現(xiàn)象發(fā)生，對于相關(guān)管理部門而言，未能完成工作任務(wù)以及履行職責(zé)，可能會影響全局的工作安排，造成突發(fā)公共衛(wèi)生事件資料浪費、數(shù)據(jù)丟失等一系列損失。

二、實現(xiàn)突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的路徑探析

1.重視檔案規(guī)整，促進(jìn)管理人員素質(zhì)的提高

突發(fā)公共衛(wèi)生事件與一般的檔案規(guī)整工作相比有其特殊性，檔案收集與管理人員的素質(zhì)極大決定了原始檔案資料與成果的質(zhì)量。因此，要想更好地管理與利用公共衛(wèi)生事件檔案，就必須要提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，建立一支高素質(zhì)、專業(yè)化的公共衛(wèi)生事件檔案管理工作隊伍。首先，在選人方面，嚴(yán)格把關(guān)相關(guān)人員的入職學(xué)歷及專業(yè)，在專業(yè)要求方向，檔案管理與醫(yī)療管理相關(guān)知識必須具備，只有在入職門檻上進(jìn)行限制，才能進(jìn)一步保證檔案管理人員的水平，建立全職的公共衛(wèi)生事件檔案管理高素質(zhì)隊伍。其次，用人方面也要進(jìn)行細(xì)致的劃分與管理，不同責(zé)任同時要有相配套的激勵措施，通過提高其薪酬待遇水平，明確獎懲措施，用薪酬待遇激勵其更好的工作，用獎懲措施倒逼現(xiàn)管人員擔(dān)負(fù)責(zé)任。此外，也要對檔案管理人員定期組織實踐培訓(xùn)，業(yè)余時間組織突發(fā)公共事件應(yīng)急演練工作，加強(qiáng)預(yù)警與防控，提高檔案管理人員應(yīng)急防控意識。通過組織信息化檔案管理專題等，在日常工作中針對檔案管理人員的弱項進(jìn)行學(xué)習(xí)和提高，充分提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

2.優(yōu)化檔案分級管理結(jié)構(gòu)，提高檔案有用性

首先，檔案收集初期應(yīng)盡可能收集更多的檔案信息，在確保完整性的基礎(chǔ)上完善檔案信息，從多方面、多角度進(jìn)行檔案的整理，利于將來的查證。因此，檔案分級管理至關(guān)重要，但是由于檔案數(shù)量龐大，這就導(dǎo)致人工處理困難。因此，必須使用有針對性的檔案處理軟件，在分級管理的基礎(chǔ)上分析出當(dāng)前醫(yī)療服務(wù)工作中存在的問題或優(yōu)秀的經(jīng)驗，提升數(shù)據(jù)的真實性與有效性，為日后檔案分析、整理歸檔提高指導(dǎo)與建議。此外，對特殊的病例檔案，也可以特別挑選出來，通過醫(yī)院內(nèi)部的信息化系統(tǒng)進(jìn)行共享，便于醫(yī)療工作人員進(jìn)行借鑒與學(xué)習(xí)。通過使用專業(yè)信息化處理軟件優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)、利用信息化的傳播手段進(jìn)行快捷高效的指導(dǎo)，可以有效提升信息的有用性，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的價值。

3.通過電子檔案將數(shù)據(jù)歸檔，加快信息化建設(shè)

要打破檔案收集過程中檔案分散、不規(guī)范的局面，充分利用互聯(lián)網(wǎng)和信息化技術(shù)，可以對突發(fā)公共衛(wèi)生事件相關(guān)數(shù)據(jù)與內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范設(shè)計。當(dāng)前絕大多數(shù)的醫(yī)院只具備傳統(tǒng)意義上基礎(chǔ)的硬件設(shè)備，只能滿足基本的查閱功能，突發(fā)事件檔案目錄也只有時間基本信息，重要內(nèi)容無法顯示，導(dǎo)致檔案利用率低下以及保護(hù)不當(dāng)。各大院校以及醫(yī)院之間并沒有建立起完整的信息域以及管理平臺，導(dǎo)致檔案間互聯(lián)互通功能有所限制，信息不能充分利用，信息孤島現(xiàn)象突出。因此，可以建立科學(xué)化的電子檔案管理系統(tǒng)，通過公共衛(wèi)生事件檔案資料信息庫，各部門、各地區(qū)可以在信息庫中完善和共享資料，并且制訂一套合理有序的信息編排分類方式，在突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生時，用最快的速度查閱到可以參考的資料，這樣不僅有利于使關(guān)于公共衛(wèi)生事件的檔案資料更加齊全，而且方便以后的查證和利用。通過電子檔案的方式，也可以有效降低檔案保存成本，提升單位面積的檔案存儲量，更有利于其依賴大數(shù)據(jù)、人工智能等高新科技，為醫(yī)院整體決策、布局與管理提供真實有效的依據(jù)，在突發(fā)公共衛(wèi)生事件爆發(fā)時，最大限度地減少資源的消耗。

4.規(guī)范工作流程，統(tǒng)一檔案格式

在信息化基礎(chǔ)上，必須嚴(yán)格遵守科學(xué)規(guī)范的系統(tǒng)化工作流程和明確的檔案格式，這是檔案收集與整理工作的首要前提。利用信息化工具，對公共衛(wèi)生事件的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行格式化處理，留存具有記錄價值的傳染病類別、環(huán)境衛(wèi)生類別、食品安全與衛(wèi)生類別等諸多公共衛(wèi)生事件檔案。以既有的數(shù)據(jù)上報與處理軟件為基礎(chǔ)框架，通過統(tǒng)一的檔案格式和規(guī)范的工作流程，全面提升醫(yī)療檔案的規(guī)范性以發(fā)掘其中的附加價值，一方面在突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生時，可以用最快的速度查閱到相關(guān)的資料，另一方面可以使數(shù)據(jù)資料更加簡潔明了，節(jié)約工作流程與時間。

5.加強(qiáng)監(jiān)督反饋，明確部門職責(zé)。突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理工作需要明確相關(guān)部門職責(zé)權(quán)限，監(jiān)督反饋機(jī)制應(yīng)圍繞突發(fā)事件檔案管理的整體經(jīng)營規(guī)劃而制定，有明確的目標(biāo)導(dǎo)向以及關(guān)鍵檔案整理業(yè)務(wù)的考核體系，最大限度地調(diào)動人力資源，并建立適當(dāng)?shù)莫剳蜋C(jī)制，調(diào)動監(jiān)督反饋部門的積極性，提高執(zhí)行力。設(shè)立專員對檔案整理歸檔的過程進(jìn)行實時監(jiān)督，及時指出歸檔過程中的缺陷與不足，并積極向上級部門反饋，便于及時修正不足，以最有效率的方式積極推進(jìn)突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的整理歸檔工作。

三、結(jié)語

突發(fā)公共衛(wèi)生事件的檔案管理工作對未來我國相關(guān)部門以及醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部應(yīng)急決策、醫(yī)學(xué)研究以及開展教育活動等具有重要意義，因此必須充分認(rèn)識到突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理對醫(yī)療機(jī)構(gòu)以及未來公共衛(wèi)生事件的應(yīng)急決策具有巨大價值和推動性作用。目前，我國公共衛(wèi)生事件檔案管理存在收集保存意識淡薄、缺乏專業(yè)的檔案管理人員、檔案資料面廣且分散，難以歸檔以及檔案管理信息化水平不高的問題。因此，要想提高我國公共衛(wèi)生事件檔案管理與利用水平，就必須要從多方面著手。例如，重視檔案規(guī)整，促進(jìn)管理人員素質(zhì)的提高;優(yōu)化檔案分級管理結(jié)構(gòu)，提高檔案有用性;通過電子檔案將數(shù)據(jù)歸檔，加快信息化建設(shè);規(guī)范工作流程，統(tǒng)一檔案格式等。隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及各項制度的完善，尤其是檔案資料管理與利用機(jī)制的完善，未來應(yīng)對公共衛(wèi)生事件的能力將會進(jìn)一步提高。

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（作者單位：1.青島大學(xué)附屬醫(yī)院;2.青島大學(xué)）