摘要：檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)展中占據(jù)著重要的地位，但是目前事業(yè)單位所采取的檔案管理形式，并不能夠滿足實際的管理需要，與當(dāng)今時代信息化進程不符。因此，開展事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新工作，是事業(yè)單位在新時期面臨的重要挑戰(zhàn)。基于此，本文針對事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新工作的推進提出相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新

中圖分類號：D630.1 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-2177（2021）22-0054-03

0 引言

目前我國大部分事業(yè)單位采用的仍然是傳統(tǒng)的儲存模式，部分事業(yè)單位雖然采用了信息技術(shù)對于檔案信息進行管理，但是儲存平臺中還只是具備儲存和提取功能，已經(jīng)不能滿足當(dāng)前社會對于檔案信息管理的實際需要。因此，推進事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新需要相關(guān)部門進一步開展創(chuàng)新改革。

1 事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 事業(yè)單位相關(guān)部門缺乏創(chuàng)新意識

目前，我國事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新進程較為緩慢的根本原因是事業(yè)單位的管理人員對于檔案管理部門的重視程度不夠，導(dǎo)致各部門在與管理部門進行協(xié)調(diào)和工作時配合程度較低，檔案管理部門主要都是在配合其他部門進行工作。除此之外，檔案管理工作仍然沿襲傳統(tǒng)的管理方法，并沒有考慮到檔案管理工作的數(shù)據(jù)信息對于事業(yè)單位發(fā)展起到的重要意義，沒有真正地認清檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)展中所占據(jù)的重要地位。

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國社會的主要管理形式已經(jīng)以信息化為主，然而事業(yè)單位的檔案管理工作仍然沒有將與計算機運用在檔案管理工作中。導(dǎo)致很多管理設(shè)備較為落后，并且所使用的軟件平臺系統(tǒng)操作流程復(fù)雜，功能缺失，無法承載事業(yè)單位所管理的大量檔案信息，導(dǎo)致工作人員在查詢資料時較為混亂，不能對信息進行合理的梳理工作。不僅影響了檔案管理部門自身的工作效率，對于其他需要進行檔案協(xié)調(diào)的部門來說，也會產(chǎn)生一定的影響。由于檔案自身具有一定的時效性，然而我國事業(yè)單位在進行紙質(zhì)檔案信息管理時，所采用的排序方式以及空間、時間都沒有進行合理的安排，也沒有對后續(xù)的維護工作投入相應(yīng)的費用，導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理工作人員缺乏相關(guān)的工作技能，不能適應(yīng)當(dāng)前改革的需要[1]。

1.2 檔案保管制度不夠完善

基于其他領(lǐng)域的檔案管理環(huán)境來說，事業(yè)單位所采用的傳統(tǒng)管理模式，利用紙質(zhì)檔案進行信息管理的方式是較為陳舊的。雖然有很多事業(yè)單位都在檔案儲存的過程中做了大量的功課，并且尋找了一定的解決辦法，但是仍然會由于資金短缺和檔案儲存空間的過大等因素，導(dǎo)致當(dāng)前的檔案管理模式并不能夠滿足事業(yè)單位檔案信息管理的需求。

隨著信息化進程的不斷發(fā)展，檔案管理工作逐步被相應(yīng)管理人員所重視。但由于我國信息化技術(shù)整體起步較晚，事業(yè)單位在當(dāng)前檔案管理工作時，對于信息化技術(shù)的應(yīng)用還不是十分熟練，進行改革創(chuàng)新時并沒有設(shè)置出統(tǒng)一、規(guī)范的制度要求。由于原本的儲存環(huán)境較差，很多事業(yè)單位的檔案編碼混亂，甚至檔案室中還存儲了一些其他的信息和雜物，導(dǎo)致檔案管理工作的改革進程十分緩慢，基礎(chǔ)設(shè)施也存在著較大的漏洞，很難保證信息的完整性。

1.3 工作人員的專業(yè)技能水平較低

新時期的檔案管理工作離不開信息化技術(shù)的應(yīng)用，為了使工作人員更好地適應(yīng)檔案管理的改革方向，工作人員必須要具備良好的業(yè)務(wù)能力，才能夠真正的適應(yīng)改革、推進改革。但是，根據(jù)事業(yè)單位目前的實際情況來看，很多事業(yè)單位的檔案管理人員都是從其他部門借調(diào)過來的，并沒有受過專業(yè)的訓(xùn)練，甚至部分人員僅僅是兼職檔案管理工作。這就造成很多檔案管理人員在背負著自身工作量的同時還要進行額外的檔案管理工作，導(dǎo)致工作人員在工作的過程中，只是以完成任務(wù)為最終目標(biāo)，并不會思考檔案管理工作對于各部門協(xié)調(diào)合作的重要意義[2]。同時，借調(diào)的方式也導(dǎo)致了檔案管理部門的人員流動性較大，使檔案管理缺乏穩(wěn)定性和長期性。整體來說，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低，對于檔案管理工作有十分不利的影響。由于檔案管理工作會與大量的數(shù)據(jù)信息打交道，檔案管理的水平與工作人員如何進行文檔歸類、如何分辨檔案的有效期限、如何將文件進行歸檔，都有著十分密切的聯(lián)系。檔案工作人員沒有經(jīng)過相關(guān)的培訓(xùn)，很難及時地將檔案文件交底和歸檔，同時工作人員自身對于這種行為也沒有足夠的重視，導(dǎo)致檔案管理工作的改革推進十分艱難。

1.4 檔案管理數(shù)字化水平較低

檔案管理工作的信息化改革并不是簡單的利用數(shù)字平臺對檔案信息行儲存，要將數(shù)據(jù)進行合理的分類和分析。在工作人員進行查找時，可以按照一定的方式快速查找出自己所需要的資料。在錄入的過程中，也要盡可能采用自動化的錄入形式，自動的對于文檔進行分類。

當(dāng)前，我國事業(yè)單位的檔案管理模式即便運用了計算機技術(shù)，整體來說也是較為落后的，并沒有將新鮮的技術(shù)手段應(yīng)用到檔案管理中。自動化平臺的建立，需要事業(yè)單位投入一定的資金，建立起符合本單位情況的管理平臺。很多事業(yè)單位并沒有對檔案管理工作起到足夠的重視，對于信息化平臺的建立并不積極。導(dǎo)致檔案管理部門缺乏投入資金，始終不能應(yīng)用最新的平臺系統(tǒng)。除此之外，現(xiàn)階段，大部分事業(yè)單位都沒有建立完整的檔案資源共享平臺，各級事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)之間存在明顯的信息孤島問題，需要調(diào)取相關(guān)檔案資料時總是要經(jīng)歷一系列的繁瑣過程，這不但會給檔案管理服務(wù)能力的強化造成不利影響，也會降低事業(yè)單位體系整體工作運行效率，從而阻礙事業(yè)單位順利實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新改革目標(biāo)。

1.5 缺乏有效的檔案管理測評機制

事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新是一項長期性的改革任務(wù)，各單位想要實現(xiàn)理想的檔案管理創(chuàng)新成果，有效的檔案管理測評機制是不可或缺的。但是就事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的實際情況來看，大多數(shù)單位都忽略了建立測評機制的重要性和必要性，致使檔案管理創(chuàng)新的有效性難以充分彰顯出來，阻礙著事業(yè)單位檔案管理體系的進一步完善和發(fā)展。首先，部分事業(yè)單位并沒有針對檔案管理工作制定相對應(yīng)的管理方案測評制度，管理方案從編制到實行都未經(jīng)過科學(xué)的評估和檢測，在這種條件下，檔案管理方案的合理性和有效性是難以得到保障的，相關(guān)人員也無法及時發(fā)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新過程中存在的疏漏和弊端，從而降低事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新發(fā)展質(zhì)量。其次，部分事業(yè)單位雖然初步建立檔案管理測評機制，但是測評指標(biāo)較為單一，無法全面考量檔案管理方案的實施效果，這樣一方面會削弱相關(guān)人員對檔案管理創(chuàng)新決策的執(zhí)行力度，另一方面也可能導(dǎo)致檔案管理測評工作流于形式，從而阻礙事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新工作的常態(tài)化開展。

2 創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作的具體措施

2.1 加強工作人員的重視程度

事業(yè)單位中任何一個工作部門都需要與檔案管理部門進行工作上的協(xié)調(diào)和配合，因此檔案管理工作的創(chuàng)新改革不僅僅是檔案管理部門一個部門的事情[3]。事業(yè)單位的管理人員要加強對檔案管理工作創(chuàng)新的意識，從自身出發(fā)，積極的推動其他部門與檔案管理部門的協(xié)調(diào)與配合，支持檔案管理部門的創(chuàng)新改革工作。除此之外，事業(yè)單位的管理人員還要定期地尋找專業(yè)人士對于本單位的工作人員進行檔案信息管理技術(shù)的普及，讓員工了解檔案信息管理對于本單位和其他部門發(fā)展的重要性，只有這樣才能夠真正地加強員工對于檔案管理的重視程度。為了檔案管理可以更加精確，各部門之間要制定相應(yīng)的管理權(quán)限。部分管理部門可以調(diào)取更多的檔案信息資料，而其他部門只能夠?qū)^為初級的資料進行查閱。這樣可以進一步加強檔案管理的分類和安全性，方便明確各部門的責(zé)任制度。在出現(xiàn)問題時，可以快速地尋找到相關(guān)部門和相關(guān)的工作人員，盡快制定解決方案，對工作內(nèi)容進行改善。

2.2 建立數(shù)字化的檔案管理制度

根據(jù)我國事業(yè)單位檔案管理工作實際情況的分析，可以發(fā)現(xiàn)我國事業(yè)單位檔案管理工作急需進行創(chuàng)新改革。數(shù)字化的檔案管理模式與我國當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的需求相符合，可以提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。因此，推進檔案管理數(shù)字化是開展我國事業(yè)單位檔案管理工作改革和創(chuàng)新的重要環(huán)節(jié)。建立數(shù)字化的檔案管理模式，主要是指通過硬件和軟件設(shè)備的更新將掃描技術(shù)、平臺認證技術(shù)、信息管理系統(tǒng)及其計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等多種信息技術(shù)結(jié)合到一起，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為新型的電子檔案。這樣的方式不僅能夠提高檔案管理工作的提取效率，同時還可以更好的對檔案進行儲存和備份，不需要占用過大的空間，減少了工作人員整理檔案信息的難度，提高了工作人員的工作效率，減輕了工作負擔(dān)[4]。

現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)中缺乏完善的檔案資源共享平臺，引發(fā)各級事業(yè)單位檔案信息調(diào)取麻煩、流通困難等問題，這些問題如果得不到妥善的解決，不但會影響事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理制度的建設(shè)和完善，而且對事業(yè)單位體系整體的改革發(fā)展步伐也會被拖慢。基于此，在新時期的檔案管理工作中，各級事業(yè)單位應(yīng)樹立明確的檔案資源共享導(dǎo)向，在建立數(shù)字化檔案管理制度時重點搭建資源共享平臺，一方面可以改善各級事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)的相互封閉局面，使檔案資料的提取和流通更加高速便捷，另一方面也能顯著促進檔案管理數(shù)字化發(fā)展，從而達成理想的檔案管理創(chuàng)新改革目標(biāo)。首先，各級事業(yè)單位在建立數(shù)字化檔案管理制度過程中，應(yīng)該增加與檔案資源共享管理的相關(guān)內(nèi)容，這樣不但可以進一步優(yōu)化檔案管理數(shù)字化制度，也能為檔案資源共享平臺的順利運行創(chuàng)造有利的先決條件。其次，事業(yè)單位還應(yīng)該增加檔案管理資源共享平臺建設(shè)的資金投入，保障硬件設(shè)施和軟件技術(shù)的先進性和成熟度，這樣不僅可以完善檔案管理數(shù)字化以及資源共享平臺建設(shè)的物質(zhì)條件，也能延長檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的使用周期，從而使事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新著眼于中長期發(fā)展，實現(xiàn)預(yù)期的管理改革成果。除此之外，利用信息化管理技術(shù)還可以有效地對檔案信息進行數(shù)據(jù)分析，為事業(yè)單位的決策提出合理的建議，進一步為事業(yè)單位的未來發(fā)展做出保障。

2.3 加強管理系統(tǒng)的安全保護

數(shù)字化檔案管理模式對于檔案管理工作的具體內(nèi)容和方式都產(chǎn)生了較大的改變，能夠?qū)嶋H的提高檔案管理工作的質(zhì)量，減輕檔案管理工作人員的負擔(dān)，實現(xiàn)了檔案管理的自動化，對于檔案管理形式進行了創(chuàng)新。但是，對于我國事業(yè)單位的實際情況來說，制度不合理和檔案管理部門的規(guī)劃不夠全面很容易導(dǎo)致檔案管理工作產(chǎn)生人力資源配置不合理的情況，在進行數(shù)字化過程中導(dǎo)致檔案管理工作人員會更加依賴檔里自動化的操作模式，選擇采用系統(tǒng)的自動存取方式開展工作，這對于檔案管理工作的安全性能有極高的要求。

事業(yè)單位不同于其他的企業(yè)單位，所儲存的檔案內(nèi)容也不僅僅是員工的個人信息，還包括事業(yè)單位的歷史發(fā)展進程。因此，事業(yè)單位檔案管理工作的保密工作是十分重要的。在進行檔案管理時，事業(yè)單位要根據(jù)國家相應(yīng)法律法規(guī)對檔案的儲存地點進行慎重的選擇，門窗進行相應(yīng)的加密處理，防止偷盜的情況產(chǎn)生。對于可以進出檔案室的工作人員也要進行嚴格管理。同時，在所采用的信息平臺上也要設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，對于電子檔案信息進行加密處理，這種形式可以有效地提高我國事業(yè)單位檔案管理工作的保密程度。

2.4 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

信息化改革的推進離不開相應(yīng)的專業(yè)人員，只有真正熟悉了信息化管理方式，才能夠有效地將數(shù)據(jù)信息的利用價值擴展到最大化。這要求事業(yè)單位對于工作人員要進行相關(guān)的培訓(xùn)，加大投資力度，保證在職的檔案管理人員具備相應(yīng)的管理水平，可以熟練的應(yīng)用管理系統(tǒng)[5]。除此之外，在進行人才選拔時事業(yè)單位也要更加具有針對性，選擇檔案管理專業(yè)的人才并且根據(jù)實際的工作情況為工作人員安排合適的崗位，優(yōu)化檔案管理工作的人員配置，培養(yǎng)出更加專業(yè)的人才，為事業(yè)單位的檔案管理工作做出有效的貢獻。

2.5 建立科學(xué)有效的檔案管理測評機制

測評是事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的重要環(huán)節(jié)，測評機制的有效性不僅關(guān)乎檔案管理工作效率，也直接決定著事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新最終的實踐質(zhì)量。鑒于當(dāng)前事業(yè)單位缺乏有效檔案管理測評機制的問題，各單位應(yīng)該著手建立科學(xué)、完善的檔案管理測評機制，一方面可以把握檔案管理創(chuàng)新改革工作的關(guān)鍵點，另一方面也能切實增強相關(guān)人員對檔案管理創(chuàng)新決策的執(zhí)行效力，從而推動事業(yè)單位檔案管理體系的長足穩(wěn)健發(fā)展。首先，事業(yè)單位應(yīng)該針對檔案管理方案制定相匹配的測評制度，細化分解檔案管理方案從編制、實行到評價的各個環(huán)節(jié)，幫助人員了解測評的目的、作用以及掌握正確的測評方法，將有效測評貫穿檔案管理工作全過程，從而確保事業(yè)單位檔案管理方案的創(chuàng)新性和實效性。其次，事業(yè)單位還應(yīng)該擴展檔案管理方案測評指標(biāo)，除了方案本身，檔案管理人員和使用者也要納入測評指標(biāo)體系，這樣不但可以全面考量檔案管理方案的實踐價值，也能使事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新工作效率產(chǎn)生突破性提高。

參考文獻

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（責(zé)編：陳靜姝）

作者簡介：李立（1967—），女，山東濰坊人，大專，助理館員，研究方向：檔案管理。