周 芬
(華潤東莞醫(yī)藥有限公司,廣東 廣州 511300)
企業(yè)在我國經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的驅(qū)動(dòng)下獲得了長足的發(fā)展,原有的業(yè)務(wù)范圍得到了擴(kuò)大,利潤收益也更加可觀。然而企業(yè)在發(fā)展的過程中出現(xiàn)的財(cái)務(wù)成本過高、財(cái)務(wù)管理效能低下等問題嚴(yán)重地制約了企業(yè)的發(fā)展。針對這一情況,管理層也開始轉(zhuǎn)變管理思路并通過構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心,全面整合原有的財(cái)務(wù)核算流程,盡可能地節(jié)約不必要的財(cái)務(wù)成本,確保財(cái)務(wù)核算效率得到更高層次的提升。財(cái)務(wù)共享是企業(yè)內(nèi)部流程化、統(tǒng)一化作業(yè)系統(tǒng)的表現(xiàn)形式,體現(xiàn)了財(cái)務(wù)管理與高新技術(shù)的雙向融合。新技術(shù)的應(yīng)用可以改變企業(yè)內(nèi)部原有的管理形式,有效規(guī)避傳統(tǒng)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn);然而值得關(guān)注的是,企業(yè)管理人員在實(shí)施財(cái)務(wù)共享的過程中,應(yīng)不斷完善原有的內(nèi)控措施進(jìn)一步規(guī)范財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)營管理工作,確保該項(xiàng)工作的管理效果與預(yù)期目標(biāo)相吻合。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)是財(cái)務(wù)管理流程變化下的新形式,其自身的共享服務(wù)體現(xiàn)了全面性、典型性的特征。財(cái)務(wù)共享模式最早出現(xiàn)于國外跨國公司之中,現(xiàn)階段,在全球共享服務(wù)中應(yīng)用最多的當(dāng)屬財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。借助這一手段,企業(yè)原有的組織結(jié)構(gòu)得到了優(yōu)化,現(xiàn)有的運(yùn)營成本也得到了有效控制,并且企業(yè)管理人員可以運(yùn)用更加廣闊、清晰的視角分析外部市場環(huán)境,不斷提升自身的專業(yè)化水準(zhǔn)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)的特點(diǎn)具體體現(xiàn)在創(chuàng)新性、規(guī)模性、規(guī)范性、技術(shù)性方面。財(cái)務(wù)共享模式作為一項(xiàng)具有專業(yè)管理水準(zhǔn)的服務(wù)模式,本身就具備一定的創(chuàng)新特點(diǎn),可以將原先分散的優(yōu)勢集中起來進(jìn)行整合。而財(cái)務(wù)共享本身只有在具備了一定規(guī)模的基礎(chǔ)上,才可更好地將企業(yè)內(nèi)部不同的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行匯總、整合,以便形成規(guī)模經(jīng)濟(jì)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)還應(yīng)體現(xiàn)其規(guī)范性,標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化的流程,規(guī)范化的操作都有利于企業(yè)管理成本的降低,便于領(lǐng)導(dǎo)層開展各項(xiàng)管理工作。隨著企業(yè)現(xiàn)代化管理手段的不斷創(chuàng)新,財(cái)務(wù)共享服務(wù)也應(yīng)體現(xiàn)其高超的技術(shù)水平,而企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)化的流程也造就了財(cái)務(wù)共享服務(wù)的技術(shù)性。正是在高新技術(shù)的支撐下,各種高度集成的IT系統(tǒng)、高新技術(shù)軟件與現(xiàn)代化硬件系統(tǒng)才能大量出現(xiàn)在企業(yè)內(nèi)部,更好地發(fā)揮出服務(wù)效力。
現(xiàn)階段我國的市場經(jīng)濟(jì)處于一個(gè)高速發(fā)展的過程中,隨著經(jīng)濟(jì)改革步伐的加大,各企業(yè)之間面臨更大的競爭。為了不斷提升自身的核心競爭力、占有更大的市場份額,企業(yè)若想在現(xiàn)在的市場環(huán)境下保持良好的發(fā)展?fàn)顟B(tài),就需要不斷提升自身的管理水準(zhǔn),并針對現(xiàn)有的財(cái)務(wù)管理模式進(jìn)行積極的調(diào)整。首先,較之以往的管理環(huán)境,企業(yè)現(xiàn)階段的管理環(huán)境日益復(fù)雜。由于市場環(huán)境始終處一種變化、調(diào)整的過程中,各種不可控因素逐漸增多,企業(yè)管理人員也需要花費(fèi)更多的力量應(yīng)對各種復(fù)雜因素,財(cái)務(wù)管理的水平亟待提升。企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)內(nèi)容與管理范圍復(fù)雜 ,針對不同區(qū)域的財(cái)務(wù)活動(dòng),更應(yīng)進(jìn)行更加精準(zhǔn)的定位與優(yōu)化,以便實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的最大化。其次,財(cái)務(wù)管理存在區(qū)域性差異。企業(yè)在制定戰(zhàn)略目標(biāo)的過程中通常是通過全面的戰(zhàn)略布局與系統(tǒng)規(guī)劃之后實(shí)施的,而企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)具備一定的不均衡性,如何結(jié)合現(xiàn)有情況,合理配置各地區(qū)的資源,以便實(shí)現(xiàn)成本結(jié)構(gòu)的最優(yōu),這也是資源整合利用的一個(gè)方面。再次,財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)多種多樣。企業(yè)所面臨的財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)與當(dāng)下的整體經(jīng)濟(jì)環(huán)境、法規(guī)、財(cái)稅政策規(guī)定有著緊密的聯(lián)系,這也在一定程度上加劇了企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)只有從自身做起,不斷強(qiáng)化財(cái)務(wù)信息、內(nèi)部控制建設(shè)工作,才能有效降低相關(guān)風(fēng)險(xiǎn),確保企業(yè)戰(zhàn)略執(zhí)行的有效性。由此可見,企業(yè)只有正視當(dāng)前的發(fā)展環(huán)境與財(cái)務(wù)管理特點(diǎn),借助先進(jìn)的財(cái)務(wù)管理模式,才能在激烈的市場環(huán)境中占有一席之地。
(1)以信息化為依托,提供多重技術(shù)支持
企業(yè)無論在業(yè)務(wù)經(jīng)營的范圍還是涉及的管理項(xiàng)目方面都較為復(fù)雜多樣,這一情況也給企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作造成了較大的難度,考慮到業(yè)務(wù)的范圍過于分散且在資金管理的過程中難以系統(tǒng)化,就需要通過財(cái)務(wù)共享中心信息系統(tǒng)的支撐加以扶持,借助決策支持系統(tǒng)與管理系統(tǒng)的雙重功效,確保共享模式的進(jìn)一步優(yōu)化,改變企業(yè)內(nèi)部以往成本預(yù)算單一、績效分析管理不完整等諸多問題,減少企業(yè)內(nèi)控工作的管理難度,實(shí)現(xiàn)良好的管理效果。內(nèi)部控制工作的有效開展加速了部門之間的溝通與聯(lián)系,信息的傳遞速度更快,原先居高不下的管理成本也得到了有效控制,并為決策提供有效的財(cái)務(wù)信息。企業(yè)內(nèi)部支付管理與實(shí)際業(yè)務(wù)相沖突的問題也得到了有效緩解。
(2)改善原有業(yè)務(wù)流程,構(gòu)建科學(xué)化流程模塊
財(cái)務(wù)共享模式下的業(yè)務(wù)流程無論在結(jié)構(gòu)的搭建還是流程的設(shè)計(jì)方面更加合理,科學(xué)性也更強(qiáng)。原有的財(cái)務(wù)模式體現(xiàn)出的上下等級(jí)權(quán)限構(gòu)造較為明顯,而新的模式則體現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程的扁平化,使工作人員可以根據(jù)統(tǒng)一的業(yè)務(wù)規(guī)劃有序開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng),提升業(yè)務(wù)處理的效率。其中,針對性質(zhì)、范圍均不相同的業(yè)務(wù)則可組建不同模塊,減少重復(fù)性操作。企業(yè)業(yè)務(wù)流程的再梳理與企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心相輔相成,且流程方面的簡化也在很大程度上促進(jìn)了企業(yè)高效化經(jīng)營模式的實(shí)現(xiàn)。
(1)基礎(chǔ)財(cái)務(wù)共享模式方面
企業(yè)內(nèi)部涉及的業(yè)務(wù)類型與經(jīng)營方向較多,管理人員在開展財(cái)務(wù)管理活動(dòng)的過程中,勢必要針對不同的業(yè)務(wù)內(nèi)容與管理范圍進(jìn)行調(diào)節(jié),與之相對應(yīng)的基礎(chǔ)財(cái)務(wù)共享模式也可依照內(nèi)部業(yè)務(wù)的類型、業(yè)務(wù)內(nèi)容的難易程度進(jìn)行管理。財(cái)務(wù)共享中心的業(yè)務(wù)內(nèi)容涵蓋了收款與付款、應(yīng)付管理與核算等相關(guān)內(nèi)容。企業(yè)基礎(chǔ)財(cái)務(wù)共享模式在營業(yè)范圍方面進(jìn)行了一定程度的調(diào)整,促進(jìn)了業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化,使內(nèi)部業(yè)務(wù)的處理方式實(shí)現(xiàn)了繁瑣化到簡約化的轉(zhuǎn)換,促進(jìn)了各業(yè)務(wù)模塊間的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。由于企業(yè)內(nèi)部的資金管理工作較為復(fù)雜,財(cái)務(wù)共享中心的構(gòu)建在一定程度上促進(jìn)了費(fèi)用管理的標(biāo)準(zhǔn)化,為企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)評估工作的開展提供了穩(wěn)定、科學(xué)的數(shù)據(jù)支撐。
(2)全財(cái)務(wù)共享模式方面
全財(cái)務(wù)共享模式覆蓋的范圍更廣,涉及的內(nèi)容也更多,基本上囊括了企業(yè)全部的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù),這些業(yè)務(wù)均屬于財(cái)務(wù)共享中心的工作權(quán)限。較之基礎(chǔ)型模式,全財(cái)務(wù)共享模式正是在其基礎(chǔ)上進(jìn)行的累加與拓展,例如增加了財(cái)務(wù)報(bào)表、固定資產(chǎn)管理及核算等業(yè)務(wù)。從上述內(nèi)容也可以看到,全財(cái)務(wù)共享模式對企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng)的覆蓋程度是相當(dāng)大的,在這樣的背景下企業(yè)內(nèi)部的信息處理量與處理速度都有了很大的提升,與此同時(shí)該中心的構(gòu)建也使部門間信息的傳遞更加順暢,這一平臺(tái)的搭建可以將之前藏匿的數(shù)據(jù)信息誤區(qū)充分進(jìn)行挖掘,盡可能地減少財(cái)務(wù)損失,在節(jié)約企業(yè)人力資源、實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理工作轉(zhuǎn)型升級(jí)等方面發(fā)揮出了重要的作用。
財(cái)務(wù)共享中心的構(gòu)建是新的市場環(huán)境下對企業(yè)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)的革新與轉(zhuǎn)變,企業(yè)結(jié)合自身所處的行業(yè)特點(diǎn)以及管理策略選擇合理的財(cái)務(wù)共享模式,確保企業(yè)內(nèi)部管理模式的統(tǒng)一化與標(biāo)準(zhǔn)化,使企業(yè)一改往常管理重心偏上、無法均衡化的弊端逐漸向扁平化轉(zhuǎn)換。一方面,隨著企業(yè)內(nèi)部分散的財(cái)務(wù)活動(dòng)被財(cái)務(wù)共享中心代替,財(cái)務(wù)工作容易使工作人員產(chǎn)生單調(diào)重復(fù)的流水作業(yè)感,容易使財(cái)務(wù)人員產(chǎn)生消極被動(dòng)的情緒,不利于企業(yè)內(nèi)部高質(zhì)量人才的培養(yǎng)與人員儲(chǔ)備;另一方面,財(cái)務(wù)共享中心的流程化操作也在一定程度上緩解了原先財(cái)務(wù)人員配置方面的壓力,財(cái)務(wù)崗位的靈活性變大,流動(dòng)頻率增強(qiáng),如果企業(yè)仍然處于共享中心建設(shè)的最初階段,各項(xiàng)內(nèi)部監(jiān)控工作能否落實(shí)到位還有待關(guān)注。
財(cái)務(wù)共享中心在構(gòu)建的過程中也使得企業(yè)各部門之間的聯(lián)系變得更為緊密,原本分散的業(yè)務(wù)得以形成一個(gè)有機(jī)整體,有效實(shí)現(xiàn)了組織內(nèi)部成員的協(xié)同合作。但是需要看到的是,業(yè)務(wù)流程的改革是一項(xiàng)復(fù)雜的過程,單獨(dú)通過拆分或者合并的方式并不能實(shí)現(xiàn)良好的效果,而是需要結(jié)合內(nèi)部現(xiàn)有的業(yè)務(wù)活動(dòng),在對相關(guān)特征進(jìn)行系統(tǒng)分析的前提下進(jìn)行改革,才能實(shí)現(xiàn)預(yù)期的目標(biāo)。一方面,業(yè)財(cái)分離容易出現(xiàn)信息滯后、資金核算情況不能及時(shí)掌握等情況,致使財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)隨之增加,特別是在財(cái)務(wù)共享之后,內(nèi)部相關(guān)的財(cái)務(wù)信息都匯集在了財(cái)務(wù)共享中心,一旦下級(jí)財(cái)務(wù)信息在傳遞的過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤,就會(huì)導(dǎo)致更加嚴(yán)重的影響。另一方面,人才的使用與配置要求也逐步增大,很容易出現(xiàn)人才儲(chǔ)備困難、招聘難度過大等問題。
隨著企業(yè)項(xiàng)目經(jīng)營范圍的逐步拓展,管理過程中的各種風(fēng)險(xiǎn)也隨之顯現(xiàn),風(fēng)險(xiǎn)評估工作變的愈加重要。風(fēng)險(xiǎn)評估指標(biāo)作為企業(yè)進(jìn)行信息傳遞、開展內(nèi)部監(jiān)控的基礎(chǔ),發(fā)揮出了重要的作用。財(cái)務(wù)共享中心所設(shè)定的業(yè)務(wù)流程規(guī)范中針對財(cái)務(wù)工作人員的業(yè)務(wù)范圍與職責(zé)權(quán)限均有著細(xì)致的說明,這在一定程度上起到了相互監(jiān)督、制約的作用。但與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)部門相比,財(cái)務(wù)共享中心信息來源的安全系數(shù)難以確定,企業(yè)內(nèi)部工作人員之前可以通過面對面的交流及時(shí)排查出各種錯(cuò)誤與問題,然而在實(shí)施新的政策之后,信息錯(cuò)誤存在的風(fēng)險(xiǎn)逐漸加大且標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程劃分容易導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員工作單一,致使工作人員消極被動(dòng),風(fēng)險(xiǎn)把控意識(shí)下降。
企業(yè)在實(shí)施了財(cái)務(wù)共享之后,與工作相關(guān)的業(yè)務(wù)記錄往往需要根據(jù)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)一步開展下去,各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)流程也需要通過軟件進(jìn)行處理,這對于企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)有的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)手段與綜合能力是一大挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的經(jīng)營管理活動(dòng)中大多是通過紙質(zhì)賬簿的方式存儲(chǔ)信息,現(xiàn)階段這一方式已經(jīng)逐漸被現(xiàn)代化管理手段所取代,然而隨著數(shù)據(jù)共享的廣泛應(yīng)用,各項(xiàng)安全風(fēng)險(xiǎn)也隨之產(chǎn)生,并且信息的流動(dòng)性與連接性更高,各類業(yè)務(wù)模塊都需要通過相關(guān)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效連接。在這樣的情況下,一方面,一旦與財(cái)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題,后續(xù)的連鎖問題也逐漸增多且會(huì)造成一定的負(fù)面影響;另一方面,由于企業(yè)對于共享中心數(shù)據(jù)庫的依賴程度逐漸加大,往往會(huì)將相關(guān)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行集中儲(chǔ)存,在出現(xiàn)系統(tǒng)漏洞的過程中,企業(yè)的經(jīng)營管理勢必受到嚴(yán)重的打擊,如何結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況,構(gòu)建效率集中、安全性高的數(shù)據(jù)庫是管理人員應(yīng)認(rèn)真思考的問題。
企業(yè)在構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心的過程中,應(yīng)先對企業(yè)的業(yè)務(wù)類型與管理格局有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí),并從創(chuàng)新企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、轉(zhuǎn)變管理模式等角度入手,使企業(yè)各部門與財(cái)務(wù)共享中心的職能關(guān)系更加契合。企業(yè)需要從大的戰(zhàn)略布局角度入手,認(rèn)真制定業(yè)務(wù)戰(zhàn)略、技術(shù)戰(zhàn)略,制定統(tǒng)一的財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn),對不同層級(jí)、不同部門的責(zé)任關(guān)系與職能屬性予以明確。扁平化財(cái)務(wù)模式可作為企業(yè)組織結(jié)構(gòu)建設(shè)的重點(diǎn),管理層分別從強(qiáng)化企業(yè)文化建設(shè)、轉(zhuǎn)變員工思維方式等維度入手,推動(dòng)財(cái)、業(yè)一體化,使內(nèi)部財(cái)務(wù)管理與供應(yīng)的諸多環(huán)節(jié)形成緊密聯(lián)系。
企業(yè)需根據(jù)自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)與管理形式,實(shí)現(xiàn)操作處理的規(guī)范化,使業(yè)務(wù)流程更高效。企業(yè)內(nèi)部原有流程中一些好的方面可以繼續(xù)保留,而一些與企業(yè)整體發(fā)展戰(zhàn)略相背離的標(biāo)準(zhǔn)則需要重新進(jìn)行調(diào)整。企業(yè)內(nèi)部涉及的資金支出較為多樣,財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)制定好資金支出標(biāo)準(zhǔn),對于原始單據(jù)的來源進(jìn)行判定,不斷強(qiáng)化企業(yè)的費(fèi)用使用管理工作。在票據(jù)的使用方面,票據(jù)的使用情況需要進(jìn)行及時(shí)監(jiān)控,不同部門的領(lǐng)取數(shù)量、注銷動(dòng)態(tài)等都應(yīng)做好監(jiān)管工作。合同控制方面應(yīng)建立科學(xué)化的合同賬簿,真正將合同管理工作落到實(shí)處。
內(nèi)部審計(jì)工作的有效開展是企業(yè)內(nèi)控工作的重要組成部分,借助這一措施,企業(yè)內(nèi)部信息傳遞的精準(zhǔn)度與全面性都可以得到一定程度的提升,也有助于企業(yè)規(guī)避不良風(fēng)險(xiǎn),做好風(fēng)險(xiǎn)活動(dòng)的控制工作。管理人員強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì),一方面可以促進(jìn)審計(jì)工作的合理化展開,減少一些客觀因素影響導(dǎo)致的審計(jì)獨(dú)立性缺失,效果不明顯等問題,有助于形成相互制約、相互監(jiān)督的工作效果。內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)明確自身的工作職責(zé),不去做與審計(jì)工作相沖突的經(jīng)營活動(dòng),以免影響工作效果。另一方面,工作人員需不斷提升審計(jì)工作的實(shí)際質(zhì)量。在具體實(shí)施的過程中,審計(jì)工作應(yīng)與具體的業(yè)務(wù)流程相融合,不斷規(guī)范人員、場地、現(xiàn)有資料等諸多要素,確保將該項(xiàng)工作真正落到實(shí)處。
企業(yè)本身的業(yè)務(wù)范圍與經(jīng)營項(xiàng)目較為多樣,加之信息化時(shí)代的到來使人們可以輕松獲得大量的信息,企業(yè)內(nèi)部管理人員更需要具備現(xiàn)代化分析、操作能力的數(shù)據(jù)平臺(tái)加以支撐,以實(shí)現(xiàn)良好的管理效果。財(cái)務(wù)共享中心涵蓋了全面的業(yè)務(wù)流程,既可包括其他下屬組織和總部的財(cái)務(wù)部門,還應(yīng)包括跨業(yè)務(wù)流程,可以使較為復(fù)雜的業(yè)務(wù)項(xiàng)目與各項(xiàng)流程進(jìn)行有序?qū)樱谶@種情況下,對于企業(yè)的技術(shù)手段也提出了更高層次的要求。財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式本身就是一個(gè)匯集了諸多使用功能的、全面化的平臺(tái),具體可包括數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、風(fēng)險(xiǎn)辨別、反饋評估等多重功能,借助這一手段,企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)分析的層級(jí)以及廣度均可得到大幅度上升。財(cái)務(wù)共享中心可作為與各業(yè)務(wù)部門搭建的橋梁,而財(cái)務(wù)共享中心收益數(shù)據(jù)平臺(tái)的的完備性則在一定程度促進(jìn)了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建立。與此同時(shí),信息時(shí)代網(wǎng)絡(luò)漏洞與網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)隱患也隨之增大,而這些漏洞與故障會(huì)對企業(yè)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)信息產(chǎn)生巨大的損失,鑒于此,企業(yè)管理層更應(yīng)關(guān)注數(shù)據(jù)安全的管控工作,通過完備現(xiàn)有的硬件系統(tǒng)、提升管理水平、擴(kuò)大維護(hù)范圍等手段,構(gòu)建安全、完整的數(shù)據(jù)平臺(tái)。
綜上所述,財(cái)務(wù)共享模式對于企業(yè)的健康發(fā)展有著積極的作用。財(cái)務(wù)共享中心的全面實(shí)施不僅有助于企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全面開展還可以在現(xiàn)有工作內(nèi)容的基礎(chǔ)上對企業(yè)的未來發(fā)展需求與財(cái)務(wù)管理方向進(jìn)行全方面分析與判斷,確保企業(yè)可以結(jié)合自身的業(yè)務(wù)類型與管理特點(diǎn),分門別類地進(jìn)行系統(tǒng)化管理,助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)更大的發(fā)展。