劉榮冰

（安徽港口物流有限公司，安徽 銅陵 244000）

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，我國已基本進(jìn)入數(shù)字化經(jīng)濟(jì)時(shí)代。企業(yè)各項(xiàng)工作的順利開展與數(shù)字化轉(zhuǎn)型之間存在著密切的聯(lián)系，在激烈的市場競爭環(huán)境下，企業(yè)必須加快推動(dòng)檔案工作由傳統(tǒng)模式向數(shù)字化方向轉(zhuǎn)型升級(jí)，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值的提升，保持良好的競爭優(yōu)勢，以實(shí)現(xiàn)更大的經(jīng)濟(jì)效益。

一、檔案數(shù)字化的特征及其必要性

信息技術(shù)的高速發(fā)展，為現(xiàn)代企業(yè)帶來新的工作模式，加快了企業(yè)工作方式及內(nèi)容等方面的創(chuàng)新步伐，檔案管理逐漸成為企業(yè)推行全面數(shù)字化經(jīng)營的關(guān)鍵領(lǐng)域，要求企業(yè)加速檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)型升級(jí)，充分利用數(shù)字化經(jīng)營模式和工作理念，提升企業(yè)檔案工作質(zhì)量和水平。企業(yè)檔案信息數(shù)字化管理具有明顯的進(jìn)步性特征，是企業(yè)進(jìn)行社會(huì)化經(jīng)營的必要手段，在現(xiàn)代企業(yè)管理檔案管理工作中，相較傳統(tǒng)檔案管理模式具備極大的應(yīng)用優(yōu)勢，有效節(jié)省了企業(yè)檔案管理庫存空間，提高檔案信息管理與查詢效率，便于信息的儲(chǔ)存、更新與處理，為企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息共享提供便利條件。此外，企業(yè)推動(dòng)檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，進(jìn)一步增強(qiáng)了企業(yè)檔案的動(dòng)態(tài)性和實(shí)時(shí)性，便于檔案信息加工與整理，提高檔案信息交流與傳輸?shù)陌踩院涂煽啃裕跈n案管理工作中應(yīng)用最為廣泛。企業(yè)在開展生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)期間，會(huì)出現(xiàn)大量檔案信息，給企業(yè)檔案管理人員帶來巨大的工作壓力。為此，企業(yè)借助現(xiàn)代化技術(shù)手段，打造數(shù)字化檔案信息庫，完成檔案數(shù)據(jù)信息的在線歸檔、更新、調(diào)閱與管理，提升企業(yè)檔案管理工作效率和質(zhì)量，減輕檔案管理人員工作負(fù)擔(dān)，更新檔案儲(chǔ)存和管理模式，提高檔案管理的準(zhǔn)度和精度，推動(dòng)企業(yè)向更深層次的數(shù)字化方向轉(zhuǎn)型升級(jí)，進(jìn)而提升企業(yè)的綜合競爭實(shí)力。

二、企業(yè)檔案數(shù)字化面臨的現(xiàn)實(shí)問題

檔案數(shù)字化管理模式在現(xiàn)代企業(yè)管理工作中應(yīng)用廣泛，但受多種因素影響，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段在檔案管理工作中同樣存在應(yīng)用弊端，對(duì)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性與安全性造成影響[1]。當(dāng)前，企業(yè)檔案信息數(shù)字化轉(zhuǎn)型中面臨的現(xiàn)實(shí)問題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是檔案信息真實(shí)性無法保證，企業(yè)檔案信息電子化進(jìn)程中，由于部分?jǐn)?shù)據(jù)錄入人員工作不負(fù)責(zé)，導(dǎo)致檔案信息與原資料信息不符，企業(yè)檔案的真實(shí)性無從考證；二是檔案信息數(shù)字化資源有限，受技術(shù)應(yīng)用水平及檔案管理人員專業(yè)性影響，數(shù)字檔案資源不足，嚴(yán)重制約和影響著檔案管理信息的利用，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作秩序混亂；三是企業(yè)專業(yè)管理人才不足，檔案信息數(shù)字化對(duì)管理人員技術(shù)水平及其專業(yè)性程度有明確要求，部分企業(yè)檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)指導(dǎo)，管理技術(shù)水平不達(dá)標(biāo)，影響了檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量和效果；四是數(shù)字化檔案管理模式容易引發(fā)信息安全問題，企業(yè)推行數(shù)字化檔案管理模式，面臨網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中不安全因素侵襲的風(fēng)險(xiǎn)，容易出現(xiàn)檔案丟失、檔案信息不全等問題，影響企業(yè)檔案信息的真實(shí)性和有效性。

三、推動(dòng)企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的具體措施

（一）確立檔案管理發(fā)展方向

在數(shù)字化經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的時(shí)代背景下，現(xiàn)代企業(yè)為實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益與工作效率的同步提升，對(duì)企業(yè)檔案管理模式進(jìn)行改革與創(chuàng)新，將檔案管理作為推動(dòng)企業(yè)由信息化管理向數(shù)字化管理方向轉(zhuǎn)型升級(jí)的試點(diǎn)領(lǐng)域，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)整體向數(shù)字化經(jīng)濟(jì)運(yùn)行模式轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的高質(zhì)、高速發(fā)展。企業(yè)檔案管理工作向數(shù)字化方向轉(zhuǎn)型初期，要對(duì)企業(yè)檔案管理工作有明確、深刻的認(rèn)知，在檔案管理工作發(fā)展總體規(guī)劃的指導(dǎo)下，對(duì)檔案工作進(jìn)行目標(biāo)定位，將提升企業(yè)檔案管理效率和質(zhì)量作為工作模式轉(zhuǎn)型升級(jí)的根本目標(biāo)，在企業(yè)常態(tài)化發(fā)展背景下，要求技術(shù)上精益求精，充分發(fā)揮檔案數(shù)字化管理模式的應(yīng)用優(yōu)勢與特征，逐步優(yōu)化企業(yè)管理資源配置結(jié)構(gòu)，將轉(zhuǎn)變企業(yè)檔案管理方式、優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)作為企業(yè)推動(dòng)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵內(nèi)容，推動(dòng)企業(yè)檔案管理由紙質(zhì)管理向電子化管理模式的轉(zhuǎn)變，提升企業(yè)檔案管理資源使用效率，提升電子檔案的管理價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作向高質(zhì)量、高效率方向發(fā)展[2]。

（二）明確檔案管理數(shù)字化定位

企業(yè)檔案管理工作由傳統(tǒng)管理模式向數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變，是靈活應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段的集中體現(xiàn)，更是企業(yè)由傳統(tǒng)管理方式向現(xiàn)代化管理進(jìn)行變革的縮影。企業(yè)要立足實(shí)踐，堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，在數(shù)字化浪潮中，時(shí)刻保持清醒的認(rèn)知，逐步明確檔案管理數(shù)字化定位，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)管理模式轉(zhuǎn)型方向的精準(zhǔn)定位。企業(yè)不僅要關(guān)注數(shù)字技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的促進(jìn)和推動(dòng)作用，還要靈活應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，對(duì)企業(yè)檔案管理模式和業(yè)務(wù)組織形式進(jìn)行優(yōu)化與重構(gòu)，在提升檔案管理效率和質(zhì)量的基礎(chǔ)上，推動(dòng)檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級(jí)，從而為企業(yè)創(chuàng)造更高的生產(chǎn)價(jià)值。企業(yè)要深入挖掘數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用資源，為企業(yè)未來發(fā)展制定明確的數(shù)字化發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，推動(dòng)企業(yè)檔案管理向系統(tǒng)化、規(guī)范化、制度化方向發(fā)展，進(jìn)而打造具有現(xiàn)代意識(shí)的企業(yè)管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案資源、業(yè)務(wù)流程、管控模式、產(chǎn)品服務(wù)等工作內(nèi)容及工作模式的高度統(tǒng)一。

（三）健全數(shù)字化管理制度

為保障企業(yè)檔案管理數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性與安全性，企業(yè)需建立健全的數(shù)字化管理制度，采用科學(xué)的方法，對(duì)企業(yè)檔案管理數(shù)字化應(yīng)用趨勢進(jìn)行總體分析，結(jié)合企業(yè)檔案管理工作的具體需求，形成以數(shù)字化管理思想為指導(dǎo)的現(xiàn)代化檔案管理格局，為企業(yè)其他領(lǐng)域業(yè)務(wù)向數(shù)字化管理方向轉(zhuǎn)型升級(jí)提供制度保障。在企業(yè)檔案管理工作模式向數(shù)字化轉(zhuǎn)型期間，企業(yè)要結(jié)合行業(yè)市場運(yùn)行規(guī)則及相關(guān)規(guī)定，制定完善的企業(yè)現(xiàn)代化管理?xiàng)l例，將企業(yè)各項(xiàng)管理工作納入企業(yè)管理規(guī)章制度體系范圍內(nèi)，嚴(yán)格遵循統(tǒng)一的規(guī)范管理，在一致性原則指導(dǎo)下，對(duì)檔案信息進(jìn)行歸納管理，逐步規(guī)范檔案數(shù)據(jù)信息錄入、傳輸、更新、儲(chǔ)存等工作流程，推動(dòng)企業(yè)檔案管理向程式化、規(guī)范化方向發(fā)展，滿足檔案信息數(shù)字化管理的根本要求，提高檔案管理效率和質(zhì)量。除此之外，企業(yè)要綜合考慮科學(xué)技術(shù)在社會(huì)同類企業(yè)之間的應(yīng)用情況，隨時(shí)掌握數(shù)字化經(jīng)濟(jì)潮流下，社會(huì)企業(yè)管理模式發(fā)生的變化，不斷完善企業(yè)規(guī)章制度，為檔案管理工作創(chuàng)造條件，促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)工作沿?cái)?shù)字化軌跡運(yùn)行。

（四）完善基礎(chǔ)管理設(shè)施

企業(yè)開展檔案管理工作過程中，要對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善，為檔案管理向數(shù)字化轉(zhuǎn)型創(chuàng)造條件，確保企業(yè)檔案管理信息真實(shí)可靠。管理設(shè)施是企業(yè)檔案管理人員開展相關(guān)工作的前提和基礎(chǔ)，企業(yè)要根據(jù)檔案數(shù)字化管理工作開展?fàn)顩r，打造基礎(chǔ)性管理設(shè)施，包括數(shù)字化檔案管理設(shè)備、檔案管理軟件、在線信息處理程序等，逐步完善企業(yè)檔案管理工作所需的基礎(chǔ)性設(shè)施，重點(diǎn)打造現(xiàn)代化企業(yè)管理與服務(wù)體系，為檔案管理與數(shù)字化發(fā)展趨勢的融合奠定基礎(chǔ)。除此之外，企業(yè)要充分借鑒數(shù)字化潮流下，現(xiàn)代企業(yè)檔案信息管理工作順利開展的成功經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際運(yùn)營情況，打造網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)，采用在線管理的方式，實(shí)現(xiàn)檔案信息在線接收與儲(chǔ)存。同時(shí)，建立健全數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)檔案管理體系，強(qiáng)化企業(yè)檔案在線目錄檢索、一鍵錄入等管理功能建設(shè)，打造現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理數(shù)據(jù)信息庫，加速企業(yè)檔案管理工作與數(shù)字化技術(shù)之間的融合與發(fā)展，為企業(yè)開展生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)提供完備的基礎(chǔ)設(shè)施，推動(dòng)企業(yè)向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)型[3]。

（五）重視數(shù)字化管理意識(shí)與技術(shù)培訓(xùn)

在數(shù)字化時(shí)代背景下，要求檔案管理相關(guān)人員對(duì)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)有較強(qiáng)的應(yīng)用意識(shí)和能力。因此，在開展檔案管理工作過程中，要引導(dǎo)相關(guān)部門工作人員樹立檔案信息管理資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型意識(shí)，轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，逐步深化檔案信息數(shù)字化管理技術(shù)的應(yīng)用觀念，開創(chuàng)新型企業(yè)檔案管理模式，加大資金、技術(shù)、人才的投入，不斷優(yōu)化檔案數(shù)字化管理資源配置結(jié)構(gòu)，通過創(chuàng)建在線管理檔案的方式，對(duì)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行錄入操作，便于后續(xù)的檔案在線查詢、歸檔、更新操作。企業(yè)在推行檔案數(shù)字化管理模式時(shí)，不僅要注重管理模式的創(chuàng)新，還要對(duì)檔案信息進(jìn)行實(shí)時(shí)更新與檢驗(yàn)，確保檔案信息管理的時(shí)效性與真實(shí)性，充分利用在線數(shù)字化管理技術(shù)，對(duì)檔案管理涉及的信息資源進(jìn)行深入挖掘與開發(fā)，打造現(xiàn)代化檔案在線管理體系，優(yōu)化檔案管理資源利用結(jié)構(gòu)，確保企業(yè)檔案信息管理工作在標(biāo)準(zhǔn)數(shù)字化模式下運(yùn)行，推動(dòng)企業(yè)服務(wù)管理向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量和水平。除此之外，企業(yè)要重視對(duì)檔案管理工作人員的培養(yǎng)與教育，以現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)為背景，向檔案管理人員宣傳數(shù)字化經(jīng)濟(jì)的發(fā)展趨勢，加大對(duì)專業(yè)對(duì)口、技術(shù)素質(zhì)強(qiáng)的管理人才的培養(yǎng)力度，引導(dǎo)檔案管理人員將專業(yè)知識(shí)與網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)相結(jié)合，全面提高企業(yè)檔案管理人員技術(shù)應(yīng)用能力，為推行數(shù)字化管理模式提供人才保障。

四、結(jié)語

綜上所述，數(shù)字化經(jīng)濟(jì)的發(fā)展為企業(yè)檔案管理模式的創(chuàng)新發(fā)展提供了新思路，要求企業(yè)不斷地強(qiáng)化自身管理制度的建設(shè)，增加資金、技術(shù)、人才等方面的資源支持，強(qiáng)化企業(yè)管理人員思想意識(shí)與技術(shù)應(yīng)用能力培訓(xùn)，加快推進(jìn)企業(yè)數(shù)字化檔案管理模式的建設(shè)。