李 靜

菏澤技師學(xué)院，山東 菏澤 274026

目前，在檔案管理工作當(dāng)中，很多技校在管理方式、管理制度、管理分類(lèi)、管理能力等方面存在局限和不足，缺乏對(duì)檔案管理的重視程度，使得很多檔案管理工作沒(méi)有得到更好的開(kāi)展，更加全面性的進(jìn)行，使得技校檔案管理的水平和質(zhì)量得不到更好的提升。我們只有對(duì)技校的檔案管理工作中的問(wèn)題進(jìn)行更好地分析和研究，才能夠研究和制定出更加行之有效的檔案管理方案和策略，不斷推動(dòng)技校檔案管理水平的有效提高，促進(jìn)技校管理工作水平的更好提升。

一、技校檔案管理相關(guān)問(wèn)題的具體分析和研究

當(dāng)前，在技校檔案管理過(guò)程中，由于學(xué)校檔案的內(nèi)容和類(lèi)別比較豐富且復(fù)雜，在管理和分類(lèi)上會(huì)存在一定的局限和不足，再加上缺乏科學(xué)、合理、健全的檔案管理機(jī)制和高素質(zhì)、高業(yè)務(wù)能力的檔案管理人員，使得檔案管理工作的效果并不理想。下面對(duì)技校檔案管理相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行具體的探討和研究：

（一）缺乏健全與完善的技校檔案管理制度

正所謂“國(guó)有國(guó)法，家有家規(guī)”，技校在管理檔案方面必須要具有較為完善和健全的檔案管理體制。但是很多技校過(guò)分重視教育教學(xué)活動(dòng)的管理，缺乏對(duì)技校檔案管理工作的重視，且在指定技校管理制度時(shí)，對(duì)于檔案管理方面只是一筆帶過(guò)，缺乏健全和完善的技校檔案管理制度。與此同時(shí)，雖然很多技校具有檔案管理制度，但是檔案管理制度的要求內(nèi)容并不清晰和完善，檔案管理的流程與規(guī)范并不全面，這使得技校很多檔案管理沒(méi)有得到更為清晰、全面的管理和利用。還有一些技校即使具有較為完善的檔案管理制度，但是很多檔案管理人員并未按照檔案管理辦法來(lái)嚴(yán)格的進(jìn)行檔案的收集、整理、分類(lèi)、利用、保管等工作，這使得技校檔案管理制度的力量被削弱，不利于技校檔案管理工作的更好開(kāi)展。

（二）檔案管理方法和思路過(guò)于傳統(tǒng)和守舊

隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案管理工作也逐漸從傳統(tǒng)的紙質(zhì)化向信息化的方向發(fā)展。在技校的檔案管理工作中，很多技校的經(jīng)濟(jì)條件有限，在檔案管理方面使用的檔案管理方式還比較守舊，管理效率低下，管理效果并不理想。還有一些技校的檔案管理工作半信息化，在檔案的歸類(lèi)、整理、利用、查閱與保管方面缺乏清晰的分類(lèi)和電子檔案的保存方法，技校檔案中的文書(shū)、教學(xué)、財(cái)會(huì)、基建等檔案也存在利用率低下的問(wèn)題，因此很多檔案在利用時(shí)會(huì)花費(fèi)大量的時(shí)間去查找，浪費(fèi)人力資源，影響檔案管理效率和水平的提升。此外，技校檔案管理缺乏獨(dú)立的管理部門(mén)，在檔案管理分類(lèi)、文件材料的形成與歸檔、各類(lèi)檔案的歸檔時(shí)間、檔案的管理與提供利用等方面缺乏專(zhuān)業(yè)性的管理，不利于技校檔案管理效果的更好提高。

（三）技校檔案管理人員業(yè)務(wù)能力與專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)有待提高

目前，很多技校的檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)都存在有待提升的問(wèn)題，他們?cè)跈n案管理方面沒(méi)有受到較為系統(tǒng)且全面的培訓(xùn)，檔案管理重要性被弱化。很多技校沒(méi)有專(zhuān)門(mén)設(shè)置檔案管理部門(mén)，只是由一些其他工作人員代為管理，因此檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性缺乏，在歸類(lèi)、整理與歸檔學(xué)校各個(gè)方面的檔案時(shí)，容易造成混亂和誤差，那么在查找與借閱方面會(huì)存在很大的問(wèn)題。還有一些技校檔案管理人員信息化操作能力不足，在對(duì)技校檔案實(shí)施信息化管理方面缺乏對(duì)信息化技術(shù)的有效運(yùn)用，這對(duì)于技校檔案管理整體水平的提高是非常不利的。

二、技校檔案管理問(wèn)題的優(yōu)化方略探究

（一）健全和完善技校檔案管理機(jī)制

技校在檔案管理方面必須要先完善制度，再?gòu)?qiáng)化與提升檔案管理工作的執(zhí)行力。將學(xué)校所有類(lèi)別檔案管理工作都設(shè)置較為健全的檔案管理細(xì)則和檔案管理辦法，并分發(fā)至學(xué)校的各個(gè)部門(mén)。學(xué)校所有人員在檔案管理方面都要按照檔案管理制度來(lái)進(jìn)行檔案的管理與利用，這樣使得技校的檔案管理更加規(guī)范化和效率化。

（二）檔案管理方法和手段的不斷革新，提升檔案管理人員業(yè)務(wù)水平

技校要重視檔案管理，并時(shí)刻跟隨時(shí)代的發(fā)展步伐，強(qiáng)化對(duì)檔案的信息化管理。技校要設(shè)置單獨(dú)的檔案管理部門(mén)，明晰各類(lèi)檔案的管理方式和方法，提升檔案管理的利用效率。與此同時(shí)，技校也要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性和信息化管理的駕馭能力，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，并對(duì)各項(xiàng)電子檔案進(jìn)行多元化備份管理，明確檔案管理的年限，豐富檔案管理的形式與內(nèi)容，使得檔案的各項(xiàng)管理職能得到更好的發(fā)揮。檔案管理人員業(yè)務(wù)能力提升了，那么檔案管理的專(zhuān)業(yè)性和效率也會(huì)得到更好的提高，使得技校的檔案管理水平也會(huì)得到全面的提升。此外，不得不說(shuō)的是，檔案管理人員調(diào)崗、離職等進(jìn)行工作交接時(shí)，必須進(jìn)行所有檔案管理交接的所有工作，無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都要進(jìn)行全面的交接與管理，能夠促進(jìn)學(xué)校的檔案管理更加持續(xù)化和有效化。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上，為了能夠更好的提升技校檔案管理工作的效率和水平，實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)校各類(lèi)檔案的專(zhuān)業(yè)化、清晰化、信息化管理，技校必須要重視檔案管理工作，聘用與培訓(xùn)專(zhuān)業(yè)檔案管理人員，提高檔案管理的利用效率，不斷增強(qiáng)檔案管理水平。