鄒江偉

摘?要：機(jī)構(gòu)編制部門(mén)的檔案信息見(jiàn)證了各個(gè)時(shí)代各地方對(duì)社會(huì)治理的歷史，更是我們解讀了解一個(gè)地方社會(huì)發(fā)展歷史和預(yù)判社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)的最佳資料。實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)編制系統(tǒng)檔案管理信息化，有助于提高機(jī)構(gòu)編制部門(mén)更好利用檔案資源的重要的價(jià)值，進(jìn)一步提高機(jī)構(gòu)編制檔案利用率，使機(jī)構(gòu)編制檔案更好的服務(wù)于機(jī)構(gòu)編制工作，推動(dòng)機(jī)構(gòu)編制系統(tǒng)治理能力現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：實(shí)現(xiàn);檔案管理信息化;利用

當(dāng)前，信息化已成為各個(gè)行業(yè)發(fā)展進(jìn)步的方向，各行業(yè)實(shí)行信息化能夠?yàn)楣ぷ鞯拈_(kāi)展帶來(lái)極大的便利。機(jī)構(gòu)編制部門(mén)的檔案信息見(jiàn)證了各個(gè)時(shí)代各地方對(duì)社會(huì)治理的歷史，更是我們解讀了解一個(gè)地方社會(huì)發(fā)展歷史和預(yù)判社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)的最佳資料。隨著《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)構(gòu)編制工作條例》的實(shí)施，把黨管機(jī)構(gòu)編制原則要求具體化，這就給機(jī)構(gòu)編制部門(mén)檔案的信息化管理與利用提出了更高的要求。本文著重探討在推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化要求下，機(jī)構(gòu)編制檔案管理部門(mén)如何實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)編制檔案的信息化，及時(shí)準(zhǔn)確為編委及編辦領(lǐng)導(dǎo)在研究機(jī)構(gòu)編制工作重要事項(xiàng)時(shí)高效準(zhǔn)確的提供參考信息，從而進(jìn)行正確決策。

1.機(jī)構(gòu)編制檔案管理信息化中存在的問(wèn)題

1.1組織領(lǐng)導(dǎo)和重視力度不夠。在日常的工作中，機(jī)構(gòu)編制部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)由于業(yè)務(wù)繁重，對(duì)機(jī)構(gòu)編制檔案工作往往過(guò)問(wèn)重視不夠，多數(shù)編辦機(jī)關(guān)未單獨(dú)核定檔案管理的科室，通常由負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)內(nèi)部事務(wù)的科室承擔(dān)相應(yīng)檔案管理職責(zé)，其工作人員通常不具備檔案專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，往往認(rèn)為只要最后把形成的檔案找專(zhuān)業(yè)檔案公司整理好存檔，然后統(tǒng)一移送檔案館就可以了，從而忽略了檔案信息化對(duì)于單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的利用價(jià)值。

1.2檔案信息化管理制度不完善。在各編辦機(jī)關(guān)檔案管理工作中，檔案管理制度的完善對(duì)其檔案工作發(fā)揮著非常重要的基礎(chǔ)作用，但是在實(shí)際工作中，多數(shù)編辦機(jī)關(guān)都沒(méi)有制定完善的檔案管理制度，更談不上檔案信息化管理制度的制定和完善，這就造成在檔案信息化整理過(guò)程中的搜集、整理、保密等工作機(jī)制不夠完善，常常出現(xiàn)信息缺失、資料損壞、查找困難等問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙了檔案信息化的工作效率，在一定程度上影響檔案資料的完整性。

1.3機(jī)構(gòu)編制系統(tǒng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)未出臺(tái)。當(dāng)前，機(jī)構(gòu)編制系統(tǒng)的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)是按照國(guó)家和各地檔案行政主管部門(mén)制定的標(biāo)準(zhǔn)，全國(guó)機(jī)構(gòu)編制系統(tǒng)并未參照國(guó)家檔案行政主管部門(mén)制定本行業(yè)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，更沒(méi)有制定檔案信息化檔案的標(biāo)準(zhǔn)，致使在各級(jí)編辦在推動(dòng)機(jī)構(gòu)編制檔案信息化過(guò)程中缺乏統(tǒng)一有效的指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)。

1.4復(fù)合型專(zhuān)業(yè)人才不足。在檔案管理工作中，檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)決定著一個(gè)單位與最終的檔案管理工作效率和質(zhì)量之間有著非常密切的聯(lián)系。當(dāng)前，從事檔案管理工作具有檔案專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的人才普遍缺乏，多數(shù)從事此項(xiàng)工作人員甚至是從未接受過(guò)檔案知識(shí)培訓(xùn)的兼職人員，加之檔案信息化管理有需要對(duì)信息化和檔案工作均熟悉的復(fù)合型人才才能更好勝任此項(xiàng)工作，這就對(duì)機(jī)構(gòu)編制檔案信息化管理工作發(fā)展形成了一定的阻礙。

2.機(jī)構(gòu)編制檔案的信息化

2.1如何推進(jìn)機(jī)構(gòu)編制系統(tǒng)的信息化建設(shè)

1）自上而下的頂層設(shè)計(jì)。自2011起，全國(guó)機(jī)構(gòu)編制部門(mén)開(kāi)始建設(shè)實(shí)名制數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，標(biāo)志著機(jī)構(gòu)編制系統(tǒng)在全系統(tǒng)開(kāi)展信息化全方位建設(shè)，截至現(xiàn)在，各級(jí)機(jī)構(gòu)編制系統(tǒng)已建立了完整的實(shí)名制數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，在人員調(diào)動(dòng)、數(shù)據(jù)管理和動(dòng)態(tài)查詢(xún)上實(shí)現(xiàn)了信息化

2）信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用。隨著信息化的飛速發(fā)展，當(dāng)前很多省、市、縣機(jī)構(gòu)編制部門(mén)都實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)辦公，業(yè)務(wù)辦理的信息化程度不斷提高，給機(jī)構(gòu)編制檔案工作的信息化提供了相應(yīng)的便利，也提升了機(jī)構(gòu)編制系統(tǒng)治理能力的現(xiàn)代化水平。

2.2機(jī)構(gòu)編制檔案歸納后的信息化整理

1）紙質(zhì)檔案歸納后的信息化整理。在紙質(zhì)檔案歸納后要實(shí)現(xiàn)信息化是相對(duì)比較困難的，傳統(tǒng)的機(jī)構(gòu)編制事項(xiàng)的辦理大都采用紙質(zhì)文檔，辦理后留存的文檔就成了原始的機(jī)構(gòu)編制檔案，這些檔案歸檔后放在儲(chǔ)存室里，它包含著社會(huì)管理的各個(gè)領(lǐng)域，同時(shí)形成了各類(lèi)附件，這些文檔都需要不斷去整理挖掘，然后通過(guò)篩選、分類(lèi)最后整理在一起，形成原始的資料數(shù)據(jù)庫(kù)。當(dāng)數(shù)據(jù)庫(kù)形成后，篩選工作非常精細(xì)，需要經(jīng)過(guò)不斷“清洗”，分類(lèi)整理，避免冗余，最后將按照文字、圖片、語(yǔ)音等分類(lèi)處理，形成有效信息化檔案，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化整理，方便日常利用。

2）網(wǎng)絡(luò)辦公檔案的信息化整理。網(wǎng)絡(luò)辦公的推廣形成了信息化文件，但是原始的信息化文件也需要通過(guò)分類(lèi)整理，才能形成有效的信息化檔案。當(dāng)前，利用最為廣泛的就是OA辦公系統(tǒng)，機(jī)構(gòu)編制檔案管理部門(mén)可以依托系統(tǒng)建立文檔一體化體系，讓電子文件經(jīng)過(guò)起草、審核、審簽等過(guò)程運(yùn)轉(zhuǎn)完畢后，自動(dòng)進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)形成信息化檔案，這些檔案稍加分類(lèi)整理，即可實(shí)現(xiàn)同步歸檔，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公檔案的信息化整理，方便日常利用。

特別說(shuō)明的是機(jī)構(gòu)編制工作涉及各個(gè)領(lǐng)域，其中不少事項(xiàng)屬于涉密事項(xiàng)，涉密機(jī)構(gòu)編制事項(xiàng)檔案的信息化整理時(shí)，需按照保密規(guī)定辦理和儲(chǔ)存，本文不做探討。

3.機(jī)構(gòu)編制檔案信息化對(duì)工作的促進(jìn)

3.1更容易查詢(xún)查找。機(jī)構(gòu)編制檔案信息化歸檔后，對(duì)檔案可以用查詢(xún)功能進(jìn)行查找，從而減少在利用檔案過(guò)程中的工作量，讓檔案的查詢(xún)查找更容易，提高檔案的利用率。

3.2更容易保存保管。紙質(zhì)的機(jī)構(gòu)編制檔案的保管和保存都要大量的人力和物力，同時(shí)需要專(zhuān)門(mén)建立檔案館室，如果運(yùn)用信息化技術(shù)管理，只需要將紙質(zhì)件收集整理后轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案，運(yùn)動(dòng)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行管理，檔案管理者只需要在計(jì)算機(jī)中管理好自己的數(shù)據(jù)庫(kù)，就能很好地保存檔案資料，能夠節(jié)約放置紙質(zhì)檔案空間和檔案資料維護(hù)費(fèi)用

3.3更容易傳播交流。檔案實(shí)現(xiàn)信息化后，在需要使用檔案時(shí)直接從計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)在硬盤(pán)或者云盤(pán)中提取出來(lái)后，更容易傳送，從而市傳播交流更容易。

3.4更容易對(duì)比分析數(shù)據(jù)和信息。機(jī)構(gòu)編制檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理后，可以通過(guò)分類(lèi)查詢(xún)可以將同一內(nèi)容、同一類(lèi)別、同一單位的信息進(jìn)行綜合匯總，并進(jìn)行信息篩選，使數(shù)據(jù)分析更加容易，更能直觀反映對(duì)比情況。

4.如何更好實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)編制檔案管理的信息化與利用

4.1健全機(jī)構(gòu)編制檔案的管理體制機(jī)制。積極爭(zhēng)取編委主要領(lǐng)導(dǎo)的支持，根據(jù)《檔案法》相應(yīng)條款，在各級(jí)機(jī)構(gòu)編制部門(mén)設(shè)置負(fù)責(zé)管理機(jī)構(gòu)編制檔案的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)或下屬事業(yè)單位，落實(shí)專(zhuān)職人員，負(fù)責(zé)本單位的檔案收集及管理，進(jìn)一步推動(dòng)機(jī)構(gòu)編制系統(tǒng)檔案管理的信息化，甚至實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、智能化。

4.2高度重視信息技術(shù)運(yùn)用對(duì)檔案管理的影響。當(dāng)前，信息化技術(shù)在檔案管理工作中運(yùn)用的優(yōu)勢(shì)已充分地體現(xiàn)出來(lái)，并提出了檔案管理信息化，機(jī)構(gòu)編制部門(mén)在檔案管理工作中應(yīng)順應(yīng)時(shí)代潮流，充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)編制檔案管理信息化。首先，更新檔案管理理念。機(jī)構(gòu)編制部門(mén)的檔案管理從業(yè)人員，要進(jìn)一步了解新技術(shù)對(duì)檔案管理的應(yīng)用，及時(shí)更新管理理念，才能準(zhǔn)確把握新形勢(shì)下檔案管理工作的要點(diǎn)，從而積極創(chuàng)新現(xiàn)有管理模式。其次，強(qiáng)化信息化人才培養(yǎng)。檔案管理的現(xiàn)代信息化對(duì)管理人員提出了更高的要求，這就要求工作人員不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，對(duì)于工作人員要加強(qiáng)培訓(xùn)，吸納和培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案工作人員隊(duì)伍，除必須掌握文字處理、排版以及文件、郵件的收發(fā)外，還要掌握聲音、圖像等多媒體文件的處理和操作，充實(shí)和提高自己的檔案管理和計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)水平。

4.3完善機(jī)構(gòu)編制系統(tǒng)檔案管理制度建設(shè)。要提升機(jī)構(gòu)編制部門(mén)檔案管理水平，只有進(jìn)一步增強(qiáng)各級(jí)機(jī)構(gòu)編制部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)班子和檔案工作人員的責(zé)任感，建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理機(jī)制，完善檔案管理制度的建設(shè)。首先，組織干部職工全員開(kāi)展檔案管理的相關(guān)規(guī)定及法律法規(guī)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，讓干部職工樹(shù)立檔案工作意識(shí)，并積極推進(jìn)檔案搜集、歸檔管理、借閱等機(jī)制的建立，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)文檔資料完整及時(shí)歸檔，以及后續(xù)的靈活有效運(yùn)用，為本機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理機(jī)制的建立奠定基礎(chǔ)。其次，應(yīng)積極實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理機(jī)制，對(duì)文檔歸檔和檔案移交入館的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行流程管理，明確檔案管理目的，實(shí)現(xiàn)檔案的有序管理。最后，應(yīng)注意制定和實(shí)施獎(jiǎng)懲制度，定期對(duì)檔案管理工作開(kāi)展情況進(jìn)行審核，并根據(jù)檔案工作人員表現(xiàn)進(jìn)行適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲，以此調(diào)動(dòng)人員的積極性，體現(xiàn)檔案管理制度建設(shè)在檔案規(guī)范化管理中的重要作用，并突出檔案工作的服務(wù)性，提高檔案管理規(guī)范化水平。

5.結(jié)束語(yǔ)

實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)編制系統(tǒng)檔案管理信息化，有助于提高機(jī)構(gòu)編制部門(mén)更好利用檔案資源的重要的價(jià)值，面對(duì)存在的問(wèn)題，各級(jí)機(jī)構(gòu)編制部門(mén)須予以高度重視，積極分析總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，采取有效措施提高實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)編制檔案信息化的法定地位，實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)編制檔案工作管理體制和運(yùn)行機(jī)制的改革與創(chuàng)新，從而進(jìn)一步提高機(jī)構(gòu)編制檔案利用率，使機(jī)構(gòu)編制檔案工作更好的服務(wù)于機(jī)構(gòu)編制工作，充分發(fā)揮為編委及編辦領(lǐng)導(dǎo)提供決策咨詢(xún)服務(wù)的作用，推動(dòng)機(jī)構(gòu)編制系統(tǒng)治理能力現(xiàn)代化的提升。

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