■劉 平 雷 勵 劉淑妮

大數(shù)據(jù)時代,信息化是中文使用頻率非常高的概念之一，信息化是以現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫技術為基礎，對所研究對象各要素匯總至數(shù)據(jù)庫，供特定人群生活、工作、學習、輔助決策等和人類息息相關的各種行為相結(jié)合的一種技術。使用該技術后可以極大地提高各種行為的效率，為推動社會提供極大的技術支持。作為信息系統(tǒng)重要組成的檔案部門不可避免的受到時代的沖擊，檔案信息化建設是信息時代對檔案工作的必然需求。

一、信息化建設中的問題及挑戰(zhàn)

各行各業(yè)信息化的高速發(fā)展，對社會各方面產(chǎn)生了極大的影響，也為信息部門提供了一種全新的服務方式和手段，網(wǎng)絡信息技術的高速發(fā)展給檔案事業(yè)帶來良好的發(fā)展機遇的同時，也給檔案管理提出了更高的要求，使我們廣大的檔案工作者在信息化建設過程中，面臨許多新的問題與挑戰(zhàn)。

（一）適應整個社會信息技術快速發(fā)展所帶來的挑戰(zhàn)。隨著整個社會網(wǎng)絡信息技術的高速發(fā)展，存在數(shù)量眾多的不同類型的電子文檔，如何解決在網(wǎng)絡平臺下電子檔案的歸檔與利用、對數(shù)量眾多的紙質(zhì)檔案如何處理、確保信息安全與資源共享等問題就顯得重大而迫切。檔案作為重要的信息資源，其管理正面臨前所未有的機遇和挑戰(zhàn)。

（二）滿足日益增長的用戶需求所帶來的挑戰(zhàn)。在信息大量產(chǎn)生并迅速傳播的今天，人們對信息的需要更加求準、求快、求全，特別是對于高校文化知識層次比較高的利用群體更是這樣。檔案部門要在方便查閱和管理等方面下功夫，提高檔案信息資源利用率。

（三）信息化建設的整體性和協(xié)調(diào)性所帶來的挑戰(zhàn)。隨著信息化應用的不斷深化，特別是信息化與各行各業(yè)的深度融合，對信息化的整體性與協(xié)調(diào)性提出了更高的要求。

（四）檔案的信息地位的確立所帶來的挑戰(zhàn)。在傳統(tǒng)的檔案工作中，人們比較注重檔案實體的管理，對檔案的信息屬性則認識不足，信息服務相當薄弱。隨著社會的進步，人們對信息的需求不斷增加，檔案的信息地位也因此得到了社會各方面的認可。

二、檔案信息化建設路徑與解決對策

（一）加強檔案信息化建設的基礎性工作

1.管理理念和先進的技術人才是全面推進信息化建設的關鍵環(huán)節(jié)。除了管理理念和先進的人才外，還需要領導高度重視，將檔案的信息數(shù)字化建設納入整個部門信息化建設的總體規(guī)劃之中，爭取一定的資金投入，做好信息化建設前期準備工作。

2.制度保障是有序推進信息化建設的重要舉措。檔案部門先期制定電子文件接收、管理標準，建立和完善信息建設規(guī)劃，運維管理，共建共享保障，信息安全保障等一系列強有力的規(guī)范。此舉對于確保計算機管理的檔案信息和網(wǎng)絡運行的安全、暢通具有十分重大的意義。

3.建立檔案信息網(wǎng)絡建設的協(xié)調(diào)機構(gòu)，制定統(tǒng)一的信息標準與編碼規(guī)范。改革各部門條塊分割，各自為政的局面，建立一個統(tǒng)一的信息共享基礎數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)交換共享與數(shù)據(jù)采集。此舉是檔案信息化快速、有序、健康發(fā)展的保障。

4.建設前期基礎工作是大幅度提高電子檔案歸檔的比例，盡快形成數(shù)據(jù)規(guī)模。并將電子檔案資源進行整合管理，建設大容量的信息資源數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)計算機檢索系統(tǒng)實用化，滿足社會對檔案信息資源的需求，強化檔案管理信息系統(tǒng)和其它信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享和集成整合。

(二)檔案數(shù)字化是檔案館信息化建設的重要組成部分

在檔案信息化建設中，檔案數(shù)字化是基礎，更是一個高度整合的概念，它包括檔案信息的采集輸入、加工處理、存儲保管和利用輸出四個方面。檔案信息數(shù)字化包括原有館藏檔案的數(shù)字化和新生成檔案的數(shù)字化兩部分。這里所說的原有館藏檔案是指各檔案館保存的在傳統(tǒng)條件下生成的紙質(zhì)檔案，新生成檔案則是指在數(shù)字化環(huán)境中生成的依靠計算機等設備才能閱讀的電子類檔案。一座數(shù)字化檔案館的建設需要大量人力物力的投入，各級檔案部門可以借助各方面的力量，采用各種各樣的手段和途徑，將所歸檔案進行數(shù)字化。

1.利用網(wǎng)絡，確保新生成電子類檔案隨時歸檔

近幾年，隨著辦公自動化水平的提高，隨著OA辦公系統(tǒng)的深入推進，產(chǎn)生大量的電子文件，檔案信息化建設的一項重要任務，就是怎樣做到讓當前在數(shù)字化環(huán)境中新生成的大量電子類檔案在移交檔案館時，能夠繼續(xù)保持原有的數(shù)字化形態(tài)，順勢成為檔案數(shù)據(jù)庫中的資源。如果進館后再進行數(shù)字化處理，這樣就會浪費大量的人力和物力，得不償失。具體可以嘗試以下方法：一是我們可以借助于互聯(lián)網(wǎng)，把不同信息網(wǎng)絡站點鏈接在一起，使各行各業(yè)、各檔案部門之間的信息資源共享互補。二是檔案部門可以根據(jù)自身需要有目的的從網(wǎng)上采集一些信息充實自己的館藏，如我館的新聞采集系統(tǒng)。三是可對歸檔單位形成的電子文件和辦公自動化系統(tǒng)生成的電子檔案進行直接下載刻盤，拷貝復制，使其成為數(shù)字化館藏的一部分。四是檔案管理系統(tǒng)可以與各歸檔部門的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)對接，比如檔案館和研究生系統(tǒng)對接，使研究生數(shù)據(jù)信息通過在線進行檔案實時移交，避免減少重復勞動，有效防止了重復著錄中的數(shù)據(jù)誤差，提高了檔案管理的質(zhì)量和效率。五是建議學校網(wǎng)絡信息管理部門建設檔案云存儲（信息集成與共享平臺），學校各部門通過這個平臺進行信息交換與數(shù)據(jù)采集，大家及時有效的采集信息，提高信息獲取速度，各部門都獲益多多。

2.加快館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設

對于各級各類檔案館來講，將原有館藏檔案數(shù)字化必將是其中心工作之一，任務相當繁重。如何選擇適合自己的方法與途徑，將館藏紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理。處理的方法包括掃描和拍照。在組織實施方面，我館進行了以下有益的嘗試。首先利用學校有些部門比如教務處，需要建自己的教務系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，這時他們需要大量的原始館藏檔案，這時與其協(xié)商，檔案館無償提供原始檔案，教務處在掃描完成建成新數(shù)據(jù)庫時，檔案館通過抽取和重新組合的方式把庫中相關信息和數(shù)據(jù)直接導入到檔案館管理系統(tǒng)，達到回溯建庫的目的。其次組織可以利用的人力，學校檔案館可以利用勤工助學的學生，協(xié)助完成一些著錄條目等簡單的普助性工作，而掃描和拍照等這些技術性工作由檔案館人員完成。像下面的一些簡單工作我們也是讓勤工助學的學生協(xié)助完成的，比如檔案系統(tǒng)和OA 系統(tǒng)對接后的一些工作（OA 系統(tǒng)只有文件，而檔案系統(tǒng)包括案卷和文件2 種，通過掛接入庫的方式需要組織人員花費一定的時間和精力，進行案卷的篩選、分類和調(diào)整）。最后參加學校一些大的信息建設項目，例如把檔案館信息建設納入到學校信息建設985 平臺中去，這樣可以爭取一定的資金支持，利用這些資金將館藏檔案數(shù)字化的工作外包給專業(yè)掃描公司完成，這樣可以大大提高數(shù)字化建設的速度和質(zhì)量。