■許 茹

云計算概念自2006 年首次提出后便迅速引起了各界的廣泛關(guān)注并在社會各領(lǐng)域得到普及推廣，它是一種利用互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)隨時隨地、按需、便捷地訪問共享資源池（如計算設(shè)施、存儲設(shè)備、應(yīng)用程序等）的計算模式[1]，與傳統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境有著完全不同的特點,云計算在服務(wù)模式與技術(shù)應(yīng)用上的創(chuàng)新理念，為電子文件的創(chuàng)新管理提供了—個全新的手段。隨著5G 通信網(wǎng)絡(luò)的商用化，其具有的超強移動寬帶、超低時延通信和超大容量的網(wǎng)絡(luò)連接等特點，為以大數(shù)據(jù)、移動互聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈、人工智能等為代表的新一代信息技術(shù)帶來全新的發(fā)展機遇，這也在一定程度上有效推動了云計算在電子文件管理中的深度應(yīng)用。

一、5G 時代云計算下優(yōu)化電子文件管理的必要性

美、英、澳等國相繼出臺“云優(yōu)先”戰(zhàn)略，以支持云計算在政府部門的推廣應(yīng)用。2019 年，“人工智能技術(shù)在基于云平臺多媒體檔案資源利用中的應(yīng)用研究”被列入國家檔案局科技項目計劃。2020 年，我國國家檔案局科技項目立項選題指南中明確將云計算等新技術(shù)在檔案管理中的作為項目申報內(nèi)容之一。隨著政府部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)逐漸云化，海量業(yè)務(wù)活動數(shù)據(jù)（含文件）在云端生成、存儲。因此，文件檔案管理部門出于降低建設(shè)成本、提高管理效率的考量，越來越多的電子文件管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館系統(tǒng)遷入云端。無論文件是在云端“被動”生成，還是檔案機構(gòu)主動將其推入云端，云平臺已經(jīng)成為電子文件管理的技術(shù)環(huán)境[2]。但是云計算背景下，電子文件所面臨的安全風險遞增，保障其真實性、完整性、可靠性的任務(wù)更為艱巨[3]。

筆者分別以“云計算”+“電子文件”和“云計算”+“檔案”為篇名，在中國知網(wǎng)文獻數(shù)據(jù)庫進行高級檢索，期刊類別限定為核心期刊，檢索時間為2020 年4 月22 日，共檢索出相關(guān)中文文獻198 篇，文獻發(fā)表時間從2011 年到2020 年，說明我國學術(shù)界對于云計算和電子文件的研究時間較早，而且一直是我國檔案業(yè)界和學界關(guān)注的熱點和重點。5G 通信網(wǎng)絡(luò)的興起，區(qū)塊鏈、人工智能等信息技術(shù)的日漸成熟為云計算背景下電子文件管理工作的發(fā)展帶來新的機遇。因此，筆者對新技術(shù)背景下云計算對我國電子文件管理工作的影響進行探究具有重要意義。

二、5G 時代云計算對電子文件管理造成的挑戰(zhàn)

（一）安全問題

5G 通信網(wǎng)絡(luò)的進一步落地，4G 網(wǎng)絡(luò)對于云計算的技術(shù)限制得到突破，云計算的傳輸速度更快，存儲空間更大，極大地改進了電子文件管理方式和模式，實現(xiàn)電子文件從客戶端服務(wù)模式到云端服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，同時也強烈地沖擊了電子文件的傳統(tǒng)安全管理機制。大環(huán)境中私有云、公有云混雜在一起，這樣不僅有泄密的危險，電子文件元數(shù)據(jù)能否實現(xiàn)完整保存更是堪憂。如果面臨病毒攻擊，云平臺也無法及時提供預(yù)警響應(yīng)及災(zāi)備恢復(fù)機制，有效保障電子文件的安全性。如果不注意完善整個領(lǐng)域標準，那么對于電子文件而言，上述這些挑戰(zhàn)將未來變成最大的威脅。此外，云計算本身發(fā)展并不成熟，云計算安全事件不斷挑戰(zhàn)著公眾對云計算的信任底線。2018 年，騰訊云發(fā)生故障直接導(dǎo)致北京一家創(chuàng)公司數(shù)據(jù)全部丟失，2019年，阿里云出現(xiàn)兩次較大規(guī)模的宕機故障導(dǎo)致多個APP 和網(wǎng)站陷入癱瘓狀況[4]。這些安全事件都充分說明云平臺目前存在巨大隱患，所提供的云服務(wù)不能達到長期性和穩(wěn)定性的目標。最后，技術(shù)是把雙刃劍，技術(shù)是形式，人才是維護電子文件安全性的核心因素。作為電子文件的形成者和云平臺的使用者，如果自身不具備較強的信息安全意識，那對于云計算背景下的電子文件管理將是巨大的潛在風險。因此，“5G+文件云”管理模式推廣應(yīng)用的當務(wù)之急是做好電子文件的安全保障工作。

（二）遷移問題

云計算背景下的數(shù)據(jù)遷移是指將電子文件從一個云存儲服務(wù)中取回再移到另一個云服務(wù)中的過程[5]。云存儲是云計算技術(shù)在網(wǎng)絡(luò)存儲領(lǐng)域的延伸，是在線存儲與分布式計算的重要突破，云存儲為電子文件提供了新的存儲與管理環(huán)境，但是由于云存儲服務(wù)目前正處于發(fā)展階段，云計算平臺的快速更新與電子文件保存所需要的相對穩(wěn)定的系統(tǒng)環(huán)境存在沖突，云平臺在可移植性、互操作性方面還缺乏統(tǒng)一相關(guān)標準，云存儲服務(wù)商之間保證數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)可移植的工具、過程或標準的數(shù)據(jù)格式和服務(wù)接口目前并不成熟。因此，將現(xiàn)有電子文件遷移至云存儲平臺中，必然面臨一定的挑戰(zhàn)。不同云存儲平臺的不可兼容性使得用戶數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)難以相互遷移，不同供應(yīng)商所采用的加密和傳輸機制普遍存在差異性；電子文件在遷移過程中是否會存在數(shù)據(jù)丟失、篡改、泄露等風險也是需要考慮的問題，涉密的敏感文件一旦受到危及，就有可能造成不可挽回的損失；除此之外，有些云服務(wù)商出于自身利益考慮，往往不愿意為用戶的數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)提供可遷移能力，云服務(wù)商的服務(wù)合同條款一般不會直接規(guī)定用戶是否可以遷移數(shù)據(jù)，或以高額遷移費用等手段限制用戶遷移數(shù)據(jù)[6]。

（三）侵權(quán)問題

云計算背景下電子文件極易造成知識產(chǎn)權(quán)侵害和個人隱私泄露的侵權(quán)事件。首先是知識產(chǎn)權(quán)侵害。云存儲服務(wù)商提供了文件分享功能，這些功能常被用于違法行為。如，一個本來受版權(quán)保護的電子文件通過云平臺的分享功能，可以在很短時間內(nèi)以分享的名義被很多用戶下載，不知不覺中侵犯了電子文件所有者的知識產(chǎn)權(quán)；由于云存儲數(shù)據(jù)文件量巨大，使得服務(wù)商的管理難度增加，同時，盡管服務(wù)商有管理措施，但通常比較滯后，一旦發(fā)生大量傳播某一侵權(quán)作品的侵權(quán)行為，即使對云服務(wù)器上數(shù)據(jù)進行刪除，仍有大量已經(jīng)下載的用戶通過改名、改格式等方式再次上傳進行分享傳播，使得知識產(chǎn)權(quán)保護的難度加大[7]。其次，用戶隱私泄露問題。用戶數(shù)據(jù)存儲在云端，云服務(wù)商在沒有第三方監(jiān)管的情況下可能會通過出售用戶個人信息而借此牟利，非法用戶可利用云計算的強大計算能力對含有用戶個人隱私的電子文件進行分析進而獲取用戶隱私，而云服務(wù)商在受到攻擊之后為了逃避責任甚至不會向用戶發(fā)出提醒[8]。因此對用戶隱私的保護是云環(huán)境下電子文件管理健康發(fā)展亟待破解的困境。

（四）制度缺失

法律制度和管理規(guī)范相對于技術(shù)發(fā)展和應(yīng)用的速度來說是相當滯后的。首先，就法律制度而言，云計算背景下的電子文件管理的法律保障相當薄弱，電子文件法律約束力尚未得到明確規(guī)定。雖然當前我國的《檔案法》《證券法》《合同法》《稅法》等均對電子文件有相關(guān)闡述，但是規(guī)定得還不夠具體，使得立法方面還存在“論述含糊、責權(quán)主體不明”等問題，特別是對云計算背景下的電子文件的管理工作并沒有涉及[9]；此外，目前市場上云服務(wù)商良莠不齊，部分云服務(wù)商甚至為了自己的利益在服務(wù)終止時不歸還用戶的存儲數(shù)據(jù)，導(dǎo)致糾紛出現(xiàn)，國家尚未制定規(guī)范云服務(wù)商的法律制度和行業(yè)標準，也沒有對云服務(wù)商的資質(zhì)進行審核的具體機制[10]；當云服務(wù)商侵犯用戶權(quán)益時，用戶也沒有具體的救濟途徑和法律條例保障自己的利益，這極大制約了云計算在電子文件管理工作中的深度應(yīng)用。

三、5G 時代電子文件管理工作的優(yōu)化路徑研究

5G 時代，云計算在我國電子文件管理工作中的應(yīng)用將會有更加廣闊的發(fā)展前景。因此，筆者從意識維度、法治維度、技術(shù)維度和人才維度四個方面探析云計算背景下電子文件管理工作的優(yōu)化路徑具有一定指導(dǎo)意義。

（一）意識維度：創(chuàng)新電子文件管理理念

思維決定作為，思維決定出路。云計算帶來的變革不僅僅涉及技術(shù)方面，也是對電子文件管理固有思維的一種突破。創(chuàng)新電子文件管理理念能夠有效推進云計算在該領(lǐng)域中得以深度應(yīng)用。

1.共享理念

多租戶資源共享是云存儲的特征之一，其基本含義是通過數(shù)據(jù)隔離機制和虛擬化技術(shù)實現(xiàn)多個用戶能夠共享云平臺的物理資源或虛擬資源云技術(shù)革新了電子文件管理者的觀念，提供了一種共享的概念[11]。檔案機構(gòu)之間通過云計算模式共同構(gòu)筑檔案信息共享池，有效避免“信息資源孤島”現(xiàn)象的出現(xiàn)。大數(shù)據(jù)時代的到來以及數(shù)字媒體和共享經(jīng)濟的興起，電子文件共享理念已經(jīng)成為檔案部門乃至整個社會的共識，電子文件只有得到開發(fā)利用才能實現(xiàn)其價值，電子文件的“重藏輕用”不可能帶來真正意義上的安全?；谠朴嬎愕碾娮游募蚕砟Ｊ接行崿F(xiàn)了電子文件的增值。5G 時代，依托大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等技術(shù)建設(shè)成電子文件共享云體系，開展電子文件云服務(wù)是推動電子文件管理工作縱深發(fā)展的重要機遇。

2.綠色理念

2016年6月，國家檔案局局長李明華曾提出要“把綠色作為檔案事業(yè)永續(xù)和諧發(fā)展的重要戰(zhàn)略”。云計算可以說是順勢而生的一種新興技術(shù)，符合當下低碳經(jīng)濟的理念，具有虛擬化、共享化的特點。云計算對于電子文件綠色化管理起到不可或缺的作用。云計算為電子文件提供了新思路，大大降低了文件管理成本。例如，美國一些檔案管理部門將檔案保存在數(shù)據(jù)中心，這樣可以省下管理檔案的費用。“5G+云模式”因為環(huán)保優(yōu)勢風靡市場，為公眾提供了可以多次或無限次使用的基礎(chǔ)設(shè)施即儲存空間，大大加快了電子文件獲取速度，對于人力、物力的節(jié)省有很大作用；云技術(shù)相比傳統(tǒng)的電子管理，為文件持有者提供了更多選擇，也給予了他們更強的控制感，因其操作簡易方便，在專業(yè)管理方面擴大了使用范圍[12]。

3.智慧理念

隨著智慧中國、智慧城市，智慧檔案館等戰(zhàn)略的推行，以及5G、云計算、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)的發(fā)展，檔案機構(gòu)逐漸樹立電子文件的智慧化管理理念。邊緣計算作為云計算的延伸和發(fā)展，彌補了云計算的眾多優(yōu)勢。黃新榮基于邊緣計算提出“云邊模式”[13]，在“云邊模式”下，電子文件不僅可以高速實現(xiàn)跨區(qū)域、跨行業(yè)共享，而且信息分析的精度增加，可以提供專門的數(shù)據(jù)搜索、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)聚合、數(shù)據(jù)優(yōu)化等專門數(shù)據(jù)服務(wù)。智慧理念指導(dǎo)下的電子文件管理能夠精準識別用戶需求，使用戶希望能在合適的時間段以最快的速度獲得精準的信息推送和實時的信息動態(tài)，提高電子文件利用工作的效率和質(zhì)量，實現(xiàn)電子文件的“智慧收集、智慧管理、智慧存儲、智慧利用”。

（二）法治維度：推進立法體系的構(gòu)建，保障電子文件法律效力

1.加強與國際標準接軌

首先，相關(guān)標準需要動態(tài)調(diào)整。隨著不同信息技術(shù)在電子文件管理工作中的應(yīng)用，相關(guān)標準的應(yīng)用對象、范圍等發(fā)生了變化，這就要求重新修訂標準。職能部門著眼于電子文件管理工作的現(xiàn)實，動態(tài)調(diào)整電子文件的相關(guān)標準是云計算背景下做好電子文件管理工作的重要途徑之一。其次，相關(guān)標準需要與國際接軌。檔案機構(gòu)要嚴格按照《電子文件管理指南》的要求，做好與 ISO15489、D5015.02、ICA 等國際標準的對接；此外，標準的制定需要有階段性。在電子文件的形成階段，建立甄別、封裝等技術(shù)標準；在電子文件的存儲階段，建立云計算容錯、容災(zāi)、封裝技術(shù)標準以及記錄、銷毀標準；在電子文件的使用階段，建立檢索、挖掘、共享、安全等技術(shù)標準。通過技術(shù)標準的系統(tǒng)制定和及時出臺，保障云計算背景下的電子文件的原始性、真實性，從技術(shù)標準層面形成對云計算背景下實現(xiàn)電子文件法律效力的支撐。

2.完善法律制度和管理規(guī)范

法律體系的完善程度，法律出臺的及時與否，這些都直接影響著云計算在電子文件管理工作中的應(yīng)用深度與廣度。首先，應(yīng)在《行政訴訟法》《刑事訴訟法》《民事訴訟法》等法律中增加云計算背景下電子文件的定位、任務(wù)、責任等的相關(guān)規(guī)定。其次，在《電子郵件歸檔與管理規(guī)則》《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》《電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》《電子文件管理暫行辦法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等法規(guī)的基礎(chǔ)上，立足我國國情，盡快出臺云計算背景下有關(guān)電子文件具體的“管理、意見、條例、辦法、條例”等，推動一系列技術(shù)標準體系的制定、落實[14]。此外，做好云計算背景下的電子文件立法與普通電子文件立法的銜接，增強相關(guān)法律法規(guī)的協(xié)調(diào)性，有效規(guī)范云計算技術(shù)在電子文件管理工作中的應(yīng)用過程，從而在法律源頭上消除阻礙電子文件“云化”的法律沖突。2019 年送審的《檔案法》（修正草案）就明確規(guī)定了電子文件的法律效力，這為電子文件規(guī)范化管理起到了良好的示范作用。最后，建立完善的法律救濟途徑。一方面，職能部門需要通過事前事中監(jiān)管，采取現(xiàn)代化手段搭建用戶的維權(quán)機制，對云服務(wù)商的行為加強司法規(guī)制,另一方面，行業(yè)協(xié)會也應(yīng)當通過制定“行規(guī)”等方式加強行業(yè)管理，使得云平臺用戶能夠有法可依，有完善的救濟途徑保障自己的權(quán)益。

（三）技術(shù)維度：優(yōu)化電子文件管理的技術(shù)方案

云計算的發(fā)展和應(yīng)用不可能完全脫離大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能、移動互聯(lián)、區(qū)塊鏈等新信息技術(shù)，相關(guān)部門在部署云服務(wù)或研究者在進行學術(shù)探索時，應(yīng)綜合考慮多種技術(shù)的應(yīng)用、實施，而非孤立地看待云計算。下面以區(qū)塊鏈技術(shù)和人工智能為例進行闡述。

1.云計算與區(qū)塊鏈技術(shù)的融合應(yīng)用

沙洲將區(qū)塊鏈技術(shù)和云計算結(jié)合對基于聯(lián)盟區(qū)塊鏈的檔案信息資源共享模式進行優(yōu)化[15]。由于省級檔案局（館）在資金、人才和技術(shù)方面具有一定的優(yōu)勢，且目前許多省份都已經(jīng)制定了云計算規(guī)劃，如江蘇省經(jīng)濟和信息化委員會發(fā)布了《江蘇省云計算與大數(shù)據(jù)發(fā)展行動計劃》，指出各級政府應(yīng)按照政務(wù)公開及信息共享的要求，在整合政務(wù)云、實現(xiàn)數(shù)據(jù)集中的基礎(chǔ)上，提升信息數(shù)據(jù)的共享能力[16]。因此，省級檔案局（館）可以發(fā)揮領(lǐng)頭作用，在其所管轄的范圍內(nèi)優(yōu)先建立起基于云計算的檔案信息資源共享模式，以解決省級以下檔案機構(gòu)發(fā)展不平衡的問題。在此基礎(chǔ)上，各省級檔案局（館）之間再建立起一條聯(lián)盟區(qū)塊鏈，從而形成一種混合型的檔案信息資源共享模式。云計算和區(qū)塊鏈技術(shù)的結(jié)合有效實現(xiàn)了電子文件跨區(qū)域、跨部門共享，也為電子文件的安全性給予強有力的技術(shù)支持。

2.人工智能技術(shù)與云計算的融合

5G 通信網(wǎng)絡(luò)的商用化，使得人工智能不僅豐富了云計算服務(wù)的特性，也讓云計算服務(wù)更加符合業(yè)務(wù)場景的需求。一方面，云平臺所配備的智能防火墻技術(shù)，與人工智能相結(jié)合后具備更多的優(yōu)良性能。比如提供網(wǎng)絡(luò)實時監(jiān)控功能，使得預(yù)警響應(yīng)及災(zāi)備恢復(fù)機制能夠覆蓋電子文件共享全過程，其中預(yù)警響應(yīng)作用于安全事故將要發(fā)生時，能夠及時發(fā)現(xiàn)共享過程中的威脅，而災(zāi)備恢復(fù)作用于事故已經(jīng)發(fā)生后，災(zāi)備恢復(fù)措施保障電子文件共享能夠及時恢復(fù)。另一方面，由于不同類型的電子文件的保密級別和保密時間有所差別，因此，基于人工智能技術(shù)的專家系統(tǒng)立足于深度學習與聯(lián)想功能，極速處理呈幾何級數(shù)增長的信息量，能夠充分考慮共享資源的安全需求從而對電子文件進行安全定級，同時也能精準分析電子文件的內(nèi)容是否合規(guī)，確定電子文件的共享范圍，控制敏感信息的傳播和利用范圍。

（四）人才維度：樹立重才導(dǎo)向，打造高層次人才隊伍

習近平總書記強調(diào)，“硬實力、軟實力，歸根到底要靠人才實力。”云計算能否與電子文件管理工作深度契合一定程度上取決于高層次人才隊伍的水平高低。所謂高層次人才是具備扎實專業(yè)技能和專業(yè)知識，兼具計算機應(yīng)用技能和其他交叉學科知識的復(fù)合型人才。為了打造一支懂管理、精技術(shù)的高層次人才隊伍，需要建立良性的選人用人機制，打造優(yōu)質(zhì)的高層次人才培養(yǎng)體系。

1.建立良性的選人用人機制

5G 時代，電子文件的“云”管理模式都對工作人員提出了較高要求，這需要健全完善選人用人機制，建設(shè)良性的“人才生態(tài)環(huán)境”。一方面，檔案機構(gòu)要做好人才培養(yǎng)的頂層設(shè)計和整體戰(zhàn)略，深化電子文件管理人才選用體制改革，堅決避免“唯文憑、唯論文、唯帽子”的人才選拔傾向。另一方面，研究制定人才激勵體系，不斷提高電子文件管理人才的經(jīng)濟待遇和社會地位，比如通過縮短崗位空缺的時長增加其職業(yè)發(fā)展機會，再如2018 年，北京市檔案局在全市范圍內(nèi)組織開展領(lǐng)軍人才、高級專家和業(yè)務(wù)骨干的推薦選拔工作，成為創(chuàng)新人才選拔機制的重要舉措。

2.打造優(yōu)質(zhì)的高層次人才培養(yǎng)體系

培養(yǎng)高層次人才的關(guān)鍵點在于拓展人才培養(yǎng)思路。其一，有目的、有計劃地加強在職工作人員的培訓。檔案機構(gòu)可以邀請電子文件領(lǐng)域的專家定期開展技能培訓和專題講座，引進國外先進人才培養(yǎng)模式和經(jīng)驗，加強與國外電子文件管理人才的交流，使在職人員不斷更新關(guān)于云計算等的知識與技能，拓寬國際視野， 在迅速適應(yīng)信息技術(shù)沖擊的時代背景下明確自身的角色定位和歷史使命, 有效提升職業(yè)素養(yǎng)與技能。其二，建立高層次人才儲備的長效機制。檔案機構(gòu)要完善“產(chǎn)、學、研”合作機制，以配置高校優(yōu)秀學生為著力點、以實施人才儲備制度為基點，實現(xiàn)高層次人才的剛性儲備與柔性儲備的有效結(jié)合，建立完善的儲備人才信息庫，促進人才隊伍科學發(fā)展。

四、小結(jié)

首先，5G 時代各種信息技術(shù)都有了突破性的發(fā)展，在電子文件管理工作中的應(yīng)用前景更是一片光明。但是如果過分強調(diào)技術(shù)的作用，一味將信息技術(shù)在電子文件管理工作中生搬硬套，這是本末倒置的行為，檔案機構(gòu)要注意避免產(chǎn)生唯技術(shù)主義傾向，必須清醒認識到技術(shù)是不斷變換的形式，人和原始文件才是永恒的核心內(nèi)容，檔案機構(gòu)是否擁有優(yōu)質(zhì)的文件資源決定了電子文件管理工作能否順利進行，檔案人才隊伍的合理與否影響著電子文件管理工作的水平高低，必須正確把握和理解信息技術(shù)對電子文件管理工作的優(yōu)化作用，以人為本是檔案機構(gòu)及其人員應(yīng)當時刻銘記的服務(wù)理念。

其次，以云計算為代表的諸多信息技術(shù)具有“雙刃劍”性質(zhì)。5G 時代，電子文件在各類信息技術(shù)的夾擊下，安全與風險并存，信息技術(shù)是否適用于所有電子文件不能一概而論，因此檔案機構(gòu)需要慎重對待信息技術(shù)在電子文件管理工作中的具體應(yīng)用，有必要時刻防范信息技術(shù)帶來的新增風險。要從技術(shù)和管理的角度加強對云平臺和云服務(wù)商的管控，保證電子文件存儲和傳輸?shù)陌踩?，推動電子文件共治共建共享目標的實現(xiàn)。