李志宣

摘 要：檔案管理工作是每一個政府工作單位和企業(yè)在管理中的重要部分。隨著時代的進步和信息技術(shù)的發(fā)展，新的檔案管理模式應(yīng)運而生。電子信息技術(shù)不斷成熟帶來了檔案管理上的變革，因為電子信息化技術(shù)，檔案管理更加便利了。在當下社會，人們開始意識到信息的重要性，而電子信息化管理模式下的檔案管理無疑能夠擁有更加高效的信息提取與整合的能力，能夠更好的幫助社會的發(fā)展，促進城市的現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：檔案管理;電子信息化;管理模式

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.029

檔案是政府單位和企業(yè)在發(fā)展中的重要參考，受傳統(tǒng)檔案管理類型的限制，檔案管理在效率和內(nèi)容上難以滿足時代的需求，為了更好的發(fā)展檔案管理，電子信息化的管理模式是必不可少的，為了更好的實現(xiàn)檔案的保存和利用，就必須對現(xiàn)有的檔案進行電子信息化，彌補其不足，由此促進檔案管理質(zhì)量的提升，更好的服務(wù)社會需求。

1 我國檔案管理的發(fā)展原則

1.1 依法進行檔案管理

依法進行檔案的管理工作，是依法治國的重要組成之一，并且其提供有力的支持，因此應(yīng)將依法治理檔案劃為推進依法治國的環(huán)節(jié)中。并且在各項依法治國的工作中，應(yīng)明確檔案管理的地位，從而制定以法治思想為中心的依法治理檔案的方式。對此首先將檔案管理工作的模式轉(zhuǎn)變，由以往的行政管理逐漸向法制管理過度。并實現(xiàn)檔案立法與法律宣傳和行政執(zhí)法的三位一體，從而促進檔案工作體系的健康發(fā)展。之后還應(yīng)提高相應(yīng)的執(zhí)行力度，明確管理檔案過程中的各項權(quán)利和責任，從而在法律允許的范圍內(nèi)從事檔案管理的工作，避免日常工作中出現(xiàn)違法亂紀的行為。最后還應(yīng)建立相應(yīng)的檔案執(zhí)法的機制，從而通過該機制對檔案工作進行指導(dǎo)，并對相應(yīng)的檔案工作人員的日常工作行為進行有效的制約。可通過將各企業(yè)的檔案工作檢查結(jié)果公示的方法，促進企業(yè)誠信檔案的建立，并建立相應(yīng)的黑名單等。

1.2 納入現(xiàn)代公共服務(wù)體系

在眾多的政府公共服務(wù)的工作中，一項較為基礎(chǔ)且具有重要意義的工作便是檔案的服務(wù)。對于相應(yīng)的合作等應(yīng)積極推進，從而構(gòu)建良好的共享機制，實現(xiàn)檔案資源的共享。并將文化教育等功能充分發(fā)揮，進行檔案的開放制度的建立，促進檔案的為民所用。

1.3 主導(dǎo)建立聯(lián)動機制

相應(yīng)的檔案部門應(yīng)進行聯(lián)動機制的建立，充分發(fā)揮相應(yīng)部門的優(yōu)勢，從而使檔案服務(wù)的影響力、針對性等提高。對業(yè)務(wù)流程的宣講會等應(yīng)積極參加，促進檔案盡管工作的全方位溝通，從而保障檔案項目的完整性和系統(tǒng)性。

2 發(fā)展檔案管理的具體方向

隨著時代的進步，科學技術(shù)水平不斷提升，在很大程度上促進了各個領(lǐng)域的發(fā)展與進步。尤其是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息化技術(shù)等的快速發(fā)展，為檔案的創(chuàng)新發(fā)展提供了良好的環(huán)境。微信、微博、網(wǎng)站、APP等為檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展提供了良好的平臺，并在一定程度上增加了檔案環(huán)境的復(fù)雜性。有利于檔案服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變，由以往的人對人和點對點的限時性服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槿司W(wǎng)絡(luò)人并具有全天候性的服務(wù)方式。建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，對大數(shù)據(jù)技術(shù)進行有效利用，并提供定向性的服務(wù)。

電子信息化模式下的技術(shù)發(fā)展改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，互聯(lián)網(wǎng)時代有大量的辦公軟件被開發(fā)出來，電子信息化幾乎取代了大部分的傳統(tǒng)管理方式[1]。新的電子信息化的管理模式已經(jīng)成為新時代信息管理的主要模式。

相比較傳統(tǒng)的檔案管理模式，電子信息化管理模式信息集中而且開放，既方便了管理人員記錄和修改，也方便其他人員查閱，只有用高效率和高質(zhì)量的電子信息化的檔案管理模式，才可以滿足新的時代需求。

3 電子信息化下的新檔案管理模式的優(yōu)勢

計算機是互聯(lián)網(wǎng)時代必不可少的生產(chǎn)力工具，通過將文字、聲音、圖片、視頻等傳入計算機，可以使檔案變?yōu)閿?shù)字形式，即快捷可更改，又能夠及時分享，存儲安全且便捷，比起傳統(tǒng)檔案管理模式優(yōu)勢極大[1]。

3.1 檔案的共享與辦公自動化

在全社會進入辦公自動化的背景下，資料的錄入工作變得輕而易舉，辦公系統(tǒng)可以輕松與檔案管理系統(tǒng)對接，實現(xiàn)資源實時共享，信息一體化，同時，檔案的歸檔也可以實時進行，實現(xiàn)檔案整理的同步。這樣既有利于檔案的利用與整理，又有利于辦公自動化的發(fā)展，增加了工作效率[2]。

3.2 更快的檢索檔案

電子信息化最大的優(yōu)勢，便是效率。傳統(tǒng)的信息查詢不僅慢而且低效，這種低效不僅僅是在時間上，也表現(xiàn)在正確率上，而電子信息化下的檔案管理，既快速，又準確，極難出現(xiàn)錯誤。在增加了工作效率的同時，也減少了工作人員的負擔[3]。

3.3 時效性和管理效率

傳統(tǒng)檔案管理模式流程繁瑣，這加大了使用者的使用成本，暗地里流失了大量使用者，這使得檔案管理的效率同步降低，而新的電子信息化的檔案管理，優(yōu)化了管理流程，提升了管理效率，檔案的產(chǎn)生到使用精確迅捷，大大提升了檔案的管理效率，使檔案管理人員可以有足夠多的時間去保證檔案的真實性和質(zhì)量。

3.4 簡化了管理流程，加大了信息存儲能力

檔案管理工作是一項非常復(fù)雜的工作，涉及許多方面，傳統(tǒng)的檔案管理工作是通過大量的檔案管理人員經(jīng)過反復(fù)整理和查閱在復(fù)雜多樣的檔案庫里找尋需要的檔案，這樣效率低下，誤差多，時效性差，也浪費了大量時間。并且因為電子信息化的檔案管理系統(tǒng)讀寫方便的原因，即使是大容量的信息也可以輕松錄入資料庫，納入檔案管理的系統(tǒng)當中[4]。

3.5 優(yōu)秀的存儲媒介

傳統(tǒng)的檔案管理的存儲媒介大都是紙質(zhì)的，文件體積大，易受潮，易燃燒，不易備份，不易保存，不易轉(zhuǎn)移的問題。容易出現(xiàn)火災(zāi)或自然災(zāi)害后檔案丟失的現(xiàn)象，這極不利于檔案管理工作的展開。電子信息化的檔案管理容易備份，而且利用硬盤存儲體積小，重量輕，發(fā)生災(zāi)害時易轉(zhuǎn)移。即使是水浸或者被切割，也有技術(shù)手段可以修復(fù)。而且可以利用互聯(lián)網(wǎng)進行備份，資料很難丟失[5]。

4 電子信息化下檔案管理的新職責

4.1 收集整理信息

借助計算機系統(tǒng)為載體，收集需要的信息錄入網(wǎng)絡(luò)，存儲電子檔案。完成建立網(wǎng)絡(luò)電子檔案的工作，建立檔案的信息庫。對于信息的收集是檔案管理工作的重要部分。在收集電子檔案的時候，將收集到的檔案進行整理，進行編號，進行有序化處理，制作邏輯目錄。

4.2 系統(tǒng)維護

在檔案管理的計算機系統(tǒng)當中，硬件問題較少出現(xiàn)但出現(xiàn)后難以解決，需要有較好的備份處理。而軟件問題需要經(jīng)常調(diào)試，有專業(yè)人員維護，以此保持檔案管理系統(tǒng)的高效運轉(zhuǎn)[6]。

4.3 對檔案信息系統(tǒng)的保密

保密工作，一部分是因為隱私的需要，另一方面也是防止黑客篡改利用檔案信息。因此，建立檔案系統(tǒng)的保密性十分重要。檔案信息的保密工作可以說是電子信息化的檔案系統(tǒng)以后工作的一大重點。

4.4 增加利用環(huán)節(jié)效率

利用環(huán)節(jié)是檔案管理中的根本環(huán)節(jié)，利用電子信息化系統(tǒng)，可以使檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合起來。電子信息化的檔案管理模式最大的優(yōu)勢便是效率。因為傳統(tǒng)的信息查詢慢而且低效，電子信息化下的檔案管理要做到既快速，又準確，不出現(xiàn)錯誤，而具體使用的時候，既能精確查找，又能模糊查找，增加了工作效率的同時，減少工作人員的負擔。

4.5 保存存儲媒介

電子信息化的檔案管理模式中，檔案存儲媒介大多是以硬盤形式存在，硬盤需要專業(yè)人員進行維護和檢查，也要增加安全意識防止被復(fù)制或篡改。對于電子信息化的檔案管理中，應(yīng)該建造有專門的電子信息化檔案機房，用于放置服務(wù)器。

4.6 對檔案管理信息中心的安全維護

在災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)的運行和維護過程中，滿足災(zāi)害發(fā)生后檔案管理信息中心的正常工作。

于檔案管理部門的數(shù)據(jù)中心來說，災(zāi)難之后的恢復(fù)流程十分重要。對于災(zāi)害事件的響應(yīng)和事故損失控制的機構(gòu)要盡早建立。在災(zāi)難發(fā)生時的流程和對策要在平時進行編輯，包括災(zāi)難的初始響應(yīng)和災(zāi)難的應(yīng)急處理，災(zāi)難的損害評估，災(zāi)害等級的識別都要重視。而對于應(yīng)急指揮中心的建立和災(zāi)難發(fā)生時的管理機構(gòu)以及災(zāi)害通知系統(tǒng)，都是檔案管理數(shù)據(jù)中心災(zāi)后能夠快速恢復(fù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的具體手段[7]。

5 對于信息中心備份的建設(shè)

在現(xiàn)階段檔案管理信息中心建設(shè)中，有些檔案管理信息中心的異地數(shù)據(jù)中心很難實現(xiàn)相同級別的自建數(shù)據(jù)中心。某些服務(wù)提供商的某個網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和服務(wù)器長時間處于單機和單電源的運行狀態(tài)。某些服務(wù)提供商只有一個數(shù)據(jù)中心，并且沒有災(zāi)難恢復(fù)功能。這對于安全性要求較高的部門，特別檔案管理部門，是致命的危險[8]。

5.1 對于異地檔案管理信息中心的建設(shè)

在檔案管理信息中心異地災(zāi)難備份數(shù)據(jù)中心的建設(shè)中，日常的數(shù)據(jù)中心和備用中心之間的距離很遠。因此，通常使用異步鏡像的數(shù)據(jù)中心可能會在災(zāi)難發(fā)生時丟失少量的數(shù)據(jù)。但在防止地震和洪水等風險時作用很大。檔案管理信息中心的異地災(zāi)難備份不僅可以防范火災(zāi)和建筑物損壞等潛在風險，還可以防范大范圍的風險。由于同一城市的災(zāi)難恢復(fù)和異地災(zāi)難備份的定位不同，為了檔案管理信息中心達到最佳的防災(zāi)效果，檔案管理信息中心應(yīng)考慮在同一城市和不同的城市各自建立災(zāi)難恢復(fù)中心[9]。

5.2 同城異地災(zāi)難備份

同一城市災(zāi)難備份解決方案是在檔案管理的同一城市或類似相近的區(qū)域建立兩個數(shù)據(jù)中心：一個是數(shù)據(jù)中心，負責檔案管理的日常生產(chǎn)運營;另一個則是備份中心，負責災(zāi)后檔案管理機構(gòu)應(yīng)用系統(tǒng)的平穩(wěn)運行。因為采用同城災(zāi)難備份方法的數(shù)據(jù)中心在地理位置上更靠近災(zāi)難備份中心，所以通信線路的質(zhì)量會比較好，在實現(xiàn)數(shù)據(jù)的同步鏡像時會更加容易，確保數(shù)據(jù)的完整性，以及防止數(shù)據(jù)丟失[10]。

總而言之，在當今社會互聯(lián)網(wǎng)的沖擊下，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)難以跟上時代，互聯(lián)網(wǎng)在給及巨大幫助的同時也對傳統(tǒng)的檔案管理提出了新的要求。復(fù)雜多樣且難度較大的檔案管理系統(tǒng)肯定會被電子信息化的檔案管理系統(tǒng)所取代。所以，在檔案管理部門建立電子信息化的檔案管理檔案系統(tǒng)是新時代下的必然趨勢。而順應(yīng)趨勢，增加檔案管理的信息管理效率，建立新時代電子信息化的檔案管理系統(tǒng)，是我們檔案管理行業(yè)貢獻社會的一大途徑。也是促進檔案管理綜合管理的技術(shù)基礎(chǔ)。因此，檔案管理部門應(yīng)該充分認識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，完善檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，促進檔案管理的信息化建設(shè)。

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