文/宋尚函

隨著近年來人才引進(jìn)政策的出臺(tái)，大量的優(yōu)質(zhì)師資涌向大中城市，加大了高校之間人才的流動(dòng)性。同時(shí)，各地高校不斷擴(kuò)大編制規(guī)模，新招聘的教職工數(shù)量也逐年增多，使得高校擁有著龐大的、動(dòng)態(tài)的人事數(shù)據(jù)，無疑給高校人事管理增加了一定難度。顯然，傳統(tǒng)的填表、轉(zhuǎn)遞紙質(zhì)材料的人事管理手段已經(jīng)無法滿足工作要求，取而代之的應(yīng)該是數(shù)據(jù)精準(zhǔn)統(tǒng)一、審批靈活迅速的信息化管理模式。因此，加快高校人事管理信息化建設(shè)是信息化時(shí)代每所高校的必經(jīng)之路。

一、高校人事管理現(xiàn)狀分析

（一）人事信息碎片化問題嚴(yán)重

高校人事工作可以分為招聘調(diào)配、工資薪酬、社會(huì)保險(xiǎn)、師資職稱、人事檔案管理、教師工作部（培訓(xùn)晉升）等幾個(gè)模塊，人員規(guī)模較大的高校會(huì)根據(jù)模塊類別分為對(duì)應(yīng)的若干科室，人員規(guī)模較小的高校則沒有科室劃分，而是一人分管一項(xiàng)或者多項(xiàng)工作。每個(gè)工作模塊的開展都離不開基礎(chǔ)的人事信息，比如招聘階段，需要依據(jù)教育背景來判斷是否符合用人部門的要求；在起薪階段需要通過工作經(jīng)歷來劃定工資等級(jí)；在評(píng)職稱過程中需要準(zhǔn)確的學(xué)術(shù)研究數(shù)據(jù)。而在實(shí)際工作過程中會(huì)發(fā)現(xiàn)，由于人事部門平時(shí)工作繁多，部門干部之間沒有進(jìn)行良好的溝通，各自掌握各自的數(shù)據(jù)，人事信息分散零亂，沒有形成一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫作為數(shù)據(jù)來源。導(dǎo)致完成許多人事工作前都要先進(jìn)行信息匯總，這種重復(fù)性的工作嚴(yán)重降低了人事管理效率[1]。

（二）人事信息共享性差

對(duì)于高校而言，人事信息不僅供本部門開展各項(xiàng)工作使用，還需要按時(shí)向上級(jí)部門完成信息上報(bào)的工作。以天津市為例，市委編制工作辦公室要求各高校定期通過編制信息管理系統(tǒng)上報(bào)實(shí)名制材料；市教委要求各高校及時(shí)更新教育部部署的全國教師系統(tǒng)數(shù)據(jù)；人社局要求每年通過人力資源和社會(huì)保障報(bào)表系統(tǒng)進(jìn)行年報(bào)。此外，還有涉及財(cái)務(wù)的工資系統(tǒng)、涉及社會(huì)保險(xiǎn)和離退人員管理的社保系統(tǒng)以及配合其他部門填報(bào)的各類報(bào)表系統(tǒng)。多種多樣的系統(tǒng)并未互通，而是各自獨(dú)立，不同的部門根據(jù)自身的需求，統(tǒng)計(jì)角度也有很大差異，給人事工作帶來巨大壓力。而且，高校本身人事系統(tǒng)的使用并未普及。在調(diào)研的45所高校中，僅有16所高校人事部門擁有專業(yè)廠商或軟件公司開發(fā)的人事系統(tǒng)，占比僅為35%；12所高校使用其他平臺(tái)自帶的人事基礎(chǔ)模塊或上級(jí)單位下發(fā)的單機(jī)版系統(tǒng)；剩余17所至今未使用人事系統(tǒng)?？傊?，上級(jí)部門各類系統(tǒng)之間不能共享人事信息，使得高校人事部門重復(fù)性工作增加，部分高校使用原始的Excel表統(tǒng)計(jì)方式很難保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，令數(shù)據(jù)維護(hù)及上報(bào)工作難上加難。

（三）人事部門缺乏信息化崗位設(shè)置

人事信息化建設(shè)工作離不開人事信息的及時(shí)更新維護(hù)。經(jīng)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，大部分高校人事部門均未安排有計(jì)算機(jī)背景的教職工負(fù)責(zé)信息化建設(shè)工作。即便是個(gè)別已經(jīng)擁有獨(dú)立人事系統(tǒng)的高校，日常的系統(tǒng)維護(hù)還需要靠服務(wù)外包來實(shí)現(xiàn)。由于人事部門缺乏信息化崗位設(shè)置，人事信息化建設(shè)工作往往會(huì)交給稍年輕的人員來負(fù)責(zé)，而對(duì)于大部分沒有計(jì)算機(jī)專業(yè)背景的年輕人來說，學(xué)習(xí)操作系統(tǒng)需要耗費(fèi)極大的精力，很難確保在完成本職工作的同時(shí)充分學(xué)習(xí)系統(tǒng)維護(hù)知識(shí)，這就容易導(dǎo)致系統(tǒng)失于維護(hù)，人事信息無法及時(shí)地更新，從而人事系統(tǒng)形同虛設(shè)，從“工具”變?yōu)椤暗谰摺保荒芨玫貫槿耸鹿ぷ魈峁┓?wù)[2]。

二、高校人事管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)分析

（一）有利于隨時(shí)應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)分析工作

人事信息經(jīng)過整合統(tǒng)一后將形成一個(gè)完善的數(shù)據(jù)體系，人事干部可以根據(jù)工作需求，借助于人事系統(tǒng)，簡單點(diǎn)擊鼠標(biāo)操作后獲得想要的數(shù)據(jù)。應(yīng)對(duì)上級(jí)部門各類報(bào)表或突發(fā)情況時(shí)，將節(jié)省大量的人力與時(shí)間，極大地提高人事工作效率。以2020年初新型冠狀病毒肺炎疫情為例，在疫情蔓延初期，各高校需要了解教職工的健康狀況以及是否接觸過湖北地區(qū)人員，但當(dāng)時(shí)正逢寒假期間，很難直接了解到這些信息，給健康上報(bào)工作帶來很大困難。倘若高校人事管理事先進(jìn)行了信息化建設(shè)，人事部門將在第一時(shí)間根據(jù)已掌握的教職工籍貫、住址、聯(lián)系方式等人事信息作出疫情響應(yīng)，從而能有效地避免遲報(bào)、漏報(bào)現(xiàn)象的發(fā)生。

（二）可以為人事工作提供決策依據(jù)

評(píng)優(yōu)評(píng)先、干部任免、職稱評(píng)定、績效考核、調(diào)配調(diào)動(dòng)等人事管理工作均離不開準(zhǔn)確的人事信息。可以說，人事信息與每位高校教職工的利益都息息相關(guān)。人事工作經(jīng)過信息化建設(shè)，會(huì)將“查找”“核實(shí)”“認(rèn)定”等復(fù)雜的工作流程簡化為“篩選”“判斷”幾個(gè)步驟。比如高校的職稱評(píng)定工作，每年在職稱評(píng)定開始前，需要進(jìn)行大量的準(zhǔn)備工作：一是教職工收集并上交自己的論文課題研究材料，二是人事部門根據(jù)現(xiàn)有職稱比例確定職稱評(píng)定名額，三是人事部門聯(lián)合其他部門依據(jù)教職工上交的材料判斷其是否具有參評(píng)資格。這種原始的工作方式既浪費(fèi)時(shí)間，又不能保證信息的準(zhǔn)確性。而信息化建設(shè)后，人事干部可以直接根據(jù)數(shù)據(jù)庫篩選出具有評(píng)選資格的教師，再通過詳細(xì)的教育背景、業(yè)務(wù)水平、課題參與等信息進(jìn)一步篩選，為職稱評(píng)定工作提供科學(xué)的參考依據(jù)。

三、高校人事管理信息化建設(shè)實(shí)施建議

（一）完善信息采集，掌握精準(zhǔn)數(shù)據(jù)

人事信息采集是人事管理信息化的首要重任，精準(zhǔn)的人事信息是開展各項(xiàng)人事工作的必要保障。高校應(yīng)根據(jù)人事工作確定本校人事信息的各項(xiàng)指標(biāo)，并將指標(biāo)按照模塊進(jìn)行分類。隨后請(qǐng)本校網(wǎng)信中心或?qū)I(yè)開發(fā)公司設(shè)計(jì)人事信息采集程序，以降低教職工錯(cuò)填的可能性。信息采集工作準(zhǔn)備就緒后，可以在學(xué)期初或者其他時(shí)間為節(jié)點(diǎn)，組織全校教職工開展信息采集工作。

采集到的信息需要與之前人事部門掌握的信息進(jìn)行對(duì)比，及時(shí)更新原有數(shù)據(jù)庫，以確保人事信息具有時(shí)效性。人事檔案工作較為完善的高校也可以直接將人事檔案的個(gè)別信息錄入到人事系統(tǒng)中[3]。此外，高校應(yīng)探索人事系統(tǒng)手機(jī)終端的開發(fā)，可以讓教職工在手機(jī)上隨時(shí)查看自己的信息，及時(shí)提出修改申請(qǐng)或增加個(gè)人信息。

（二）建立數(shù)據(jù)共享機(jī)制，實(shí)時(shí)提供最新數(shù)據(jù)

首先，從管理部門的層面來講，人事部門應(yīng)該建立一個(gè)完整的人事信息數(shù)據(jù)庫供內(nèi)部使用，人員基本信息、工資信息、社保信息、職稱信息等重要數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)在此庫中，并根據(jù)信息變化情況及時(shí)更新維護(hù)。人事部門日常工作以及其他部門需要人事信息的時(shí)候均從此信息庫提取，以確?！皵?shù)出同源”的共享優(yōu)勢(shì)，避免科室之間碎片化信息導(dǎo)致的信息不對(duì)稱。此外，上級(jí)部門應(yīng)加強(qiáng)事業(yè)單位之間的系統(tǒng)融合，爭(zhēng)取能夠?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)共享，避免重復(fù)繁重的填表上報(bào)工作[4]。理想的工作狀態(tài)是高校無需再向上級(jí)部門上報(bào)表格，而是上級(jí)部門與高校的人事系統(tǒng)之間建立數(shù)據(jù)接口，上級(jí)部門可以實(shí)時(shí)抓取各高校動(dòng)態(tài)的人事信息。

（三）加強(qiáng)信息化崗位設(shè)置，培養(yǎng)專業(yè)人才

人事管理信息化建設(shè)工作不僅需要思想道德水平高尚、政治素養(yǎng)過硬的人事干部來負(fù)責(zé)，更重要的是負(fù)責(zé)信息化建設(shè)的人事干部要有一定的計(jì)算機(jī)專業(yè)背景，日常工作中才能完全擺脫第三方外包公司的制約，充分發(fā)掘人事系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，形成自我開發(fā)到自我管理的機(jī)制。建議有編制空缺的高?？梢酝ㄟ^事業(yè)單位公開招聘或者學(xué)校內(nèi)部招聘等途徑吸收信息化人才到人事管理隊(duì)伍中，將計(jì)算機(jī)專業(yè)背景與管理素養(yǎng)相融合，必將帶來事半功倍的收效。沒有信息化崗位設(shè)置條件的高校，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)人事管理信息化建設(shè)工作，同時(shí)加大培訓(xùn)力度，提升他們的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平及人事系統(tǒng)操作水平，以充分發(fā)揮信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)[5]。

（四）開展校內(nèi)培訓(xùn)，提高系統(tǒng)利用率

人事系統(tǒng)是人事管理信息化建設(shè)的載體，信息化建設(shè)工作的優(yōu)劣將集中體現(xiàn)在人事系統(tǒng)的使用上。高?；ň拶Y采購人事系統(tǒng)后不應(yīng)當(dāng)做擺設(shè)，要想充分使用人事系統(tǒng)，必須得到全校教職工的積極參與。經(jīng)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，不配合使用人事系統(tǒng)的教職工一般有兩種：一種是年齡較大的教職工，他們往往計(jì)算機(jī)水平有限，很難自學(xué)系統(tǒng)操作知識(shí)；另一種是輕視人事系統(tǒng)的中層管理人員，他們思想比較傳統(tǒng)，習(xí)慣于原始的工作方式，不愿意嘗試使用創(chuàng)新的信息化工具。因此，在全校范圍內(nèi)開展有關(guān)人事系統(tǒng)的培訓(xùn)至關(guān)重要。同時(shí)，可以建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，將個(gè)人人事系統(tǒng)信息維護(hù)與考核相關(guān)聯(lián)，培養(yǎng)教職工登錄使用人事系統(tǒng)的習(xí)慣，令高校人事管理信息化水平得到整體提升。

四、結(jié)束語

在信息化時(shí)代的潮流下，高校乃至事業(yè)單位加強(qiáng)人事管理信息化建設(shè)必將成為提升人事管理水平的一條捷徑，如何正確開展信息化建設(shè)工作也將成為用人單位的巨大考驗(yàn)。面對(duì)日益繁雜的人事信息，高校應(yīng)提前轉(zhuǎn)變管理理念，推進(jìn)人事管理信息化建設(shè)，加大人事系統(tǒng)的投資力度，將碎片化的信息整合成準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)庫，并建立數(shù)據(jù)共享機(jī)制，切實(shí)節(jié)約人力和時(shí)間成本，從根本上提高人事管理工作效率。