王 津

(河北經(jīng)貿(mào)大學(xué) 河北 石家莊 050061)

一、引言

1993年Rubert Gunn等人最早提出了共享服務(wù)的理念，他們認(rèn)為通過實(shí)時(shí)共享信息、技術(shù)等資源來達(dá)到企業(yè)由分散化到集中化的管理。財(cái)務(wù)共享模式使得企業(yè)業(yè)務(wù)流程呈現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，消除了重復(fù)性、非增值的業(yè)務(wù)，提高了企業(yè)財(cái)務(wù)人員的工作效率。費(fèi)用報(bào)銷作為企業(yè)日常財(cái)務(wù)處理中最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)，是會計(jì)人員處理最多事務(wù)，花費(fèi)時(shí)間較多，業(yè)務(wù)內(nèi)容較多樣化，重復(fù)性較高，操作難度較小的環(huán)節(jié)，因此適合應(yīng)用于財(cái)務(wù)共享管理模式，有利于提高財(cái)務(wù)人員的工作效率，加強(qiáng)了對于費(fèi)用報(bào)銷的管理。本文以H企業(yè)為例，對比企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)共享管理模式前后費(fèi)用報(bào)銷流程，分析企業(yè)財(cái)務(wù)共享模式下費(fèi)用報(bào)銷流程的改進(jìn)，并提出一些優(yōu)化措施。

二、H企業(yè)財(cái)務(wù)共享模式下費(fèi)用報(bào)銷流程的現(xiàn)狀

H企業(yè)是河北省內(nèi)的一家物流公司，現(xiàn)有分子公司17家，大部分分子機(jī)構(gòu)分布于河北省內(nèi)各地市，并在武漢、西安等省外地區(qū)設(shè)立站點(diǎn)。企業(yè)2018年開始建立財(cái)務(wù)共享中心，企業(yè)將財(cái)務(wù)共享中心設(shè)置在總部所在地區(qū)，目前企業(yè)總部財(cái)務(wù)共享中心共有人員13人，處理集團(tuán)公司所有分子機(jī)構(gòu)的日常業(yè)務(wù)處理，在每個(gè)分子機(jī)構(gòu)設(shè)有報(bào)銷員和審核員。

根據(jù)H集團(tuán)公司財(cái)務(wù)共享中心手冊規(guī)定，集團(tuán)公司所有分子公司的資金均由總部集團(tuán)進(jìn)行管理，支付審核優(yōu)盾上交總部財(cái)務(wù)共享中心，取消了站點(diǎn)備用金制度，所有業(yè)務(wù)人員可以在手機(jī)上操作費(fèi)用報(bào)銷。各分公司的費(fèi)用報(bào)銷的流程(圖1)大致分為三個(gè)階段：

第一個(gè)階段，業(yè)務(wù)人員需要領(lǐng)取集團(tuán)公司統(tǒng)一規(guī)定的費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)，填寫相關(guān)的業(yè)務(wù)內(nèi)容包括日期、金額、經(jīng)辦人、事項(xiàng)、部門等。并把報(bào)銷單和相關(guān)的發(fā)票平鋪粘貼在A4紙上，并將單據(jù)拍照上傳至單位的業(yè)務(wù)審批系統(tǒng)，報(bào)銷人員可以隨時(shí)登錄系統(tǒng)查看進(jìn)度，系統(tǒng)審批全部完成后，抄送至本單位的報(bào)賬員，由報(bào)賬員打印審批單和原始報(bào)銷單，并在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中填寫相應(yīng)的報(bào)銷單據(jù)類型，選擇規(guī)定的業(yè)務(wù)編碼，付款人員的基本信息，原始單據(jù)數(shù)量等。生成唯一并帶有條形碼的封面，將業(yè)務(wù)封面和相關(guān)的原始單據(jù)掃描上傳至影像系統(tǒng)。

第二階段，單據(jù)傳遞至財(cái)務(wù)共享中心一級審核員，一級審核員會再次核查發(fā)票的合規(guī)性，單據(jù)填寫是否按照財(cái)務(wù)共享中心手冊規(guī)定統(tǒng)一格式填寫，報(bào)賬員選擇的費(fèi)用編碼是否正確。若不符合企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定，將由一級審核員在系統(tǒng)中標(biāo)明不通過原因，打回至報(bào)賬員，由報(bào)賬員修改后在次提交。若單據(jù)合法合規(guī)將傳遞至二級審批人員，二級審批人員按照標(biāo)準(zhǔn)再次審核，若二級審批沒有通過則單據(jù)將打回至一級審核員，再由一級審核員打回至報(bào)賬員系統(tǒng)。不能跨級審批和跨級退回。

第三階段，通過一級二級審批的單據(jù)最終傳遞至出納人員，出納在銀行系統(tǒng)中生成支付單據(jù)。最終由財(cái)務(wù)共享中心資金復(fù)核崗位進(jìn)行復(fù)核付款。

財(cái)務(wù)共享模式下，企業(yè)規(guī)范了費(fèi)用報(bào)銷流程，業(yè)務(wù)人員能夠在企業(yè)信息系統(tǒng)平臺上實(shí)時(shí)進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷，提高了工作效率。財(cái)務(wù)共享中心設(shè)置了多項(xiàng)不相容崗位，對費(fèi)用報(bào)銷實(shí)施了有效的監(jiān)管，規(guī)范了會計(jì)核算。H集團(tuán)將資金支付權(quán)限收歸總部財(cái)務(wù)共享中心，對分子機(jī)構(gòu)的資金進(jìn)行統(tǒng)一歸集，加強(qiáng)了對于資金的控制。

三、H集團(tuán)公司的費(fèi)用報(bào)銷流程存在的問題

H公司剛建立起財(cái)務(wù)共享中心，正處于財(cái)務(wù)共享中心的探索階段，仍存在一些問題需要進(jìn)行改進(jìn)。

(一)財(cái)務(wù)共享中心工作量分配加大，薪資水平較低

H公司的共享中心設(shè)置在集團(tuán)所在地區(qū)，目前集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心共包含13人，其中有一名是共享中心主任，一級審核員、二級審核員和付款審核員分別設(shè)置1人，會計(jì)核算崗位4人，總賬會計(jì)1人，總部報(bào)賬員1人，出納1人，付款復(fù)核員1人，稅務(wù)會計(jì)1人，報(bào)表會計(jì)1人。一級、二級審核員要審核整個(gè)集團(tuán)17個(gè)分子機(jī)構(gòu)的費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)。并且在業(yè)務(wù)審核系統(tǒng)過程中，設(shè)置專人要對所有報(bào)銷原始單據(jù)進(jìn)行初次審核。財(cái)務(wù)共享中心的工作量的較大，但目前總部財(cái)務(wù)人員運(yùn)行“大鍋飯”式的薪金水平，并且薪資水平較低，績效考核制度也不太科學(xué)，難免會增加部分員工的抵觸情緒，不利于財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部的員工的團(tuán)結(jié)，并且人員流動(dòng)較為頻繁，影響企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

(二)簽章管理混亂

企業(yè)的財(cái)務(wù)章和總經(jīng)理簽章均出納人員保管，沒有做到崗位分離，容易導(dǎo)致員工舞弊行為的發(fā)生，侵占企業(yè)的資產(chǎn)。另外企業(yè)對于財(cái)務(wù)系統(tǒng)的賬號和密碼也沒有相關(guān)制度進(jìn)行規(guī)范，目前H公司的賬號為員工的姓名，密碼都是一樣的為了修改單據(jù)方便，管理員的賬號和密碼目前屬于公開狀態(tài)，任何人輸入賬號密碼能都夠隨意修改。費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)和銀行付款是連接的，增加了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

(三)預(yù)算管理不符合實(shí)際情況

H集團(tuán)公司為了管控管理費(fèi)用，和銷售費(fèi)用，針對管理費(fèi)用中的業(yè)務(wù)招待費(fèi)，差旅費(fèi)和車輛費(fèi)用，都制定了預(yù)算。但是相關(guān)預(yù)算是按照年度制定的，針對相關(guān)費(fèi)用的復(fù)核，目前仍以人為判斷為主，不能有效按照預(yù)算計(jì)劃進(jìn)行審批，一般都是直接通過，存在超預(yù)算復(fù)核的現(xiàn)象，只能在月底財(cái)務(wù)報(bào)表中了解是否存在超預(yù)算報(bào)銷的情況。并且年度預(yù)算是按照平均分配到每個(gè)月的。物流企業(yè)是有明顯季節(jié)差異的，一般在年底和相關(guān)電商活動(dòng)日前后業(yè)務(wù)量較大，因此平均分配沒有按照企業(yè)的實(shí)際情況，難免會使預(yù)算計(jì)劃束之高閣。

四、財(cái)務(wù)共享模式下對于費(fèi)用報(bào)銷流程的優(yōu)化建議

(一)合理分工，優(yōu)化財(cái)務(wù)人員績效考核制度

費(fèi)用報(bào)銷是企業(yè)日常處理最為頻繁的業(yè)務(wù)，所以應(yīng)該合理分工，定期組織崗位輪換，工作內(nèi)容的改變減輕了員工的身體疲勞，使人的情緒得到提高，積極性加強(qiáng)。合理制定財(cái)務(wù)人員績效考核制度，更改原有的“大鍋飯”薪資結(jié)構(gòu)，按勞所得，可以根據(jù)員工每月的單據(jù)處理數(shù)量、時(shí)間以及返單次數(shù)來等來制定員工的績效。同時(shí)企業(yè)可以鼓勵(lì)員工參加專業(yè)職稱考試，為財(cái)務(wù)人員創(chuàng)造晉升平臺，減少企業(yè)員工的流失。

(二)加強(qiáng)對于賬號密碼、簽章的管理

財(cái)務(wù)人員的崗位職責(zé)不同，在系統(tǒng)中的界面是不同的，都有專屬的賬號和密碼。不利于企業(yè)的管控。財(cái)務(wù)共享模式下財(cái)務(wù)人員更多的利用信息系統(tǒng)進(jìn)行工作處理，賬號和密碼就如同簽章一樣，是用來辨別操作人的身份。如果存在違規(guī)操作，企業(yè)能夠根據(jù)財(cái)務(wù)共享中心操作日志追究責(zé)任，所以相關(guān)人員必須保存好自己的賬號和密碼，尤其是銀行支付復(fù)核崗位的密碼。加強(qiáng)員工對于賬號和密碼安全性的重視程度，制定相關(guān)的電子簽章的管理制度。對于財(cái)務(wù)專用章和發(fā)票章等應(yīng)交于不同的人進(jìn)行保管，設(shè)置專人對財(cái)務(wù)專用章的使用情況進(jìn)行記錄，保障企業(yè)健康的開展財(cái)務(wù)工作。

(三)定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)

在建立財(cái)務(wù)共享之中心之初，加強(qiáng)全體人員對于財(cái)務(wù)共享模式基本知識的培訓(xùn)，使員工能夠了解到財(cái)務(wù)共享模式對提高工作效率和企業(yè)發(fā)展的益處，培養(yǎng)員工財(cái)務(wù)共享的意識，各部門做到協(xié)同合作。定期對財(cái)務(wù)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。對于分子機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)人員來說，不能自行核算和支付日常的費(fèi)用報(bào)銷，并且當(dāng)前的費(fèi)用報(bào)銷流程對于他們來說較為復(fù)雜。分子機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)人員一般都是年齡較大的老會計(jì)，對于新工作模式需要一定時(shí)間的磨合。

(四)制定科學(xué)的預(yù)算計(jì)劃

集團(tuán)要根據(jù)分子公司的實(shí)際業(yè)務(wù)狀況，和規(guī)模大小來制定年度預(yù)算計(jì)劃。在年度預(yù)算的基礎(chǔ)上，根據(jù)業(yè)務(wù)量在全年的分布的狀況，合理分配月度預(yù)算計(jì)劃。在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中設(shè)置限額預(yù)警，超過限額將不能進(jìn)行報(bào)銷，減少人工判斷。加強(qiáng)對于預(yù)算執(zhí)行情況的反饋和分析，財(cái)務(wù)人員在月度財(cái)務(wù)分析報(bào)告中添加月度費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行情況部分。根據(jù)上半年年執(zhí)行的實(shí)際情況和業(yè)務(wù)狀況，調(diào)整下半年預(yù)算計(jì)劃。強(qiáng)化從上到下對預(yù)算的重視程度。

五、結(jié)論

費(fèi)用報(bào)銷環(huán)節(jié)一般是企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的第一環(huán)節(jié)，做好費(fèi)用報(bào)銷流程布局和相關(guān)制度建設(shè)，有利于企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心其他版塊的建設(shè)。