摘 要：在不斷走向信息化的當(dāng)今社會(huì)，檔案文書資料逐漸成為能夠記錄當(dāng)今世界發(fā)展的憑證。對(duì)于整個(gè)國家而言，檔案資料記錄著重要的國家機(jī)密和曾經(jīng)下達(dá)的各種指令;對(duì)于個(gè)人而言，檔案文件不僅記錄著每個(gè)人的生平經(jīng)歷，而且在工作、學(xué)習(xí)以及生活中都需要檔案資料的證明。因此，檔案資料在個(gè)體和集體的生活發(fā)展中是一件不可缺少的內(nèi)容，沒有檔案資料的記錄和相關(guān)證明，個(gè)人和社會(huì)都得不到發(fā)展。所以在檔案資料如此重要的前提下，只有順利收集了相關(guān)的檔案文件，個(gè)人和社會(huì)的經(jīng)歷才能被證明，而檔案文件的收集工作是檔案資料管理需要重點(diǎn)關(guān)注的問題。

關(guān)鍵詞：檔案文件;收集工作;問題及對(duì)策

一、 檔案收集整理工作的重要意義

檔案的收集整理，是檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是所有收集工作的起點(diǎn)，為接下來的工作提供可利用的內(nèi)容，也是整個(gè)檔案管理工作中承上啟下的一環(huán)。在收集過程中，了解和檢查檔案的質(zhì)量，以此匯總并銜接給下一步的開發(fā)與利用工作。要想實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)管理，就需要有環(huán)環(huán)相扣的內(nèi)容，根據(jù)實(shí)際情況有序地組織工作，也能夠更加方便檔案的查找與利用，更有助于實(shí)現(xiàn)檔案安全保管。檔案的整理工作應(yīng)在使用工作之前，檔案整理好之后，分類、組卷的功能才能建立，在這個(gè)過程中對(duì)檔案的收集與整理可以分擔(dān)檢索的一部分內(nèi)容。

二、 檔案文件資料收集工作面臨的問題

（一）檔案管理制度松散

在當(dāng)前的檔案管理制度中，有許多因管理制度松散而存在的問題。第一，管理人員不重視檔案資料文件的收集，因此導(dǎo)致其下屬以及從事檔案資料文教收集工作的員工對(duì)這項(xiàng)工作的不重視。第二，檔案資料文件收集工作的專職人員由于對(duì)本職工作的不重視，在進(jìn)行檔案資料文件收集工作時(shí)，就會(huì)僅僅收集那些在手邊的資料、容易得到的資料以及浮于表面的文件，不會(huì)去在乎資料的準(zhǔn)確性、科學(xué)性以及多元性，這樣收集到的資料勢必質(zhì)量低下，而檔案資料的收集質(zhì)量低下會(huì)直接影響后續(xù)的文件管理工作。第三，檔案管理制度的缺失容易導(dǎo)致檔案丟失、檔案資料匱乏以及其他意外情況的發(fā)生，因此，檔案管理制度的完善與否決定了整個(gè)檔案文件的質(zhì)量。

（二）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

雖然在實(shí)行改革開放以來，我國企事業(yè)單位始終都在以較快的速度進(jìn)行發(fā)展，但是其內(nèi)部的檔案管理工作卻始終沒有跟上企事業(yè)單位前進(jìn)的腳步，只有極少數(shù)的企事業(yè)單位制訂了較為詳細(xì)的檔案文件資料管理制度，對(duì)檔案管理工作在進(jìn)行落實(shí)，而絕大部分的企事業(yè)在檔案管理工作上的完成度是極低的，這也讓企事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)始終蒙著一層面紗，在社會(huì)公眾面前不夠透明。之所以會(huì)出現(xiàn)這樣的結(jié)果，究其根本還是因?yàn)槠笫聵I(yè)單位的負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理工作的重視度不夠，沒有認(rèn)清楚檔案管理與企事業(yè)發(fā)展之間相互促進(jìn)的關(guān)系，缺乏檔案管理的意識(shí)。由于企事業(yè)單位的一把手沒有將檔案文件資料的管理問題加以重視，故而實(shí)際分管檔案管理的工作人員對(duì)自己的工作職責(zé)也不夠清晰，從而引發(fā)了后期一系列的檔案資料管理困難的連鎖反應(yīng)，加大了檔案文件資料收集與管理的困難度。

三、 解決檔案文件資料收集工作問題的措施

（一）完善檔案管理制度

第一，提高管理人員的檔案意識(shí)。相關(guān)人員的檔案意識(shí)得不到提高，檔案管理相關(guān)制度就得不到很好的完善。因此，完善當(dāng)前的檔案管理制度，首要任務(wù)便是提高縣官人員的檔案意識(shí)。第二，制訂科學(xué)專業(yè)的檔案資料管理制度。為了適應(yīng)當(dāng)今世界的發(fā)展，必須與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行檔案管理的相關(guān)工作，通過對(duì)之前不科學(xué)、不完善的檔案制度進(jìn)行改革發(fā)展，查缺補(bǔ)漏，在完善過去檔案制度的同時(shí)提高其科學(xué)性和創(chuàng)新型，才能促進(jìn)檔案資料收集工作的創(chuàng)新發(fā)展。

（二）樹立檔案整理意識(shí)

在檔案的收集管理工作中，為了有效提升檔案的收集與整理水平，應(yīng)樹立積極的檔案管理意識(shí)，尤其是要充分地認(rèn)識(shí)到檔案收集與整理的重要性，并將這種認(rèn)知自上而下地落實(shí)到具體的工作當(dāng)中，以此促進(jìn)檔案收集與整理工作得以高效開展。所以，在檔案收集整理工作中，有關(guān)部門應(yīng)開展積極的培訓(xùn)與教育，強(qiáng)化工作人員的收集整理意識(shí)，強(qiáng)化對(duì)有關(guān)內(nèi)容的法律法規(guī)宣傳，確保檔案管理工作人員了解關(guān)于檔案收集整理的知識(shí)與內(nèi)容，促進(jìn)工作規(guī)范化地開展。

（三）提升職業(yè)道德規(guī)范

為了更好地落實(shí)檔案工作人員的職業(yè)道德，檔案部門在管理上需要制訂嚴(yán)格的規(guī)章制度來約束相關(guān)的工作者。這些條款條例需明確哪些行為是符合職業(yè)要求與職業(yè)道德的，有哪些是違背職業(yè)要求與職業(yè)道德的，加強(qiáng)對(duì)違反規(guī)定嚴(yán)重性的教育，并對(duì)違反者給予相關(guān)的處罰措施。除此之外，應(yīng)當(dāng)及時(shí)關(guān)注檔案職業(yè)人員的工作心理。

（四）積極創(chuàng)新檔案征集思路，增強(qiáng)責(zé)任感與使命感

立足新時(shí)代，檔案管理工作進(jìn)入新時(shí)期，檔案征集工作面臨巨大發(fā)展壓力。因此，要結(jié)合檔案管理實(shí)際，增強(qiáng)檔案征集工作的使命感與責(zé)任感。面對(duì)社會(huì)的飛速發(fā)展，加之大眾對(duì)檔案使用的增加，檔案資源的豐富成為必然，以便更好滿足全社會(huì)的檔案需求。另外，要對(duì)傳統(tǒng)的征集理念與思路進(jìn)行轉(zhuǎn)換。征集與利用相輔相成，利用是征集的目標(biāo)，征集是實(shí)現(xiàn)利用的前提與基礎(chǔ)，需要將兩者進(jìn)行有機(jī)統(tǒng)一，才能實(shí)現(xiàn)檔案資源豐富的目的。

（五）提高檔案人員綜合素質(zhì)

要提高檔案資料文件收集工作專兼職人員的綜合素質(zhì)，首先，在進(jìn)行檔案資料收集人員招聘時(shí)，最好選擇那些已經(jīng)具備相關(guān)經(jīng)驗(yàn)或者有過系統(tǒng)學(xué)習(xí)的人員，這樣就能在節(jié)省一部分培訓(xùn)費(fèi)用的前提下盡快開展檔案資料文件的收集。其次，在相關(guān)人員入職后，一定要經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)方能上崗。

四、 結(jié)語

時(shí)代在不斷發(fā)展，對(duì)于各行各業(yè)的工作要求也在不斷提升。完整、齊全的檔案材料，通過系統(tǒng)的整理，能夠科學(xué)、有效地服務(wù)于各個(gè)單位，所以它的作用是不容忽視的。檔案室要充分地發(fā)揮自身前段調(diào)控的功能，將資料有重點(diǎn)、有計(jì)劃地收集與管理，打好檔案資源服務(wù)的基礎(chǔ)。

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作者簡介：李海英，邯鄲市復(fù)興區(qū)檔案館。