孫勇 趙寒冰

【摘? 要】隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)給高校的檔案管理方式帶來(lái)了新變化，使檔案管理由紙質(zhì)化向信息化順利過(guò)渡。即使在相關(guān)管理人員的努力下，現(xiàn)階段的高校檔案管理工作中仍存在很多問(wèn)題，對(duì)此，本文對(duì)現(xiàn)階段高校檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并提出了相應(yīng)的解決措施，以期為高校檔案的信息化安全管理建設(shè)提供一些建議。

【關(guān)鍵詞】高校檔案;信息化;安全管理

1.現(xiàn)階段高校檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1保存問(wèn)題

檔案的信息化管理雖然在一定程度上便利了相關(guān)人員的管理工作，節(jié)省了很多的管理時(shí)間，但是由于信息技術(shù)的不穩(wěn)定性和不可控性，也在一定程度上制約了檔案管理工作的開(kāi)展，同時(shí)也給檔案信息的保存帶來(lái)了一定的風(fēng)險(xiǎn)。隨著信息技術(shù)的引入，檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)也在逐步提高。不難發(fā)現(xiàn)，在信息化的檔案管理中往往伴隨著更高的風(fēng)險(xiǎn)，主要原因在于一些檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟練，造成在使用過(guò)程中出現(xiàn)一系列問(wèn)題，其自身專(zhuān)業(yè)綜合素質(zhì)不佳，導(dǎo)致在工作中出現(xiàn)很多失誤。大多數(shù)的管理人員，在日常的保管工作中只進(jìn)行日常的殺毒和備份，沒(méi)有進(jìn)行其他的保護(hù)措施，這樣只會(huì)導(dǎo)致在應(yīng)對(duì)突發(fā)情況時(shí)會(huì)措手不及，導(dǎo)致不能及時(shí)解決漏洞，給檔案管理工作帶來(lái)麻煩，久而久之，檔案信息化的安全管理會(huì)存在大量的安全隱患。

1.2查閱問(wèn)題

檔案的信息化安全管理旨在便利管理工作，提升管理人員的工作效率，但在實(shí)際使用過(guò)程中還存在一些問(wèn)題，導(dǎo)致不能確保相關(guān)人員對(duì)資料調(diào)取和查閱的安全性。資料查閱的過(guò)程缺乏程序性和規(guī)范性，例如，有部分工作人員在查閱完畢后，隨手放置，有時(shí)也會(huì)與其他資料放在一起，破壞了檔案信息的安全性和隱秘性;還有一些工作人員，不但在查閱時(shí)進(jìn)行勾畫(huà)，而且查閱時(shí)間較長(zhǎng)，這都不利于保護(hù)檔案的安全。

1.3制度問(wèn)題

制度的不完善也是現(xiàn)階段檔案管理中存在的主要問(wèn)題。由于制度的不完善，導(dǎo)致工作人員無(wú)法開(kāi)展安保工作，最終會(huì)導(dǎo)檔案的信息管理出現(xiàn)安全隱患。例如，對(duì)數(shù)據(jù)管理維護(hù)的制度，信息設(shè)備維護(hù)的制度等;或者是制度的規(guī)范模糊，導(dǎo)致在使用和維護(hù)的過(guò)程中造成設(shè)備的損壞和數(shù)據(jù)的遺失，在沒(méi)有明確規(guī)章制度的前提下，工作人員在維護(hù)時(shí)也只是盲目處理，這樣只會(huì)造成信息的損壞或者病毒感染等，取得適得其反的效果。

2.高校檔案信息化安全管理策略

2.1保管時(shí)的安全策略

檔案管理的數(shù)據(jù)化可以使工作人員將信息儲(chǔ)存在U盤(pán)、光盤(pán)或者手機(jī)等載體中，不僅便于存放和保管，同時(shí)也便于攜帶，而且這些信息數(shù)據(jù)還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，以供他人查閱和使用。在對(duì)電子文檔的保存中，工作人員要注意進(jìn)行歸檔處理，并在此過(guò)程中要標(biāo)明軟件的說(shuō)明和目錄，最后統(tǒng)一歸檔。在檔案信息由紙質(zhì)化到電子化的過(guò)渡中，徹底顛覆了傳統(tǒng)的檔案信息管理方式，這也加快了管理制度的更新，使檔案管理工作的開(kāi)展變得更規(guī)范，同時(shí)也有利于保障電子信息檔案的安全性。而電子信息檔案管理的方式有很多種，大致上可以分為兩類(lèi)，一是自動(dòng)歸檔，二是物理歸檔。自動(dòng)歸檔，即以計(jì)算機(jī)本身自帶的操作和邏輯進(jìn)行歸檔，速度較快，可以有效保障歸檔工作的效率;物理歸檔，則是將檔案信息轉(zhuǎn)至其他載體上，對(duì)信息進(jìn)行歸檔，這種方式下的歸檔工作往往安全系數(shù)更高，即使計(jì)算機(jī)設(shè)備出現(xiàn)了其他問(wèn)題，歸檔完成的文件也不會(huì)受到影響。除此之外，在對(duì)銷(xiāo)毀文件進(jìn)行處理的時(shí)候，工作人員也要注意，在這一過(guò)程中不僅要及時(shí)請(qǐng)示上級(jí)，在征得同意后按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。還要將其承載的載體上的痕跡進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保沒(méi)有歷史遺留，必要時(shí)，還要請(qǐng)相關(guān)人員進(jìn)行時(shí)時(shí)監(jiān)督，每個(gè)環(huán)節(jié)都要落實(shí)安全和保密的管理工作。

2.2查閱時(shí)的保密策略

在檔案管理中，不僅相關(guān)工作人員要重視檔案信息的安全工作和保密工作之外，高校辦公室的行政人員也要重視檔案信息的安全和保密工作，保管好網(wǎng)絡(luò)查閱的系統(tǒng)賬號(hào)。以防出現(xiàn)冒用、盜用的情況，導(dǎo)致重要信息泄露。各高校也要對(duì)管理人員設(shè)置相關(guān)的制約制度，不僅要提起他們對(duì)檔案信息管理的重視，更是為了保證檔案信息的安全。同時(shí)禁止相關(guān)工作人員在其他設(shè)備上登錄網(wǎng)絡(luò)查閱賬號(hào)，這不僅有利于管理人員對(duì)突發(fā)情況進(jìn)行有效處理，也提升了檔案信息的安全性。在對(duì)檔案信息化的管理過(guò)程中，要禁止工作人員的非法查閱，禁止其對(duì)資料的外傳，特別是針對(duì)涉密檔案。在檔案管理的信息化過(guò)程中，不僅要規(guī)范相關(guān)工作人員的行為，同時(shí)對(duì)其他人員的檔案查閱行為也要進(jìn)行合理的控制，例如，查閱前要征求上級(jí)或相關(guān)管理部門(mén)的同意;改變固定查閱的模式，使用上級(jí)的臨時(shí)賬號(hào)等，逐步維護(hù)檔案信息的安全。還有最關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，設(shè)置保密等級(jí)，針對(duì)不同的檔案數(shù)據(jù)設(shè)置不同的保密等級(jí)，更方便了相關(guān)工作人員的查閱，也給予了涉密等級(jí)較高文件的保密程度。與此同時(shí)，在對(duì)原有紙質(zhì)文檔的管理中同樣要嚴(yán)格對(duì)待，保證紙質(zhì)檔案和電子檔案的安全性和保密性。

2.3相關(guān)制度的完善措施

在現(xiàn)階段的檔案信息化安全管理中，出現(xiàn)的問(wèn)題多是由于制度的不完善導(dǎo)致的，因此，完善檔案內(nèi)部的安全管理制度，才是確保檔案管理工作開(kāi)展的有效措施。對(duì)此，必須對(duì)檔案信息化安全管理制定更細(xì)化的條約，保證管理工作的合理性、嚴(yán)謹(jǐn)性和有序性，逐步將科學(xué)性管理滲透到檔案信息化安全管理中的每一個(gè)環(huán)節(jié)。在對(duì)信息設(shè)備的管理中，高校可以參考計(jì)算機(jī)的操作和管理流程，在此基礎(chǔ)上制定更專(zhuān)業(yè)、更符合高效實(shí)際的操作規(guī)范，避免出現(xiàn)盲目處理而導(dǎo)致操作錯(cuò)誤的現(xiàn)象，引起不必要的麻煩。除此之外，對(duì)檔案信息載體的管理也要制定相應(yīng)的管理措施，專(zhuān)人保管、禁止外接等。

3.結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高校檔案信息化的管理在依托信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，正逐步走向科學(xué)化、信息化和高效化，雖然也逐漸暴露了很多的問(wèn)題，但高校也在積極研究新策略，確保檔案信息化安全管理的有效開(kāi)展。具體來(lái)說(shuō)，不僅要提高管理人員的重視程度，對(duì)其進(jìn)行有效制約，還要確保信息化安全管理平臺(tái)的保密性，同時(shí)完善相關(guān)制度，做好檔案信息化安全管理工作，為高校穩(wěn)定發(fā)展貢獻(xiàn)綿薄之力。

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