摘 ?要：隨著互聯(lián)網(wǎng)信息化時代的到來，物聯(lián)網(wǎng)、醫(yī)療信息化、智能物流等戰(zhàn)略新興產(chǎn)業(yè)的發(fā)展不斷推動著社會各行業(yè)的信息化建設(shè)。當前，信息化、數(shù)字化校園的部署已然成為各大高校的一項重點工作。辦公自動化管理系統(tǒng)以辦公室寬帶網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)平臺，將現(xiàn)代信息技術(shù)與日常辦公程序進行融合，使得辦公方式更加低碳、智能、準確且科學，提高辦公效率的同時，極大程度地解放了人力資源、降低了經(jīng)營成本。相比于傳統(tǒng)辦公模式，自動化辦公更加開放、高效、嚴密。

關(guān)鍵詞：辦公自動化;流程圖;流程表單

目前，仍有部分教職工及社會人士對辦公自動化系統(tǒng)的認知度不高，不了解其使用方法和運轉(zhuǎn)原理，有抵觸心理，對辦公自動化建設(shè)和發(fā)展無疑是一種阻礙。本文在分析辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)目標的基礎(chǔ)上，分析了其諸多優(yōu)點，并通過示例從根本上詳細描述了辦公自動化系統(tǒng)中綜合辦公流程的具體流程的運轉(zhuǎn)過程。

一、辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)目標

同其他信息化系統(tǒng)一樣，自動化辦公系統(tǒng)中不可或缺的是硬件和軟件資源。其專用軟件有設(shè)備管理軟件、整理管理軟件等。通用軟件有圖形處理軟件、文字處理軟件等。利用軟硬件資源建立以業(yè)務(wù)流程處理為主要內(nèi)容的協(xié)同工作系統(tǒng);建立以公文收發(fā)管理為主要內(nèi)容的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng);建立已有審批流的統(tǒng)計表單處理為主要內(nèi)容的表單應(yīng)用系統(tǒng);建立以個人事務(wù)處理為主要內(nèi)容的個人辦公系統(tǒng);實現(xiàn)與辦公有關(guān)的輔助性功能。以實現(xiàn)內(nèi)容信息網(wǎng)絡(luò)化;公文流轉(zhuǎn)無紙化;工作流程自動化;日常辦公移動電子化。

同時，最大限度地滿足學校的個性化管理要求，內(nèi)部的個性化設(shè)置和二次開發(fā)相互獨立，方便管理員的管理和維護，減少運行成本;記錄、查看所有用戶（包括普通用戶、系統(tǒng)管理員、安全管理員）的所有登錄日志和操作日志，形成符合安全審計要求的日志。

自動化辦公系統(tǒng)一般采用教育部信息標準《GB T 29808-2013 高等學院管理信息》進行系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計，數(shù)據(jù)庫工具需支持Sql server、Oraclellg 等主流數(shù)據(jù)庫。系統(tǒng)基于J2EE構(gòu)架的多層B/S架構(gòu)，技術(shù)構(gòu)建跨平臺的應(yīng)用系統(tǒng)，基于XML的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)設(shè)計，基于 web services技術(shù)的數(shù)據(jù)交換。

二、綜合辦公流程運轉(zhuǎn)過程分析

系統(tǒng)部署過程中，最為核心也最為復(fù)雜的兩個步驟：一是人員信息精細化，系統(tǒng)建設(shè)前期，明確并細化學校的機構(gòu)組織架構(gòu)、人員結(jié)構(gòu)、人員信息以及每位教職工的權(quán)限級別是系統(tǒng)部署的重要前提條件。二是辦公流程科學化，就是在系統(tǒng)建設(shè)工程中，經(jīng)過詳細調(diào)研，對各部門各院系已有的每一條辦公流程進行梳理、優(yōu)化、完善;對尚未形成具體流程又可以線上完成的工作進行有效溝通、協(xié)調(diào)，以形成具體的制式表單及對應(yīng)的工作流，使得所有可以線上辦理的流程準確并科學化。這兩個步驟是系統(tǒng)建設(shè)部署的重中之重，所占系統(tǒng)部署總時長的比例也最大。

從系統(tǒng)運行實際出發(fā)，綜合辦公流程（包括公文流轉(zhuǎn)、收文管理、發(fā)文管理、二級部門收發(fā)文、請示報告、信訪管理、會議管理、會議紀要、電子簽章簽名、各部門業(yè)務(wù)流、手寫批注、公文統(tǒng)計等）是使用率最高也最為重要的一個模塊，以發(fā)文流程為示例，對此模塊的運行過程進行詳細闡述。

1.流程圖解析

系統(tǒng)中每一條辦公流程都是由表單和所對應(yīng)的具體流轉(zhuǎn)流程兩個主要部分來體現(xiàn)的。通過圖形化設(shè)計器實現(xiàn)流程定制功能，流程的定制必須與組織架構(gòu)綁定，因為流程中每個節(jié)點操作者都是組織架構(gòu)中的某個或某幾個具體的人。同時，支持子流程嵌套以及流程腳本語言編寫。下圖1所示為某一流程圖示例，不同形狀的綠色圖標框表示不同的流程節(jié)點。圓形的圖標框有兩個，一個在開頭表示流程創(chuàng)建者節(jié)點，另一個在最后，表示流程歸檔節(jié)點;菱形框是判斷框，一般在流程圖的中間部分，可以向后提交也可退回;長方形框表示執(zhí)行者節(jié)點，其沒有權(quán)利退回，只能執(zhí)行操作并向后提交。箭頭則表示提交或者退回方向，每個箭頭上都必須設(shè)置條件，比如部門負責人節(jié)點有三個方向：一是提交至分管校領(lǐng)導(dǎo)，二是選擇會簽處室進行會簽事宜，三是覺得表單內(nèi)容有不妥之處退回給流程創(chuàng)建者（一般都設(shè)置退回給創(chuàng)建者，因為所修改內(nèi)容仍需其他已通過節(jié)點再次審批，某些特殊節(jié)點則設(shè)置可退回給任意節(jié)點）。除了表示提交方向外，每個箭頭上可以增設(shè)與表單中具體字段相對應(yīng)的提交條件，比如合同簽批流程中一些與合同金額對應(yīng)的提交條件的設(shè)置。

2.流程流轉(zhuǎn)過程解析

如圖2所示，一旦流程被發(fā)起，流程圖中的表示流轉(zhuǎn)方向的箭頭會有兩種顏色，分別是灰色和紅色，紅色箭頭方向是流程的整體走向，灰色則是沒涉及到或還未到達的流向。從圖中可以看出，流程由擬稿人劉某創(chuàng)建，經(jīng)部門負責人趙某審核，再經(jīng)過分管校領(lǐng)導(dǎo)王某審批，再到黨政辦主任張某審核后到達校長李某處，文件待李某審批處理。不同流程節(jié)點的顏色也是不同的。藍色節(jié)點是已經(jīng)通過的節(jié)點，橙色節(jié)點是流程所到達并停留在此的節(jié)點，綠色節(jié)點是尚未涉及到或者還未到達的節(jié)點。如圖所示，流程已經(jīng)達到校長處待審批，在這之前的會簽處室節(jié)點呈綠色，說明此文件未涉及到會簽，部門負責人直接提交給了分管校領(lǐng)導(dǎo);在橙色節(jié)點之后的黨政辦主任.、編號套紅、蓋章等也是綠色的，說明還沒流轉(zhuǎn)到這些節(jié)點。

3.流程對應(yīng)的流程表單解析

流程對應(yīng)的表單主要由字段和流轉(zhuǎn)節(jié)點的簽字意見構(gòu)成，字段包括但不限于單行文本（文本、證書、浮點數(shù)、金額轉(zhuǎn)換等）、多行文本、瀏覽按鈕（通過瀏覽按鈕可以調(diào)用系統(tǒng)中其他各個功能模塊的數(shù)據(jù)，如日期，組織人員信息等）、選擇框（選擇框中的內(nèi)容用戶可以自定義，共使用人員點選）和支持附件上傳等;每個字段有自身不同的屬性，包括數(shù)據(jù)庫字段名稱、字段顯示名、字段位置（主表、副表）、表達形式等。

流程中每個操作節(jié)點所顯示的表單是不盡相同的。例如上圖2中部門負責人的表單就會有提交方向的選擇項，部門負責人根據(jù)文件內(nèi)容需要，可選擇提交會簽處室審批后再提交分管校領(lǐng)導(dǎo)，也可選擇直接提交分管校領(lǐng)導(dǎo)審批。黨委書記和校長兩個節(jié)點操作者就不存在選擇性，覺得合理合規(guī)沒有不妥之處就直接批準，有不妥之處便退回即可。而分發(fā)節(jié)點操作者的表單肯定有分發(fā)對象的選擇項，要在選擇分發(fā)對象后才可提交。

四、結(jié)束語

傳統(tǒng)的紙質(zhì)化線下辦公模式已經(jīng)不能滿足信息化時代的發(fā)展節(jié)奏，高校辦公自動化系統(tǒng)的部署不僅提高了行政管理水平，還能夠推動行政化管理的不斷革新和完善。希望本文對辦公自動化系統(tǒng)中辦公流程模塊的詳細闡述，對辦公自動化的推廣、發(fā)展和革新有一定的推動作用。

作者簡介：

山杜娟（1990年3月——），女，漢族，陜西西安人，碩士，助理工程師，西安體育學院，從事網(wǎng)絡(luò)計算機、光電子學研究。