侯成占 侯曉亞

摘要：檔案管理作為事業(yè)單位的一項基礎性工作，為各部門工作的順利開展提供了諸多便捷服務。但是，受到歷史遺留、人為操作、管理機制等因素的影響，事業(yè)單位檔案管理工作也顯露出諸多亟需解決的問題。因此，本文將結合事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題，針對提升檔案管理績效而采取的有效策略予以闡述。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;有效策略

事業(yè)單位檔案不僅記錄了單位的成長史、發(fā)展史，同時，也涵蓋了單位在開展各項工作進程中產(chǎn)生的重要資料信息。隨著信息技術的迅猛發(fā)展，近年來，事業(yè)單位檔案信息管理系統(tǒng)也日趨完善，這就給檔案管理工作提供了便利條件，檔案利用率得到大幅提升，檔案的實用價值也日漸突顯。

一、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）監(jiān)督機制不健全，工作態(tài)度不積極

事業(yè)單位的檔案管理人員在日常工作當中，對檔案管理工作存在許多誤區(qū)，認為檔案管理既不出成績，也不產(chǎn)生經(jīng)濟效益，導致部分檔案員在工作當中態(tài)度不積極、觀念不轉(zhuǎn)變、工作不進取、方法不創(chuàng)新，對即時發(fā)生的檔案資料，不能及時歸檔，當檔案需求部門在查找檔案時，也不能積極配合部門工作，以至于嚴重影響了工作進度。另外，雖然單位內(nèi)部制訂了相關的檔案管理制度，但是，對于檔案管理工作的監(jiān)督機制，始終處于空白或者薄弱環(huán)節(jié)，甚至在日常監(jiān)督管理工作中，管理人員只是走走過場，對檔案管理工作存在的問題往往睜一只眼閉一眼，擺出一副事不關己的架勢。

（二）信息化應用受限，保密性工作缺失

雖然事業(yè)單位已經(jīng)建立了較為完善的檔案信息管理系統(tǒng)，但是，由于檔案管理員的年齡結構、文化程度、責任意識良莠不齊，尤其對于一些資格老、年齡大的管理干部而言，依然沿用傳統(tǒng)的管理方法，在資料歸檔時，大部分工作完全借助于人工，對檔案信息管理系統(tǒng)視而不見。與此同時，在實際工作當中，管理人員保密意識淡薄，隨意透露信息操作系統(tǒng)的登錄密碼，導致任何上機操作人員都能夠瀏覽單位檔案資料，檔案的安全性無法得到可靠保障[1]。

（三）缺乏專業(yè)管理人才，培訓機制亟待完善

事業(yè)單位檔案涉及范圍廣、涵蓋內(nèi)容多、存儲形式多樣，這就給檔案管理工作加大了難度，對檔案管理員的專業(yè)技能以及綜合素質(zhì)提出更高的要求，在這一形勢之下，事業(yè)單位的原有的檔案管理人員隊伍與實際工作相脫節(jié)，進而出現(xiàn)管理人員專業(yè)不對口、管理能力差、綜合素質(zhì)低的情況，這對檔案管理工作也帶來了巨大挑戰(zhàn)。此外，單位針對檔案管理員的培訓工作也缺乏具體的執(zhí)行方案，尤其對新上崗的管理人員，并未制訂針對性強的培訓計劃，以至于在實際工作當中，經(jīng)常出現(xiàn)管理漏洞，使檔案管理工作雪上添霜。

二、做好事業(yè)單位檔案管理工作的有效策略

（一）完善管理機制，樹立責任意識

檔案管理工作內(nèi)容繁雜，涉及到的細節(jié)工作較多，這就需要單位結合檔案管理員的崗位職責權限，進一步完善各項內(nèi)部管理機制。比如《檔案管理制度》、《工作監(jiān)督制度》、《檔案保密制度》等，并將檔案管理的各項細節(jié)工作納入到管理制度當中，使檔案管理員在開展工作時能夠有法可依、有章可循、有規(guī)可守。同時，借助于完善的管理機制來激發(fā)檔案員的工作熱情，使其樹立高度的主人翁責任意識，摒棄錯誤想法，將檔案管理工作做扎實、做精細。

（二）加大監(jiān)督力度，增強保密意識

事業(yè)單位檔案資料與單位聲譽及對外形象息息相關，涉及到的保密信息相對較多，因此，為了提高檔案資料的安全性，單位應當設立專門的檔案管理工作的監(jiān)督崗位，指派專業(yè)能力強、執(zhí)業(yè)素養(yǎng)高的管理人員負責對檔案管理工作進行全程監(jiān)督。尤其對電子檔案的保管與使用，檔案管理員應予以高度重視，并與技術人員共同商議檔案信息系統(tǒng)的保密措施。比如指紋識別登錄、人臉識別登錄、復雜密碼登錄等，同時，在檔案信息管理系統(tǒng)端設置防火墻，定期對計算機進行殺毒處理，以降低檔案信息的泄漏風險。

（三）加大硬件投入，培養(yǎng)信息意識

電子檔案作為檔案的一項重要組成內(nèi)容，在檔案管理工作當中始終占據(jù)著主導位置，而計算機作為電子檔案的存儲介質(zhì)，在檔案歸檔、立卷、查詢、保管等方面發(fā)揮了關鍵作用。因此，事業(yè)單位應當進一步加大檔案信息系統(tǒng)的硬件投入力度，比如計算機、打印機、掃描儀、數(shù)碼設備等。另外，為了培養(yǎng)管理人員的信息意識，使其認識到檔案信息化管理的重要性，單位可以不定期開展檔案管理工作崗位的技能競賽以及信息系統(tǒng)的應用操作大賽，通過這種方法，讓更多的管理干部熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作方法與技巧。比如在應用操作大賽中，可以將“檔案查詢與搜索引擎服務”作為考題，讓管理人員親自傳授正確的上機操作方法，保證單位內(nèi)部人人會操作、人人懂方法，為推進單位檔案信息化管理進程做好鋪墊，打好基礎[2]。

（四）完善培訓體系，樹立風險意識

為了與時代發(fā)展相同步，使檔案管理工作逐步向規(guī)范化、信息化、科學化方向邁進，事業(yè)單位的人事部門根據(jù)檔案管理員的崗位職責與主要工作內(nèi)容，制訂科學合理的內(nèi)部培訓計劃，每年至少開展一次集中培訓，并將管理人員的綜合素養(yǎng)與執(zhí)業(yè)能力等內(nèi)容納入到培訓計劃當中。也可以邀請檔案管理的專業(yè)人士，為檔案管理員提供遠程線上教學的機會，不斷充實管理人員的管理知識體系。此外，為了驗證培訓效果，事業(yè)單位的主管領導應當定期對檔案管理員進行崗位技能考核、管理技能考核，比如檔案分類是否明確、檔案借閱手續(xù)是否齊全、信息系統(tǒng)操作流程是否清晰、檔案保管工作是否到位等。通過考核，對成績不合格的管理人員根據(jù)單位內(nèi)部的獎懲制度進行嚴肅處理，使管理人員能夠樹立風險意識與執(zhí)業(yè)危機感，進而開辟事業(yè)單位檔案管理工作的嶄新格局。

三、結束語：

事業(yè)單位檔案管理工作是一項持續(xù)性的基礎工作，它貫穿于事業(yè)單位各項工作環(huán)節(jié)當中，因此，單位主管領導應當高度重視檔案管理工作，正確引導檔案管理員樹立高度的主人翁責任意識、風險意識、保密意識，積極借鑒先進的管理經(jīng)驗，不斷創(chuàng)新管理方法，優(yōu)化管理流程，夯實檔案管理工作根基，以促進檔案管理績效的提升。

參考文獻：

[1]張莉.淺析事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理[J].中國戰(zhàn)略新興產(chǎn)業(yè)，2020（8）：117.

[2]王金亮.如何做好事業(yè)單位檔案管理[J].科技風，2020 （9）：199.