PDCA循環(huán)理論在研發(fā)流程管理中的實證研究

2020-10-21 02:29:42凌晨

江蘇科技信息 2020年24期

凌晨

（1.無錫太湖學院，江蘇無錫 214064；2.南京航空航天大學，江蘇南京 211106）

0 引言

目標管理是一種參與的、民主的、自我控制的管理方法，也是一種把個人需求和組織目標結(jié)合起來的管理方法。它調(diào)動了組織員工的主動性、創(chuàng)造性和積極性，將個人利益和組織利益緊密聯(lián)系起來，因而能鼓舞士氣，極大地激勵組織人員為實現(xiàn)目標而努力，具有很好的激勵功能。而企業(yè)研發(fā)資源一直處于短缺或者緊迫，這個資源可能是研發(fā)人員，也可能是研發(fā)時間。如何在資源限制的情況下有序可控地完成企業(yè)研發(fā)目標，需要團隊不斷實踐各種方法［1-5］。每位企業(yè)員工都應(yīng)該清楚地知道目前部門在研發(fā)什么項目，自己在項目中處于什么位置，以及當前進度是否滯后。本文經(jīng)過企業(yè)實踐，利用PDCA 循環(huán)理論，逐步梳理起較為完善的內(nèi)部研發(fā)流程，通過本流程的執(zhí)行，研發(fā)流程逐步標準化、流程化，較之前有很大的改善，并且使得整個研發(fā)流程公開透明。

1 企業(yè)目標管理存在的問題

1.1 目標設(shè)置不科學

真正可用于考核的目標很難設(shè)定，尤其組織實際上是一個產(chǎn)出聯(lián)合體，它的產(chǎn)出是一種聯(lián)合的，不易分解出誰的貢獻大小的產(chǎn)品。目標必須在數(shù)量和質(zhì)量方面都具備可考核性和可行性，即可以量化，否則難以達到考核效果。

1.2 目標管理不及時

在目標管理方式的實踐中，組織似乎常常強調(diào)近期目標的實現(xiàn)，而對企業(yè)長期目標漠不關(guān)心。每一個組織的發(fā)展都是以長期穩(wěn)定為前提，盲目追求短期效應(yīng)，不只會浪費資源，使資源得不到最優(yōu)配置，還會損害組織長遠利益。

1.3 目標調(diào)整不靈活

由于組織的內(nèi)外環(huán)境都在不斷地產(chǎn)生變化，這就要求組織及時地改變計劃以適應(yīng)，而這時目標管理的目標修正需要多方協(xié)商和各種考量。如果目標調(diào)整缺乏靈活性或者缺乏周期性，滯后于組織的變化和發(fā)展，企業(yè)研發(fā)目標將難以實現(xiàn)。

2 PDCA循環(huán)理論在研發(fā)流程管理中的應(yīng)用

PDCA 是英語單詞Plan（計劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查）和Act（處理）的首字母組合，PDCA 循環(huán)就是按照這樣的順序進行企業(yè)質(zhì)量管理，并且循環(huán)不止地進行下去的科學程序。對于研發(fā)企業(yè)來說每個循環(huán)過程均遵循PDCA 4個過程，分解時粒度從大到小，執(zhí)行時粒度從小到大，如表1所示。

循環(huán)流程不是一個單循環(huán)，它是指大循環(huán)里套小循環(huán)，循環(huán)反復，螺旋向上。這4 個過程不是運行一次就結(jié)束，而是周而復始地進行，一個循環(huán)完了，解決一些問題，未解決的問題進入下一個循環(huán)，這樣階梯式上升，因此特別適合將PDCA循環(huán)理論應(yīng)用到企業(yè)研發(fā)流程管理活動中。對于研發(fā)部門來說，最重要的是3 個PDCA 循環(huán)：月循環(huán)、周循環(huán)、日循環(huán)。每個階段均有輸入，每個階段的輸出，作為下個階段的輸入，如圖1所示。

表1 企業(yè)流程管理PDCA循環(huán)

圖1 研發(fā)部門流程管理PDCA循環(huán)框圖

2.1 月循環(huán)周期

計劃：每個月的月末或者下個月的月初，小組負責人和小組成員一起討論本月的研發(fā)任務(wù)，并生成月研發(fā)目標審核表。

執(zhí)行：每個月的任務(wù)大致分為4 周循環(huán)執(zhí)行，具體循環(huán)過程的說明參見周循環(huán)周期。

檢查：每個月的月末，每位員工結(jié)合自己填寫的周小結(jié)，再填寫月小結(jié)，并發(fā)給小組負責人。包括本月研發(fā)目標的完成情況，如果完成情況不理想，分析具體原因，是否遇到困難，有哪些困惑，有什么建議，認為當前研發(fā)有哪些風險需要控制等。

調(diào)整：向上級領(lǐng)導匯報，并獲取反饋意見，以便調(diào)整下月研發(fā)計劃。小組負責人和成員根據(jù)相關(guān)建議可以調(diào)整研發(fā)方向或者流程改進等。之后又進入下一輪的月循環(huán)中。

2.2 周循環(huán)周期

1 個月循環(huán)周期可以細分為4 周的PDCA 循環(huán)周期。每周循環(huán)如下：

（1）計劃。每周一，每個員工將上周完成的任務(wù)從周任務(wù)列表刪除，再從月研發(fā)目標計劃里挑選一周的工作任務(wù)，放入周任務(wù)列表，作為本周的任務(wù)計劃。

（2）執(zhí)行。一周5～6 天，每天的循環(huán)執(zhí)行過程具體參見日循環(huán)周期。

（3）檢查。每個周末，小組負責人召集小組成員進行周例會，回顧一周工作進展，是否遇到困難，檢查與月研發(fā)目標任務(wù)是否匹配，是否需要調(diào)整周研發(fā)目標任務(wù)。

（4）調(diào)整。每個員工根據(jù)周例會的情況，結(jié)合目前的工作情況，填寫周小結(jié)，同時考慮下周任務(wù)計劃是否需要調(diào)整小組負責人對一周研發(fā)情況進行小結(jié)，寫入周小結(jié)列表。

2.3 日循環(huán)周期

（1）規(guī)劃。每天上午進行晨會交流各員工昨天做了什么，遇到什么問題，今天準備做什么。晨會的目的主要是明確當日目標，讓員工間相互了解進度。

（2）執(zhí)行。根據(jù)規(guī)劃，執(zhí)行今日工作，如果完成，則可以在周計劃的相關(guān)任務(wù)進行打勾。

（3）檢查。每天下班前半小時，每個員工的相關(guān)工作可以找其他員工進行審核，如bug 修復、代碼等。審核完畢，填寫審核意見，需要修改的話，可以再進行修改。

（4）調(diào)整。每個員工根據(jù)今天的工作情況，考慮是否需要調(diào)整次日工作內(nèi)容，并寫今日工作小結(jié)便于次日晨會交流使用。

3 PDCA循環(huán)理論的實證研究

一般來說，部門與人員的工作效率評價較為困難，但研發(fā)部門與研發(fā)人員由于工作的特殊性，加班較多，因此本文創(chuàng)新地從平均加班時間的角度來衡量工作效率的高低。為了方便問題研究，本文引入2個假設(shè)。假設(shè)1：假設(shè)每年各部門的研發(fā)工作量、工作難度一樣；假設(shè)2：假設(shè)每年各部門研發(fā)工作人員的工作量、工作能力不變。

以國內(nèi)某知名主板上市高科技企業(yè)A 為實證研究對象，取A 企業(yè)6 個核心研發(fā)部門作為研究樣本（分別具有不同研發(fā)目標），人數(shù)分別為8人、17人、13人、11人、5人、18人。企業(yè)2017年初次將PDCA閉環(huán)管理引入研發(fā)流程管理中，采用了月、周、日3 個PDCA閉環(huán)管理。通過一年的試運行與調(diào)整，在2018年正式將PDCA閉環(huán)管理引入研發(fā)流程管理。企業(yè)6個不同研發(fā)部門2018 年、2019 年連續(xù)兩年的全年的加班小時數(shù)如圖2—7所示。

由2018 年、2019 年連續(xù)兩年的全年的加班小時數(shù)比較可以看出，采用PDCA閉環(huán)管理方式后，6個部門2019 年全年加班時間均有明顯下降，人均加班時間分別下降了62.2%，25.2%，14.3%，15.9%，33.7%，2.7%。企業(yè)6 個主要研發(fā)部門人均加班時間的平均值下降了25.7%，除了研發(fā)部門樣本6 的人均加班時間下降較少外，其他5個部門人均加班時間均下降較多。說明通過本PDCA循環(huán)流程的執(zhí)行，研發(fā)流程逐步標準化、流程化，增加了企業(yè)研發(fā)流程管理的精細程度，6個不同研發(fā)部門的工作效率均有不同程度提升，其中，研發(fā)部門樣本1～5工作效率提升明顯。