樊雪飛

摘 要：檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為主流趨勢，云技術(shù)正確指導著檔案信息化建設(shè)向著標準化、智能化、共享化和安全高效的方向發(fā)展。隨著分布式、并行式、網(wǎng)格計算技術(shù)的快速發(fā)展，云技術(shù)基于其彌漫性、同時性、邏輯性將檔案服務流程分為若干小的模塊，在云技術(shù)的整合下發(fā)揮各部分的檔案供給、存儲與管理的作用，從而達到提高檔案服務效率與質(zhì)量的目標。本文分析檔案信息化建設(shè)中如何應用云技術(shù)，以及更好的發(fā)揮云技術(shù)在檔案服務中的優(yōu)勢作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理;云技術(shù);應用價值

云技術(shù)是信息技術(shù)服務的主要發(fā)展趨勢，它主要基于互聯(lián)網(wǎng)的計算方式滿足用戶日益?zhèn)€性化的軟件需求、平臺需求與基礎(chǔ)設(shè)施服務需求。它在廣域網(wǎng)將局域網(wǎng)的各種硬件設(shè)備、軟件、網(wǎng)絡(luò)資源聯(lián)系在一起，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效存儲、處理和共享。云技術(shù)是現(xiàn)有信息技術(shù)、管理平臺技術(shù)、應用技術(shù)的整合，從而將信息資源按照需要靈活便利的進行組合，滿足用戶的個性化需要。

1 云計算技術(shù)概述及特點

1.1 什么是云技術(shù)

云技術(shù)整合了網(wǎng)絡(luò)、信息、平臺、應用技術(shù)等的優(yōu)化，做到了對資源的靈活、合理、高效的利用。云技術(shù)基于互聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)服務實現(xiàn)了信息的增加、使用與交換。云技術(shù)是提供虛擬信息資源的重要技術(shù)手段，云技術(shù)可以提供放快捷的網(wǎng)絡(luò)訪問，做到信息資源的優(yōu)化配置與共享，實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)、存儲、應用、軟件與服務的同步，只需要投入很少的管理就可以獲得有價值的信息。用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)免費獲得云技術(shù)服務，云技術(shù)是互聯(lián)網(wǎng)支持下信息服務功能的有效延伸。

1.2 云技術(shù)的特點

云技術(shù)的速度更快，處理信息能力更強，安全性更高。例如，云技術(shù)設(shè)備普遍的具有相當?shù)囊?guī)模，Amazon、IBM、微軟、Yahoo等的“云”有幾十萬臺服務器。云技術(shù)可以支持用戶在任意位置、任意時間的信息獲取需要。云技術(shù)使得數(shù)據(jù)具有多副本容錯，計算機節(jié)點同構(gòu)、可互換等特點。

1.3 云技術(shù)服務的模式

一是公共云模式，主要由技術(shù)服務商提供云的運營，保證運營環(huán)境的安全，由客戶提供相關(guān)的程序，客戶不必要關(guān)注云平臺的基礎(chǔ)運營和資源的實現(xiàn)方式。二是私有模式，客戶自己建設(shè)云服務中心，該模式具有較強的靈活性，可以促進各種資源整合。第三，混合運營模式，是上述兩種模式的結(jié)合，可以提供云共享服務的一些內(nèi)容。云技術(shù)服務模式?jīng)Q定了在檔案服務的方式。

2 云技術(shù)與檔案信息化建設(shè)

2.1 檔案信息化建設(shè)的概念分析

檔案信息化建設(shè)是在指國檔案管理部門的統(tǒng)一領(lǐng)導下，將現(xiàn)代信息技術(shù)作為檔案管理的主要技術(shù)手段，推動檔案管理向著電子化、數(shù)據(jù)化、智能化方向的管理機制。檔案信息化建設(shè)加快了檔案的數(shù)字化、標準化、網(wǎng)絡(luò)化的服務進程，其管理的核心是實現(xiàn)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資源的電子化，目前是滿足人們的檔案使用需要，實現(xiàn)對傳統(tǒng)檔案信息數(shù)據(jù)資源價值的深度挖掘，從而發(fā)揮檔案資源對現(xiàn)代社會經(jīng)濟發(fā)展的重要促進作用，云技術(shù)已經(jīng)成為新時代檔案管理的主要技術(shù)手段。以云技術(shù)為代表的檔案管理信息化建設(shè)推動檔案管理的高效、安全與共享服務時代到來。

2.2 檔案信息化建設(shè)的主要優(yōu)勢

檔案信息化已經(jīng)成為當代檔案管理的主要方式，信息化的管理方式突破了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的弊端，現(xiàn)代信息技術(shù)用于檔案信息化管理可以構(gòu)建檔案的智能化共享網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)了計算機檔案管理的再升級。運用信息化的方式進行檔案管理可以實現(xiàn)檔案管理標準化，推動檔案資源的共享，加速了不同地區(qū)、不同門類、不同級別檔案館的聯(lián)系，解決了因地方檔案管理差異化標準帶來的信息共享難問題。在云技術(shù)的輔助下實現(xiàn)了各級檔案管理的統(tǒng)一、規(guī)范和持續(xù)優(yōu)化運營。該項技術(shù)的使用可以促進檔案管理軟件的升級，及時的將檔案輸送到檔案管理中心，檔案管理工作更加快捷有效。運用云技術(shù)進行檔案管理可以提高政務公開信息化的水平，日益成熟的互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)，完善的基礎(chǔ)服務設(shè)施，不同軟件升級，均有助于提高檔案保管的質(zhì)量，同時促進檔案管理軟件的不斷升級，開通了檔案管理的共享服務功能，實現(xiàn)了檔案集中管理的效果。云服務中心使得檔案服務更加透明，政府信息有助于方便用戶的及時調(diào)查了解。實現(xiàn)了檔案管理設(shè)備投資節(jié)約化，各級檔案管理均可以運用云技術(shù)的基礎(chǔ)設(shè)施平臺，以較低的經(jīng)濟成本獲得較高的檔案服務運算能力，并且限制了檔案服務限制瓶頸，滿足了用戶針對性的檔案檢索需要，降低了檔案服務的資金消耗。檔案服務部門可以降低檔案的運行成本，提高檔案管理的整體工作水平，從而達到提高檔案管理工作總體質(zhì)量與效率的目標。

2.3 應用云技術(shù)的檔案管理特征

以往數(shù)字檔案的建設(shè)主要采用的是分布式的數(shù)據(jù)存儲方式，并且以數(shù)據(jù)流的形式實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的有效互動。首先，基于云技術(shù)的檔案管理具有良好的邏輯性，可以更好的優(yōu)化檔案的組織形式，可以形成一個更科學的檔案存儲管理框架。云技術(shù)環(huán)境下的檔案服務主要由基礎(chǔ)設(shè)施、智能化服務軟件、服務平臺、客戶端等構(gòu)成。同時還要檔案評估系統(tǒng)與咨詢服務互動系統(tǒng)等。引進云技術(shù)的檔案管理可以減少對傳統(tǒng)檔案管理模式的依賴，提高檔案資源的共享性，促進不同設(shè)備間檔案數(shù)據(jù)信息的有效交換。其次，基于互聯(lián)網(wǎng)或移動互聯(lián)網(wǎng)可以達到快速、批量、精準的處理是海量檔案信息的模式。云技術(shù)的智能化服務水平更高，實現(xiàn)了檔案存儲、管理、共享的同時性，實現(xiàn)了個性化的檔案供給，提高了日常檔案服務的針對性，有助于全方位的滿足用戶的檔案使用需要。第三，云技術(shù)可以減少檔案服務安全方面的顧慮，基于檔案使用權(quán)限建立更為科學的檔案資源供給機制。云技術(shù)用于檔案管理使得客戶端、用戶端負載更低，檔案管理部門不需要為一次性的任務或罕見任務而配置大型的檔案管理設(shè)備。應用云技術(shù)進行檔案管理的效率更高，速度更快，檔案互動能力更強，用戶可以直接將檔案存儲于網(wǎng)絡(luò)平臺，形成了便捷檔案管理體系，針對用戶的需要做到了個性化的檔案資源供給。

2.4 檔案管理應用云技術(shù)可行性

云技術(shù)提供了檔案資源利用與開發(fā)的新模式，云技術(shù)用于檔案管理具有極強的可行性和可靠性。將云技術(shù)應用于檔案開發(fā)可以較好地解決傳統(tǒng)檔案管理方式成本較高，檔案管理風險較大的問題。首先，應用云技術(shù)進行檔案管理節(jié)省了部分服務器、存儲器等昂貴設(shè)備的購買與維護升級費用。檔案管理只需要根據(jù)檔案云服務的需要繳納一定的管理費用即可，從而解決了各級檔案館普遍存在把大規(guī)模資金利用在規(guī)模不等的服務器建設(shè)方面。其次，云技術(shù)支持主要由服務商提供，檔案管理部門省去事務性工作的煩擾，要求信息技術(shù)人才具有理強的行業(yè)背景，這樣才能實現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化利用，在減少檔案管理人員工作量的同時，要求檔案管理人員具備良好的創(chuàng)新思維，從而實現(xiàn)現(xiàn)有檔案資源的高度開發(fā)利用。第三，基于云技術(shù)的檔案資源開發(fā)提高了檔案管理的可靠性，降低了檔案運行風險，檔案管理能夠有效防范數(shù)據(jù)信息丟失的問題，降低了檔案遭受黑客攻擊的風險，是當前提高檔案服務價值與安全性的重要選擇。

3 將云技術(shù)應用于檔案信息化的路徑

3.1 健全檔案管理平臺

云技術(shù)應用到檔案管理工作的主要目標在于發(fā)揮云技術(shù)的檔案快速供給、查詢、安全防控方面的優(yōu)勢。為了達到檔案共享服務，滿足各方面檔案需要目標，還要打造優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作平臺。首先，開發(fā)專業(yè)的檔案管理平臺，強調(diào)由權(quán)威部門主持建設(shè)統(tǒng)一化的標準檔案管理平臺，明確檔案運行的標準，基于云技術(shù)需要制定檔案管理工作的程序，規(guī)范各級檔案管理工作流程。上級檔案管理部門應當加強檔案管理的統(tǒng)籌管理，注重實現(xiàn)各類檔案館的特色檔案資源的充分整合，挖掘各部門檔案服務與供給的優(yōu)勢，在全面摸底、調(diào)研、排查和編目的基礎(chǔ)上實現(xiàn)各類檔案的標準化存儲。利用統(tǒng)一的檔案管理平臺構(gòu)建完善、全面、系統(tǒng)的檔案存儲、傳遞、共享服務機制。強調(diào)下級檔案管理部門對特色檔案資源及時上傳，為檔案的綜合開發(fā)利用奠定良好的基礎(chǔ)。檔案管理平臺還要明確各級檔案館、專業(yè)技術(shù)人員的工作權(quán)限，劃定檔案管理的職責范圍，加強檔案數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的實時監(jiān)督，在云服務的理念下構(gòu)建科學的檔案控制機制。

3.2 加強檔案需求調(diào)研

新時代我國各項事業(yè)處在轉(zhuǎn)型發(fā)展的關(guān)鍵期，還要優(yōu)化檔案管理的調(diào)研工作，全面了解各方面的檔案資源使用需要，針對檔案應用的需要完善檔案管理機制。首先，建立檔案數(shù)據(jù)信息的分析模塊，基于檔案服務對象的檢索需要進行數(shù)據(jù)分析，同時對各級檔案館服務平臺的數(shù)據(jù)檢索情況進行匯總分析，全面了解檔案需求的變化趨勢，分析判斷檔案服務工作的開展方向。其次，加強檔案服務的個性化互動，強調(diào)提高檔案服務的互動性，積極與用戶進行檔案需求的互動調(diào)研，在信息化智能服務平臺中了解用戶的需求，積極聽取各方面檔案使用的意見，由此做出檔案服務的針對性改進。第三，可以通過在線留言、互動問答、電子郵件討論，內(nèi)部需求分析，定期回復用戶問題，在線咨詢的方式了解用戶在獲得檔案服務時存在的問題，針對用戶動態(tài)進行檔案服務的改進，進一步基于云技術(shù)對檔案服務工作的方式方法進行改革創(chuàng)新。

3.3 完善檔案開發(fā)平臺

發(fā)揮云技術(shù)價值琮要打造專業(yè)的檔案資源開發(fā)平臺，可以利用虛擬技術(shù)建立個人用戶的辦公桌，對檔案用戶桌面進行統(tǒng)一的分配和管理，以無主機方式與服務器連接，基于數(shù)據(jù)信息中心開發(fā)符合用戶需要的高智能化檔案服務環(huán)境。這樣做有助于在虛擬的檔案供給平臺滿足用戶的具體檔案使用需求，建立更加安全高效的檔案開發(fā)環(huán)境，還可以提高用戶檔案管理工作的效能。例如，政府機關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè)和專項工作均可以開發(fā)此類型的檔案服務平臺，強調(diào)圍繞著社會熱點提供某類型的檔案。這樣可以云技術(shù)的支持下實現(xiàn)同類型檔案的同步檢索和共享，減少了檔案管理人員的工作壓力，開發(fā)了聯(lián)動型檔案供給模式，提供優(yōu)質(zhì)檔案服務接口。

4 結(jié)論

檔案信息化是我國檔案管理的一項重要工作內(nèi)容，充分利用云技術(shù)進行檔案管理可以提高檔案服務的效率，提升檔案供給的精準性，降低檔案運轉(zhuǎn)中的風險成本。各級檔案管理部門應當高度的重視開發(fā)使用云技術(shù)，強調(diào)在上級的統(tǒng)一部署下研究云環(huán)境下的檔案管理工作制度與方式方法，提高檔案資源融合的效率，依托強有力的檔案管理平臺，科學化的用戶檔案使用需求調(diào)研機制，以及智能化檔案供給平臺保障各方面的檔案使用需要，全面提高檔案服務的質(zhì)量。

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