栗琳?李軍艷?王洪茹

摘 要：本文從數(shù)字化檔案建設(shè)的意義、必要性，結(jié)合本單位工作實際情況闡述數(shù)字化檔案建設(shè)的作用，數(shù)字化檔案建設(shè)工作能更好地推動檔案管理工作的開展是必然趨勢，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

關(guān)鍵詞：檔案;數(shù)字化檔案;計算機網(wǎng)絡(luò);PDM系統(tǒng);必要性

隨著大數(shù)據(jù)進(jìn)代的來臨，計算機技術(shù)和現(xiàn)代通信技術(shù)得到快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用。檔案數(shù)字化的發(fā)展成為一種必然趨勢，是新世紀(jì)檔案事業(yè)的發(fā)展方向，而數(shù)字化檔案也亟待更為廣泛地推廣。

1 數(shù)字化檔案建設(shè)的意義

檔案數(shù)字化是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用實現(xiàn)資源共享。

檔案記載著各個時期發(fā)展階段的歷史過程。傳統(tǒng)的檔案都是以紙質(zhì)材料為主，整理紙質(zhì)檔案工作繁瑣，修補裱糊、裝訂等周而復(fù)始重復(fù)做工、勞動強度大。如果從萬份紙質(zhì)的文件中調(diào)出一份文件非常費時，而且紙質(zhì)文件放置占據(jù)檔案室的空間很大。檔案數(shù)字化就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案通過計算機等現(xiàn)代化技術(shù)加工成數(shù)字檔案，通過互聯(lián)網(wǎng)檢索、閱覽電子檔案，可以足不出戶查找和借閱檔案，檔案信息資源共享，提高檔案管理水平和效率[1]。檔案數(shù)字化將會使檔案工作進(jìn)入一處嶄新的工作環(huán)境，是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提和基礎(chǔ)。

2 數(shù)字化檔案建設(shè)必要性

根據(jù)我所實際情況來看，開展檔案數(shù)字化無疑是最好的選擇。我所具有六十年發(fā)展歷程，建設(shè)初期形成科研、產(chǎn)品檔案、基建、設(shè)備等檔案。由于當(dāng)時的歷史條件所限，檔案資料都是科研人員手寫稿，圖紙是手繪制而成，往往歸檔只有一份，成為“孤本”。保管期限永久的部分檔案紙質(zhì)已發(fā)黃變脆、圖紙的尺寸標(biāo)線、字跡模糊不清晰。產(chǎn)品圖紙由于頻繁利用導(dǎo)致破損嚴(yán)重，需要拿出底圖在曬藍(lán)機重新曬制，反復(fù)的曬制導(dǎo)致底圖多次受高溫侵害，紙質(zhì)變脆破損，嚴(yán)重影響到了底圖的壽命。開展檔案數(shù)字化是對紙質(zhì)檔案最好的保護，延緩底圖的壽命，推行數(shù)字化檔案建設(shè)工作勢在必行。

3 數(shù)字化檔案建設(shè)推進(jìn)工作及作用

由于資金、設(shè)備、人員等眾多原因，我所開展數(shù)字化檔案工作時間不長。制訂的方案是從眾多科研項目中篩選出急用、常用、典型科研項目和2015年驗收產(chǎn)品為依據(jù)轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案。檔案文件在計算機網(wǎng)絡(luò)化處理下，實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案變成了檔案數(shù)字化的過程。創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)版文件替代了原始紙質(zhì)文件，備份并保存。原始檔案妥善封存，有效地延長了檔案原始文件的保存價值及壽命。

3.1 由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成檔案數(shù)字化的形成過程

首先從檔案庫房中調(diào)出需要掃描的檔案案卷，拆卷、校對檔案頁數(shù)，然后進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。其次在計算機中編寫新的檔案卷內(nèi)目錄，利用高速掃描儀對檔案進(jìn)行掃描案卷內(nèi)容，查看掃描圖像、產(chǎn)品圖樣進(jìn)行糾偏、去污、去黑邊等處理;第三步校對電子目錄是否與原始檔案目錄一致，核對文件材料前后順序是否完整、齊全，這只是初步審核;第四步將檔案原件與計算機中掃描數(shù)據(jù)再一次復(fù)核，確保準(zhǔn)確無誤后，原始檔案按照原來的卷內(nèi)目錄還原;最后裝訂成冊、歸檔入庫。計算機掃描數(shù)據(jù)加以保存、備份、上傳服務(wù)器。數(shù)字化處理檔案材料無疑是對其原有檔案更好的保護，防止部分檔案被篡改。整個過程環(huán)環(huán)相扣，相互配合，以流水線的形式完成整個信息采集。由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成檔案數(shù)字化共完成315個歷史產(chǎn)品并在PDM系統(tǒng)中得到了推廣應(yīng)用。數(shù)字化檔案工作可謂任重而道遠(yuǎn)，它是完整有序的一個體系，其工作量頗大，需要強大的人力、財力、物力的支撐，我們繼續(xù)努力完成這項艱難又艱巨的任務(wù)。

3.2 數(shù)字化檔案查詢便利、快捷

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案“孤本”現(xiàn)象對于數(shù)字化檔案來講不會存在，免去了一份檔案反復(fù)復(fù)制、轉(zhuǎn)移的繁瑣程序。通過數(shù)字化檔案解決了科研人員多人不能同時借閱同一份文件這種尷尬的局面;可以進(jìn)行不同地域之間的文件傳輸，節(jié)省了紙質(zhì)檔案占據(jù)大量庫房空間的弊端，科研人員在眾多參數(shù)中準(zhǔn)確找到想要的數(shù)據(jù)，縮短查詢檔案時間、提高檢索速度。

我所已完成了多年取得的榮譽證書、專利證書傳輸工作。在OA辦公系統(tǒng)中形成了數(shù)字影像、圖片。如果借閱證書流程審批手續(xù)通過后進(jìn)入中“知識信息平臺”的“共享資源庫”菜單列表中“員工成果子庫”，其分為“專利、論文、證書、標(biāo)準(zhǔn)、獎項、其它”六種子庫，找到相應(yīng)的子庫輸入需要查詢內(nèi)容，搜索查詢。舉例：輸入 “一種XX的檢測方法”成功搜索信息、讀取信息，獲得信息點擊下載保存瞬間完成。OA辦公系統(tǒng)獲取專利與“中華人民共和國知識產(chǎn)權(quán)局”官方網(wǎng)站查詢內(nèi)容一致，具有法律效應(yīng)。根據(jù)計算機網(wǎng)絡(luò)獲得的檔案信息，查詢時間短、檢索速度快捷的特點。

4 數(shù)字化檔案建設(shè)的意義

4.1 提高經(jīng)濟效益

檔案從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成為數(shù)字化檔案形式各不相同。將紙質(zhì)的檔案載體信息轉(zhuǎn)化成了機讀檔案，減少了保管存儲的費用。從檔案庫房管理的角度，紙質(zhì)檔案占據(jù)面積大，借閱時反復(fù)復(fù)印翻閱案卷紙張，檔案紙張磨損快;轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案節(jié)省了大量的空間，避免了檔案紙張磨損快，節(jié)約了紙張消耗，節(jié)省了成本，節(jié)約科研人員寶貴時間，提高了經(jīng)濟效益。

4.2 提高檔案人員的專業(yè)水平

根據(jù)兵器集團公司《中國兵器工業(yè)集團公司檔案工作評價標(biāo)準(zhǔn)》中規(guī)定專職檔案人員學(xué)歷在本科以上者可得滿分，否則扣分。新一代的檔案人員是能熟練操作高速掃描儀，看懂簡單產(chǎn)品圖和影像圖，掌握計算機等基本專業(yè)知識的復(fù)合型人才，致使檔案人員要不斷地學(xué)習(xí)專業(yè)知識，也要與時俱進(jìn)，提高自身的檔案業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)同時，更好地服務(wù)于社會。

4.3 體現(xiàn)社會價值

檔案是一種豐富的信息資源，它記載著各種歷史時期發(fā)展階段的全過程，其自身的重要性日益彰顯出來，它的社會價值是社會歷史發(fā)展過程中不可缺少的，它承載著過去卻被現(xiàn)在所利用;檔案數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)時代的潮流，是時代發(fā)展新要求、新舉措。不同領(lǐng)域、不同行業(yè)傳承著人類的文明，為社會政治經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，有力地推動各項事業(yè)的建設(shè)發(fā)展。

綜上所述，隨著時代的發(fā)展傳統(tǒng)的檔案已經(jīng)不能滿足人們的需求，我們必須轉(zhuǎn)變發(fā)展理念，對檔案資源進(jìn)行整合、集約管理，有效利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，制定相應(yīng)管理標(biāo)準(zhǔn)、建立管理體制，合理規(guī)劃，合理布局。只有通過實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)，才能推動檔案管理由傳統(tǒng)的封閉型走向開放型，最大限度地實現(xiàn)檔案信息資源共享。

參考文獻(xiàn)

[1]郭婉強.淺談檔案數(shù)字化建設(shè)的作用和意義[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（6），175.

作者簡介

栗琳，兵器工業(yè)集團第五三研究所，從事檔案管理工作，主要負(fù)責(zé)科研檔案、產(chǎn)品檔案，底圖管理工作。

李軍艷，兵器工業(yè)集團第五三研究所，從事圖書管理、信息知識管理系統(tǒng)管理、應(yīng)用工作。